Chứng từ kế toán là những bằng chứng chứng minh cho sự xác thực của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và cũng là căn cứ để vào các sổ liên quan. Để hạch toán tình hình công nợ phải thu Công ty sử dụng các chứng từ sau:
- Phiếu xuất kho
- Các hoá đơn thông thường và hoá đơn GTGT - Phiếu thu
- Uỷ nhiệm thu
- Các hợp đồng mua hàng
- Biên bản xác nhận và điều chỉnh công nợ. * Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng sẽ chuyển lên phòng kế toán rồi sau đó trình Ban Giám Đốc xét duyệt, xác nhận và chuyển đến kho hàng. Khi tiến hành giao hàng thủ kho sẽ lập Phiếu xuất kho gồm 3 liên
Liên 1: Lưu tại cuốn
Liên 3: Chuyển cho bộ phận kế toán
Sau khi nhận được Phiếu xuất kho, kế toán tiến hành lập HĐ GTGT gồm 3 liên Liên 1: Lưu ở cuốn HĐ GTGT
Liên 2: Chuyển bộ phận vận chuyển gửi đến khách hàng. Liên 3: Chuyển thủ quỹ
Đồng thời kế toán tiến hành ghi công nợ * Khi khách hàng thanh toán tiền:
- Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt: Kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu gồm 2 liên chuyển đến cho thủ quỹ rồi ghi vào sổ quỹ. Sau khi lấy xác nhận của khách hàng, thủ quỹ sẽ ký vào phiếu rồi giao 1 liên cho khách hàng và một liên chuyển cho kế toán thanh toán nhập liệu.
- Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản : Ngân Hàng sẽ gửi Lệnh chuyển có cho công ty, lệnh thanh toán sẽ được gửi đến cho kế toán thanh toán nhập liệu vào máy và chứng từ.