. 2/3 bản vận đơn gốc, thì Công ty phải nộp cho ngđn hăng cả hai trong số 3 bản
e/ Chứng từ bảo hiểm (Certificate of Insurance –C/I ):
3.2.5.3. Tổ chức phối hợp trong khđu lập chứng từ:
Để có thể giao hăng đúng tiến độ vă nhận được tiền hăng xuất khẩu nhanh chóng góp phần nđng cao hiệu quả trong công tâc giao nhận hăng, Công ty cần phải coi trọng khđu lập chứng từ. Thực tế hiện nay tại Công ty việc lập câc chứng từ chỉ do một nhđn viín thuộc phòng Vật tư – xuất nhập khẩu đảm nhận. Hơn nữa, do Công ty mới bắt đầu tham gia xuất khẩu nín nhđn viín năy không chỉ chịu trâch nhiệm mỗi khđu lập chứng từ mă còn phụ trâch cả mảng kinh doanh xuất khẩu của Công ty, tức lă phải tìm kiếm khâch hăng, giao dịch ký kết hợp đồng vă thực hiện câc công việc liín quan đến nghiệp vụ giao nhận hăng.
Với khối lượng công việc nhiều như vậy sẽ lă điều khó khăn cho nhđn viín lập chứng từ của Công ty bởi vì thời gian dănh cho việc lập câc chứng từ vă kiểm tra lại xem nó có phù hợp với nội dung của hợp đồng hoặc L/C hay chưa không nhiều. Do đó việc mắc phải câc sai sót thường gặp trong khi lập chứng từ điều khó trânh khỏi. Vì thế để hạn chế được rủi ro năy cần phải giảm bớt khối lượng công việc cho nhđn viín phụ trâch hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty. Muốn vậy Công ty có thể phđn chia bớt công việc trong khđu lập chứng từ cho câc nhđn viín khâc trong Công ty hoặc tuyển thím nhđn viín mới.
Tuy nhiín, việc phđn chia bớt công việc trong khđu lập chứng từ cho nhđn viín khâc trong Công ty lă điều hợp lý hơn. Bởi vì hiện nay phòng Vật tư – XNK đang có đến hai kế toân viín, trong đó có một người đê tốt nghiệp đại học chuyín ngănh ngoại
thương. Vì vậy nếu công việc được phđn bớt cho nhđn viín năy thì Công ty không cần phải mất thời gian vă công sức đăo tạo do đê có sẵn chuyín môn nghiệp vụ năy, hơn nữa nhđn viín năy đê có văi năm lăm việc tại Công ty nín biết rõ câc mặt hăng kinh doanh của Công ty.
Như vậy, với câch phđn chia níu trín sẽ san sẻ được phần năo gânh nặng công việc cho nhđn viín phụ trâch mảng kinh doanh xuất khẩu. Khi đó nhđn viín năy sẽ có nhiều thời gian hơn để truyền đạt kinh nghiệm trong việc lập câc chứng từ của mình cho nhđn viín kế toân để cùng phối hợp nhịp nhăng, ăn ý trong quâ trình lập vă kiểm tra câc chứng từ nhằm thúc đẩy công tâc lập chứng từ hoăn thănh nhanh hơn vă tạo ra được bộ chứng từ hoăn chỉnh, góp phần nđng cao hiệu quả trong hoạt động giao nhận.
3.2.6.Chủ động lựa chọn điều kiện cơ sở giao hăng cho công ty
Hiện nay hầu hết câc thương vụ xuất khẩu Công ty đều chọn điều kiện cơ sở giao hăng l FOB v CFR, chỉ riíng có lô hăng că phí xuất khẩu sang thị trường Ý vừa qua Công ty đê thănh công trong việc đăm phân giănh quyền vận tải vă mua bảo hiểm cho hăng hóa xuất khẩu. Thănh công bước đầu năy đê mang lại nhiều lợi ích cho Công ty vì vậy Công ty nín duy trì mối quan hệ lăm ăn tốt với khâch hăng ở thị trường Ý để có thể xuất khẩu những lô hăng tiếp theo theo điều kiện cơ sở giao hăng CFR. Ngoăi ra, Công ty cần nổ lực hơn nữa trong đăm phân để có thể chuyển đổi điều kiện cơ sở giao hăng xuất khẩu theo điều kiện FOB đối với những khâch hăng quen thuộc ở thị trường Malaysia, Singapore, Argentina sang giao hăng xuất khẩu theo điều kiện cơ sở giao hăng CFR. Bởi vì với việc chuyển đổi năy nếu thănh công sẽ mang đến cho Công ty những ích lợi như :
+ Giúp cho Công ty giănh được quyền thuí phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hăng hóa, nhờ đó mă chủ động hơn trong kinh doanh : giảm chi phí bảo quản bốc
dỡ hăng hóa do phải bị động chờ phương tiện vận tải; giảm chi phí bị phạt do bắt phương tiện vận tải “chờ” hăng hóa khi việc đóng hăng văo Container bị chậm trễ, …
+ Công ty có thể chủ động thuí tău của câc hêng vận tải có trụ sở đóng tại Việt Nam giúp lấy vận đơn nhanh hơn khi xuất khẩu, nhờ đó mă giảm được chi phí kinh doanh do giảm được chi phí do vận đơn chậm cấp.
