7. Kết cấu của đề tài
1.3.2. Tổ chức và quản lý hoạt động thu BHXH
1.3.2.1. Tổ chức hoạt động thu Bảo hiểm xã hội
Ngƣời sử dụng lao động, cơ quan, doanh nghiệp quản lý các đối tƣợng tham gia có trách nhiệm đăng kí tham gia BHXH với cơ quan BHXH đƣợc phân công quản lý nhằm xác định số lƣợng ngƣời tham gia BHXH để thông báo với cơ quan chức năng có thẩm quyền về BHXH. Đây là khâu đầu tiên trong quá trình thu và quản lý thu quỹ BHXH, tuỳ vào mỗi nƣớc mà có quy định khác nhau trong việc nộp hồ sơ đăng kí tham gia BHXH cho ngƣời lao động nhƣng nhìn chung hồ sơ đăng kí tham gia BHXH thƣờng bao gồm:
+ Các quy định, công ƣớc đăng kí tham gia BHXH;
+ Danh sách lao động và quỹ tiền lƣơng trích nộp BHXH; + Hồ sơ hợp lệ về đơn vị và NLĐ trong danh sách.
Cơ quan BHXH tiếp nhận, thẩm định danh sách tham gia BHXH, số tiền lƣơng phải đóng hàng tháng.
Đơn vị quản lý đối tƣợng căn cứ thông báo hoặc hợp đồng đã ký kết với cơ quan BHXH tiến hành cấp sổ BHXH.
Sau quá trình đăng kí tham gia BHXH cho ngƣời lao động: cơ quan BHXH định kỳ (theo quy định của từng nƣớc) sẽ tiến hành thu BHXH từ ngƣời tham gia BHXH hoặc từ các đơn vị, cơ quan sử dụng lao động tham gia BHXH thông qua việc mở tài khoản tại ngân hàng hoặc tại kho bạc Nhà nƣớc. Hoặc cũng có thể đến trực tiếp từng đơn vị, từng ngƣời tham gia BHXH để thu đóng góp BHXH. Quá trình thu đƣợc tiến hành theo hai cách nhƣ sau:
Trƣờng hợp 1: Cán bộ BHXH phải trực tiếp thu BHXH từ ngƣời tham gia BHXH: trƣờng hợp này cán bộ BHXH hoặc bộ phận chuyên trách thu của cơ quan BHXH sẽ trực tiếp thu đóng góp từ ngƣời tham gia BHXH. Họ sẽ xuống tận cơ sở, nơi ngƣời lao động làm việc để trực tiếp thu.
Trƣờng hợp 2: Cơ quan BHXH thu thông qua NSDLĐ hoặc thông qua đại lý thu của mình nhƣ Ngân hàng, bƣu điện, thông qua cơ quan thuế…Cơ quan BHXH thƣờng mở tài khoản tại ngân hàng hoặc tại kho bạc nhà nƣớc để công việc chuyển tiền từ NSDLĐ và các đại lý thu đến cơ quan BHXH đƣợc thuận lợi hơn. Khi đó, NSDLĐ đƣợc giao kết là đại lý cho cơ quan BHXH sẽ tiến hành thu BHXH từ NLĐ sau đó chuyển toàn bộ đóng góp BHXH của cả NSDLĐ và NLĐ cho cơ quan BHXH có kèm theo báo cáo số thu nộp BHXH và danh sách lao động nộp BHXH thông qua việc chuyển khoản vào tài khoản của cơ quan BHXH đã đƣợc mở tại Ngân hàng hoặc tại kho bạc Nhà nƣớc.
Hàng tháng nếu có sự biến động so với danh sách đã đăng kí tham gia BHXH, đơn vị quản lý đối tƣợng lập danh sách điều chỉnh theo mẫu quy định gửi cơ quan BHXH có chức năng để kịp thời điều chỉnh, xử lý.
1.3.2.2. Quản lý thu Bảo hiểm xã hội
Việc tham gia BHXH là nhiệm vụ, nghĩa vụ của các đơn vị sử dụng lao động nhằm thực hiện quyền lợi cho NLĐ nhằm thực hiện quyền lợi cho NLĐ. Việc đóng góp vào quỹ BHXH của các bên tham gia BHXH là tất yếu vì nguyên
tắc có đóng có hƣởng. Vậy thu từ đóng góp của những ngƣời tham gia BHXH là nguồn thu chủ yếu quan trọng nhất cho quỹ BHXH ở hầu hết các quốc gia.
Nhiệm vụ của công tác thu là phải thu đúng, thu đủ, thu đúng đối tƣợng và rõ ràng minh bạch nhằm đảm bảo tính công bằng và quyền lợi giữa những ngƣời tham gia BHXH. Bên cạnh đó cần phải tổ chức theo dõi, ghi chép kết quả đóng BHXH của từng ngƣời, đơn vị để làm cơ sở cho việc tính mức hƣởng BHXH theo quy định.
Hơn nữa, công tác thu BHXH có những đặc điểm sau:
+ Số đối tƣợng phải thu là rất lớn và gia tăng theo thời gian nên công tác quản lý thu BHXH là rất khó khăn và phức tạp.
