2.2.3.1.Quy trình nhập hàng
Diễn giải quy trình nhập hàng:
- Mua hàng: Khi có nhu cầu mua hàng hóa thì các bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng cho Ban Giám Đốc. Sau khi phiếu đề nghị mua hàng đƣợc phê duyệt, bộ phận cung ứng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn. Phiếu yêu cầu mua hàng do bộ phận có trách nhiệm lập. Phiếu đƣợc lập theo kế hoạch sản xuất hoặc lập đột xuất.
- Đơn đặt hàng: Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã đƣợc phê chuẩn của
Giám đốc (hoặc ngƣời phụ trách) bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp. Mẫu của đơn đặt hàng đƣợc thiết kế sẵn có đầy đủ các cột cần thiết nhằm hạn chế tối đa các sai sót.
- Nhận hàng: Khi bên nhà cung cấp giao hàng, bộ phận nhận hàng sẽ dựa trên
đơn đặt hàng để kiểm tra về mẫu mã, số lƣợng, chủng loại, quy cách, phẩm chất và thời gian gia hàng, cuối cùng phải lập biên bản kiểm nhận hàng.
- Lưu kho: Hàng đặt đƣợc chuyển tới kho và hàng sẽ đƣợc kiểm tra về chất lƣợng, số lƣợng và sau đó cho nhập kho. Mỗi khi nhập đủ kho, thủ kho lập phiếu nhập kho và sau đó bộ phận kho phải thông báo cho phòng kế toán về số lƣợng hàng nhận và cho nhập kho.
- Kế toán: Nhận hóa đơn và phiếu nhập kho từ bộ phận mua hàng và kho, kiểm tra đối chiếu và ghi sổ kế toán, lƣu trữ chứng từ và thanh toán cho nhà cung cấp khi có yêu cầu.
2.2.3.2.Quy trình xuất bán hàng
BỘ PHẬN NHẬP HÀNG KIÊM THỦ KHO PHÒNG KẾ TOÁN THỦ QUỸ PHÒNG KINH DOANH ĐĐH kiểm tra& xét duyệt Lệnh bán hàng (3 liên) A Lệnh bán hàng Kiểm tra hàng tồn kho Xuất kho Phiếu xuất kho(2 liên) HĐ GTGT (3 liên) Hình thức thanh toán Phiếu thu (3 liên) Phiếu Thu (liên 1) Ghi sổ Phiếu giao hàng (3 liên) Lệnh bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng A HĐ GTGT kho Phiếu thu (3 liên) Thu tiền Phiếu thu (3 liên) KH chấp nhận bán chịu Lƣu u KH (Nguồn: Phòng kế toán)
Diễn giải quy trình xuất bán hànhg hóa
- Khách hàng đƣa đơn đặt hàng, phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng, xét duyệt nếu đƣợc thì lập lệnh bán hàng gồm 3 liên:
+ Liên 1: Giữ lại tại bộ phận kinh doanh để lƣu + Liên 2: Giao cho bộ phận bán hàng
+ Liên 3: Giao cho phòng kế toán
- Bộ phận bán hàng nhận đƣợc lệnh bán hàng thì kiểm tra hàng tồn kho, nếu đủ hàng để bán thì quyết định bán. Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất kho gồm 2 liên:
+ Liên 1: Giữ lại để lƣu
+ Liên 2: Giao bộ phận kế toán
- Sau đó bộ phận bán hàng tiến hành xuất kho và giao hàng cho khách hàng. Đồng thời lập phiếu giao hàng gồm 3 liên
+ Liên 1: Giữ lại để lƣu
+ Liên 2: Giao cho khách hàng + Liên 3 : Giao cho bộ phận kế toán
- Phòng kế toán sau khi nhận đƣợc lệnh bán hàng do phòng kinh doanh chuyển sang, cùng với phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận bán hàng chuyển sang, kế toán lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
+ Liên 1: Giữ lại để lƣu
+ Liên 2: Giao cho khách hàng + Liên 3: Giao cho thủ quỹ
Đồng thời xử lý hình thức thanh toán của khách hàng, nếu chấp thuận bán chịu thì kế toán sẽ ghi sổ công nợ và lƣu lại để theo dõi công nợ. N ếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên. Sau đó chuyển cả 3 liên phiếu thu này sang thủ quỹ.
