1. TỔNG QUAN VỀ Chi nh¸nh XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ –
1.6. Tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp Xây dựng số 4
1.6.1. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp.
Đặc điểm của Xí nghiệp là một đơn vị SXKD nhỏ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đồ sộ như đối với các đơn vị SXKD có quy mô lớn. Xuất phát từ đặc điểm trên, bộ máy kế toán của Xí nghiệp được thiết kế gọn nhẹ vói số lượng nhân sự tại phòng Kế toán ít gồm 5 người. Hơn nữa, do cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp còn gồm các đội trực thuộc. Mỗi đội được Xí nghiệp giao khoán thực hiện các công trình xây dựng nên cần có nhân viên kinh tế đội theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngay tại các đội. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Xí nghiệp có thể được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 10. Tổ chức bộ máy kế toán Xí nghiệp Xây dựng số 4
Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm
chung về toàn bộ công tác hạch toán kế toán tại Xí nghiệp, là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán tài chính cho Giám đốc Xí nghiệp, lập, theo dõi thực hiện kế hoạch tài chính, quản lý chỉ đạo phòng Tài chính kế toán. Chịu trách nhiệm giải trình các vấn đề liên quan đến công tác tài chính kế toán với Giám đốc Xí nghiệp, cơ quan tài chính cấp trên, chi cục thuế và các cơ quan chức năng.
Kế toán tổng hợp, chi phí và giá thành: Thường xuyên cập nhật, đối
chiếu, tổng hợp, kiểm tra số liệu trên báo cáo của các đơn vị hàng tháng. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ chi phí trong thi công xây lắp cũng như CPQL tại Xí nghiệp làm cơ sở cho việc theo dõi, ghi chép và tập hợp chi phí, tính giá thành, xác định KQKD từng công trình, báo cáo kịp thời làm căn cứ cho ban lãnh đạo ra các quyết định quản lý.
Kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán lương: Theo dõi, cập nhật thường
xuyên quá trình luân chuyển tiền mặt cũng như tiền gửi tại Ngân hàng, đối chiếu, kiểm tra kịp thời với thủ quỹ. Chịu trách nhiệm tính, theo dõi tiển lương và các khoản trích theo lương.
Kế toán theo dõi công nợ, NVL: Kiểm tra, hướng dẫn hồ sơ vay vốn,
theo dõi tiền vay của các đội, tính và đề nghị thu lãi vay các công trình, theo dõi phần thu nộp nghĩa vụ của các đội, thanh lý hợp đồng nội bộ cho các công trình hoàn thành. Theo dõi các khoản công nợ của khách hàng, nhà cung cấp cũng như nghĩa vụ đối với Nhà nước. Theo dõi, hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật tư tại Xí nghiệp.
Trưởng phòng tài chính kế toán kiêm kế toán trưởng Kế toán tổng hợp và tính giá thành Kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán lương Kế toán theo dõi công nợ, NVL Kế toán theo dõi tài sản kiêm thủ quỹ
Kế toán theo dõi TSCĐ kiêm thủ quỹ: Quản lý séc, tiền mặt, cập nhật sổ
quỹ tiền mặt, sổ vay Ngân hàng, sổ ký quỹ bảo lãnh, đảm bảo chi tiền phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ. Theo dõi tình hình tăng, giảm, phân bổ và trích khấu hao TSCĐ trong toàn Xí nghiệp.
Nhân viên kinh tế tại các đội: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ
của chứng từ phát sinh ban đầu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các đội. Các chứng từ được thu thập, tập hợp, sắp xếp theo từng công trình, hạng mục công trình và định kỳ chuyển lên phòng kế toán Xí nghiệp. Hàng tháng nộp kê khai thuế GTGT đầu vào để Xí nghiệp tập hợp nộp cơ quan thuế. Hàng quý, kế toán đội nộp báo cáo giải trình chi phí liên quan đên hoạt động SXKD của đội có đầy đủ chứng từ gốc kèm theo.
