4.5 .8Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order) và cƣợc Cont
4.6 Đánh giá ƣu nhƣợc điểm của quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng
đƣờng biển tại Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Khai Ánh Sáng Vina.
4.6.1 Ƣu điểm.
Các bước quy trình được thực hiện một cách bài bản, nhanh chóng đểngười nhập khẩu nguyên phụ liệu là Công ty MJ Apparel nhận được hàng sớm để thực hiện việc gia công cũng như thể hiện phong cách làm việc chặt chẽ trong quy trình và quy trình giao nhận này có các ưu điểm như sau:
Nhân viên giao nhận có kiểm tra bộ chứng từ để tránh sai sót trong q trình truyền mạng cũng như làm hàng.
Cơng việc được thực hiện theo một quy trình linh hoạt, được thực hiện một các đan xen để tiết kiệm thời gian giữa các khâu trong cùng một công đoạn. Kết quả mang lại là một nhân viên giao nhận có thể làm được nhiều hợp đồng trong một khoảng thời gian. Do đó, Cơng ty tiết kiệm được một cách tối đa và tạo ra lợi nhuận lớn.
Công việc được phân chia một cách rõ ràng: Cơng ty có bộ phận phụ trách hàng nhập, hàng xuất của từng khu vực đại lý. Nhờđó các thơng tin liên quannhư: lịch tàu, giá cước của các hãng tàu, chính sách, thủ tục của từng khu vực đại lý ln được mỗi bộ phận theo dõi đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Việc phân chia công việc theo từng ngày (phân theo nhân viên nào phụ trách lô hàng nào, Cơng ty gì?) đã tạo điều kiện nâng cao nhiệm vụ cho từng nhân viên. Tạo tính chun mơn hố đối với từng lô hàng, từng cảng và từng Chi cục Hải quan. Như vậy công việc sẽ diễn ra trôi chảy và nhanh chóng hơn.
Phịng kế tốn của Cơng ty tạm ứng tiền kịp thời để nhân viên giao nhận đi làm hàng. Sử dụng phần mềm khai Hải quan điện tử ECUS5 của Công ty Thái Sơn, nhanh chóng, tiện lợi cho việc khai Hải quan điện tử.
Có sự phối hợp giữa Công ty giao nhận và khách hàng Công ty MJ Apparel trong việc điều xe container.
Sau khi kết thúc quy trình, có lưu lại văn thư chứng từ, các hố đơn để đề phịng cho việc khiếu nại.
Có sự kết hợp giữa phịng giao nhận và phịng kế tốn để quyết tốn dịch vụ với khách hàng.
Cơng ty KAS VN có nhiều đối tác, do đó, dịch vụ của Cơng ty được trải rộng qua nhiều quốc gia, tạo điều kiện phục vụ được số lượng lớn khách hàng với chủng loại mặt hàng đa dạng và phong phú.
Công ty thường xuyên cập nhật các Thông tư, Quyết định, văn bản pháp luật của Nhà nước về quản lý các mặt hàng mà Công ty thực hiện nghiệp vụ giao nhận.
Mối quan hệ rộng rãi của Giám Đốc cùng với khả năng giao tiếp của đội ngũ Sales cũng là một lợi thế lớn hỗ trợcho Công ty khai thác thương vụ đạt hiệu quả cao và đem lại lợi nhuận cho Công ty.
Ngồi ra, nhân viên Cơng ty có mối quan hệ rộng rãi với Hải quan nên các lô hàng được giải quyết nhanh chóng đểđáp ứng yêu cầu của khách hàng. Hàng hố ln được giao nhận đúng địa điểm, thời gian, đảm bảo số lượng, chất lượng trong suốt thời gian giao nhận. Đội ngũ nhân viên giao nhận hầu hết là những nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình
trong cơng việc, thường xuyên được đào tại nâng cao nghiệp vụ, đặc biệt có nhiều nhân viên có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề.
4.6.2 Nhƣợc điểm
Khi đã có trong tay đầy đủ những chứng từnhưng vì lượng cơng việc quá nhiều không làm kịp lô hàng hay do một lý do nào đó mà lơ hàng phải chờ lâu mới làm thủ tục Hải quan. Đồng thời điều này cũng ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh, bỏ lỡ một số thị trường hàng hố khá quan trọng.
Trong q trình làm thủ tục Hải quan các nhân viên giao nhận thường gặp một số khó khăn ở một số chứng từ sai lệch với nhau. Có trường hợp thiếu chứng từcũng như các chứng từ không hợp lệ, làm kéo dài thời gian giao nhận, phát sinh các chi phí khơng đáng có.
