HCM - Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi
2.1.5.1 Tổ chức công tác kế toán
- Hình thức sổ kế toán Công ty đang áp dụng là hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Công ty đang sử dụng phần mềm MISA 2017.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung:
+ Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi vào các thẻ sổ Kế toán chi tiết và sổ nhật ký chung hoặc các sổ nhật ký đặc biệt.
Trên cơ sở các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái rồi lên bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính.
+ Cuối kỳ, khóa sổ và đối chiếu số liệu các nhật ký chứng từ, các sổ Kế toán chi tiết có liên quan để ghi vào sổ cái và các báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.2: Hình thức kế toán Nhật ký chung
(Nguồn: Phòng kế toán)
Ghi chú:
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
2.1.5.2 Tổ chức bộ máy kế toán Chi Nhánh Tại TP. HCM - Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Phòng kế toán)
Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận
Kế toán trưởng:
- Là ngƣời quản lý công tác kế toán tài chính của Công ty. Bố trí giám sát hoạt động của các nhân viên trong phòng kế toán, giúp Giám đốc theo dõi tình hình tài chính của Công ty.
- Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm. Tính kết quả kinh doanh cho từng hoạt động của cả doanh nghiệp. Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, các báo cáo thống kê, báo cáo quản trị.
- Tổ chức theo dõi, ghi chép, phản ánh chính xác tình hình tăng giảm và phân bổ khấu hao TSCĐ của Công ty.
- Thực hiện kiểm tra, giám sát đảm bảo tình kịp thời, chính xác, trung thực của việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong sổ sách kế toán và các hồ sơ liên quan vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm.
- Triển khai thực hiện việc quyết toán thuế với cơ quan thuế.
Kế toán tổng hợp:
- Tổ chức thực hiện ch đạo công tác hạch toán kế toán của Kế toán trƣởng và Giám đốc.
- Cập nhật các chính sách mới về thuế.
- Tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng cách ghi vào sổ kế toán tổng hợp là: Sổ nhật ký chung và sổ cái.
- Hạch toán lƣơng và các khoản trích theo lƣơng.
KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP HÀNG HÓA KẾ TOÁN dfDFDFkjh THỦ QUỸ
- Phản ánh chính xác kịp thời tình hình mua sắm, cung cấp vật liệu dựa trên các tiêu chí: Số lƣợng, chất lƣợng, giá trị và thời gian cung cấp, lập các phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng.
- Tính toán và phân bổ chính xác giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tƣợng, kiểm tra việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu.
Kế toán hàng hóa:
- Theo dõi công nợ, xuất hóa đơn, làm thủ tục bán hàng.
- Theo dõi thực hiện xuất bán và nhập kho sản phẩm, hàng hóa trong kỳ. Thủ quỹ:
- Thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, lập báo cáo thu chi tồn quỹ hằng ngày. - Hàng thàng thủ quỹ phải thƣờng xuyên kiểm kê quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán.
2.1.5.3 Chế độ kế toán và một số chính sách kế toán áp dụng tại Chi Nhánh Tại TP. HCM - Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi
Chế độ kế toán:
-Chế độ kế toán áp dụng: Hiện nay Công ty áp dụng Chế độ kế toán theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 22/12/2014.
-Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. -Thuế: Công ty nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
Các chính sách kế toán áp d ng:
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tƣơng đƣơng tiền: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi nhận và lập các báo cáo theo đơn vị tiền tệ VND.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): Xác định giá trị ban đầu theo nguyên giá.
- Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): Đƣờng thẳng. - Nguyên tắc và phƣơng pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả: Ghi nhận căn cứ vào các thông tin có đƣợc vào thời điểm cuối năm.
- Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu: Theo số vốn thực góp của chủ sở hữu. - Nguyên tắc và phƣơng pháp ghi nhận doanh thu:
+ Doanh thu bán hàng: Hàng hóa đã đƣợc xuất giao cho bên mua.
