Quy trình tái BH theo hình thức cố định đ-ợc PTI thực hiện theo các b-ớc sau: B-ớc 1: Thống kê số liệu
Số liệu thống kê bao gồm số liệu thống kê BH gốc và số liệu thống kê tái BH: doanh thu phí BH gốc, số tiền bồi th-ờng BH gốc, tỷ lệ bồi th-ờng BH gốc, danh sách những tổn thất trong các năm, tình hình phí nh-ợng tái cũng nh- tổn thất đối với phần trách nhiệm đã chuyển nh-ợng.
B-ớc 2: Cung cấp số liệu thống kê cho các nhà tái BH
Sau khi đã thống kê đầy đủ số liệu cần thiết, PTI sẽ gửi các số liệu này cho các nhà tái BH mà PTI dự định sẽ nh-ợng tái BH cho để các công ty này xem xét tr-ớc khi th-ơng l-ợng.
B-ớc 3: Th-ơng l-ợng với nhà tái BH đứng đầu
Các vấn đề cần đ-ợc th-ơng l-ợng rất phức tạp và th-ơng l-ợng đ-ợc tiến hành dựa trên cơ sở các bên đã phân tích, nghiên cứu kỹ các số liệu thống kê có đ-ợc ở b-ớc 1.
Bước 4: Chào tái BH cho các nhà tái BH “theo sau” (followers)
Bản chào tái đ-ợc PTI lập và gửi cho các nhà tái BH trên cơ sở các điều kiện, điều khoản đã đạt đ-ợc sau khi đã th-ơng l-ợng với nhà tái BH đứng đầu. Sở dĩ phải tiến hành th-ơng l-ợng với nhà tái BH đứng đầu tr-ớc khi chào tái cho các nhà tái BH theo sau là bởi vì nhà tái BH đứng đầu là nhà tái BH có nhiều kinh nghiệm và do đó, các điều kiện, điều khoản sẽ đ-ợc thiết lập nhanh chóng và chính xác hơn, dễ đ-ợc các nhà tái BH theo sau chấp nhận, nên cũng sẽ giảm đ-ợc thời gian và chi phí khi phải đàm phán với từng nhà tái BH riêng rẽ.
Công việc này chỉ cần thực hiện khi các nhà tái BH này còn ch-a nhất trí một vài điểm nào đó hoặc cần cung cấp thêm thông tin.
Sau khi th-ơng l-ợng, có thể sẽ có một vài thay đổi nhỏ tuỳ thuộc vào yêu cầu của từng nhà tái BH.
B-ớc 6: Hoàn tất việc ký kết hợp đồng
Hợp đồng đ-ợc PTI lập ra cùng với từng nhà tái BH khác nhau, đ-ợc làm thành hai bản có chữ ký xác nhận cùng dấu của những ng-ời đ-ợc uỷ quyền của mỗi bên công ty.
Sau khi hợp đồng đ-ợc ký kết, công tác nh-ợng tái BH và bồi th-ờng đ-ợc PTI cùng công ty nhận thực hiện nh- sau:
- PTI sẽ xem xét tất cả các hợp đồng BH gốc (là bản Photo mà phòng Tài sản - Kỹ thuật chuyển sang) trong từng khoảng thời gian 3 thàng một (thời gian này đ-ợc quy định trong hợp đồng và có thể thoả thuận khác đi). Nếu hợp đồng nào phù hợp với điều kiện, điều khoản của hợp đồng tái BH cố định đã lập thì PTI tự động đ-a vào hợp đồng tái BH mà không cần phải trao đổi gì thêm với các nhà tái BH.
- Khi xảy ra tổn thất, tuỳ theo mức độ tổn thất mà PTI sẽ thông báo cho các nhà tái BH thoe các cách thức khác nhau. Cụ thể nh- sau:
+ nếu tổn thất v-ợt quá USD 100.000 thì PTI thông báo ngay cho các nhà tái BH để yêu cầu họ thanh toán mà không phải đợi đến kỳ thanh toán. Giới hạn này đ-ợc quy định trong khoản Loss Advives và Cash Call trong hợp đồng tái BH cố định.
