Các bƣớc đàm phán:
Để tiến tới ký kết hợp đồng mua bán với nhau giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu thì phải trải qua một quá trình giao dịch. Trải qua các bước giao dịch chủ yếu như sau:
Các bước giao dịch của hoạt động thương mại quốc tế có thể tóm tắt qua hình sau:
Hình 2.1: Các bƣớc giao dịch của hoạt động thƣơng mại quốc tế
(Nguồn: Tác giả)
Hỏi giá ( Inquiry)
Đây được coi là bước đầu khi giao dịch. Nếu theo phương diện thương mại thì đây là việc
người mua đề nghịngười bán cho mình biết giá cảvà điều kiện để mua hàng
Bước hỏi giá bao gồm như: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng mà bên mua mong muốn. Giá cả mà người mua hàng có thể trả cho mặt hàng thường được giữ
kín. Và tránh mất thời gian, người mua cần nêu rõ những điều kiện mà mình mong muốn để làm
cơ sở cho việc quy định giá như: loại tiền, thể thức thanh toán, điều kiện giao hàng
Chào hàng (Offer)
Trong chào hàng luôn nêu rõ : tên hàng, quy cách, phẩm chất, giá cả sốlượng, điều kiện giao hàng, thời gian mua hàng, điều kiện thanh toán, bao bì ký mã hiệu, thể thức giao nhận….Trong trường hợp hai bên đã có quan hệ mua bán với nhau từtrước hoặc điều kiện chung
Hỏi giá Chào hàng Đặt hàng Hoàn giá
Chấp nhận Xác nhận
Sinh Viên Thực Hiện: Trương Thị Ngọc Dung Trang 15 giao hàng thì giá chào hàng chỉ nêu những nội dung cần thiết cho lần giao dịch đó như tên hàng.
Những điều kiện còn lại sẽ áp dụng những hợp đồng đã ký trước đó hoặc theo điều kiện chung giao hàng giữa hai bên
Trong thương mại quốc tếngười ta phân biệt hai loại chào hàng chính : chào hàng cốđịnh (Firm offer) và chào hàng tự do ( Free offer)
Đặt hàng (oder)
Đây là lời đề nghị ký kết hợp đồng từ người mua đưa ra dưới hình thức đặt hàng. Trong
đặt hàng người mua nêu cụ thể vềhàng hóa định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng
Việc đặt hàng thường nêu: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời hạn giao hàng và một sốđiều kiện riêng biệt đối với lần đặt hàng đó. Về những điều kiện khác, hai bên áp dụng
điều chung về thỏa thuận với nhau hoặc theo những điều kiện của hợp đồng ký kết lần trước.
Hoàn giá (Counter –offer)
Khi nhận được chào hàng ( hoặc đặt hàng ) nếu không chấp nhận hoàn toàn giá chào hàng
đó mà muốn đưa ra một đề nghị mới thì đề nghị mới này là hoàn giá, chào hàng trước coi như hủy bỏ trong thực tế, một lần giao dịch thường trải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc
Chấp nhận giá (Acceptance)
Chấp nhận là sựđồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của chào hàng (hoặc đặt hàng) mà
phía bên kia đưa ra khi hợp đồng được thành lập. Một chấp thuận có hiệu lực về mặt pháp luật, cần phải đảm bảo những điều kiện dưới đây:
- Phải được chính người nhận giá chập nhận
- Phải đồng ý hoàn toàn vềđiều kiện với mọi nội dung của chào hàng - Chấp nhận phải được truyền đạt đến người phát ra đề nghị
Sinh Viên Thực Hiện: Trương Thị Ngọc Dung Trang 16
Xác nhận ( Confirmation)
Hai bên mua bán sau khi đã đi vào thống nhất thỏa thuận với nhau với các điều kiện giao dịch, có thể cẩn thận ghi lại mọi điều đã thỏa thuận gửi cho bên kia. Đó là văn kiện xác nhận. Văn
kiện do bên bán gửi thường gọi là nhận bán hàng do bên mua gửi và giấy xác nhận mua hàng. Xác nhận thường được lập thành 2 bản, bên xác nhận ký trước rồi gửi cho bên kia. Bên kia ký xong giữ lại một bản rồi gửi trả lại một bản
Các hình thức đàm phán:
- Có 3 hình thức đàm phán chủ yếu đó là giao dịch đàm phán qua thư tín, giao dịch đàm phán qua điện thoại, giao dịch đám phàn trực tiếp.