Thủ tục mượn cont và trả cont ở hãng tàu INTERASIA mất nhiều thời gian.
Cơng ty chưa có hệ thống kho bãi thuộc sở hữu của Công ty để phục vụ cơng việc đóng hàng nếu được khách hàng yêu cầu. Việc thuê kho bãi sẽ làm giảm một phần lợi nhuận của Cơng ty cũng như làm mất đi tính chủđộng khi làm dịch vụ.
Cơng ty chưa trang bị các phương tiện vận tải phục vụ công tác giao nhận chuyên chở hàng hoá mà chủ yếu sử dụng phương tiện th ngồi. Điều này ảnh hưởng khơng nhỏ đến hoạt động của Cơng ty vì phải phụ thuộc vào nhà cung cấp phương tiện vận tải. Đội ngũ nhân viên trong Cơng ty có trình độ chun mơn, kinh nghiệm nhưng trình độ ngoại ngữ cịn hạn chế nên gặp nhiều khó khăn trong giao dịch với khách hàng là các doanh nghiệp nước ngoài.
Chậm trễ trong việc tiếp nhận hồ sơ, nguyên nhân của việc chậm trễ như là người xuất khẩu gửi không đầy đủ bộ chứng từ cần thiết và các sai sót trên thơng tin của chứng từ. Vẫn cịn tồn tại một số nhân viên chứng từ còn yếu kinh nghiệm nên lập các chứng từ cịn vài sai sót gây khó khăn cho nhân viên giao nhận trong việc làm thủ tục hải quan như: áp mã hàng sai, ghi tên hàng thiếu chính xác…
Do nhiều nguyên nhân nên Công ty vẫn chưa xây dựng được đội ngũ nhân viên Marketing riêng để chuyên tập trung nghiên cứu thịtrường và tìm kiếm khách hàng mới, chưa có nhân viên về chun mơn Marketing để thu thập, phân tích và xử lý thơng tin. Việc quảng bá các thế mạnh của Công ty đến khách hàng chưa sâu rộng, dẫn đến làm hạn chế cạnh tranh của Công ty trên thị trường. Hoạt động Marketing trong Công ty chưa được quan tâm đúng mức, việc kinh doanh phụ thuộc nhiều vào các mối quan hệ kinh doanh từtrước của một số cá nhân chứ không phải là thành quả chung của tồn thể cán bộ trong Cơng ty.
CHƢƠNG 5:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG FCL NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
TNHH VẬN TẢI QUỐC TẾ KHAI ÁNH SÁNG VINA. 5.1 Giải pháp.
Trong những năm sắp tới, Công ty TNHH KAS VN không chỉ phấn đấu tăng quy mô khách hàng và doanh thu mà cịn có định hướng mở rộng lĩnh vực hoạt động sang làm đại lý tàu biển tiến tới mục tiêu hình thành một Cơng ty Logistic Quốc tế nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của thịtrường.
Hiện nay, có rất nhiều Cơng ty làm dịch vụ giao nhận ra đời. Đểtăng tính cạnh tranh của mình, Cơng ty đang tận dụng lợi thế về kinh nghiệm tìm cách nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm chi phí, giảm giá dịch vụ nhằm giữ những khách hàng cũ và quen biết đồng thời tìm kiếm thêm khách hàng mới.
Cải thiện cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin:
Cơ sở hạ tầng là điều kiện thiết yếu tạo nên sự thành công của doanh nghiệp, nhất là trong lĩnh vực giao nhận mà Công ty đang hoặt động.
Thứ nhất, Công ty KAS VN nên sử dụng công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý phương tiện vận tải, kho hàng.
Thứ hai, cần phát triển website của Cơng ty để giới thiệu hình ảnh Cơng ty về các lĩnh vực kinh doanh, tạo điều kiện cho đối tác dễ dàng tham khảo và tìm hiểu. Hiện tại Cơng ty KAS VN có website nhưng thơng tin trên đó cịn sơ sài khơng đầy đủ. Điều này thật hạn chếđối với sự phát triển của Công ty ở trên mạng lưới tồn cầu, Cơng ty bị thu hẹp khảnăng phát triển.
Đẩy mạnh hoạt động Marketing để thu hút khách hàng.