- Thủ quỹ sau khi nhận đƣợc hóa đơn GTGT và phiếu thu gồm 3 liên do phòng kế toán chuyển sang, thủ quỹ xem xét và tiến hành thu tiền. Sau khi phiếu thu đƣợc duyệt xong và có đầy đủ các chũ ký hợp lệ, gửi các liên phiếu thu nhƣ sau:
+ Liên 1: Đƣa cho phòng kế toán + Liên 2: Giao cho Khách hàng + Liên 3: Giữ lại để lƣu
2.2.3.3 Chứng từ và sổ sách có liên quan đến chu trình hàng tồn kho
Chứng từ Kiểm toán là nguồn tƣ liệu sẵn có cung cấp cho Kiểm toán viên. Chứng từ Kiểm toán có thể là các tài liệu kế toán hoặc cũng có thể là tài liệu khác. Trong chu trình Hàng tồn kho các loại chứng từ Kiểm toán thƣờng bao gồm:
+ Hệ thống sổ kế toán chi tiết cho HTK.
+ Sự ảnh hƣởng của phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho. + Hệ thống kế toán chi phí và tình giá thành sản phẩm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Hệ thồng các báo cáo và sổ sách liên quan tới chi phí tính giá thành sản phẩm bao gồm các báo cáo sản xuất, báo cáo sản phẩm hỏng kể cả báo cáo thiệt hại do ngừng sản xuất.
+ Hệ thống sổ sách kế toán chi phí: sổ cái, bảng phân bổ, báo cáo tổng hợp, nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung..
2.2.3.4. Tình hình nhập xuất hàng tồn kho Chi Nhánh Tại TP. HCM - Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi giai đoạn 2016-2017
Tại Công ty, hoạt động mua hàng và xuất bán diễn ra liên tục. Tuy nhiên là đơn vị trực thuộc của Công ty TNHH Phát triển Công Nghệ Thắng Lợi nên Công ty tiến hành thu mua, xuất nhập hàng hóa theo kế hoạch cho phép của Công ty mẹ. Dựa trên tình hình thực tế kinh doanh của các năm trƣớc đó cùng phân tích dự đoán biến động trên thị trƣờng: Giá cả, lạm phát, thuế,…
Bảng 2.1. Bảng tình hình nhập xuất hàng thực hiện giai đoạn 2016 - 2017
ĐVT: đồng
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017
So sánh 2017/2016
Tuyệt đối Tƣơng đối (%) Mua 2,559,169,023 1,631,196,379 (927,972,644) (72.52)
Bán 2,326,083,731 1,670,043,241 (656,040,490) (56.41)
Từ bảng số liệu trên, cho thấy tình hình mua bán hàng hóa ở năm 2017 có phần giảm sút nhiều so với năm 2016. Cụ thể năm 2017 giá trị mua hàng giảm 927,972,644đ tƣơng ứng giảm 72.52% so với năm 2016. Giá trị bán hàng năm 2017 giảm 656,040,490đ tƣơng ứng giảm 56.41% so với năm 2016. Nhƣ vậy giá trị mua và bán năm 2017 đều giảm nên Công ty cần cân nhắc về chính sách nhập, mua hàng và có kế hoạch bán hàng trong những năm sắp tới.
2.2.4 Thực trạng công tác kiểm k , kiểm soát tại kho
Thực trạng công tác kiểm kê
Do đặc điểm của ngành thiết bị linh kiện điện tử là có nhiều danh mục sản phẩm với hình dáng, kích thƣớc, mẫu mã khác nhau, phụ kiện rời nên Công ty hiện nay vẫn sử dụng phƣơng thức kiểm kê bằng cách thủ công.
Trên thực tế, toàn bộ sản phẩm, hàng hóa của Công ty đƣợc nhập về kho đều đƣợc kiểm tra chất lƣợng đảm bảo đúng nhƣ yêu cầu kỹ thuật mới đƣợc đƣa vào kho và đƣợc kiểm tra theo quy định.
Đi cùng là các quy định cũng nhƣ yêu cầu khi kiểm kê hàng tồn kho của Công ty đối với sản phẩm, hàng hóa cùng ngƣời lao động:
-Đảm bảo yêu cầu chất lƣợng sản phẩm ngay từ đầu, kiên quyết không nhập những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, nâng cao chất lƣợng sản phẩm do Công ty cung cấp ra thị trƣờng.
-Kiểm tra sản phẩm: Sản phẩm sau khi đƣợc hoàn thiện đều đƣợc kiểm tra tại bộ phận kĩ thuật Công ty trƣớc khi nhập kho và giao cho khách hàng, các hồ sơ về kiểm tra chất lƣợng đều đƣợc lƣu giữ.
-Qua các quy định về công tác kiểm kê của Công ty trong những năm qua, cho thấy các ƣu điểm đó là: Giúp việc ghi chép sổ sách đúng thực tế, ngăn ngừa lãng phí, nâng cao trách nhiệm trong công tác quản lý hàng tồn kho của bộ phận kho.