+Doanh thu cung cấp dịch vụ: Ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó đƣợc xác định một cách đáng tin cậy.
2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CHI NHÁNH TP. HCM - CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THẮNG LỢI
2.2.1. Thực trạng nguồn nhân ực, phân oại hàng tồn kho trong kho
Nhân sự trong kho
Hiện tại nhân sự trong kho của Công ty ch bố trí một thủ kho nam, có trình độ cử nhân cao đẳng, chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa, linh kiện, xuất nhập hàng.
Nhân sự trong kho của công ty ch có một ngƣời nên công tác quản lý và kiểm soát hàng tồn kho khó đạt hiệu quả và có thể xảy ra hiện tƣợng mất, thiếu hụt hàng, giao nhầm hàng.
Thực trạng phân loại hàng tồn kho của công ty
- Hàng hoá: Các sản phẩm chính nhƣ loa, pin, ổ cứng…, các sản phẩm phụ nhƣ bao da, tai nghe, miếng dán,… là những sản phẩm cần đƣợc bảo quản cẩn thận ở kho vì nếu không có sự chú ý, cẩn thận trong quá trình sắp xếp, chọn vị trí phù hợp thì những sản phẩm này rất dễ bị hƣ hỏng, biến dạng, vỡ,… dẫn đến làm giảm giá trị hay hƣ hỏng 100% sản phẩm.
- Hàng gửi đi bán: Là những sản phẩm hàng hoá của Công ty đƣợc chuyển gửi đến các đại lý, các nhà phân phối, trung tâm giới thiệu sản phẩm của Công ty.
Với việc phân loại hàng tồn kho thành các nhóm riêng biệt nhƣ trên giúp cho Công ty dễ dàng trong việc kiểm tra, quản lý, kiểm soát, hạch toán sổ sách.
2.2.2. Nguy n tắc ghi nhận hàng tồn kho và yếu tố tác động đến quản ý hàng tồn kho tại Chi nhánh Tp. HCM - Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi
2.2.2.1 Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho của Chi nhánh Tp. HCM - Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi
Công ty ghi nhận hàng tồn kho theo nguyên tắc nhƣ sau:
- Hàng tồn kho đƣợc tính theo nguyên tắc giá gốc. Trƣờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc.
- Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí thử và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để để có đƣợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của chúng.
- Giá trị hàng tồn kho đƣợc xác định theo nhóm hàng trên cơ sở phù hợp với quy định, đặc điểm kinh doanh của công ty.
- Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phƣơng pháp giá đích danh. - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Phƣơng pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Thực tế theo nguyên trạng máy.
2.2.2.2 Ảnh hƣởng của hàng tồn kho đến hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Tp. HCM - Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi
Ứng d ng nhân lực và công nghệ trong quản lý kho hàng
- Nhân lực hay nói cách khác là nhiệm vụ của một ngƣời thủ kho: Hàng đƣợc chuyển tới kho và hàng sẽ đƣợc kiểm tra về chất lƣợng, số lƣợng và sau đó cho nhập kho. Mỗi khi nhập đủ kho, thủ kho phải lập phiếu nhập kho và sau đó bộ phận kho phải thông báo cho phòng kế toán về số lƣợng hàng nhận và cho nhập kho.
- Xuất nhập hàng hoá đúng số lƣợng, chủng loại:
+ Chịu trách nhiệm về số lƣợng, chất lƣợng hàng hoá trong kho. + Định kỳ kiểm kê kho, đối chiếu số lƣợng hàng hoá trong kho. + Báo cáo tình trạng kho cho trƣởng phòng kho vận.
- Kiểm soát tồn kho: Hàng tồn kho đƣợc bảo quản cất trữ ở nhiều nơi khác nhau nhiều đối tƣợng quản lý khác nhau có đặc điểm bảo quản khác nhau điều này dẫn tới kiểm soát đối với hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn.
Tác động của quyết định mức tồn kho đến lợi nhuận của Chi nhánh tại Tp.
