Hình thức này đ-ợc PTI sử dụng sau khi đã sử dụng hết khả năng của hợp đồng tái BH cố định (Treaty) mà phần trách nhiệm còn lại vẫn v-ợt quá khả năng tự giữ lại.
Quy trình nh-ợng tái BH TBĐT theo hình thức tạm thời đ-ợc PTI tiến hành tuần tự theo các b-ớc sau:
B-ớc 1: PTI chào tái BH. Cách thức chào tái th-ờng đ-ợc sử dụng là gửi E-mail cho công ty nhận. Trong th- này th-ờng có những nội dung sau:
- Nghiệp vụ cần tái BH; - Loại đối t-ợng;
- Hình thức, ph-ơng pháp tái BH; - Địa chỉ của đối t-ợng đ-ợc BH; - Thời hạn BH;
- Số tiền BH gốc;
- Phần tái đi (nếu theo ph-ơng pháp tỷ lệ); - Điều kiện, điều khoản tái BH;
Công ty nhận tái BH có thể thể thực hiện một trong những hành động sau: - Chấp nhận;
- Từ chối;
- Yêu cầu cung cấp thêm thông tin; - Yêu cầu sửa đổi, bổ sung;
Nếu công đ-ợc chào tái BH chấp nhận hay từ chối thì th- trả lời đ-ợc gửi cho PTI trong thời hạn sớm nhất theo thoả thuận của hai bên nhằm đảm bảo công tác nh-ợng tái BH của PTI tiến hành nhanh chóng.
Nếu công ty đ-ợc chào tái BH yêu cầu cung cấp thêm thông tin thì th-ờng là các thông tin về đối t-ợng đ-ợc BH nh- số liệu về tổn thất các năm tr-ớc, các biện pháp đề phòng hạn chế tổn thất đang đ-ợc áp dụng cho đối t-ợng đ-ợc BH,… cũng có thể là yêu cầu PTI gửi bản chi tiết các điều kiện, điều khoản BH đ-ợc áp dụng.
Nếu công ty đ-ợc chào tái BH yêu cầu sửa đổi bổ sung thì các chi tiết có thể đ-ợc yêu cầu sửa đổi là mức hoa hồng tái BH, các điều kiện, điều khoản tái BH,…
B-ớc 2: Nếu công ty đ-ợc chào tái BH chấp nhận thì PTI gửi th- đề nghị công ty nhận tái BH xem xét các tài liệu mà PTI gửi kèm và yêu cầu công ty nhận thực hiện ngay một trong các hành động:
Các tài liệu có thể bao gồm:
- Chứng thực của công ty nhận (Endosement);
- Chứng từ thanh toán tái BH (Statement of Account); - Danh sách những rủi ro đ-ợc tái BH (Bordereaux);
- Bản chào chính thức mà sau này sẽ trở thành hợp đồng tái BH (Reins. Slip). Một số hành động cần đ-ợc công ty nhận thực hiện:
- Xác nhận bản thanh toán (Comfirm the Balance); - Ký và gửi lại cho PTI (Sign and Return);
- Thanh toán vào tài khoản của PTI (PTI sẽ thanh toán vào tài khoản của công ty nhận nếu có khoản nào phát sinh theo trách nhiệm của PTI).
Thông th-ờng chỉ có hai loại tài liệu đ-ợc gửi đi là Reinsurance Slip và Statement of Account.
Trong Reinsurance Slip có các nội dung sau: - Bên đ-ợc BH (Insured);
- Vị trí của bên đ-ợc BH (Location);
- Loại nghiệp vụ BH gốc (Class of Insurance); - Số tiền BH (Sum Insured);
- Thời hạn BH (Period of Insurance); - Mức khấu trừ (Deductible);
- Hoa hồng tái BH (R/I commisson);
- Điềukiện, điều khoản tái BH (Condition); - Chữ ký, dấu xác nhận của PTI;
Chứng từ thanh toán tái BH gồm có các nội dung sau đây: - Tên công ty nh-ợng (Cedent);
- Loại hình tái BH (Type);
- Đơn vị rủi ro BH gốc (Account): nêu tên và vị trí; - Số hợp đồng (Policy number);
- Bên đ-ợc BH (Insured);
- Loại tiền dùng để thanh toán (Currency); - Số tiền BH (Sum Insured);
- Phí BH gốc (Premium); - phần tái đi (%);
- Phí nh-ợng tái BH (Inward Premium); - Hoa hồng tái BH (Commission);
- Số tiền mà PTI sẽ phải chuyển cho nhà nhận tái BH (= phí nh-ợng tái BH – Hoa hồng tái BH);
- Chữ ký xác nhận của PTI.
B-ớc 3: Công ty nhận lập Debit Note trong đó ghi: - Số hợp đồng;
- Bên đ-ợc BH; - Loại hình BH;
- Tháng phát sinh nghiệp vụ; - Loại tiền dùng để thanh toán; - Ph-ơng thức thanh toán; - Phí nhận tái BH;
- Hoa hồng tái BH;
- Số tiền cuối cùng mà PTI sẽ phải chuyển cho công ty nhận tái BH; - Chữ ký xác nhận của đại diện công ty nhận tái BH;
B-ớc 4: Cuối cùng, công ty nhận tái BH ký xác nhận vào bản chào chính thức (Reinsurance Slip) đã lập tr-ớc đó bởi PTI. Giờ đây, nó đã trở thành hợp đồng tái BH chính thức giữa hai công ty.