Sơ đồ 4.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Khai Ánh Sáng Vina.
Cơng ty TNHH Khai Ánh Sáng Vina có cơ cấu tổ chức như sơ đồtrên: đứng đầu là giám đốc, sau đó là các phịng ban.
Cơ cấu tổ chức của Công ty theo hệ thống hỗn hợp, vừa tham mưu vừa trực tiếp. nhìn chung Cơng ty được tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức năng do đó tránh được tình trạng tập trung toàn bộ các vấn đề quản lý cho giám đốc.
Theo mơ hình quản lý này, các vấn đề phát sinh sẽ do các cán bộ phụ trách quản lý. Đối với những vấn đề chung của Công ty sẽ có sự bàn bạc của giám đốc. khi đó các bộ phận chức năng đề xuất ý kiến, giám đốc sẽlà người đưa ra quyết định cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệm rõ ràng giữa các phịng ban trong Cơng ty.
4.1.5Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban.
Nhân sựcác phòng ban được phân bố như sau:
Bảng 4.1 : Sốlƣợng nhân sự của Cơng ty Phịng Ban Sốlƣợng nhân viên
Giám Đốc 1 Phịng Marketing 3 Phịng Kế Tốn 2 Phòng Đại Lý 3 Phòng Xuất Nhập Khẩu 6 Bộ Phận Chứng Từ 2 Bộ Phận Giao Nhận 4 Tổng cộng 21 Giám Đốc:
Là người có quyền hành cao nhất điều hành mọi hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty, quyết định tất cả các vấn đề liên quan tới hoạt động của Công ty.
Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật của Công ty, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty, ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty, kiến nghịphương án bốtrí cơ cấu tổ chức Cơng ty.
Là người chịu trách nhiệm quản lý và phụ trách những công việc nhất định.
Giám đốc cũng là người trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng dịch vụ, đồng thời cũng là người đứng ra giao dịch tìm kiếm khách hàng cho Cơng ty.
Phịng Marketing:
Phịng Marketing có nhiệm vụ đề ra các chính sách, kế hoạch và tổ chức các công việc Marketing một cách hiệu quả.
Tìm kiếm nguồn hàng, các đối tác trong và ngoài nước, đưa ra các phương thức kinh doanh thích hợp đểđẩy mạnh q trình kinh doanh.
Nghiên cứu mở rộng thịtrường, liên hệ, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và nhu cầu của các đối thủ cạnh tranh để có những chiến lược thích hợp.
Tham khảo thịtrường để có những chính sách khai thác giá cả hợp lý so với các đối thủ cạnh tranh.
Ngồi ra, phịng Marketing cịn đảm nhận việc liên hệ với các đại lý hãng tàu, ký kết hợp đồng vềcước vận tải, giá giao nhận.
Phòng Kế Tốn:
Phịng Kế Tốn có nhiệm vụtính tốn, ghi chép đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phân tích và phản ánh đúng đắn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo định kỳhàng tháng, q, năm.
Ngồi ra, phịng kế tốn cịn có nhiệm vụ được thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về tài chính theo luật định, quản lý chặt chẽ tài sản của Công ty, lập báo cáo thống kê, quyết tốn chính xác, đầy đủ và kịp thời, bảo quản và lưu trữ các hồsơ.
Kịp thời định khoản nợ phải thu, phải trả, nguồn tiền quỹ của Công ty, quản lý tín dụng, phối hợp với các bộ phận khác lập kế hoạch vay, trả, thu tiền khách hàng và sử dụng vốn.
Phòng đại lý:
Ngồi ra, phịng đại lý còn giữ chức năng phát hành lệnh giao hàng và làm vận đơn cho hàng xuất.
Nhận thông tin từ khách hàng, liên hệkhách hàng đểtrao đổi thông tin về việc xuất nhập hàng hoá, liên hệtrao đổi, với đại lý nước ngồi về thơng tin hàng xuất và nhận thơng tin hàng nhập từđại lý.
Phịng xuất nhập khẩu:
Đóng vai trị hết sức quan trọng trong hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu của Cơng ty.
Phịng được chia làm 2 bộ phận:
Bộ phận chứng từ:
Theo dõi, quản lý, lưu trữ các chứng từ, công văn.
Soạn thảo bộ hồ sơ hải quan, các công văn cần thiết giúp cho hoạt động của người giao nhận khơng gặp khó khăn.
Thường xun theo dõi q trình làm hàng, liên lạc với người giao nhận để thông báo những thông tin cần thiết về lô hàng.
Sắp xếp lịch tàu, thơng báo tình trạng hàng hố cho khách hàng.
Bộ phận giao nhận:
Chịu trách nhiệm tiến hành các thủ tục hải quan, thuê phương tiện vận tải.