HCM - Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi
- Hàng tồn kho thƣờng chiếm tỷ trọng lớn so với tổng tài sản lƣu động trong Công ty bao gồm nhiều chủng loại và quá trình quản lý rất phức tạp.
- Hàng tồn kho ảnh hƣởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán vì vậy ảnh hƣởng trực tiếp tới lợi nhuận trong năm của công ty.
- Hàng tồn kho đƣợc đánh giá thông qua số lƣợng, chất lƣợng, tình trạng hàng tồn kho.
2.2.3. Quy trình xuất nhập hàng tồn kho.
2.2.3.1.Quy trình nhập hàng
Diễn giải quy trình nhập hàng:
- Mua hàng: Khi có nhu cầu mua hàng hóa thì các bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng cho Ban Giám Đốc. Sau khi phiếu đề nghị mua hàng đƣợc phê duyệt, bộ phận cung ứng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn. Phiếu yêu cầu mua hàng do bộ phận có trách nhiệm lập. Phiếu đƣợc lập theo kế hoạch sản xuất hoặc lập đột xuất.
- Đơn đặt hàng: Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã đƣợc phê chuẩn của
Giám đốc (hoặc ngƣời phụ trách) bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp. Mẫu của đơn đặt hàng đƣợc thiết kế sẵn có đầy đủ các cột cần thiết nhằm hạn chế tối đa các sai sót.
- Nhận hàng: Khi bên nhà cung cấp giao hàng, bộ phận nhận hàng sẽ dựa trên
đơn đặt hàng để kiểm tra về mẫu mã, số lƣợng, chủng loại, quy cách, phẩm chất và thời gian gia hàng, cuối cùng phải lập biên bản kiểm nhận hàng.
- Lưu kho: Hàng đặt đƣợc chuyển tới kho và hàng sẽ đƣợc kiểm tra về chất lƣợng, số lƣợng và sau đó cho nhập kho. Mỗi khi nhập đủ kho, thủ kho lập phiếu nhập kho và sau đó bộ phận kho phải thông báo cho phòng kế toán về số lƣợng hàng nhận và cho nhập kho.
- Kế toán: Nhận hóa đơn và phiếu nhập kho từ bộ phận mua hàng và kho, kiểm tra đối chiếu và ghi sổ kế toán, lƣu trữ chứng từ và thanh toán cho nhà cung cấp khi có yêu cầu.
2.2.3.2.Quy trình xuất bán hàng
BỘ PHẬN NHẬP HÀNG KIÊM THỦ KHO PHÒNG KẾ TOÁN THỦ QUỸ PHÒNG KINH DOANH ĐĐH kiểm tra& xét duyệt Lệnh bán hàng (3 liên) A Lệnh bán hàng Kiểm tra hàng tồn kho Xuất kho Phiếu xuất kho(2 liên) HĐ GTGT (3 liên) Hình thức thanh toán Phiếu thu (3 liên) Phiếu Thu (liên 1) Ghi sổ Phiếu giao hàng (3 liên) Lệnh bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng A HĐ GTGT kho Phiếu thu (3 liên) Thu tiền Phiếu thu (3 liên) KH chấp nhận bán chịu Lƣu u KH (Nguồn: Phòng kế toán)
Diễn giải quy trình xuất bán hànhg hóa
- Khách hàng đƣa đơn đặt hàng, phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng, xét duyệt nếu đƣợc thì lập lệnh bán hàng gồm 3 liên:
+ Liên 1: Giữ lại tại bộ phận kinh doanh để lƣu + Liên 2: Giao cho bộ phận bán hàng
+ Liên 3: Giao cho phòng kế toán
- Bộ phận bán hàng nhận đƣợc lệnh bán hàng thì kiểm tra hàng tồn kho, nếu đủ hàng để bán thì quyết định bán. Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất kho gồm 2 liên:
+ Liên 1: Giữ lại để lƣu
+ Liên 2: Giao bộ phận kế toán
- Sau đó bộ phận bán hàng tiến hành xuất kho và giao hàng cho khách hàng. Đồng thời lập phiếu giao hàng gồm 3 liên
+ Liên 1: Giữ lại để lƣu
+ Liên 2: Giao cho khách hàng + Liên 3 : Giao cho bộ phận kế toán
- Phòng kế toán sau khi nhận đƣợc lệnh bán hàng do phòng kinh doanh chuyển sang, cùng với phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận bán hàng chuyển sang, kế toán lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
+ Liên 1: Giữ lại để lƣu
+ Liên 2: Giao cho khách hàng + Liên 3: Giao cho thủ quỹ
Đồng thời xử lý hình thức thanh toán của khách hàng, nếu chấp thuận bán chịu thì kế toán sẽ ghi sổ công nợ và lƣu lại để theo dõi công nợ. N ếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên. Sau đó chuyển cả 3 liên phiếu thu này sang thủ quỹ.
