• Sau khi nhận được sự phân công của người phụ trách, nhân viên giao nhận hàng hóa XNK thực hiện công việc sau:
- Nhận yêu cầu xuất hàng theo bảng phân công hằng ngày - Nhận Booking và kiểm tra
SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 45 Cửa khẩu xuất
Thời gian xuất, chú ý giờ cut line (thời gian nhận hàng) Tên tàu, cảng đến
Người liên hệđóng hàng của đại lý tại cảng, sân bay
- Nhận packing list và kiểm tra mã hàng, sốlượng, trọng lượng, quy cách đóng gói - Đối chiếu sốlượng hàng hóa với số khối trên Booking đểđảm bảo đủ chỗđóng hàng - Kiểm tra, đối chiếu mẫu sản phẩm với bảng định mức NVL, mẫu vải lưu, mẫu nhãn chính…
- Liên hệ với các đơn vị sản xuất để nắm tình hình hàng hóa sẵn sang xuất kho
- Xem kế hoạch bố trí, điều xe hoặc Cont chởhàng để thông báo cho các đơn vị sản xuất thời gian lấy hàng.
- Lấy các chứng từ hàng hóa cần thiết gửi kèm theo hàng
- Hỗ trợ nhân viên Hải quan đóng lệ phí và rút tờ khai Hải quan xuất
- Nhận hàng từ thủ kho Công ty hoặc các đơn vị sản xuất, giám sát việc xếp hàng lên xe hoặc container theo đúng số kiện đã khai báo và theo yêu cầu xếp hàng của khách, ký phiếu xuất kho thành phẩm.
- Nhắc nhở lái xe Công ty và lái xe các công ty vận tải tuân thủ đúng giờ giấc để kịp thời gian thanh lý tờ khai tại cảng theo yêu cầu trên booking của các đại lý hang tàu
- Tiến hành kiểm hóa Hải quan
- Hạ bãi container hoặc đóng hàng vào kho (container), thanh lý TK tại HQ giám sát
- Bàn giaoTK đã hoàn tất thủ tục xuất khẩu cho phụ trách Tổ giao nhận vào sổ theo dõi và chuyển cho nhân viên chứng từ XNK
SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 46
✓ Ghi chú: tùy đại lý, hãng tàu có thể đóng phí cấp cont, nâng hạ trước hoặc sau khi giao hàng,
• Cụ Thể Hàng Xuất Bằng Container Đóng Bãi Của Công Ty
- Trước ngày giao hàng phụ trách giao nhận xắp xếp xe đúng với số lượng hàng cần vận chuyển
- Xuất 599 kiện hàng ra cảng để xuất sang France cần 6 xe chở hàng gồm: 1 xe 15 chỗ, 2 xe 1.5 tấn, 2 xe 2.5 tấn và 1 xe 5 tấn.
- Đến ngày giao hàng 6 xe này đến công ty và chất hàng lên xe và đưa ra cảng Cát Lái. Cửa khẩu xuất hàng tại ICD TRANSIMEX khu vực IV.
- Chuẩn bị mẫu lưu của TKXK
- Nhân viên làm chứng từ của Công ty đến Cục Hải quan Tp. Hồ Chí Minh,nhân viên Hải quan mở TK có số26266 , rút TKHQ, đưa ra bộ phận HQ kiểm hóa.
- Đóng lệ phí Hải quan, sau khi làm thủ tục Hải quan, liên hệ Hải quan giám sát bãi để đóng hàng vào Container.
- Ra cảng Cát Lái liên hệhãng tàu ghi trên Booking đểđổi lệnh cấp Container
- Đến thương vụ đóng tiền chuyển Container đóng bãi cầm lệnh cấp Container đã có đóng dấu thu tiền của phòng thương vụ đến phòng điều độ xin cấp Container theo như yêu cầu trên lệnh cấp Container.
- Lấy số Container là APZU4286817 của hãng tàu Blue Anchor Line, nhập số Cont để tra vị trí cont Kiểm tra cont sạch, tốt đủđiều kiện đóng hàng thì nhận cont này Đề nghịđiều độ cấp giấy điều công nhân bốc xếp.
SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 47 - Liên hệ công nhân và điều xe tới vị trí cont. đểđóng hàng vào cont.. Đóng xong liên hệ đội trưởng của công nhân để lấy phiếu bấm seal, cầm phiếu này trở lại điều độ đóng dấu xác nhận.
- Cầm tờkhai đã thông quan, phiếu bấm seal đã có xác nhận và biên bản bàn giao tới Hải quan bãi đểđóng dấu tiếp nhận TK.
- Nhận thêm giấy xác nhận đã vào sổ HQ (chỉ có thông tin số TK, chi cục HQ, ngày, tháng…) chưa có dấu trên giấy này. Trở lại phòng thanh lý vào sổtàu đóng dấu lên giấy xác nhận vào sổHQ, người ta giữ lại một biên bản bàn giao trả lại TK và giấy xác nhận vào sổ HQ.
