5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
3.2.4. Xây dựng hệ thống kỷ luật hợp lý
Kỉ luật lao động là những tiêu chuẩn quy định hành vi cá nhân của người lao động mà tổ chức xây dựng lên dựa trên cơ sở pháp lý hiện hành và các chuẩn mực đạo đức xã hội. Mục tiêu của kỉ luật là nhằm làm cho người lao động làm việc dựa trên tinh thần hợp tác theo cách thức thông thường và có quy củ, do đó kỉ luật tốt nhất chính là sự tự
giữ kỉ luật. Bởi vậy, người làm công tác quản lý nguồn nhân lực cần làm cho người lao
động hiểu được những mong đợi, yêu cầu của tổ chức đối với bản thân họ. Từđó, họ có thểđịnh hướng cách thức làm việc có hiệu quả ngay từ khi bắt đầu thực hiện công việc với một tinh thần hợp tác và phấn khởi.
Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý, với thực trạng của Công ty May Sông Hồng, cần thực hiện các bước nhưsau để xây dựng hệ thống kỷ luật hợp lý, bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Nắm được những gì pháp luật quy định về kỷ luật doanh nghiệp: Kỷ luật có thể được tạo dựng dưới nhiều hình thức, tùy thuộc vào vấn đề và mức độ thường xuyên xảy ra.Nó có thể là một quy định cơ bản về các chứng chỉ bắt buộc đối với công nhân, hoặc nghiêm trọng như chính sách giảm trừ tiền lương đối với những cá nhân
không đạt KPI 2 tháng liên tiếp. Những điều này được thống nhất bởi lãnh đạo cấp cao và có hiệu lực trong phạm vi riêng doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, có những quy định đƣợc pháp luật bao quát rộng rãi về quyền hạn và lợi ích của cả hai phía - doanh nghiệp và công nhân.
Ví dụ như Bộ Luật Lao Động được Quốc hội thông qua năm 2012 bao gồm 242
điều luật áp dụng cho mọi đối tượng là người lao động Việt Nam; người học nghề, tập nghề và người lao động khác; người sử dụng lao động; người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan trực tiếp đến quan hệlao động. Nắm rõ các điều luật này giúp doanh nghiệp chủđộng tránh được mọi rắc rối liên quan tới vấn đề pháp lý, có thể phát sinh trong một số trường hợp như:
- Công nhân muốn huỷ hợp đồng trước thời hạn - Công nhân yêu cầu được tăng lương, giảm giờ làm
- Công nhân muốn khởi kiện vì cho rằng bị bóc lột sức lao động - Công nhân đòi quyền lợi khi ốm đau, sinh đẻ
- Công nhân còn yếu kém, không phù hợp với văn hoá công ty…
Bước 2: Thiết lập các quy tắc rõ ràng cho công nhân
Có một vài quy tắc tại nơi làm việc phổ biến cần phải phổ biến cho công nhân đó
là:
dứt hợp đồng với một công nhân mà không công bố lý do rộng rãi, công nhân cũng có
quyền xin nghỉ việc bất cứ lúc nào miễn là báo cho người quản lý trước 20 ngày. Những
điều này cần đưa vào văn bản, có chữ ký và con dấu đỏ của đại diện doanh nghiệp. - Về trang phục tại nơi làm việc: cần có quy định cụ thể về trang phục lao động, việc này vừa tạo được tính nền nếp, khoa học trong Công ty, đồng thời đảm bảo an toàn
lao động cho ngƣời lao động cũng như tạo ra thương hiệu cho doanh nghiệp, để người
lao động xác lập vị trí của mình trong công ty cũng như vị trí của công ty trong mỗi
ngƣời công nhân để nhắc nhở học thực hiện tốt nội suy của công ty hơn. Tuy nhiên trang
phục dồng phục của công ty phù hợp với tính chất công việc, không vi phạm đạo đức, phân biệt vùng miền.
- Về bộ quy tắc hành vi: Nghiên cứu ban hành bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp cần nhiều lao động như Công ty Cổ phần May sông Hồng, trong đó cụ thể hóa các nội dung bao gồm ứng xử với công việc như: Thực hiện giờ giấc, trang phục bảo hộ, quy trình sử dụng máy móc thiết bị may, quy tình sản xuất, tuân thủquy định về chất lượng, mẫu mã sản phẩm; quy tắc ứng xử với con người: tinh thần đồng nghiệp, hỗ trợ nhau trong công việc cũng như cuộc sống, quy định về phát ngôn, về tệ nạn xã hội cần tránh, quan hệ khác giới...; quy tắc ứng xử với công ty như
tinh thần xây dựng tập thể, tham gia các hoạt động của công ty... Lưu ý rằng bộ quy tắc
hành vi nên được thường xuyên cập nhật bổ sung khi doanh nghiệp có sự thay đổi: chuyển sang địa điểm mới, mở rộng cấu trúc nhân sựhay đơn giản là khi nhận thấy có cách làm tốt hơn.
