- Phiếu nhập kho
- Phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi
- Bảng thanh toán lương, thưởng cho công nhân viên - Các hợp đồng bán hàng
- Biên bản xác nhận và điều chỉnh công nợ. * Trình tự luân chuyển chứng từ:
- Khi mua hàng hóa: Khi công ty có nhu cầu mua thêm hàng hóa, bộ phận kho hàng sẽ gửi phiếu yêu cầu lên cho phòng kinh doanh xét duyệt và xác nhận rồi gửi đền cho nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp giao hàng thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra và ký xác nhận, sau đó sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho gồm 3 liên
Liên 1: Lưu tại kho
Liên 2: Chuyển bộ phận kế toán Liên 3: Chuyển bộ phận liên quan
Khi nhận được phiếu nhập kho, kế toán tiến hành hạch toán và ghi công nợ - Khi thanh toán tiền hàng:
+ Thanh toán bằng tiền mặt: Khi nhà cung cấp gửi giấy đề nghị thanh toán đến, kế toán trưởng sẽ xác nhận và ký rồi chuyển cho Giám đốc để ký duyệt. Sau đó được chuyển đến cho kế toán thanh toán để lập phiếu chi gồm 2 liên (Có chữ ký của kế toán trưởng và Giám đốc) và chuyển sang cho thủ quỹ thanh toán. Thủ quỹ chi tiền, lấy xác nhận của khách hàng và ký xác nhận rồi tiến hành ghi sổ quỹ; giao 1 liên của phiếu chi cho khách hàng và một liên chuyển đến kế toán thanh toán nhập liệu và lưu.
+ Thanh toán bằng chuyển khoản: Công ty xem xét các khoản nợ cần thanh toán rồi lập giấy đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp và chuyển sang cho kế toán trưởng và giám đốc ký. Sau đó kế toán thanh toán lập ủy nhiện chi gồm 2 liên (đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng) gửi cho Ngân hàng. Ngân hàng tiến hành xem xét và chi trả tiền theo yêu cầu của công ty. Khi chi trả xong Ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ hoặc lệnh chuyển nợ về lạ cho công ty kèm theo 1 liên của ủy nhiệm chi, kế toán sẽ căn cứ vào đó để tiến hàng nhập liệu và lưu.