TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
3.2.1 Về phương pháp quản ý hàng tồn kho
- Công ty đã có nhiều nỗ lực nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho. Về cơ bản, hàng tồn kho của Công ty đƣợc giữ ở mức vừa phải và có xu hƣớng t trọng thấp dần trong tổng tài sản.
- Công ty cần thực hiện nghiêm ngặt kiểm tra, kiểm kê hàng tồn kho thƣờng xuyên, định kì có biên bản kiểm kê gửi lên ban lãnh đạo Công ty.
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần đƣợc lập để bù đắp những thiệt hại trong nhiều trƣờng hợp nhƣ hàng tồn kho bị giảm chất lƣợng, số lƣợng... Trong những năm vừa qua, Công ty luôn có một lƣợng hàng tồn kho tồn tại trong thời gian dài mà không đƣợc sử dụng. Công ty cũng cần lập thêm dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho
những loại này hoặc phải tìm cách thanh lý, vừa giảm đƣợc chi phí lƣu kho, lại giảm đƣợc lƣợng dự phòng có thể phải lập.
- Bên cạnh việc áp dụng phần mềm quản lý kho thì những bộ phận tham gia trực tiếp vào quá trình quản lý kho phải nắm sâu sát hơn nữa thực trạng hàng hóa trong kho để có những biện pháp bảo quản hàng tồn kho hợp lý. Những nhân viên làm việc tiếp xúc trực tiếp trong kho thì luôn phải cung cấp liên tục và đầy đủ những thông tin và thực trạng hàng hóa đƣợc dự trữ trong kho. Cập nhật thông tin về tình trạng hàng tồn kho dƣới bất kỳ phƣơng diện phân tích nào với độ chi tiết hóa cao: Đến mức độ đặc tính hàng hóa (màu sắc, kích cỡ...) hoặc đến mức độ số sê-ri và thời hạn sử dụng hàng hóa. Cung cấp khả năng đánh giá giá trị hàng tồn kho theo giá thành và khối lƣợng tiềm năng bán hàng theo giá bán ra.
3.2.2 Về hệ thống quản lý
Đối với hệ thống chứng từ trong chu trình hàng tồn kho, Công ty cần lập chi tiết hơn các loại phiếu nhƣ phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu vận chuyển hàng... với nội dung thể hiện rõ mục đích sử dụng, cách thức vận chuyển, nơi đến, nơi đi... Nếu Công ty thiết kế các loại phiếu cần thiết trong chu trình quá đơn giản có thể dẫn đến việc sử dụng thiếu mục đích rõ ràng có thể gây lãng phí hoặc gian lận, chứng từ thiếu thống nhất gây khó khăn cho chính các nhà quản lý. Vì vậy Công ty cần thiết lập các mẫu phiếu nhƣ sau:
+ Phiếu xuất kho:
Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 3 liên: Liên 1: Phòng Kế toán lƣu
Liên 2: Thủ kho lƣu
Mẫu phiếu 3.1: Phiếu xuất kho bán hàng
+ Phiếu Nhập kho:
Phiếu Nhập kho đƣợc lập thành 3 liên: Liên 1: Phòng Kế toán lƣu
Liên 2: Thủ kho lƣu
Liên 3: Bộ phận mua hàng lƣu Địa chỉ:
Điện thoại:
Đơn vị tính
Ngày ... tháng ... năm ... (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Số tiền viết bằng chữ: Số chứng từ gốc kèm theo:
Người mua hàng Người lập Thủ kho
Thuế suất GTGT: Tiền thuế GTGT:
Tổng tiền thanh toán:
Cộng
Cộng tiền hàng:
Đơn giá Thành tiền
Nhân viên bán hàng:
STT Mã hàng Tên hàng Số lượng
Mã số thuế: Diễn giải:
Tên Công ty: Có: 5111 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
CHI NHÁNH TẠI TP HCM - CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THẮNG LỢI 43D/48A Hồ Văn Huê, Phường 09, Quận Phú Nhuận, TP HCM
PHIẾU XUẤT KHO BÁN HÀNG
Ngày tháng năm
Số:
Mẫu phiếu 3.2: Phiếu nhập kho
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Liên 1: Phòng Kế toán lƣu
Liên 2: Thủ kho lƣu
Liên 3: Bên nhận vận chuyển
C 4
(Ký, họ tên)
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ):Tổng số tiền (Viết bằng chữ): - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày ... tháng ... năm ... Cộng Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B D 1 2 3
- Nhập tại kho: ……….. Địa điểm:
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Số: ……… Có: 331 - Họ và tên người giao:
- Theo hóa đơn số ………. Ngày…... tháng ….năm ….. của ……….