Nhân viên giao nhận ra cảng, sân bay làm thủ tục giao nhận hàng đồng thời liên hệ với các Công ty vận tải nội địa giao hàng đến kho.
4.2 Tình hình hoạt động kinh doanh trong 3 năm gàn đây 2014 – 2015 – 2016. 4.2.1Cơ cấu dịch vụ. 4.2.1Cơ cấu dịch vụ.
Bảng 4.2 Kết quả kinh doanh của Cơng ty theo cơ cấu loại hình kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2014 – 2015 – 2016.
Đơn vị tính: 1.000.000 đồng
Chỉ tiêu 2014 2015 2016
Doanh thu từ hoạt động giao nhận 5.598 7.999 11.598,55
Doanh thu từđại lý 3.199 4.698 6.906,06
Doanh thu từ hoạt động kinh doanh 2.783 3.908 5.663,04
Tổng doanh thu 11.58 16.605 24.167,65 0 2,000 4,000 6,000 8,000 10,000 12,000 14,000
doanh thu từ HĐ giao nhận Doanh thu từ đại ly doanh thu từ HĐ kinh doanh
2014 2015 2016
Biểu đồ 4.1 Biểu đồ cột thể hiện kết quả kinh doanh của cơng ty theo cơ cấu loại hình kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2014 – 2015 – 2016.
Nhận xét:
Qua số liệu ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty KAS đều tăng qua các năm và ổn định.
Đặc biệt, doanh thu từ hoạt động giao nhận cao nhất trong ba loại hình kinh doanh của Cơng ty. Đây cũng là một kết quảđáng kỳ vọng cho Công ty. Cụ thể doanh thu từ hoạt động giao nhận năm 2014 là 5.598 tỷ đồng, tăng lên 7.999 tỷ đồng năm 2015, tăng lên 11.598,55 năm 2016 tương ứng tăng 6 tỷđồng so với năm 2014.
Giống với doanh thu từ hoạt động giao nhận thì doanh thu từ hoạt động đại lý cũng có xu hướng tăng từ 3.199 tỷđồng năm 2014 lên 6.906,06 tỷ đồng năm 2016, tương ứng tăng 3,7 tỷđồng.
Doanh thu từ hoạt động kinh doanh cũng tương đối giống với hoạt động đại lý, doanh thu tăng đều qua các năm. Năm 2014 là 2.783 tỷđồng tăng lên 5.663,04 tỷđồng năm 2016, tăng 3,2 tỷđồng.
Nhìn chung doanh thu của Cơng ty có xu hướng tăng trong 3 năm qua, trong đó đứng đầu là doanh thu từ hoạt động giao nhận, sau đó là doanh thu từ hoạt động đại lý và cuối cùng là doanh thu từ hoạt động kinh doanh. Như vậy thế mạnh của Cơng ty tại thời điểm này chính là hoạt động giao nhận.
Có những nguyên nhân giúp cho kinh doanh của công ty ổn định và phát triển như sau: Nguyên nhân bên trong: đội ngũ nhân viên cơng ty đã hồn thành cơng việc xuất sắc, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cùng với sự chuyen nghiệp của nhân viên công ty. Cụ thể là: bộ phận chứng từ hoạt động hết năng suất để có thể cung cấp kịp thời và đầy đủ bộ chứng từ cần thiết để hỗ trợ cho bộ phận giao nhận có thể nhanh chóng tiến hành thủ tục nhập và xuất hàng.
Nguyên nhân bên ngoài: điều kiện thị trường thuận lợi là một trong những nguyên nhân chính giúp cho cơng ty hoạt động thuận lợi thu được nguồn lợi nhuận. Nhu cầu của khách hàng thay đổi, đối tác thay đổi đem đến cơ hội mới cho việc kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, việc sai sót trong q trình làm hàng là khơng thể tránh khỏi, làm phát sinh
một lượng chi phí. Đó vẫn là hạn chếmà đa số các công ty giao nhận đều gặp phải và cần khắc phục.
4.6.2 Cơ cấu thịtrƣờng nhập khẩu của công ty.
Bảng 4.3: Cơ cấu thịtrƣờng nhập khẩu của công ty.
Đơn vị tính: 1,000,000 đồng 2014 2015 2016 Mỹ 168,20 512,60 725,60 Hồng Kông 326,70 360,80 390,06 Nga 525,70 636,20 55,20 Đài Loan 200 285,20 300,06 Thịtrƣờng khác 195,40 220,20 269,20 Tổng 1,416 2,105 2,260,12 Nguồn: Phịng Kế tốn
Nhận xét:
Qua số liệu ta nhận thấy thịtrường nhập khẩu năm 2016 tương đối rộng lớn, nhưng chỉ tập trung tại một số thịtrường rộng lớn. Trong đó:
Mỹ là một thịtrường tiềm năng nhất và mang lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. Cơng ty KAS có mối quan hệ tốt với nhiều đại lý ởcác nước Châu Á nên khi có hàng về Việt Nam thì đại lý sẽ liên hệ với Công ty để KAS làm dịch vụ nhập khẩu. Hằng năm, Công ty đảm nhận nhiệm vụ nhập khẩu từ thịtrường này với sốlượng hàng hoá rất lớn. Những hàng hoá nhập khẩu từ thị trường này khá đa dạng và chủ yếu là vải, nguyên phụ liệu, nút và các sản phẩm may mặc khác.