1.6.2. Các chính sách kế toán áp dụng tại Xí nghiệp.
* Chế độ kế toán áp dụng: Xí nghiệp xây dựng số 4 áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
* Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. * Kỳ kế toán: Quý, năm.
* Cơ sở hạch toán: Báo cáo tài chính được lập bằng Đồng Việt Nam theo phương pháp giá gốc.
* Các chính sách kế toán chủ yếu áp dụng:
- Nguyên tắc khi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc hoặc theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị hàng tồn kho gồm giá mua cộng chi phí vận chuyển, chi phí thu mua… Giá trị hàng xuất kho theo giá thực tế đích danh.
- Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí đi vay và chi phí khác: Chi phí đi vay được ghi nhận vào chi phí SXKD trong kỳ phát sinh, trừ khi được vốn hoá theo quy định của Chuẩn mực kế toán số 16 “Chi phí đi vay”. Chi phí trả trước được vốn hoá để phân bổ dần vào chi phí SXKD, gồm chi phí cho mua sắm dụng cụ, thiết bị quản lý, chi phí cho các dự án.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ và khấu hao TSCĐ: TSCĐ của Xí nghiệp được hạch toán theo 3 chỉ tiêu: nguyên giá, khấu hao luỹ kế và GTCL. Nguyên giá của TSCĐ được xác định là toàn bộ chi phí mà đơn vị phải bỏ ra để có được tài sản đó đưa vào sử dụng. TSCĐ được khấu hao theo thời gian sử dụng ước tính, theo phương pháp khấu hao đường thẳng.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu của hợp đồng xây dựng được ghi nhận tương ứng với phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận trong kỳ được phản ánh trên hoá đơn đã lập. Kết quả thực hiện hợp đồng được ước tính đáng tin cậy theo phương pháp đánh giá phần công việc đã hoàn thành.
- Các nghĩa vụ về thuế:
Xí nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Chi phí thuế TNDN hiện hành được xác định trên cơ sở thu nhập chịu thuế TNDN trong năm là 25%.
* Hình thức ghi sổ kế toán:
Xí nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký chung ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các Sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký thu tiền, chi tiền, Sổ Cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, kế toán ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Số liệu ghi trên Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt là căn cứ ghi vào Sổ cái các TK kế toán phù hợp.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã đối chiếu giữa Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 11. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.
Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Nhằm đơn giản hoá công việc kế toán,
Nhằm đơn giản hóa công việc kế toán Xí nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán ACNET của Bộ Xây dựng, được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chung.
2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CPSX VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM XÂY LẮP TẠI chi nh¸nh XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 4 – PHẨM XÂY LẮP TẠI chi nh¸nh XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 4 – CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG CÔNG NGHIỆP.
2.1. Khái quát chung về CPSX và tính giá thành SP tại Xí nghiệp. 2.1.1. Đặc điểm CPSX. 2.1.1. Đặc điểm CPSX.
* CFSX trong đơn vị xây lắp gồm các khoản mục chi phí sau: - Chi phí NVL trực tiếp.
- Chi phí nhân công trực tiếp. - Chi phí sử dụng máy thi công. - Chi phí sản xuất chung.
* Đối tượng hạch toán CPSX: Đối tượng hạch toán CPSX tại Xí nghiệp xây dựng số 4 là từng công trình, hạng mục công trình.