Thực trạng hệ thống kiểm soát tồn kho tại công ty
Hiện tại, Công ty đang sử dụng phần mềm MISA vào công tác tổ chức kế toán. Mọi hoạt động nhập xuất trong ngày đều đƣợc ghi chép và cập nhật liên tục. Hàng ngày, khi mua hàng vào kế toán đều tập hợp các phiếu chi, thu trong ngày để lên bảng kê và phiếu nhập kho. Khi xuất bán, kế toán cũng đều lập phiếu xuất kho. Sau đó các chứng từ này đều đƣợc Kế toán nhập liệu vào chƣơng trình, tự động chƣơng trình sẽ cập nhật các báo cáo về tình hình xuất nhập tồn.
Nhƣ vậy, qua việc phân tích về thực trạng hệ thống kiểm soát tồn kho của Thắng Lợi, nhận thấy mức tồn kho của mỗi loại hàng đƣợc theo dõi liên tục, giúp nắm bắt nhanh đƣợc tình hình tồn kho của Công ty. Kế toán tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức trong việc tính toán lƣợng tồn kho. Cuối tháng kế toán kết hợp với thủ kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho đối chiếu với sổ sách để kịp thời phát hiện những trƣờng hợp sai sót. Điều này là rất cần thiết giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho. Qua hệ thống kiểm soát tồn kho nhƣ vậy thì mức độ kiểm soát tồn kho đối với các mặt hàng là nhƣ nhau. Ch cần kiểm soát theo hệ thống tồn kho liên tục nhƣ trên thì nhà quản lý đã có thể nắm bắt đƣợc trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào, điều đó giúp cho việc thiết đặt sản xuất, kinh doanh đƣợc thuận lợi hơn.
2.2.5. Tình hình thực hiện công tác kế toán quản trị hàng tồn kho tại Chi nhánh Tp. HCM - Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi nhánh Tp. HCM - Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi
2.2.5.1. Kết quả công tác kế toán quản lý hàng tồn kho tại Công ty
Hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lƣu động và vốn đầu tƣ ngắn hạn của Công ty. Dự trữ hàng hóa là nhu cầu thông thƣờng và cần thiết, nhằm đảm bảo nhu cầu bán ra của Công ty. Nếu dự trữ hàng hóa không đủ sẽ làm gián đoạn quá trình kinh doanh và bỏ qua những cơ hội tốt do thiếu hàng hoặc nếu dự trữ quá nhiều sẽ gây ra ứ đọng vốn và lãng phí chi phí bảo quản, thậm chí sẽ không bán đƣợc hàng do hàng hóa hƣ hỏng hoặc lạc hậu. Chính vì vậy cần có chính sách đảm bảo lƣợng hàng tồn kho hợp lý.
Bảng 2.2. Bảng tình hình hàng tồn kho của Chi Nhánh Tại TP. HCM - Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi
ĐVT: VND
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Tuyệt đối
2017/2016 Tƣơng đối 2017/2016 (%) Tồn kho đầu kỳ 1,595,049,262 1,828,134,554 233,085,292 14.61 Tồn kho cuối kỳ 1,828,134,554 1,789,287,692 (38,846,862) -2.12 Tồn kho TB 1,711,591,908 1,808,711,123 97,119,215 5.67 (Nguồn: Phòng kế toán)
Dựa vào số liệu ở bảng trên ta thấy lƣợng hàng tồn kho bình quân của Công ty năm 2017 tăng 97,119,215đ tức là tăng 5.67% so với năm 2016. Chứng tỏ hoạt động của Công ty đang đƣợc mở rộng và công ty đã dự trữ hàng nhiều hơn để chủ động và kịp thời đáp ứng nhu cầu của thị trƣờng. Đây là kết quả của hoạt động nghiên cứu thị trƣờng và dự đoán tình hình thị trƣờng trong năm 2016. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.5.2 Đánh giá hiệu quả kế toán quản lý hàng tồn kho Chi Nhánh Tại TP. HCM - Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi
Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty thông qua việc phân tích các ch tiêu tồn kho. Việc phân tích các ch tiêu giúp cho Giám đốc và các phòng ban dễ tiếp cận, nắm bắt đƣợc tình hình kinh doanh cũng nhƣ những hoạt động trong kỳ của Công ty. Thƣờng chú ý đến các ch số tài chính mà Công ty đạt đƣợc hơn là nhìn vào những con số cụ thể, dài dòng không nói lên đƣợc điều gì. Các ch số tài chính sẽ giúp Giám đốc và quản lý nhìn nhận, đánh giá tốt hơn thực chất của vấn đề, hoạt động của Công ty.