- Thủ quỹ sau khi nhận đƣợc hóa đơn GTGT và phiếu thu gồm 3 liên do phòng kế toán chuyển sang, thủ quỹ xem xét và tiến hành thu tiền. Sau khi phiếu thu đƣợc duyệt xong và có đầy đủ các chũ ký hợp lệ, gửi các liên phiếu thu nhƣ sau:
+ Liên 1: Đƣa cho phòng kế toán + Liên 2: Giao cho Khách hàng + Liên 3: Giữ lại để lƣu
2.2.3.3 Chứng từ và sổ sách có liên quan đến chu trình hàng tồn kho
Chứng từ Kiểm toán là nguồn tƣ liệu sẵn có cung cấp cho Kiểm toán viên. Chứng từ Kiểm toán có thể là các tài liệu kế toán hoặc cũng có thể là tài liệu khác. Trong chu trình Hàng tồn kho các loại chứng từ Kiểm toán thƣờng bao gồm:
+ Hệ thống sổ kế toán chi tiết cho HTK.
+ Sự ảnh hƣởng của phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho. + Hệ thống kế toán chi phí và tình giá thành sản phẩm.
+ Hệ thồng các báo cáo và sổ sách liên quan tới chi phí tính giá thành sản phẩm bao gồm các báo cáo sản xuất, báo cáo sản phẩm hỏng kể cả báo cáo thiệt hại do ngừng sản xuất.
+ Hệ thống sổ sách kế toán chi phí: sổ cái, bảng phân bổ, báo cáo tổng hợp, nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung..
2.2.3.4. Tình hình nhập xuất hàng tồn kho Chi Nhánh Tại TP. HCM - Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thắng Lợi giai đoạn 2016-2017
Tại Công ty, hoạt động mua hàng và xuất bán diễn ra liên tục. Tuy nhiên là đơn vị trực thuộc của Công ty TNHH Phát triển Công Nghệ Thắng Lợi nên Công ty tiến hành thu mua, xuất nhập hàng hóa theo kế hoạch cho phép của Công ty mẹ. Dựa trên tình hình thực tế kinh doanh của các năm trƣớc đó cùng phân tích dự đoán biến động trên thị trƣờng: Giá cả, lạm phát, thuế,…
Bảng 2.1. Bảng tình hình nhập xuất hàng thực hiện giai đoạn 2016 - 2017
ĐVT: đồng
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017
So sánh 2017/2016
Tuyệt đối Tƣơng đối (%) Mua 2,559,169,023 1,631,196,379 (927,972,644) (72.52)
Bán 2,326,083,731 1,670,043,241 (656,040,490) (56.41)
Từ bảng số liệu trên, cho thấy tình hình mua bán hàng hóa ở năm 2017 có phần giảm sút nhiều so với năm 2016. Cụ thể năm 2017 giá trị mua hàng giảm 927,972,644đ tƣơng ứng giảm 72.52% so với năm 2016. Giá trị bán hàng năm 2017