+ Việc chuyển đổi điều kiện thương mại năy giúp Công ty có thể xuất khẩu sản phẩm theo giâ cao. Điều năy căng có lợi cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty khi đồng tiền Việt Nam đang mất giâ so với đồng đô la Mỹ.
+ Việc mở rộng thị trường giao hăng xuất khẩu theo điều kiện cơ sở giao hăng CFR sẽ tạo điều kiện để Công ty có thể giănh được quyền thuí phương tiện vận tải vă mua bảo hiểm thường xuyín vă lđu dăi. Điều năy giúp Công ty chẳng những được hưởng tiền hoa hồng của câc hêng vận tải, hêng bảo hiểm mă còn nhiều khả năng được hưởng cước phí ưu đêi do lă khâch hăng thường xuyín.
Ngược lại, nếu khâch hăng chưa chấp nhận ký hợp đồng theo điều kiện cơ sở giao hăng CFR thì Công ty cũng không nín duy trì điều kiện cơ sở giao hăng FOB mă cần phải kiín quyết thuyết phục khâch hăng để có thể ký kết hợp đồng theo điều kiện cơ sở giao hăng FCA.
* Cơ sở của việc đề xuất năy:
+ Mặt hăng că phí xuất khẩu của Công ty được giao theo phương thức vận tải Container.
+ Theo khuyến câo của Phòng Thương mại Quốc tế níu rõ: nếu sử dụng phương tiện vận tải thủy câc bín không lấy lan can tău lăm địa điểm phđn chia rủi ỏ vă chi phí thì nín lựa chọn điều kiện FCA thay cho điều kiện FOB.
Thật vậy, nếu so sânh sự khâc nhau cơ bản giữa hai điều kiện FOB vă FCA chúng ta sẽ thấy việc chuyển đổi năy lă sự lựa chọn đúng đắn, thích hợp với phương tiện vận tải Container mă hiện nay Công ty đang âp dụng đối với hăng hóa xuất khẩu của mình.
Điểm khâc biệt cơ bản giữa điều kiện FOB vă FCA âp dụng với phương tiện vận tải thuỷ theo Incoterm 2000
Câc ĐKTM Tiíu thức so sânh
FOB FCA
1. Nơi chuyển rủi ro về hăng hóa từ người bân sang người mua
- Lan can tău tại cảng xuất
- Giao cho người chuyín chở tại kho, bêi hoặc trạm Container
2. Chi phí vă rủi ro từ bêi, trạm Container cho đến khi hăng qua lan can tău
- Người bân chịu - Người mua chịu (thường nằm trong cước phí vận tải)
3. Người bân tham gia giâm sât giao hăng
- Thường lă có - Không
4. Thời điểm cấp chứng từ vận tải
- Sau khi hăng đê giao xong lín tău
- Đê giao xong hăng cho bêi hoặc trạm Container 5. Đề cập vấn đề có liín quan
đến chi phí giao nhận hăng hóa chuyín chở bằng Container
- Không quy định (chủ yếu do hai bín mua bân thoả thuận)
- Quy định rõ
Qua bảng trín ta thấy Công ty sẽ có quyền lợi kinh tế nhiều hơn nếu sử dụng điều kiện cơ sở giao hăng FCA. Trước hết, rủi ro vă chi phí vận chuyển trong hoạt
động giao nhận của Công ty sẽ sớm chuyển sang cho người mua. Thời điểm chuyển rủi ro được quy định rõ lă: giao hăng xong cho người vận tải thay vì giao hăng qua lan can tău như điều kiện FOB quy định. Ngoăi ra, Công ty sẽ sớm lấy được chứng từ vận tải để có thể sớm nhận được tiền thanh toân sau khi xuất khẩu, nhờ đó giải phóng vốn, giảm chi phí kinh doanh (trong trường hợp hợp đồng hoặc L/C quy định vận đơn không cần ghi (“Shipped on Board”)
Những quyền lợi kinh tế mă Công ty có thể đạt được trín đđy căng được thể hiện rõ nĩt hơn khi đi sđu văo phđn tích những ưu thế khi sử dụng điều kiện cơ sở giao hăng FCA.