Với xu hướng hội nhập khu vực và Thế Giới sẽ diễn ra trong tương lai thì hàng rào bảo hộ dịch vụ giao nhận vận tải ởnước ta sẽ bị phá vỡ. Các hãng giao nhận vận tải nổi tiếng ởnước ngoài sẽ nhảy vào thịtrường Việt Nam làm cho môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn. Vì vậy, Cơng ty KAS VN cần phát triển hơn về mảng Marketing để quảng bá hình ảnh Cơng ty và nghiên cứu thịtrường.
Ngồi ra, Công ty nên tăng cường cơng tác tìm hiểu, nghiên cứu thị trường kể cả thị trường mới thâm nhập cũng như thị trường lâu năm bởi “Biết người, biết ta, trăm trận trăm thắng”, mỗi doanh nghiệp không thể thành công nếu không am hiểu về thị trường mà mình thâm nhập, cho dù với thị trường quen thuộc đang kinh doanh nếu không thường xuyên cập nhật những quy định mới thì khơng thể duy trì hoạt động.
Trước hết, khi tiến hành nghiên cứu thịtrường mới, Cơng ty nên tìm hiểu phong tục tập quán, quy định pháp luật ở thị trường đó có gì khác hơn so với những thị trường mà Công ty đã và đang hoạt động. Những điểm khác nhau đó sẽgây ra khó khăn, trở ngại gì cho Cơng ty trong cơng tác thâm nhập hay khơng, từđó tìm các thích ứng với mơi trường văn hố và pháp luật ở thịtrường đó. Ngồi ra, để tiến hành hoạt động kinh doanh ở thị trường nào, Cơng ty nên tìm hiểu kỹ nhu cầu về loại hàng hố mà thịtrường đó đang cần để có thể chọn được mặt hàng kinh doanh tối ưu nhất.
Đối với những thị trường truyền thống, Công ty cần nắm bắt được nhu cầu hiện tại và khảnăng phát triển nhu cầu mới trong tương lai để nâng cao hơn nữa khả năng đáp ứng của Công ty, nắm giữ thị phần, đồng thời mở rộng thêm mặt hàng kinh doanh để có thể khai thác tối đa nhu cầu của thịtrường, nâng cao lợi nhuận Công ty.
Công ty phải thường xuyên theo dõi những biến động liên tục của thị trường và diễn biến thay đổi của những đối thủ cạnh tranh để có những biện pháp kịp thời như điều chỉnh chi phí, giá cảhàng hố đểđảm bảo được tính cạnh tranh cũng như mang lại lợi nhuận lâu dài.
Tăng cƣờng nghiệp vụ và kinh nghiệm cho cán bộ công nhân viên:
Nâng cao trình độ cho mỗi nhân viên, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên có mơi trường làm việc tốt hơn, có ý thức chia sẻ cơng việc và gắn bó lâu dài với Cơng ty hơn. Bên cạnh đó, các nhân viên cần tích cực học hỏi nữa để nâng cao nghiệp vụ, ngồi yếu tố cẩn thận, chính xác trong việc lập, lưu các chứng từ, các nhân viên phải luôn cập nhật các kiến thức, thông tin mới về giao nhận, chính sách thuế, để phục vụ tốt hơn cho cơng việc. Mà trình độ nhân viên nâng cao thì hiệu quả công việc được nâng cao, dẫn đến lợi nhuận tăng, thì việc tăng trưởng sẽ khích lệ về mặt tinh thần cũng như giữ chân được những nhân viên có chun mơn cao.
Nên học hỏi kinh nghiệm của các Công ty giao nhận hàng đầu Thế Giới để giúp Công ty hoạt động theo hướng của ngành giao nhận. Việc học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau chính là một trong những yếu tố mang lại sựthành công đáng kể cho doanh nghiệp. Vì vậy khơng ngừng học hỏi, chọn lọc và phát huy những bài học từ cácCông ty giao nhận hàng đầu sẽ là một giải pháp tốt nhất để giúp Công ty hoạt động ngày một tốt hơn.
Ngồi ra, Cơng ty cần trang bị thêm các phương tiện vận tải để phục vụ cho công tác chuyên chở hàng hoá. Cần sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽhơn giữa phịng Kế Tốn và bộ phận hàng trong việc nhập số liệu, quyết toán bàn giao chứng từ, hố đơn, tạm ứng… để có thể nhanh chóng thu tiền làm hàng từ khách hàng.