Mẫu số: 01 - VT
CN TẠI TP HCM - CÔNG TY TNHH PT CN THẮNG LỢI (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
43D/48A Hồ Văn Huê, Phường 09, Quận Phú Nhuận, TP HCM
PHIẾU NHẬP KHO
Mẫu phiếu 3.3: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Các phòng ban cần đƣợc phân tách nhiệm vụ. Phòng kinh doanh ch nên thực hiện chức năng bán hàng và lựa chọn khách hàng tiêu thụ. Bộ phận nhập hàng sẽ thực hiện chức năng mua hàng, kiểm tra số lƣợng hàng tồn kho nhập, xuất và theo dõi biến động trong kì cần đƣợc thành lập. Các nhân viên liên quan phải đƣợc đào tạo để có thể nắm vững chu trình hàng tồn kho của Công ty mình, từ đó hiểu rõ trách nhiệm và công việc của mình hơn. Để đạt đƣợc hiệu quả trong quản lý, Công ty cần thành lập các phòng chức năng liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho của mình. Cơ cấu có thể nhƣ sau:
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
Thực xuất
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Tổng cộng:
Người lập Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập
Xuất tại kho: ………..
Nhập tại kho: ………. STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực nhập Căn cứ lệnh điều động số:………Ngày…….tháng…………năm………... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
của ………về việc………
Họ tên người vận chuyển……… Hợp đồng số………
Phương tiện vận chuyển:………
Số: PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Liên 1: Lưu Ngày……… tháng………năm ………
Mẫu số: 03XKNB
Tên Công ty: CN TẠI TP HCM - CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THẮNG LỢI Địa chỉ: 43D/48A Hồ Văn Huê, Phường 09, Quận Phú Nhuận, TP HCM
Sơ đồ 3.4: Sự kết hợp giữa các phòng ban trong Công ty
- Đồng thời Ban lãnh đạo cũng đƣa ra nhƣng biện pháp, chính sách bán hàng để thu hút ngƣời tiêu dùng nhằm đẩy mạnh khối lƣợng tiêu thụ, giảm bớt thời gian hàng bị lƣu kho tránh đƣợc tình trạng lỗi thời, lạc hậu nhất là các mặt hàng linh kiện thiết bị điện tử vi tính, phụ kiện điện thoại. Nếu tình hình tiêu thụ chậm hơn dự kiến, doanh nghiệp sẽ tìm cách giảm bớt lƣợng dự trữ hàng bằng cách bảo trợ cho các biện pháp khuyến mãi.
- Nâng cao công tác kế hoạch hóa, nhằm lên kế hoạch đơn đặt hàng đúng và đủ về số lƣợng, chủng loại cần thiết với từng thời kỳ, tránh nhập thừa quá nhiều hàng hóa để giảm thiểu chi phí bảo hàng hóa tồn kho.
- Luôn luôn tìm hiểu thị hiếu, nhu cầu của khách hàng nhằm nhập đúng chủng loại, mẫu mã, dòng máy, đời máy mà khách hàng có nhu cầu, tránh thƣờng hợp nhập hàng ồ ạt về sau không đáp ứng đƣợc nhu cầu thị hiếu khách hàng dẫn đến tồn kho.