- Vềnăng suất và đạo đức làm việc: Cần áp dụng cơ chế lương thưởng theo trạng thái công việc trong quy mô toàn công ty và luôn yêu cầu công nhân đánh dấu hoàn thành công việc. Đồng thời cũng xử dụng các cơ chế phạt nếu công nhân không hoàn thành chỉ tiêu công việc đặt ra. Điều này vừa có tác dụng thác đẩy sự nhiệt huyết, tận tâm của người công nhân, đồng thời cũng là hình thức răn đe đối với những cá nhân không quyết tâm thực hiện tốt nhiệm vụ của mình
Bước 3: Quyết định hình thức kỷ luật bạn sẽ áp dụng Có rất nhiều hình thức kỷ
luật bạn có thể áp dụng trong doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng cách trừng phạt nghiêm khắc hoặc tạo thêm cho công nhân cơ hội sửa chữa lỗi lầm. Lựa chọn này tùy thuộc vào sở thích của bạn, những gì khiến bạn hài lòng, và cả những gì bạn nghĩ là tốt nhất cho doanh nghiệp.
- Hình thức kỷ luật luỹ tiến
Đây là một hình thức kỷ luật phổ biến vì nó có xu hƣớng bảo vệ nhà tuyển 105 dụng khỏi các rắc rối liên quan tới pháp lý, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng ưa thích áp dụng. Bạn chưa ngay lập tức xử lý công nhân vi phạm mà cung cấp cho họ
một khoảng thời gian sửa chữa; nhƣng nếu họ không khắc phục được vấn đề, mức độ
nghiêm trọng của kỷ luật sẽtăng lên.
Ví dụ, khi một công nhân vi phạm quy tắc, bạn bắt đầu nhắc nhở bằng lời nói. Tiếp theo, bạn sẽ ban hành một văn bản cảnh báo được ký tên bởi nhà quản lý, nhân chứng và công nhân và lưu trữ lại trong hồ sơ. Sau nhiều văn bản không thu về phản hồi tích cực, hãy đưa ra cảnh báo cuối cùng. Quản chế (trừ lương, giám sát chặt chẽ...) là giai
đoạn tiếp theo của luỹ tiến. Hình thức kỷ luật cuối cùng và cũng là nghiêm trọng nhất là buộc thôi việc.
- Kế hoạch “lấy đức trị nhân”
Bạn không hềđề cập tới việc khắc phục vấn đềhay đưa ra hình phạt cho công nhân vi phạm. Thay vào đó, bạn đầu tư vào các kế hoạch cải thiện hiệu suất và xây dựng quy
trình đào tạo nội bộ nhằm giúp công nhân đó trở nên tốt hơn. Với kế hoạch này, công
nhân được coi là một “dự án” có giá trị và xứng đáng để đầu tư, bất chấp phần rủi ro tiềm ẩn trong đó. Luân chuyển hoặc đình chỉ công tác, hình thức này thường chỉ áp dụng khi xảy ra các hành vi hoặc xung đột nghiêm trọng, trong đó công nhân vi phạm phải bị
loại bỏ khỏi bối cảnh ngay lập tức nhưng không thể cho nghỉ việc. Luân chuyển công
tác nghĩa là bắt đầu một vị trí công việc mới, trong khi đình chỉmang ý nghĩa công nhân
phải đáp ứng một số điều kiện trong khoảng thời gian nhất định, nếu không sẽ bị cho nghỉ việc.
Bước 4. Lưu trữ tài liệu liên quan tới kỷ luật công nhân
- Nếu việc kỷ luật công nhân của bạn dẫn đến sa thải hoặc có liên quan tới pháp lý, bạn cần thiết phải có các tài liệu làm bằng chứng để tránh những rắc rối nảy sinh.
- Hơn nữa, nếu bạn chỉ đơn giản là lưu ý các vấn đềvà đột ngột kỷ luật công nhân khi bạn thấy nó đã quá tải, đó là điều không công bằng với công nhân. Họ có thể không biết những gì họ từng làm lại nghiêm trọng như vậy.