a. Khắc phục những chậm trễ trong việc tiếp nhận bộ chứng
5.1.1. Nguyên nhân của những sự chậm trễ
Những chậm trễ trong việc hoàn thành bộ chứng từđang trở thành một vấn đề nghiêm trọng. Sai sót của con người là một trong những nguyên nhân lớn và cũng có thể do năng lực công tác của nhân viên trong những cơ quan hữu quan gây nên. Những nguyên nhân phổ biến nhất của sự chậm trễ:
- Người xuất khẩu gởi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được yêu cầu - Các sai sót về những thông tin giữa các chứng từ
- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên cảng, Hải quan và các cơ quan - Khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng
SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 66
b.Khắc phục những chậm trễ sai sót
Để khắc phục những vấn đềnhư thế cần phải có nhân viên đúng chức năng giải quyết công việc chứng từ. Trong quá trình nhận bộ chứng từ của người xuất khẩu, cán bộ lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thông tin về hàng hoá giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với người xuất khẩu để tìm hiểu nguyên nhân các sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từcho ăn khớp với nhau.
Bên cạnh đó thực tế cho thấy tại Phòng kinh doanh dịch vụ XNK có thể có 1 hay 2 nhân viên đảm nhận một thương vụ từ khâu chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ khai báo Hải quan cho đến khi vận chuyển hàng đến cho ngời nhập khẩu. Vì vấn đề xảy ra là có nhiều thương vụ cùng làm trong một thời gian nên phải chia cán bộ, nhân viên ra đểlàm, như vậy khi xảy ra trục trặc nào đó trong một công ty.
Như vậy vấn đề này có thểđược giải quyết một cách tốt hơn là xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ công việc trong trình tựđó, mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn trong lĩnh vực đó, đẩy nhanh được tiến độ công việc.
Trong quá trình lập một số chứng từ cần thiết, thì cần phải có sự cập nhật thông tin, các văn bản hớng dẫn của cấp trên cũng như của các cơ quan hữu quan có liên quan phải tuyệt đối tuân theo những quy định mẫu đã có sẵn.
Trong quá trình kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế nếu phát hiện có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên bản chứng nhận về tình trạng của hàng hoá” và giải quyết sự sai lệch giữa thực tế và chứng từđó theo luật định của Hải quan.
SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 67 Với kinh nghiệm của mình thì công ty đã giải quyết được những vướng mắc khó khăn trong