3.3. PHƢƠNG HƢỚNG NÂNG CAO CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THẮNG LỢI
3.3.1. Hoàn thiện chu trình quản ý hàng tồn kho tại Thắng Lợi
Để có thể nắm bắt những hoạt động chính liên quan đến hàng tồn kho của Công ty, ta cần thiết lập một chu trình hàng tồn kho của Công ty đó. Một chu trình hàng tồn kho sẽ thể hiện đƣợc các chức năng, hay các hoạt động chính của việc quản lý hàng tồn kho.
Bộ phận nhập hàng
Thực hiện chức năng mua hàng, kiểm tra
và nhập hàng Bộ phận kinh doanh Thực hiện chức năng tìm kiếm khách hàng, lên đơn hàng, bán hàng Tƣơng tác hỗ trợ
Chức năng của chu trình hàng tồn kho
Chức năng mua hàng
Tại Thắng Lợi, bộ phận thực hiện chức năng này là phòng kinh doanh và quyền quyết định mua hàng thuộc về Giám đốc. Tuy nhiên, đến thời điểm này phòng kinh doanh khi yêu cầu mua hàng ch thực hiện thủ tục bằng cách viết Email bằng lời. Vì thế, sử dụng phiếu này phòng kinh doanh dễ dàng lập đơn mua hàng và hàng hóa đƣợc quản lý chặc chẽ hơn. Và mẫu phiếu yêu cầu mua hàng theo mẫu nhƣ sau:
Mẫu biểu 3.5: Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng
CN TẠI TP HCM - CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THẮNG LỢI
PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG
Số: 1234 Ngày 28/08/2017 Nơi yêu cầu: Kho hàng hóa
Loại hàng: Pin mili Power Miracle III Số lƣợng: 10 cái
Xác nhận của đơn vị yêu cầu
Khi có đơn vị yêu cầu mua hàng, phòng kinh doanh sẽ có trách nhiệm soạn đơn đặt mua hàng. Khi lập phiếu yêu cầu mua hàng, phòng kinh doanh sẽ chuẩn bị ba liên: một liên gửi đến phòng kế toán, một liên chuyển tới đơn vị yêu cầu mua hàng dể làm căn cứ đối chiếu, liên còn lại lƣu.
Mẫu biểu 3.6: Mẫu đơn đặt mua hàng
Cn Tại Tp Hcm - Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi
43D/48A Hồ Văn Huê, Phƣờng 09, Quận Phú Nhuận, TP HCM
ĐƠN ĐẶT MUA HÀNG (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số: TL123
Ngày: 28/08/2017
Gửi đến: Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi
Đ/c: Ngõ 283 Trần Khắc Chân, P. Thanh Nhàn, TP Hà Nội Chúng tôi đặt mua:
Loại hàng Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Pin mili Power
Miracle III Cái 10 535.000VND 5.350.000VND
TỔNG
Phương thức vận chuyển: Bẳng xe và giao tận nơi
Điều kiện thanh toán: Thanh toán trong vòng 20 ngày, thanh toán bằng chuyển khoản.
Chức năng nhận hàng
Để đảm bảo sự tách biệt trong quản lý, hàng hoá mua về sẽ đƣợc giao cho phòng nhận hàng kiểm tra. Bộ phận này có trách nhiệm xác định số lƣợng hàng nhập, kiểm tra xem hàng có đúng với yêu cầu trong đơn đặt hàng không, và lập biên bản nhận hàng, chuyển hàng nhận tới bộ phận kho.
Chức năng lưu kho
Sau khi hàng đã đƣợc kiểm duyệt, tất cả hàng hóa mua về sẽ đƣợc chuyển tới kho, đƣợc quản lý kho kiểm tra chất lƣợng và số lƣợng một lần nữa, sau đó sẽ đƣợc nhập kho. Mỗi khi nhập kho, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho và bộ phận kho thông báo lên phòng kế toán về số lƣợng hàng nhận và cho nhập kho
Mẫu biểu nhập kho trùng mẫu phiếu 3.2: Phiếu nhập kho
Chức năng xuất kho
Khi xuất kho, bộ phận kho dựa trên Phiếu yêu cầu sử dụng hàng hoá đã đƣợc trƣởng đơn vị phê duyệt. Phiếu yêu cầu đƣợc lập làm ba liên: một liên đơn vị có nhu cầu giữ, một liên chuyển cho bộ phận kho làm căn cứ xuất và hạch toán và một liên đƣợc chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ.