+ Công tác thu mang tính chất định kỳ, lặp đi lặp lại do đó khối lƣợng công việc là rất lớn đòi hỏi nguồn nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác thu cũng phải tƣơng ứng.
+ Đối tƣợng thu là tiền nên dễ xảy ra sai pham, vi phạm đạo đức và lạm dụng quỹ vốn tiền thu BHXH.
Do vậy, công tác quản lý thu BHXH cũng là nhiệm vụ quan trọng và khó khăn của ngành BHXH. Để công tác thu BHXH đạt hiệu quả cao thì đòi hỏi phải có quy trình quản lý thu chặt chẽ hợp lý, khoa học nhất là trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ hiện nay. Vì vậy, công tác quản lý thu BHXH phải đƣợc tổ chức chặt chẽ, thống nhất trong cả hệ thống từ lập kế hoạch thu, phân cấp thu, ghi kết quả đặc biệt là quản lý tiền thu quỹ BHXH…
Trong quá trình tiến hành công tác thu với phƣơng châm là thu đúng đối tƣợng, đúng phạm vi thu và quan trọng hơn nữa là thu đƣợc đủ số tiền đóng BHXH từ các đối tƣợng tham gia BHXH thì việc tăng cƣờng công tác quản lý thu BHXH là vấn đề đƣợc các cơ quan quản lý và mọi ngƣời rất quan tâm. Để hình thành nên một kế hoạch thu, một chính sách thu BHXH thích ứng với cơ chế quản lý kinh tế đang trong quá trình đổi mới, đòi hỏi phải nghiên cứu, giải quyết hàng loạt vấn đề cả về lý luận và thực tiễn.
1.3.3. Tổ chức và quản lý hoạt động thoái thu bảo hiểm xã hội
Tổ chức và quản lý hoạt động thoái thu BHXH đƣợc quy định tại:
- Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14 tháng 4 năm 2017 Quyết định ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.
- Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020 của BHXH Việt Nam về việc sửa đổi, bổ sung một số điều quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo quyết định số 595/QĐ- BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
1.3.3.1. Các trường hợp hoàn trả
a) Đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật hoặc di chuyển nơi đăng ký tham gia đã đóng thừa tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
b) Các trƣờng hợp hoàn trả BHXH tự nguyện, BHYT.
c) Đơn vị chuyển tiền vào tài khoản chuyên thu không thuộc trách nhiệm quản lý thu của cơ quan BHXH tỉnh, huyện theo phân cấp.
d) Số tiền đơn vị, cá nhân đã chuyển vào tài khoản chuyên thu không phải là tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
đ) Kho bạc hoặc ngân hàng hạch toán nhầm vào tài khoản chuyên thu. e) Trƣờng hợp một ngƣời có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho ngƣời lao động số tiền đơn vị và ngƣời lao động đã đóng vào quỹ hƣu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của ngƣời sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.
g) Trƣờng hợp đóng BHXH cho ngƣời lao động không thuộc đối tƣợng tham gia BHXH bắt buộc.
1.3.3.2. Trình tự hoàn trả Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế a) Hồ sơ đề nghị hoàn trả
- Các trƣờng hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN do nguyên nhân từ ngƣời sử dụng lao động và ngƣời lao động đóng trùng, ngƣời tham gia thuôc nhiều đối tƣợng đóng BHYT, thủ tục hoàn trả thực hiện theo điều 23 và điều 26 quyết định 595/QĐ-BHXH:
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS). Sổ BHXH đối với ngƣời tham gia BHXH tự nguyện, ngƣời có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau nộp tất cả các sổ BHXH.
Văn bản chứng thực hoặc bản kèm theo bản chính Giấy chứng tử đối với trƣờng hợp chết.
Số lƣợng hồ sơ: 01 bộ.
- Các trƣờng hợp còn lại: đơn vị hoặc ngân hàng, kho bạc có văn bản đề
nghị.
b) Bộ phận Quản lý thu phối hợp với bộ phận KH-TC xác định nguyên nhân, số tiền đã đóng thừa, số tiền chuyển nhầm, hạch toán nhầm vào tài khoản chuyên thu trình Giám đốc BHXH.
c) Giám đốc BHXH ra quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS), gửi 01 bản
cho bộ phận KH-TC lƣu và làm thủ tục chuyển tiền, gửi bộ phận Quản lý thu 01 bản. Trƣờng hợp ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nƣớc hạch toán nhầm thì gửi 01 bản cho ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nƣớc đó để kiểm soát.
1.3.3.3. Mức hoàn trả
Tại tiết e điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14 tháng 04 năm 2017 nêu rõ:
“Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho NLĐ số tiền đơn vị và NLĐ đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của
NSDLĐ), không bao gồm tiền lãi”.
Do vậy, trƣờng hợp NLĐ có thời gian tham gia BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH sẽ thực hiện hoàn trả lại số tiền đóng đã đóng vào Quỹ hƣu trí, tử tuất (22%) và quỹ BHTN (2%) cho NLĐ.
1.4. Kế toán thu và thoái thu BHXH tại đơn vị Bảo hiểm xã hội