Trong tr-ờng hợp này, thông báo tổn thất mà PTI gửi cho các nhà tái BH đ-ợc thực hiện nh- sau:
* Thông báo ngay cho nhà tái BH khi thiệt hại xảy ra. Khi đó, các nhà tái BH có thể cùng PTI giải quyết khiếu nại. Thông th-ờng, các nhà tái BH sẽ cử một đại diện tham gia vào việc này với chi phí riêng của công ty họ.
* Gửi thông báo tổn thất và biên bản giám định kèm theo nhằm chứng minh cho sự cần thiết phải thanh toán ngay.
* Các thông tin, bảng kê khai thanh toán về các rủi ro của PTI phải đ-ợc gửi cho các nhà tái BH nhanh chóng, đúng hạn nh- quy định trong hợp đồng tái BH (2 tuần đối với tình huống thông th-ờng và 48 giờ đối với tình huống khẩn cấp).
+ Nếu tổn thất bằng hoặc thấp hơn mức quy định trên thì thông tin về tổn thất đ-ợc PTI thông báo cho nhà tái BH trong từng khoảng thời gian 2 tháng một (có thể khác 2 tháng tuỳ theo thoả thuận).
Thông th-ờng, các điều kiện, điều khoản trong hợp đồng tái BH giữa PTI và các nhà tái BH đ-ợc định sẵn theo đơn của Munich Re hoặc Swiss Re. Đây là 2 công ty tái BH lớn nhất thế giới, của Đức và của Thuỵ Sỹ, đã hoạt động trên thị tr-ờng Châu á rất lâu. Sở dĩ cả 2 loại đơn của 2 công ty này đều đ-ợc chấp nhận bởi vì các điều kiện, điều khoản của 2 loại đơn này gần giống nhau hoàn toàn, cả 2 công ty đều chấp nhận đơn của nhau.
Một hợp đồng tái BH cố định bao gồm 3 phần chính và mỗi phần lại gồm rất nhiều các khoản mục:
1/. Các điều kiện, điều khoản chung:
Bao gồm khoảng hơn 20 mục quy định về phạm vi hợp đồng, các điều khoản loại trừ, phần giữ lại, phần tái đi, hoa hồng tái BH, danh sách những rủi ro đ-ợc tái BH, khiếu nại và việc giải quyết khiếu nại, thanh toán, sự trì hoãn trong thanh toán (cho phép), tái tục hợp đồng, phí và bồi th-ờng tái BH, quyền của nhà tái BH về thông tin, thời hạn hợp đồng, điều khoản về chấm dứt hợp đồng (chấm dứt thông th-ờng, chấm dứt ngay lập tức và chấm dứt tự động), tập quán và pháp luật (luật nào đ-ợc áp dụng trong hợp đồng này), giải quyết tranh chấp,…
2/. Phần phụ lục tái BH:
Gồm hơn 20 điều khoản (cụ thể hoá phần 1/) trong đó xác định: công ty nh-ợng, thời hạn, loại Treaty, loại hình BH, phần nh-ợng mức dôi (nếu tái BH theo ph-ơng pháp mức dôi), hoa hồng tái BH, hoa hồng theo lãi, thuế, đòi bồi th-ờng tái BH, danh sách những rủi ro cần tái BH, thông báo bồi th-ờng, các điều khoản/ điều kiện chung, các điểm loại trừ, Wording, thông tin, phần của nhà tái BH (bao nhiêu % của mỗi mức dôi),…
Cũng bao gồm khoảng hơn 20 điều, chủ yếu quy định về các loại trừ (đối với Tài sản - Kỹ thuật, đối với bên thứ ba, đối với tai nạn cá nhân, đối với khủng bố, chiến tranh, nội chiến, hạt nhân, ô nhiễm, nhiễm phóng xạ,…), phần giữ lại (bảng tham chiếu), giới hạn phần nh-ợng đi cho từng loại rủi ro.
* Các ph-ơng pháp tái BH đã từng đ-ợc PTI dùng trong những năm vừa qua: - Ph-ơng pháp tái BH số thành;
- Ph-ơng pháp tái BH mức dôi;
- Ph-ơng pháp tái BH v-ợt VMBT đảm bảo cho rủi ro thiên tai (Cat XOL); - Ph-ơng pháp tái BH VMBT đảm bảo nghiệp vụ (XWL);
Trong đó, ph-ơng pháp tái BH số thành đ-ợc sử dụng khi PTI tái cho Vina Re, ph-ơng pháp tái BH mức dôi đang đ-ợc sử dụng trong các hợp đồng tái BH cố định cho các công ty BH n-ớc ngoài, 2 ph-ơng pháp cuối cùng ít đ-ợc sử dụng nhất.
