6. Bố cục đề tài
3.2.3. Giải pháp về mua hàng
Công ty cần phân định rõ nhiệm vụ của Phòng Kế hoạch – vật tư hoặc có thể thành lập thêm Phòng mua hàng để chuyên môn hóa hơn công việc mua nguyên vật liệu góp phần phân phối thành phẩm cao su kĩ thuật có chất lượng cho các khách hàng.
Cộng tác với các nhà cung cấp
Chất lượng sản phẩm với giá cả cạnh tranh, ổn định được khách hàng đặc biệt quan tâm. Vai trò của các nhà cung cấp là rất quan trọng để đảm bảo đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng vì có nguồn nguyên liệu đầu vào tốt mới có thể làm ra sản phẩm có chất lượng, có nhà cung cấp chiến lược mới có thể đảm bảo được giá bán ổn định tạo điều kiện cho công ty xây dựng được một cơ cấu giá thành hợp lý, lâu dài.
Vì vậy, việc xây dựng các chính sách phát triển các nhà cung cấp là điều cần thiết bằng những hành động cụ thể sau:
- Tạo những chính sách ưu đãi đối với các nhà cung cấp có quá trình hoạt động tốt và lâu dài:
Với các nhà cung cấp đã có quan hệ hợp tác lâu dài và họ đã thực hiện tốt các đơn hàng đã ký, Công ty cần có những cam kết mua hàng đặc biệt nhằm thắt chặt mối quan hệ đồng thời tạo sự tin tưởng lẫn nhau trong quá trình hoạt động.
Ký hợp đồng: thiết lập các hợp đồng dài hạn cho một số các mặt hàng, dịch vụ với các nhà cung cấp có năng lực tốt, có kinh nghiệm về mặt hàng, dịch vụ đó.
Như vậy, công ty cũng tiết kiệm được chi phí, thời gian, nhân lực trong việc tổ chức lại đấu thầu.
Liên lạc thường xuyên và cập nhật với nhà cung cấp những thay đổi trong nhu cầu hàng hóa của mình, điều này sẽ giúp họ thích nghi và chuẩn bị hàng hóa cho những thay đổi của công ty
Tìm kiếm các nhà cung cấp trong nước để nội địa hóa sản phẩm và rút ngắn thời gian giao hàng.
Việc tìm kiếm và phát triển các nhà cung cấp mới cũng là điều cần thiết phải làm để tạo sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà cung cấp, tránh xảy ra trường hợp độc quyền, làm giá… của các nhà cung cấp. Tuy nhiên, đối với các đối tác mới, Công ty cần phải nghiên cứu thật kỹ về hồ sơ nguồn gốc công ty, tư cách pháp nhân, doanh số bán, thị trường đang hoạt động. Việc lựa chọn các đối tác mới cũng tùy thuộc vào từng loại hàng hóa, thiết bị, dịch vụ mà công ty cần đặt mua.
- Xây dựng các nhóm mặt hàng chiến lược để phát triển nhà cung cấp tiềm năng:
Việc phát triển các nhà cung cấp tiềm năng là một vấn đề cần được thực hiện nhanh chóng vì nó sẽ giúp cho Công ty thu được nhiều ưu đãi như giá cả, thời hạn giao hàng, chất lượng… Muốn vậy, cần làm tốt các bước sau:
Bƣớc 1, xác định các nhóm vật tư, hàng hoá cần phát triển: cần tập trung vào
các nhóm thiết bị, vật tư, hàng hoá, dịch vụ có giá trị mua hàng cao (cao su thiên nhiên, cao su tổng hợp, bột than…).
Bƣớc 2, xác định các nhà cung cấp cho những nhóm mặt hàng trên dựa trên
quá trình làm việc từ trước tới nay, đồng thời tìm kiếm thêm một số đối tác mới để so sánh và tạo sự canh tranh về giá cả và chất lượng.
Bƣớc 3, đánh giá lại quá trình thực hiện hợp đồng đối với những đối tác cũ và
nghiên cứu đánh giá các hoạt động kinh doanh đối với đối tác mới (giấy tờ văn bản, tham quan gặp gỡ lãnh đạo…).
Bƣớc 4, chọn lựa những nhà cung cấp tốt nhất về tất cả mọi phương diện và
tiến hành ký hợp đồng dài hạn với những mục tiêu có lợi nhất cho mình và cho đối tác.
Đặc biệt chú ý về giá cả, thời hạn giao hàng… với các đơn hàng khẩn cấp vì giá cả của những đơn hàng sẽ là rất cao nếu ta không qui định trước.
Bƣớc 5, theo dõi quá trình thực hiện các hợp đồng, đơn hàng và rút ra những
kinh nghiệm cho thời gian kế tiếp sao cho đạt hiệu quả tối ưu trong quá trình quản trị chuỗi cung ứng của công ty.
*Cộng tác khi mua hàng
Chức năng mua hàng là hoạt động mang lại giá trị gia tăng cao trong chuỗi giá trị của công ty. Để tiết kiệm chi phí tồn kho, tiết kiệm chi phí do giá, nâng cao chất lượng sản phẩm và đáp ứng sản xuất kịp thời thì bộ phận mua hàng cần phải xây dựng được mối quan hệ với nhà cung cấp thật tốt. Ngoài ra, bộ phận mua hàng cũng cần liên kết với kỹ thuật – công nghệ lên kế hoạch nguyên liệu thật chặt chẽ nhằm đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kịp thời.
Hoạt động mua hàng cũng cần đa dạng hóa nhà cung cấp nhằm giảm thiểu rủi ro khi có nhà cung cấp gặp sự cố rủi ro thì công ty có nhà cung cấp dự phòng để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng nguyên liệu kịp thời, không làm ngưng trệ do thiếu hụt nguyên liệu.
Công ty có kế hoạch mua hàng dài hạn như có kế hoạch năm và cung cấp thông tin cho nhà cung cấp để nhà cung cấp ổn định giá cả và chuẩn bị đáp ứng nhu cầu của công ty kịp thời.
Đối với những nguyên liệu như mủ cao su và bột than, nếu có thể công ty nên hợp tác với nhà cung cấp để cho nhân viên của mình sang bên đó làm việc. Như vậy thông tin sẽ được cập nhật một cách nhanh chóng từ nhà cung cấp, những khó khăn, trở ngại của nhà cung cấp nhân viên sẽ hiểu một cách thấu đáo và gợi ý, đưa ra những phương án xử lý tối ưu. Tuy nhiên điều này còn phụ thuộc vào nhà cung cấp có chấp nhận hay không, vì họ sợ lộ những thông tin nhạy cảm.
Áp dụng công nghệ 4.0 vào quá trình theo dõi, dự báo, thông báo nguyên vật
liệu tồn kho. Thực tế đội ngũ mua hàng tại công ty đã xây dựng được hệ thống cơ sở dữ liệu dự báo tồn kho để biết lượng cần mua, thời gian cung cấp. Tuy nhiên còn rất thủ công, với số lượng hàng hóa và chủng loại vật tư rất lớn rất có thể sẽ bỏ sót gây chậm trễ cho quá trình sản xuất. Đề xuất giải pháp đó là tích hợp thông báo trên hệ thống phần mềm quản lý tồn kho, thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu, khi nguyên vật liệu, hàng hóa trong kho xuống đến mức tối thiểu lập tức thông báo tới nhân viên mua hàng để lập kế hoạch mua bổ sung.