Ngày nay, trong quá trình hội nhập kinh tế thị trường, trước các tình trạng chung của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thì trong bất cứ ngành nghề kinh doanh nào, việc liên kết cũng xem là giải nguy cho các doanh nghiệp trước các cuộc đầu tư ồ ạt của các tập đoàn, doanh nghiệp nước ngoài vào Việt Nam. Trước tình hình này, việc Cơng ty liên kết với các đối tác làm ăn với mình là điều cần thiết, bởi trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, doanh nghiệp nào muốn đứng vững thì cần phải liên kết, điều
này giúp các doanh nghiệp hỗ trợ nhau phát triển theo hướng hai bên cùng có lợi: chia sẻ rủi ro trong kinh doanh, tăng vốn huy động, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau,… Tăng cƣờng mối quan hệ với các cơ quan chức năng:
Công ty phải chú ý đến việc tạo dựng được sựtin tưởng trong khi làm việc đối với các chi cục Hải quan các cảng. Để có thể tạo uy tín thì Cơng ty cần phải cố gắng làm tốt mọi việc ngay từ đầu, hạn chế tối đa những sai sót khi làm thủ tục Hải quan. Cụ thể, nhân viên chứng từ phải cẩn trọng trong việc soạn thảo các chứng từ, lên tờkhai đầy đủ khơng sai sót, nhân viên giao nhận phải nắm chắc quy trình thủ tục Hải quan, các thơng tin về hàng hố và các quy định của nhà nước có liên quan.
Đối với các tổ chức tín dụng thì phải trả tiền lãi đầy đủkhi đáo hạn thanh tốn, tình hình tài chính lành mạnh và rõ ràng.
5.2 Kiến nghị.
5.2.1 Kiến nghịđối với Công ty.
Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao, Công ty nên xem xét những vấn đề sau: Công ty ngày càng phát triển nên lượng công việc ngày càng tăng, mỗi nhân viên phải đảm nhận nhiều công việc cùng một lúc làm cho công việc bị chậm trễ trong quá trình làm dịch vụ dẫn đến khách hàng khơng hài lịng khi phải chờ đợi. Vì vậy Cơng ty nên tuyển chọn thêm những nhân viên có trình độ nghiệp vụ tốt, nhanh nhẹn để chia sẻ những công việc của các nhân viên trong Công ty nhằm khắc phục việc chậm trễ. Chẳng hạn như tuyển thêm nhân viên cho bộ phận chứng từ hàng nhập khoảng thêm hai nhân viên mới khơng cần kinh nghiệm, vì cơng việc đã có người hướng dẫn, truyền đạt và quan trọng là mức lương phải trả không quá cao khoảng 4.000.000 triệu/1 người.
Hiện nay dịch vụ kho bãi, vận tải nội địa của Cơng ty cịn yếu, chưa có kho bãi riêng cho Công ty nên không đáp ứng được nhu cầu gom hàng, vận tải hàng. Vì vậy, Cơng ty cần nâng cao hệ thống kho bãi, phương tiện vận tải nhằm phục vụ việc giao hàng cho
khách hàng, điều này sẽ giúp Cơng ty tiết kiệm được khơng ít cho chi phí th mướn Cơng ty đảm nhận cơng việc này và cũng mang doanh thu về cho Công ty.
Cơng ty nên thành lập phịng Marketing riêng để tập trung hơn vào việc tìm kiếm thị trường, giúp Cơng ty có nhiều khách hàng lớn trong và ngồi nước, thúc đẩy việc tăng doanh thu.
Công ty nên nghiên cứu và mở rộng thịtrường sẵn có (Singapore, Hồng Kông, Trung Quốc, Mỹ…) và thị trường tiềm năng hơn qua việc theo dõi, cập nhật thông tin liên tục nhằm nâng lượng khách hàng trong nước và ngoài nước.
Khuyến khích cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ công nhân viên tự nâng cao trình độ chun mơn và nghiệp vụ. Khuyến khích nhân viên đi học thêm các lớp phát triển nghiệp vụ chun mơn hay các kỹnăng cịn thiếu để trợ giúp cho cơng việc.
Có chính sách thưởng phạt hợp lý và rõ ràng nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên như áp dụng khen thưởng đối với nhân viên ln hồn thành tốt cơng việc, trừlương đối với nhân viên luôn chậm trễ công việc so với kế hoạch hoặc khơng có trách nhiệm đối với công việc.
Do những khách hàng thường trả phí dịch vụ sau khi hồn thành các khâu nhận hàng hoá, gây ra sự thiếu hụt và quay vịng vốn chậm, khơng kịp cho những chuyến hàng sau, vì thế Cơng ty nên bổ sung nguồn vốn kinh doanh bằng nhiều cách như lên kế hoạch tích luỹ vốn, lập quỹ dự phịng, tìm kiếm các khoản vay dài hạn với lãi suất ở mức có thể