Đứng thứ hai là thịtrường Nga và ngày càng tăng qua các năm. Có thể nói thịtrường Nga là một thị trường khó tính, địi hỏi cao về chất lượng và mẫu mã về sản phẩm. Vì vậy, những lơ hàng nhập khẩu từ thịtrường này có tiêu chuẩn đánh giá đảm bảo về chất lượng, sốlượng hàng nhập khẩu giúp cho việc giao nhận thuận lợi hơn. Doanh thu từ thị trường này mang lại ngày càng tăng qua các năm, điều này chứng tỏ rằng các sản phẩm của các doanh nghiệp trong thị trường này ngày càng phong phú, ưa chuộng, đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế, và cũng là một dấu hiệu tốt cho Công ty đẩy mạnh công tác thâm nhập sâu hơn nữa vào thịtrường này.
Bên cạnh đó, thịtrường Hồng Kơng bằng một nửa so với thịtrường Mỹvà đang có xu hướng tăng. Cơng ty khơng có đại lý tại thị trường này nên chủ yếu dịch vụ nhập khẩu do tìm kiếm khách hàng từ bên ngồi.
Đài Loan và thị trường khác mặc dù chiếm tỷ trọng khiêm tốn nhưng cũng mang lại mức doanh thu khá cao cho Công ty.
4.6.3 Kết quả kinh doanh.
Bảng 4.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2014 – 2015 – 2016.
CHỈ TIÊU 2014 2015 2016
Doanh thu 605.784,609 826.086,050 1.107.650,804 Lợi nhuận 39.819,451 130.518,088 275.652,980
Nguồn: Phịng kế tốn
Biểu đồ 4.3 Biểu đồ cột thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2014 – 2015 – 2016.
Nhận xét:
Nhìn chung doanh thu của Công ty tăng trưởng khá cao qua các năm, năm 2015 tăng 1,36% so với năm 2014, năm 2016 tăng 1,34% so với năm 2015. Lợi nhuận qua các năm cũng tăng liên tục.
Thực tế ta có thể nhận thấy năm 2015 nhờ mở rộng mối quan hệ với các hãng tàu lớn như: HANJIN, OOCL, DAMCO, CNC…, lợi nhuận tăng lên đến 3,27% so với năm 2014.
Năm 2016, Cơng ty khơng dừng lại ở đó mà đã huấn luyện đội xe tải với đầy đủ kinh nghiệm trong việc nhập cũng như xuất hàng, sử dụng cơng nghệ GPS định vị hàng hố cắt giảm thời gian một cách tối thiểu. Điều này mang lại lợi nhuận lên 2,11%.
Kể từ khi gia nhập WTO, Công ty đã có thêm nhiều đối tác khác nhờ vào sựuy tín cũng như tạo điều kiện hồ nhập Việt Nam vào sân chơi Thế Giới. Giúp cho Công ty KAS nói riêng và Cơng ty giao nhận khác nói chung tăng nguồn doanh thu và lợi nhuận.
Dù bước vào thị trường mới với nhiều đối thủ cạnh tranh gây khơng ít khó khăn nhưng Cơng ty KAS đã cố gắng không ngừng tiếp cận các công nghệ mới như: ECUS5.
4.3 Định hƣớng phát triển của Công ty.
Kể từ khi thành lập tới nay KAS VINA luôn không ngừng phấn đấu để trởthành “người bạn đường đáng tin cậy” cho hàng hố của khách hàng. Ln cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, nhanh chóng nhất với giá cả hợp lý. Ln ln tìm hiểu những nhu cầu của khách hàng đểđáp ứng tốt nhu cầu đó, tơn trọng khách hàng, tạo sự tin cậy, mang lại cho khách hàng một phong cách dịch vụ chuyên nghiệp và tuân thủ theo phương châm: “Giao hàng kịp thời, đáng tin cậy và nhất quán”.
Đầu tư và xây dựng mạng lưới vận chuyển để giảm bớt chi phí vận tải. Đồng thời, nâng cao sức cạnh tranh cho Công ty.
Mở rộng quy mô trong dịch vụ giao nhận và vận tải bằng cách tìm kiếm thêm khách hàng mới. Phấn đấu có thêm những hợp đồng vận tải quốc tế, từng bước hoàn thiện dịch vụ. Duy trì tốt các mối quan hệ bạn hàng với các hãng tàu và các đại lý.