2.1.1.1. Chi phí NVL trực tiếp.
Là khoản chi về vật liệu thực tế phát sinh tại nơi sản xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm. Đối với ngành xây dựng nói chung và đối với Xí nghiệp xây dựng số 4 nói riêng, chi phí NVL trực tiếp là một khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá thành công trình, hạng mục công trình, thường chiếm từ 60% đến 70% tuỳ theo kết cấu của từng công trình. Tổng nghiệp vụ phát sinh lớn nên cần theo dõi hết sức chặt chẽ. Do đặc điểm riêng của sản phẩm xây lắp là mang tính đơn chiếc nên NVL phát sinh thường không cố định và không giống nhau cho mỗi sản phẩm. Mặt khác các công trình thường đặt ở nhiều địa điểm khác nhau, NVL sử dụng lại đa dạng nên việc tìm nguồn cung cấp NVL phải được thực hiện linh hoạt kết hợp với kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ. Công ty không tổ chức kho NVL, NVL do các đội tự mua chuyển thẳng đến chân công trình và sử dụng ngay. Do vậy, chi phí vận chuyển, lưu kho của NVL chiếm tỷ lệ rất nhỏ, CPNVL trực tiếp được tính bằng giá thực tế khi mua hàng gồm giá mua cộng chi phí thu mua (không bao gồm thuế GTGT đầu vào của vật tư, hàng hóa). Trường hợp vật tư đặc biệt thì bên chủ đầu tư (bên A) sẽ đảm nhận cung cấp cho bên thi công để đảm bảo chất lượng công trình. CPNVL trực tiếp sử dụng cho thi công công trình của Xí nghiệp bao gồm:
- NVL chính: Đá, xi măng, cát, sắt, thép, gỗ,… NVL phụ: Sơn, phụ gia khác.
2.1.1.2. Chi phí nhân công trực tiếp.
Chi phí nhân công trực tiếp là khoản thù lao lao động Xí nghiệp phải trả cho người lao động trực tiếp thi công công trình, là một bộ phận cấu thành
nên giá thành sản phẩm. Tỷ lệ của khoản mục chi phí này tính trên tổng chi phí sản xuất xây lắp không lớn, từ 4 đến 8%, nhưng tỷ lệ này thường biến động bởi các điều kiện của công trình thi công và tính chất của từng sản phẩm. Tuy tỷ lệ của khoản mục chi phí này không lớn nhưng việc hạch toán chính xác chi phí nhân công trực tiếp có ý nghĩa lớn, góp phần tạo động lực làm việc cho công nhân, đáp ứng nhu cầu nâng cao đời sống cho người lao động.
Do đặc điểm của ngành xây dựng mang tính thời vụ, địa điểm thi công không cố định nên bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất của Xí nghiệp chủ yếu là lao động thuê ngoài. Chính sách sử dụng lao động của Xí nghiệp có ưu điểm là đáp ứng yêu cầu về tính cơ động, linh hoạt khai thác được hết tài năng của lực lượng lao động thuê ngoài. Đối với lực lượng này, Xí nghiệp giao cho đội trưởng đội thi công theo dõi trả lương theo hợp đồng thuê khoán ngoài, mức khoán dựa trên cơ sở định mức khoán của từng phần công việc.
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm các khoản phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất (lương chính, lương phụ, tiền ăn ca và các khoản có tính chất lương). Xí nghiệp áp dụng hai hình thức trả lương: Trả lương theo sản phẩm và trả lương theo thời gian.