Mẫu biểu 3.7: Mẫu phiếu yêu cầu hàng hóa
CN TẠI TP HCM - CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THẮNG LỢI
PHIẾU YÊU CẦU CUNG CẤP HÀNG HÓA Số: YC235 Ngày 21/09/2017
Nơi yêu cầu: Bộ phận Kinh doanh
Loại hàng: Pin mili Power Data II
Số lƣợng: 1 cái
Mẫu biểu 3.8: Phiếu xuất kho bán hàng
3.2.2. Xây dựng các báo cáo quản trị hàng tồn kho
Để quản lý hàng tồn kho tốt hơn, nắm đƣợc thông tin về giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và tỷ trọng của các loại hàng, công ty cần thiết lập và theo dõi báo cáo hàng tồn kho cuối năm và báo cáo tỷ trọng hàng tồn kho nhƣ sau:
Báo cáo quyết toán hàng tồn kho cuối năm:
Dựa trên bảng tổng hợp tồn kho cuối năm, kế toán cần lập báo cáo quyết toán hàng tồn kho cuối năm theo mẫu nhƣ sau:
Địa chỉ: Lầu 2 số 67 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Bến Thành, Quận 1, TPHCM Điện thoại:
Đơn vị tính (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
cái
Ngày ... tháng ... năm ... (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Số tiền viết bằng chữ: Số chứng từ gốc kèm theo:
Người mua hàng Người lập Thủ kho
Một triệu đồng
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 90,909
Tổng tiền thanh toán: 1,000,000
Cộng
Cộng tiền hàng: 909,091
Đơn giá Thành tiền
1 Pin Pin mili Power Data II 1.00 909,091.00 909,091
Nhân viên bán hàng: Dạ Thảo
STT Mã hàng Tên hàng Số lượng
Mã số thuế: 30499858 Diễn giải: Xuất hàng bán
Tên Công ty: Công ty CP TM DV Phong Vũ Có: 5111
CHI NHÁNH TẠI TP HCM - CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THẮNG LỢI 43D/48A Hồ Văn Huê, Phường 09, Quận Phú Nhuận, TP HCM
PHIẾU XUẤT KHO BÁN HÀNG
Ngày 21 tháng 09 năm 2017
Số: PXK345
Bảng mẫu 3.9: Bảng báo cáo quyết toán hàng tồn kho
CN TẠI TP. HCM - CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THẮNG LỢI 43D/48A Hồ Văn Huê, Phƣờng 09, Quận Phú Nhuận, TP HCM
BÁO CÁO QUYẾT TOÁN HÀNG TỒN KHO
Từ ngày 01/01/17 đến ngày 31/12/17 ĐVT : VND STT Tài khoản Tên quy cách hàng hóa Số tiền Ghi chú Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối TỔNG CỘNG
Số liệu để lập bảng báo cáo quyết toán hàng tồn kho đƣợc lấy từ bảng tổng hợp tồn kho. Do đó, căn cứ vào bảng tổng hợp tồn kho năm 2017 (Phụ lục 1), ta sẽ lập đƣợc báo cáo quyết toán hàng tồn kho năm 2017 (Phụ lục 1).