Giao dịch đám phán qua thư tín:
Hiện nay, đàm phán thông qua thư tín vẫn còn là một hình thức chủ yếu để giao dịch giữa các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường qua thư tín. Ngay cả
sau này khi cảhai bên đã có điều kiện gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì quan hệcũng phải qua thư
tín
So với việc gặp thì giao dịch qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí. Trong cùng một lúc có thể giao dịch với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau. Người viết thư có điều kiện cân nhắc suy nghĩ trannh thủ ý kiến của nhiều người và có thể khéo léo dấu kín ý định thực sự của mình.
Những việc giao dịch qua thư tín thường đòi hỏi nhiều thời gian chờđợi. Tuy nhiên với sự
phát triển của Internet như hiện này thì nhược điểm này đã được khắc phục phần nào.
Giao dịch đàm phán qua điện thoại:
Việc đàm phán qua điện thoại nhanh chóng, giúp các nhà kinh doanh tiến hành đám phán
Sinh Viên Thực Hiện: Trương Thị Ngọc Dung Trang 17
đám phán bằng điện thoại thường bị hạn chế. Mặc khác, trao đổi bằng điện thoại khó có thể làm bằng chứng cũng như không thể trình bày chi tiết cho 2 bên cùng nhau hiểu. Chính vì thế, điện thoại chỉđược dùng trong những trường hợp cần thiết, hoặc trường hợp mà mọi điều kiện đã thỏa thuận song chỉ cần chờ xác nhận một vài chi tiết…
Giao dịch đàm phán gặp trực tiếp
Giao dịch đàm phán gặp trực tiếp là một hình thức đàm phán vô cùng quan trong. Việc gặp gỡ trực tiếp giúp cho hai bên có thểtrao đổi về mọi điều kiện giao dịch, về những vấn đề liên
quan đến việc ký kết hợp đồng. Hình thức này đẩy mạnh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín hoặc điện thoại kéo dài quá lâu mà không có kết quả
Hình thức này thường được sử dụng khi có nhiều điều kiện phải giải thích cặn kẽ để
thuyết phục nhau hoặc là những hợp đồng lớn và phức tạp.
Ký kết hợp đồng:
Sau khi tiến hành giao dịch đám phán nếu kết quả thành công thì 2 bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng xuất khẩu. Hợp đồng xuất khẩu thường được đánh máy dưới hình thức văn bản. Ở nước ta, hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các đơn vị xuất khẩu. Đây là hình
thức tốt nhất để bảo vệ quyền lợi của hai bên. Ngoài ra nó còn tạo thuận lợi cho thống kê, theo dõi, kiểm tra việc ký kết hợp đồng.
Khi ký kết hợp đồng, các bên cần chú ý một sốquan điểm sau như:
+ Cần có sự thỏa thuận thống nhất giữa hai bên về tất cả mọi điều khoản cần thiết trước khi ký kết hợp đồng
+ Mọi điều kiện được ghi trong hợp đồng cần rõ ràng, trách tình trạng mập mờ, dẫn đến 2 bên có thể suy luận ra nhiều cách.
Sinh Viên Thực Hiện: Trương Thị Ngọc Dung Trang 18 + Mọi điều khoản được ghi trong hợp đồng phải đúng theo luật lệ của hai quốc gia và thông lệ
quốc tế.
+ Ngôn ngữ của hợp đồng là ngôn ngữ hai bên cùng chọn và thông hiểu.
Hợp đồng xuất khẩu thường có những phần sau:
Số hợp đồng
Ngày và nơi ký hợp đồng.
Tên và địa chỉ của các bên ký kết
Các điều khoản của hợp đồng như:
o Tên hàng, quy cách phẩm chất, sốlượng, bao bì, ký mã hiệu o Giá cả, đơn giá, tổng giá
o Thời gian va địa điểm giao hàng, điều kiện giao hàng o Điều kiện thanh toán
Điều kiện khiếu nại, trọng tài o Điều kiện bất khả kháng o Chữ ký của hai bên
Với những hợp đồng phức tạp nhiều mặt hàng thì có thêm phục lục là những bộ phận không thể
Sinh Viên Thực Hiện: Trương Thị Ngọc Dung Trang 19