Hình thức trả lương theo thời gian được áp dụng cho CBCNV ở các phòng ban, công nhân điều khiển máy thi công, đội trưởng và bộ máy giúp việc tại đội (gồm cán bộ kỹ thuật, kế toán đội, thủ kho, bảo vệ, một số công nhân có tay nghề). Việc tính lương cho CBCNV ở khối cơ quan dựa vào bảng chấm công được lập hàng tháng, mức lương cơ bản và các khoản khác. Công thức tính lương theo thời gian tại Xí nghiệp như sau:
Hình thức trả lương theo sản phẩm hay còn gọi là hình thức trả lương theo hình thức khoán được áp dụng với lực lượng lao động thuê ngoài nhằm đáp ứng nhu cầu phát sinh tại công trình. Đội trưởng phài lập danh sách thuê nhân công và lập Bảng chấm công. Các hợp đồng giao khoán và bảng chấm công là những chứng từ ban đầu làm cơ sở để tính tiền lương và trả lương theo sản phẩm. Công thức tính như sau:
Đối với công nhân hợp đồng ngắn hạn tiền công căn cứ vào đơn giá tiền công thoả thuận trong hợp đồng lao động và biên bản mghiệm thu khối lượng khoán gọn. Tiền lương khoán = Đơn giá giao khoán x Số ngày làm việc thực tế Tiền lương
theo thời gian =
Lương tối thiểu x Hệ số lương
26 x
Số công thực tế đi làm
Trên cơ sở Hợp đồng khoán gọn xây lắp, căn cứ vào khối lượng công việc được giao, giá nhận khoán, các định mức, đơn giá dự toán thi công … cán bộ phụ trách có trách nhiệm tổ chức nhân công, đồng thời kế toán tiến hành theo dõi, tập hợp và sắp xếp chứng từ theo từng công trình, hạng mục công trình và tiến hành hạch toán ban đầu. Định kỳ, nhân viên kinh tế đội chuyển toàn bộ tài liệu kế toán lên phòng Kế toán Xí nghiệp để tập hợp chi phí nhân công trực tiếp.
2.1.1.3. Chi phí sử dụng máy thi công.
Trong hoạt động SXKD xây lắp, máy thi công là phương tiện hỗ trợ đắc lực không thể thiếu nhất là những công trình, hạng mục công trình phức tạp. Sử dụng máy thi công giúp tăng NSLĐ, đẩy nhanh tiến độ thi công, hạ giá thành sản phẩm. Chi phí sử dụng máy thi công là loại chi phí đặc thù trong lĩnh vực sản xuất xây lắp. Chi phí này bao gồm tất cả các loại chi phí liên quan đến việc sử dụng máy thi công nhằm hoàn thành khối lượng công tác xây lắp như: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công điều khiển máy thi công, chi phí khấu hao,…
Tại Xí nghiệp, khi thi công công trình, các đội sử dụng máy thi công dưới hai hình thức: Sử dụng máy thi công tại Xí nghiệp, máy thi công thuê ngoài. Trong đó, chủ yếu Xí nghiệp sử dụng máy thi công thuê ngoài.
* Máy thi công do Xí nghiệp giao cho đội:
Để tạo quyền chủ động cho các đội xây dựng công trình, Xí nghiệp giao tài sản cho các đội khi đội có nhu cầu sử dụng. Máy thi công tại Xí nghiệp gồm: máy trộn bê tông, máy cán thép, máy vận thăng.
Trong quá trình hoạt động phát sinh các chi phí như: Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân điều khiển máy thi công, chi phí nhiên liệu, CCDC, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí bằng tiền khác. Đối với chi phí NVL, CCDC sử dụng cho máy thi công thì phát sinh ở công trình nào thì tập hợp trực tiếp cho công trình đó.
* Máy thi công thuê ngoài: Với những loại xe máy cần cho thi công trong
trường hợp Xí nghiệp không có đủ, căn cứ vào nhu cầu thi công công trình Xí nghiệp sẽ thuê ngoài.
2.1.1.4. Chi phí sản xuất chung.
CPSXC là các chi phí liên quan đến việc quản lý công trình và toàn bộ hoạt động sản xuất chung của các đội. Các khoản chi phí này phát sinh khá thường xuyên, đa dạng và thường có giá trị nhỏ. Tuy nhiên, khoản chi phí này cũng có vai trò không thể thiếu trong hoạt động SXKD, góp phần đảm bảo cho hoạt động của đội về mọi mặt. CPSXC tại Xí nghiệp gồm:
- Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương, tiền ăn ca và phụ cấp của cán bộ quản lý gián tiếp.
- Chi phí NVL, CCDC dùng cho hoạt động quản lý tại công trường, chi phí về đồ bảo hộ lao động cho công nhân.
- Chi phí khấu hao là giá trị khấu hao máy móc phục vụ cho công tác