Bảng mẫu 3.10: Bảng báo cáo quyết toán hàng tồn kho năm 2017
(Nguồn: Phụ lục 1) Báo cáo tỷ trọng hàng tồn kho
Dựa trên bảng tổng hợp tồn kho cuối năm, kế toán cần lập báo cáo tỷ trọng hàng tồn kho theo mẫu nhƣ sau:
CHI NHÁNH TẠI TP HCM - CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THẮNG LỢI 43D/48A Hồ Văn Huê, Phường 09, Quận Phú Nhuận, TP HCM
ĐVT : VND
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1 156 Loa Divoom Airbeat 10 13,015,000 17,002,976 11,602,719 18,415,257
6 156 Loa Divoom Bluetune Bean 21,580,000 81,016,697 63,944,773 38,651,924
27 156 Sạc xe hơi Mili Smart Dual (HC-C10)
2.4A 10,882,489 46,666,189 52,762,076 4,786,602
50 156 Pin M ili Power M iracle III (HB-Q10)
10000mAh 86,670,000 403,702,678 454,684,217 35,688,461
51 156 Pin M ili Power M iracle I (HB-Q05)
5000 M ah 7,000,000 292,480,000 294,479,889 5,000,111
52 156 Pin M ili Power M iracle IV (HB-Q15)
15000 M ah 0 130,681,836 132,041,808 0
53 156 Pin M ili Power M iracle V (HB-Q20)
20000 M ah 0 43,866,667 39,658,480 4,208,187
54 156 Pin M ili Power M iracle II (HB-Q08)
8000 M ah 0 37,800,000 35,350,000 2,450,000
63 156 Pin M ili Power Ocean II (HB-B10)
10400mAh 23,256,000 81,415,373 97,617,564 7,053,809
68 156 Ốp silicon dẻo Genshai Samsung
Galaxy J7 Pro J730 GC03 0 53,546,000 49,869,175 3,676,825
TỔNG CỘNG 1,828,134,5541,631,196,379 1,670,043,241 1,790,647,664
Người lập
BÁO CÁO QUYẾT TOÁN HÀNG TỒN KHO
Từ ngày 01/01/17 đến ngày 31/12/17
Số tiền
Ghi chú Tên quy cách hàng hóa
Tài khoản S TT
Bảng mẫu 3.11: Bảng báo cáo tỷ trọng hàng tồn kho
CHI NHÁNH TẠI TP HCM - CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THẮNG LỢI 43D/48A Hồ Văn Huê, Phƣờng 09, Quận Phú Nhuận, TP HCM
BÁO CÁO TỶ TRỌNG HÀNG TỒN KHO Báo cáo tỷ trọng tồn kho theo giá trị
Kho: Hàng hóa Từ ngày 01/01/17 đến ngày 31/12/17 ĐVT : VND ĐVT : VND STT Mã hiệu Tên VTHH Đơn vị tính Đơn giá
Tồn cuối Doanh số trong năm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
S.Lƣợng G.Trị Tỷ trọng G.Trị Tỷ trọng
Tổng cộng
Báo cáo tỷ trọng hàng tồn kho đƣợc lập nhƣ sau:
- Các thông số nhƣ tên hàng hóa, đơn vị tính, đơn giá, số lƣợng, giá trị sẽ đƣợc lấy từ bảng tổng hợp tồn kho có sẵn.
- Và tỷ trọng sẽ đƣợc tính theo công thức nhƣ sau:
Tỷ trọng mặt hàng A = Giá trị mặt hàng A X 100 Tổng giá trị hàng hóa
Do đó, căn cứ vào bảng tổng hợp tồn kho năm 2017 (Phụ lục 1), ta sẽ lập đƣợc báo cáo tỷ trọng hàng tồn kho năm 2017 (Phụ lục 2).
Trích báo cáo tỷ trọng hàng tồn kho năm 2017 đã lập nhƣ sau:
Bảng mẫu 3.12: Bảng báo cáo tỷ trọng hàng tồn kho năm 2017
CHI NHÁNH TẠI TP HCM - CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THẮNG LỢI
43D/48A Hồ Văn Huê, Phƣờng 09, Quận Phú Nhuận, TP HCM
BÁO CÁO TỒN KHO THEO TỶ TRỌNG Báo cáo tỷ trọng tồn kho theo giá trị
Kho: Hàng hóa Từ ngày 01/01/17 đến ngày 31/12/17 ĐVT : VND