- Cầm giấy này và TK có ghi thông tin tàu, chuyến, seal , số cont tới bàn vào sổ tàu, nhận lại TKHQ và phiếu xác nhận chính thức in thông tin TK, giờ tàu.
- Hoàn thành thủ tục xuất hàng.
❖ Cấp giấy tờ liên quan tới lô hàng
• Phát hành Vận đơn (House Bill of Lading)
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồsơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng.
Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng để lập chứng từ hàng xuất. Công việc cụ thể của nhân viên chứng từnhư sau:
- Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục xuất hàng hay chưa.
- Lấy sốcontainer báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên tàu - Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn.
- Người gửi hàng chịu trách nhiệm cân đong, đo đếm và đóng hàng của mình vào container và niêm phong kẹp chì trước khi giao cho người chuyên chở vì thế miễn trách nhiệm cho người
SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 48 chuyên chở về số lượng, chất lượng hàng hóa bên trong container, trên vận đơn thường có ghi chú “said to contain” “Shipper’sload, countand seal” (đóng xếp hàng, đếm hàng và kẹp chì do người gửi hàng chịu trách nhiệm).
- Sau khi có đầy đủ những thông tin trên, bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ phát hành vận đơn (House Bill of Lading) cho người gửi hàng. Đồng thời, gửi thông tin cho hãng tàu liên quan phát hành vận đơn cho công ty Uni - Global (Master Bill of Lading) số: HDMUHMWB0245587
• Thực xuất tờ khai
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty.Bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất. Nhân viên giao nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất. Gửi bộ chứng từcho đại lí công ty Uni - Global ởnước ngoài.
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất, nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tảsơ lược về lô hàng vận chuyển: Shipper/ Consignee, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA (Ngày đi/ngày dự kiến đến), Số vận đơn (HBL,MBL), loại vận đơn (Surrender, Original, Sea Waybill…), hợp đồng, Invoice, Packing List cho đại lý để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến, đính kèm là bản sao HBL, MBL.
4.7Lập bộ chứng từ thanh toán
Lập chứng từ kế toán: Dựa vào Booking Profile, nếu điều khoản vềcước phí là trảtrước (Freight Prepaid) thì nhân viên chứng từ sẽ làm Debit Note (giấy báo nợ) gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ. Chỉkhi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan (THC, Bill fee, Seal fee…) giống báo giá thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ.
SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 49
Trong trường hợp cước phí trả sau (Freight Collect) nhân viên chứng từ sẽ làm Debit Note (giấy báo nợ) thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉđóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.
Quyết toán và lưu hồ sơ: Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và vào sổ người giao nhận phải Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh, người giao nhận sẽ trả chứng từ lại cho khách và công ty cũng lưu lại một bộ. Đồng thời, kèm theo đó là một bản Debit Note (giấy báo nợ) (1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty ). Trên đó gồm: các khoản chi phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí khác…Sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợnày. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng vứi debit note quyết toán với khách hàng.
4.8. Khiếu nại và thanh lý hợp đồng
Trong suốt quá trình thành lập Công ty luôn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các bạn hàng, đối tác và tạo được sựtin tưởng trong quá trình thực hiện hợp đồng không xảy ra mâu thuẫn hay tranh chấp. tuy nhiên có thể có những mâu thuẫn nhỏ xảy ra nhưng công ty và đối tác giải quyết ổn thỏa trong quá trình đàm phán. Vì thế công ty tạo được sự tín nhiệm trong bạn hàng và các đối tác.
Sự tín nhiệm của bạn hàng đã giúp công ty có nhiều mối quan hệ tốt đẹp với hầu hết các bạn hàng trong và ngoài nước. Điều đó giúp công ty có nhiều hợp đồng được ký kết, mua bán dài hạn với đối tác. Đã đưa kim ngạch xuất khẩu của công ty tăng nhiều đáng kể so với những năm gần đây.
Theo tập quán thương mại quốc tế thì sau khi giao hàng xong thì người bán vẫn chưa hết trách nhiệm với hàng hóa của mình chỉ khi hàng hóa giao lên tàu hoặc cho người vận chuyển thì lúc đó người bán mới hết trách nhiệm của mình. Tùy theo điều kiện giao hàng mà nghĩa vụ của
SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 50
người bán sẽ được quy định cụ thể. Vì vậy quyền sở hữu hàng hóa từ người bán chuyển sang người mua khi người mua chấp nhận hàng.
Như vậy, chỉ khi nào hết thời hạn khiếu nại của hợp đồng mà người mua không khiếu nại gì thì công ty mới hoàn toàn hết trách nhiệm. Trường hợp nếu có xảy ra khiếu nại với khách hàng thì công ty sẽcó phương hướng đàm phán tìm cách giải quyết vấn đề một cách ổn thỏa nhất tránh tình trạng hủy hợp đồng thì sẽ gây tổn thất cho công ty.
4.9. phân tích tình hình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty UNI – GLOBAL