Bảng 2.3: Phân tích hiệu quả quản lý hàng tồn kho Chi Nhánh Tại TP. HCM - Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi
ĐVT: VND
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Tuyệt đối
2017/2016 Tƣơng đối 2017/2016 (%) Doanh thu 4,423,102,594 2,220,848,323 (2,202,254,271) -49.79 Giá vốn hàng bán 2,436,491,029 1,670,043,241 (766,447,788) -31.46 Tồn kho đầu kỳ 1,595,049,262 1,828,134,554 233,085,292 14.61 Tồn kho cuối kỳ 1,828,134,554 1,789,287,692 (38,846,862) -2.12 Tồn kho TB 1,711,591,908 1,808,711,123 Hệ số vòng quay hàng tồn kho (lần) 1.42 0.92 Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho (ngày) 253 390 Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho 0.39 0.81 (Nguồn: Phòng kế toán)
1,595,049,262 + 1,828,134,554 Tồn kho TB năm 2016 = = 1,711,591,908 đ 2 1,828,134,554 + 1,789,287,692 Tồn kho TB năm 2017 = = 1,808,711,123 đ 2
Nhóm chỉ tiêu đánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho:
Ch tiêu hệ số vòng quay hàng tồn kho: (ĐVT: lần)
Giá vốn hàng bán Hệ số vòng quay hàng tồn kho =
Tồn kho trung bình
Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho: (ĐVT: ngày) 360
Số ngày bình quân của 1 vòng quay =
Hệ số quay vòng hàng tồn kho
Từ bảng phân tích trên ta tính đƣợc các ch tiêu đánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho nhƣ sau:
2,436,491,029
Hệ số vòng quay hàng tồn kho năm 2016 = = 1.42 (lần) 1,711,591,908
1,670,043,241
Hệ số vòng quay hàng tồn kho năm 2017 = = 0.92 (lần) 1,808,711,123
360
Số ngày bình quân của 1 vòng quay kho năm 2016 là: = 253 (ngày) 1.42
360
Số ngày bình quân của 1 vòng quay kho năm 2017 là: = 390 (ngày) 1.42
Từ bảng số liệu 2 ta thấy:
Hệ số vòng quay hàng tồn kho năm 2016 là 1.42 lần tức là trong năm 2016 số lần mà hàng hóa tồn kho bình quân luân chuyển trong kỳ là 1.42 lần. Cụ thể hơn là cứ bình quân 253 ngày thì doanh nghiệp bán hết lƣợng hàng hóa trong kho và nhập về lƣợng hàng mới. Năm 2017 hệ số vòng quay hàng tồn kho là 0.92 lần, cứ bình quân 390 ngày thì Công ty bán hết lƣợng hàng trong kho và nhập hàng mới. Năm 2017 hệ số vòng quay thấp hơn hệ số vòng quay năm 2016 cho thấy tốc độ luân chuyển hàng tồn kho ngày càng chậm. Nhìn chung tốc độ quay vòng của hàng hóa trong kho Công ty rất chậm. Công ty chƣa tận dụng tốt các chi phí cơ hội trong việc quản lý hàng tồn kho. Thông thƣờng, tỷ trọng hàng tồn kho lớn luôn là mối quan ngại ít nhiều với nhà đầu tƣ, do tính chất tồn lâu, chôn vốn, chi phí phát sinh thêm của nó, hay nói cách khác, nếu để tồn hàng tồn kho quá lâu thì sẽ làm ảnh hƣởng không tốt tới quá trình kinh doanh do Công ty sẽ phải tốn chi phí dự trữ, chi phí thanh lý hay cải tiến hàng bị lỗi thời và thanh lý hàng hƣ hỏng.
Các chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho
Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho
Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho
= Hàng tồn kho bình quân Doanh thu thuần
Từ bảng phân tích trên, hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho vẫn còn thấp nhƣng có tăng đều qua 2 năm 0.39 và 0.81. Nghĩa là, năm 2016 Công ty muốn có 1 đồng doanh thu thuần thì cần 0.39đ vốn đầu tƣ cho hàng tồn kho, năm 2017 Công ty muốn có 1 đồng doanh thu thuần thì cần 0.81đ vốn đầu tƣ cho hàng tồn kho. Ch tiêu này vẫn còn thấp chứng tỏ hiệu quả vốn đầu tƣ sử dụng cho hàng tồn kho cao. Thông qua ch tiêu này công ty có thể xây dựng kế hoạch về dự trữ, thu mua, sử dụng hàng hóa một cách hợp lý góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.5.3. Chi phí tồn kho
Chi phí tồn trữ bao gồm tất cả các chi phí lƣu trữ hàng trong kho trong một khoảng thời gian xác định trƣớc. Các chi phí thành phần của chi phí tồn trữ bao gồm: Chi phí lƣu giữ và chi phí bảo quản, chi phí hƣ hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế, chi phí đầu tƣ vào hàng tồn kho.
Chi phí tồn trữ ở Công ty Thắng Lợi năm 2017 bao gồm chi phí lƣu giữ hàng