Như chúng ta đê biết, trong điều kiện FOB, lan can tău (Ship’s rail) lă ranh giới phđn chia trâch nhiệm, chi phí, rủi ro giữa người bân vă người mua. Tuy nhiín, ngăy nay do sự phât triển của khoa học vă công nghệ vận tải, Công ty đê sử dụng phương thức vận tải Container cho hăng hóa xuất khẩu của mình. Khi giao hăng theo phương thức vận tải Container Công ty chỉ cần đóng hăng văo Container đưa văo bêi tập kết Container hoặc giao cho người vận tải do người mua chỉ định tại địa điểm năo đó trong nội địa lă hết trâch nhiệm vă có thể lấy vận đơn đưa ra ngđn hăng thanh toân. Hơn nữa, trong tương lai khi câc phương tiện bốc xếp của cảng hiện đại, câc xe chở hăng (trailer) hoặc toa tău chở Container có thể đi thẳng xuống tău biển không cần dùng cần cẩu (roll on- roll off) nữa vă như vậy không có việc đi qua lan can tău. Rõ răng ở đđy điều kiện FOB đê bị mất chổ vì việc phđn chia trâch nhiệm, chi phí, rủi ro diễn ra ở một chổ khâc : người bân chịu chi phí vă rủi ro cho đến khi hoăn thănh nghĩa vụ của mình lă đê lăm xong thủ tục hải quan về xuất khẩu vă giao hăng cho người vận tải tại địa điểm quy định. Vì vậy trín thực tế chúng ta có thể coi điều kiện FCA như lă một
điều kiện FOB hiện đại hoặc một dạng đặc biệt của hợp đồng FOB để cho phù hợp với sự thay đổi của công nghệ vận tải Container.
Từ những phđn tích trín đđy cho thấy việc chuyển đổi từ điều kiện cơ sở giao hăng FOB sang điều kiện cơ sở giao hăng FCA không những rất thích hợp với điều kiện giao hăng hiện nay của Công ty mă còn an toăn hơn cho hoạt động giao hăng hiện nay của Công ty. Bởi vì khi sử dụng điều kiện cơ sở giao hăng FOB, sau khi Công ty giao hăng cho đại lý hoặc đại diện của hêng tău do người mua chỉ định tại CY thì việc giao hăng của Công ty được coi như lă hết trâch nhiệm. Nhưng trín thực tế nếu trong quâ trình bốc xếp hăng lín tău Container bị rớt xuống biển thì mọi tổn thất hư hỏng đối với hăng hoâ Công ty đều phải chịu do điều kiện FOB đê quy định điểm phđn chia rủi ro giữa Công ty vă người mua lă ở lan can tău chứ không phải tại CY. Lúc năy Công ty có thể kiện hêng vận tải vă câc bín liín quan nhưng đđy lă một công việc rắc rối, phức tạp, tốn kĩm vă mất nhiều thời gian, công sức để chờ giải quyết. Liệu rằng khi năo thì sẽ giải quyết xong vă kết quả phân quyết của trọng tăi sẽ như thế năo? Trong khi đó uy tín trong lăm ăn của Công ty đối với khâch hăng chắc chắn sẽ giảm xuống. Điều năy trong kinh doanh không một Công ty năo mong muốn. Trong trường hợp năy ưu thế khi sử dùng điều kiện FCA sẽ được thể hiện rõ. Nếu lúc đó Công ty ký hợp đồng theo điều kiện cơ sở giao hăng FCA thì rủi ro đê chuyển sang cho người mua tại CY vă như vậy nghĩa vụ kiện tụng năy thuộc về người mua.