Chuẩn bị công tác mở rộng mạng lưới thành lập các chi nhánh trong và ngồi nước. Đẩy mạnh cơng tác marketing để tìm kiếm khách hàng một cách hiệu quảhơn.
Đào tạo thêm đội ngũ nhân viên giỏi cả về chứng từ và nghiệp vụ giao nhận. Các nhân viên có thể nắm bắt được các công văn cũng như những thay đổi trong cơ chế quản lý của nhà nước.
Trong các nhân tốđó, nhân sự chính là vấn đề nòng cốt và đi đầu trong sự phát triển của Cơng ty. Vì vậy, Ban lãnh đạo Cơng ty ln quan tâm đến phúc lợi của nhân viên, luôn tập trung nghiên cứu đề ra chính sách khuyến khích các tài năng hiện đang gắn bó và cống hiến cho Cơng ty. Đồng thời, tích cực tìm kiếm nhân tài trong và ngoài nước thu hút về Công ty.
4.4.Sơ đồ và diễn giải sơ lƣợc quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đƣờng biển tại Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Khai Ánh Sáng Vina.
(1a)
(2b) (2b)
(2a) (3b) (3a)
(5b) (5a)
Sơ đồ 4.2: Sơ đồ trình bày quy trình giao nhận hàng nguyên container nhập khẩu bằng đƣờng biển tại Công ty TNHH Vận tải Quốc tế Khai Ánh Sáng Vina.
GLOBIS INTERASIA SHANGHAI MJ APPAREL CO, LTD. KAS VINA (Forwarder’s INTERASIA VN (Carrier’s agent) HẢI QUAN CẢNG CCCCCCÁ ACOSS
Diễn giải sơ đồ:
Công ty TNHH Vận tải Quốc tế Khai Ánh Sáng Vina làm dịch vụ nhập khẩu lô hàng nguyên container của Công ty Globis International cho MJ Apparel từ cảng Shanghai, China đến cảng Cát Lái, Việt Nam cho Công ty TNHH MJ Apparel theo điều kiện CIF – Freight Prepaid.
Bƣớc 1: (1a+1b) Globis thuê Acoss Logistics để book Container và thuê chỗ trên tàu với Hãng tàu Interasia Shanghai. Sau đó, Acoss Logistics cấp Booking Note cho Globis đóng hàng xuất về TP.HCM, Việt Nam cho Consignee là MJ APPAREL ở Việt Nam.
Bƣớc 2: (2a+2b) Globis International Co gửi hàng về thông qua Acoss Logistics cho MJ Apparel. Consignee MJ Apparel trả tiền cho shipper khi nhận được bộ chứng từ lô hàng từGlobis, đồng thời lúc đó, Acoss Logistics gửi hàng về Việt Nam thông qua Interasia Shanghai.
Bƣớc 3: (3a+3b) Hãng tàu Interasia Shanghai gửi mail cho hãng tàu Interasia Việt Nam thông báo hàng đến.
Bƣớc 4: (4) Công ty TNHH MJ Apparel chuyển bộ chứng từ để thuê Công ty TNHH KAS VN làm thủ tục nhận lô hàng về.
Bƣớc 5: (5a+5b) Dựa trên thông báo hàng đến từ Interasia Việt Nam, KAS VN gửi thông báo hàng đến cho Consignee là MJ Apparel.
Bƣớc 6: (6a+6b) KAS Vina đại diện cho MJ Apparel đến Interasia Việt Nam lấy D/O HBL và D/O MBL (D/O MBL do Interasia Việt Nam cấp).
Bƣớc 7: (7) KAS VN tiến hành làm thủ tục Hải quan và nhận hàng từ Hãng tàu tại cảng Cát Lái.
Bƣớc 8: (8) KAS VN giao hàng về kho cho MJ Apparel.
4.5Phân tích quy trình giao nhận hàng nguyên Container bằng đƣờng biển tại Công ty TNHH Vận tải Quốc tế Khai Ánh Sáng Vina.
4.5.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ.
Công ty TNHH Vận tải Quốc tế Khai Ánh Sáng Vina hoạt động với danh nghĩa là một Công ty giao nhận, khách hàng là Công ty TNHH MJ APPAREL. Hai bên đã từng hợp tác với nhau nhiều lần, giao nhận nhiều lô hàng thành công. Vẫn như mọi khi Công ty TNHH MJ APPAREL là Công ty đi thuê dịch vụ, cịn Cơng ty TNHH KAS VN đảm nhận thực hiện dịch vụvà hưởng phí dịch vụ.
Ngày 10/5/2017 Công ty TNHH KAS VN nhận bộ chứng từ từ Công ty TNHH MJ