II. VỐN CHỦ SỞ HỮU 16.688 27,94 19.254 28,21 2.566 15,
i. Hoăn thănh bộ chứng từ thanh toân:
3.2.5 1.Những vấn đề Công ty cần quan tđm khi thiết lập bộ chứng từ thanh toân:
toân:
Trong quâ trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói chung vă công tâc giao nhận hăng xuất khẩu nói riíng, việc lập chứng từ đóng vai trò rất quan trọng xuyín suốt bắt đầu từ khđu lăm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hăng hóa cho đến khi hoăn thănh bộ chứng từ thanh toân vă nhận được tiền hăng từ ngđn hăng. Tuy nhiín trong thực tế chính khđu quan trọng năy lại lă khđu rất dễ mắc sai sót, đặc biệt khi hăng xuất khẩu được thanh toân theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C). Điều năy có thể dẫn đến việc kĩo dăi thời gian giao hăng cho người mua vă nhất lă bị người mua từ chối thanh
toân hoặc thanh toân chậm. Vì thế, khi thiết lập chứng từ đặc biệt lă bộ chứng từ thanh toân, Công ty cần phải quan tđm đến những yíu cầu sau để hạn chế được những sai sót vă được ngđn hăng chấp nhận trả tiền hăng nhanh chóng góp phần tạo nín thănh công trong hoạt động giao nhận của Công ty:
- Việc thiết lập câc chứng từ đòi hỏi phải có sự cẩn thận, chính xâc vă sự am hiểu cặn kẽ về câc chứng từ khâc nhau của nhđn viín phụ trâch khđu năy.
- Đối với những khâch hăng sử dụng phương thức thanh toân chuyển tiền (như những khâch hăng ở thị trường Malaysia vă Argentina) thì bộ chứng tư Công ty lập ra đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng. Do đó Công ty cần có những quy định cụ thể trong nội dung câc điều khoản của hợp đồng để tạo thuận lợi hơn cho người lập chứng từ trong việc thể hiện hợp lý câc nội dung năy trín bề mặt câc chứng từ gởi hăng.
- Đối với những khâch hăng sử dụng phương thức thanh toân bằng L/C (như những khâch hăng ở thị trường Singapore, Ý, Cộng Hoă Sĩc,…) thì bộ chứng từ lập ra phải thể hiện được những yíu cầu sau mới được ngđn hăng chấp nhận thanh toân:
+ Bô chứng từ lập ra phải đầy đủ câc chứng từ nghĩa lă câc loại chứng từ vă số lượng của từng loại phải theo quy định của L/C.
+ Bộ chứng từ lập ra phải hoăn chỉnh về mặt hình thức bề ngoăi. Điều năy có nghĩa rằng bộ chứng từ năy cần phải hoăn toăn đâp ứng câc yíu cầu níu trong L/C : từ mô tả đặc điểm của hăng hóa, đến mô tả chất lượng, phương thức vận tải, giao nhận,… + Bộ chứng từ lập ra đòi hỏi phải thể hiện được tính nghiím ngặt về mặt chứng từ. Bởi vì, ngđn hăng chỉ thanh toân tiền hăng cho Công ty dựa văo bộ chứng từ chứ không dựa văo hăng hóa. Vì thế ngđn hăng giâm sât rất chặt chẽ từng nội dung của từng loại chứng từ có phù hợp với quy định của L/C hay không. Thậm chí nếu Công ty
có những sai sót nhỏ thì ngđn hăng sẽ gđy khó khăn cho việc thanh toân tiền hăng xuất khẩu.
+ Bộ chứng từ lập ra đòi hỏi phải không thể hiện sự mđu thuẩn giữa câc chứng từ, nghĩa lă nội dung của câc loại chứng từ không được mđu thuẩn với nhau. Ví dụ mô tả hăng hóa trong hóa đơn phải giống mô tả trong vận đơn phải đúng quy định của L/C; số lượng hăng hóa ghi trong câc chứng từ phải thống nhất vă đúng quy định của L/C.
+ Khi lập xong bộ chứng từ đòi hỏi phải xuất trình đúng thời hạn quy định của L/C. Nếu trong L/C không quy định thời hạn xuất trình bộ chứng từ thì điều 43 UCP- DC quy định như sau: “ Câc ngđn hăng sẽ không chấp nhận câc chứng từ xuất trình cho ngđn hăng sau 21 ngăy kể từ ngăy xếp hăng”. Vì vậy trong mọi trường hợp câc chứng từ không được xuất trình sau khi hết thời hạn có hiệu lực của L/C.