Thực tế hiện nay cho thấy trong bối cảnh cơ chế thị trường, sự cạnh tranh giănh giật khâch hăng giữa câc hêng tău Container đến vă từ Việt Nam đi đang trở nín gay gắt. Không ít hêng tău hoặc câc Công ty giao nhận kho vận đê vă đang hình thănh vận đơn đa phương thức nghĩa lă họ nhận trâch nhiệm như lă một người chuyín chở thực sự kể từ khi người gửi hăng giao hăng cho họ tại một địa điểm trong nội địa hoặc tại
CY để họ chở ra cảng bốc lín tău Container chở đi nước ngoăi. Trong tình hình năy Công ty cần lưu ý để lăm quen vă mạnh dạn ký hợp đồng bân hăng cho đối tâc nước ngoăi theo điều kiện cơ sở giao hăng FCA bởi vì nếu Công ty vẫn cứ ký theo điều kiện FOB thì khâch hăng sẽ đồng ý ngay vă như vậy Công ty sẽ tự ôm lấy trâch nhiệm vă rủi ro mă lẽ ra theo điều kiện FCA thì mình được miễn trâch. Thím văo đó mỗi đợt giao hăng của Công ty chỉ một văi Container nín việc ký hợp đồng theo điều kiện cơ sở giao hăng FCA lă hết sức thích hợp.
Tuy nhiín, để có thể chủ động lựa chọn điều kiện cơ sở giao hăng có lợi, phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty không đơn giản chút năo. Vì thế muốn thực hiện được điều năy Công ty phải âp dụng đồng bộ câc giải phâp sau:
Trước hết, phải tăng thế vă lực so với đối tâc: tăng năng lực tăi chính, mặt hăng lốp ô tô, xe đạp của Công ty phải tạo ra được nĩt khâc biệt, độc đâo so với câc sản phẩm cùng loại khâc, chất lượng sản phẩm cao, giâ mang tính cạnh tranh, khả năng mua bân lớn,…
Tiếp đến, Công ty cần phải tạo điều kiện cho cân bộ tham gia đăm phân có thể nđng cao năng lực trong đăm phân của mình như tổ chức câc chuyến đi thực tế ở thị trường nước ngoăi, tham gia hội chợ khâch hăng quốc tế nhằm hiểu biết hơn về tập quân luật lệ buôn bân quốc tế, có thím kinh nghiệm trong đăm phân, nđng cao trình độ sinh ngữ,…
Cuối cùng, Công ty phải xđy dựng được chiến lược nhiều giâ phù hợp với từng điều kiện cơ sở giao hăng khâc nhau để lăm cơ sở đăm phân nhanh vă giúp cho đối tâc có nhiều phương ân lựa chọn. Cơ sở xđy dựng giâ: ngoăi giâ bân tại xưởng (bao gồm giâ thănh vă lợi nhuận định mức) thì còn bao gồm câc chi phí liín quan đến công tâc
giao nhận hăng đê được quy định cụ thể trong Incoterm đối với từng điều kiện cơ sở giao hăng.
Tóm lại, kỹ thuật vă điều kiện hợp đồng mua bân quốc tế tự nó không thể đến
với chúng ta mă đòi hỏi phải có một quâ trình nghiín cứu nắm vững vă đấu tranh với câc đối tâc nước ngoăi để ứng dụng một câch bình đẳng. Hơn nữa, thực tế của hoạt động giao nhận cho thấy kỹ thuật mua bân vă kỹ thuật vận tải luôn gắn bó với nhau, vì thế Công ty cũng cần phải bâm sât sự phât triển của chúng để sao cho câc hợp đồng xuất khẩu của Công ty nhanh chóng phù hợp với thực tiễn mua bân vă vận tải quốc tế.
Hy vọng với những kiến nghị vă giải phâp trín đđy sẽ phần năo nđng cao hiệu quả của hoạt động giao nhận hăng că phí xuất khẩu tại Công ty, tạo được niềm tin của Công ty trong khâch hăng, góp phần đưa tín tuổi của sản phẩm că phí Intimex ngăy căng lan rộng khắp câc thị trường trín thế giới.
KẾT LUẬN
Trong thời gian thực tập tại Công ty Intimex Đă Nẵng, câch nhìn nhận đânh giâ vă phđn tích của em về quâ trình hoạt động của Công ty không trânh khỏi được sự chủ quan. Do kiến thức còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế chưa có nín đề tăi còn mang tính lý thuyết, vă nhiều điểm còn thiếu sót. Do vậy,những biện phâp mă đề tăi đưa ra vẫn còn có những hạn chế nhất định. Vì thế, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô vă câc chú, câc chị trong Công ty để đề tăi được hoăn thiện hơn.
Một lần nữa em xin cảm ơn đến thầy giâo hướng dẫn vă câc chú, câc chị phòng XNK tạo điều kiện để em hoăn thănh chuyín đề tốt nghiệp năy.
Đă Nẵng, thâng 5 năm 2009