II. VỐN CHỦ SỞ HỮU 16.688 27,94 19.254 28,21 2.566 15,
a/Hoâ đơn thương mại (Commercial invoice ):
Hoâ đơn thương mại lă chứng từ quan trọng nhất vă cơ bản của câc chứng từ hăng hoâ cũng như trong khđu thanh toân. Do đó, khi lập hoâ đơn thương mại Công ty cần chú ý đến câc mục thường sai sót sau để có thể hạn chế được những bất hợp lệ khi lập chứng từ năy.
* Ngăy lập hoâ đơn :
Hóa đơn thương mại do Công ty lập vă xuất trình cho người mua sau khi đê giao
hăng. Điều năy dễ dẫn đến sai sót cho Công ty bởi vì sau giao hăng xong nhđn viín giao nhận của Công ty mới bắt đầu hoăn thănh bộ chứng từ thanh toân nín có khi không để ý đê ghi nhầm ngăy lập hóa đơn sau ngăy giao hăng tức lă sau ngăy ký B/L. Để trânh sai sót năy khi lập hóa đơn Công ty cần phải để ý ngăy lập hóa đơn phải trước hoặc bằng với ngăy ký B/L.
* Mô tả hăng hóa :
Trong mục năy Công ty thường mắc phải câc sai sót do mỗi lần đặt hăng khâch
hăng không chỉ đặt một loại că phí cụ thể năo đó mă có rất nhiều loại khâc nhau trong cùng một đơn đặt hăng cho nín chỉ cần ghi sai một con số hoặc một chữ câi thì chứng từ sẽ được coi lă bất hợp lệ. Vì thế nhđn viín lập chứng từ cần phải cẩn thận hơn khi mô tả hăng hóa vă phải lưu ý rằng hăng hóa phải được mô tả chi tiết vă chính xâc như trong hợp đồng mua bân (nếu thanh toân theo phương thức T/T) hoặc trong L/C (nếu thanh toân bằng L/C). Nếu L/C có yíu cầu những ghi chú trín mô tả hăng hóa thì hóa đơn vă câc chứng từ khâc cũng phải được thể hiện.
* Trị giâ hóa đơn :
Hóa đơn thương mại lă cơ sở để người bân đòi người mua phải trả tiền theo tổng số tiền hăng đê được ghi trín hóa đơn. Do đó trị giâ hăng xuất khẩu ghi trín hóa đơn phải không được vượt quâ số tiền trong hợp đồng hoặc L/C cho phĩp. Điều năy có nghĩa lă nếu giao hăng từng phần không cho phĩp thì tổng giâ trị hóa đơn phải nằm trong dung sai cho phĩp của thư tín dụng. Ngược lại, nếu người mua chấp nhận việc giao hăng từng phần thì trị giâ hoâ đơn có thể nhỏ hơn trị giâ L/C nhưng khi Công ty giao hăng lần cuối cùng thì tổng giâ trị của tất cả câc lần giao hăng có thể nhỏ hơn trị giâ L/C lă
5% không bị giảm. Tuy nhiín, nếu trong L/C có những từ : văo khoảng, khoảng chừng hoặc những từ ngữ tương tự khâc dùng để nói về số tiền thì phải được hiểu lă số dung sai cho phĩp lă hơn hoặc kĩm không quâ 10%.
Trín thực tế khi ghi tổng giâ trị hăng Công ty đê ghi đầy đủ cả bằng số, bằng chữ vă điều kiện cơ sở giao hăng kỉm theo giâ đó. Nhưng để bảo lưu quyền đính chính khi có sai sót Công ty nín ghi kỉm thím cả chữ “E and OE” (Errors and omission expelled). Ví dụ như trong hóa đơn thương mại khi gửi cho khâch hăng ở thị trường Malaysia, ở mục trị giâ hoâ đơn Công ty chỉ ghi như sau:
Total amount : USD 18,601.30 FOB Danang Port, VietNam, Incoterm 2000 (say: US Dollars eighteen thousand six hundred one and thirty cents)
Nếu chỉ ghi như vậy khi có sai sót thì việc sữa đổi sẽ không tiện, tốt nhất Công ty nín ghi như sau để bảo lưu quyền đính chính sữa đổi nếu có nhầm lẫn:
Total amount: USD 18,601.30 FOB DaNang Port, VietNam, Incoterm 2000, E and OE.
* Số bản hoâ đơn khi xuất trình:
Số bản hoâ đơn khi xuất trình phải bằng số bản mă hợp đồng hoặc L/C yíu cầu vă ít nhất trong đó phải có một bản gốc có dấu “ORIGINAL” nếu không bộ chứng từ xuất trình sẽ được coi lă không hợp lệ. Tuy nhiín,việc khắc phục sai sót năy không có gì khó khăn chỉ cần trước khi gửi bộ chứng từ thanh toân cho ngđn hăng Công ty nín xem lại quy định của hợp đồng hoặc của L/C để chuẩn bị số lượng bản hóa đơn gốc vă phụ (bản photo) cho đầy đủ.