Đối với Vina Re, do quy định của Bộ Tài Chính là các công ty BH gốc phải tái cho Vina Re một tỷ lệ cố định là 20% của giá trị hợp đồng BH gốc nên PTI sử dụng ph-ơng pháp tái BH số thành để tái bắt buộc cho Vina Re.
Việc nh-ợng tái BH TBĐT với Vina Re khá đơn giản. Vào đầu mỗi năm nghiệp
vụ, Vina Re gửi cho PTI “Bản thoả thuận về tái BH kỹ thuật” trong đó trình bày những
thoả thuận mà 2 bên theo đó sẽ phải thực hiện nh-: loại hình BH phải tái BH, quyền đòi cung cấp thông tin từ phía Vina Re, các rủi ro loại trừ, các đơn BH loại trừ, mức chuyển nh-ợng, hoa hồng tái BH, thông báo tổn thất, thanh toán,…
Đối với nghiệp vụ BH TBĐT, Vina Re thoả thuận cùng PTI là PTI sẽ tái cho Vina Re 20% của 100% giá trị BH theo dạng số thành với các dịch vụ/ đơn BH và do PTI khai thác đ-ợc hoặc đồng BH. Tuy nhiên, giá trị BH cao nhất không v-ợt qua 25 triệu USD. Nếu PTI có thể khai thác đ-ợc hợp đồng BH TBĐT nào có giá trị v-ợt quá con số này thì phải thông báo, trong thời hạn chậm nhất là 7 ngày tr-ớc khi PTI cấp đơn BH gốc, cho Vina Re để Vina Re quyết định có nhận hay không. Nếu chấp nhận, Vina Re sẽ thay đổi 20% này xuống tới mức mà PTI cho là phù hợp với mình (chẳng hạn 15%).
Nếu giá trị của đơn BH gốc nhỏ hơn 15 triệu USD thì cho dù giá trị này có tăng hay giảm thế nào, Vina Re vẫn không thay đổi mức 20% này trong suốt thời hạn của đơn BH gốc.
Việc thông báo tổn thất đ-ợc quy định nh- sau:
- Với các tổn thất lớn từ 500.000 USD trở lên (100%), PTI sẽ thông báo cho Vina Re sau khi nhận đ-ợc thông báo tổn thất của ng-ời đ-ợc BH trong vòng 14 ngày.
- Các tổn thất d-ới 500.000 USD đ-ợc PTI thông báo theo quý. Việc thanh toán giữa hai công ty đ-ợc tiến hành nh- sau:
- Hàng quý, PTI sẽ gửi cho Vina Re bản thanh toán quý theo mẫu trong vòng 45 ngày kể từ ngày bắt đầu quý kế tiếp;
- Vina Re sẽ xác nhận bản thanh toán quý trong thời gian sớm nhất, không quá 15 ngày kể từ ngày nhận đ-ợc bản thanh toán của PTI;
- PTI sẽ thanh toán cho Vina Re số tiền phí tái BH trong vòng 15 ngày kể từ khi nhận đ-ợc xác nhận của Vina Re;
+ Số phí tái BH phải thanh toán hàng quý bằng tỷ lệ tái BH bắt buộc theo quy định (20%) nhân với tổng số phí gốc thực thu (là khoản phí BH sau khi đã trừ các khoản hoàn phí) và trừ hoa hồng tái BH, các khoản bồi th-ờng thuộc trách nhiệm của Vina Re (nếu có);
+ Đối với tr-ờng hợp đồng BH, số phí tái BH đ-ợc xác định ở đây sẽ t-ơng ứng với tỷ lệ BH bắt buộc tính trên phần trách nhiệm của PTI trong đơn BH gốc;
- Đối với khoản bồi th-ờng trả ngay (Cass Loss) t-ơng ứng với phần trách nhiệm của Vina Re từ 50.000 USD trở lên, Vina Re sẽ thanh toán cho PTI trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận đ-ợc thông báo của PTI.