III. Thực trạng hoạt động xuất khẩu của công ty trong thời gian qua:
5. Công tác giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng:
5.1 Đàm phán:
Đàm phán lầ quá trình th-ơng l-ợng thoả thuận về các điều khoản trong hợp đồng nhằm đi đến ký kết hợp đồng giữa các bên tham gia mua bán. Trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu có 3 hình thức đàm phán chủ yếu:
- Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. - Đàm phán thông qua th- tín.
- Đàm phán thông qua telephone, chatroom.
Trong các hình thức đàm phán trên Công ty th-ờng sử dụng hình thức đàm phán thông qua th- tín. Hình thức th- tín có thể là th- viết tay hay th- điện tử.
Quá trình đàm phán của Công ty th-ờng diễn ra theo trình tự sau: - Chào hàng: Công ty tiến hành gửi mẫu hàng kèm theo catalo về mẫu mã, chất l-ợng….cho phía đối tác. Thông th-ờng Công ty tiến hành chào hàng cố định cho một đối tác quen thuộc của Công ty. Chào hàng là cách thức để Công ty phát giá cho phía đối tác. Khi nhận đ-ợc th- chào hàng, đối tác tiến hành hỏi giá. Nội dung của th- hỏi giá ng-ời mua đề nghị cung cấp cho mình: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, số l-ợng, giá cả…căn cứ vào đây công ty đi đến quyết định hoàn giá.
- Hoàn giá: Công ty có thể chấp nhận hoàn toàn hoặc không hoàn toàn th- hỏi giá của phía đối tác. Tr-ờng hợp chấp nhận hoàn toàn th- hỏi giá, công ty đ-a ra xác nhận từ đó hợp đồng đ-ợc ký kết. Trong tr-ờng hợp công ty không chấp nhận th- hỏi giá về một điều khoản nào đó thì th- hỏi giá naỳ không có giá trị pháp lý và phía đối tác phải tiến hành hỏi giá mới. Quá trình tiếp diễn đến khi 2 bên thống nhất với nhau về các điều khoản.
Hợp đồng xuất khẩu là sự thoả thuận bằng văn bản giữa các bên có quốc tịch khác nhau. Ký kết hợp đồng là sự hợp thức hoá quá trình đàm phán ở trên sự xác nhận hay chấp nhận của các bên để chào hàng, hỏi giá có tính chất pháp lý và hợp đồng đã đ-ợc coi là ký kết. Đối với n-ớc ta mọi hợp đồng muốn có tính pháp lý phải đ-ợc ký kết d-ới dạng văn bản. mặt khác quá trình đàm phán: Chào hàng, hỏi giá có thể qua telephone…Do đó việc ký kết hợp đồng đối với các nhà kinh doanh xuất khẩu của Việt Nam là tất yếu d-ới dạng văn bản. và Công ty Hỗ trợ sản xuất và du lịch th-ơng mại cũng thực hiện việc ký kết hợp đồng theo đúng quy định về pháp lý của nhà n-ớc cũng nh- tập quán quốc tế. Sau quá trình đàm phán về các vấn đề giá cả số l-ợng chất l-ợng…Hai bên đi đến ký kết hợp đồng xuất khẩu. Chính bởi tính chất khác biệt giữa hợp đồng th-ơng mại quốc tế với hợp đồng kinh tế thông th-ờng, nên công ty cần chú trọng xem xét cụ thể chi tiết từng điều khoản trong hợp đồng.
Công ty Hỗ trợ sản xuất và du lịch th-ơng mại tuy thực hiện kinh doanh xuất khẩu đã năm năm nh-ng sự am hiểu về văn hoá, phong tục tập quán, phong cách kinh doanh của phía đối tác còn hạn chế. Đây là vấn đề công ty cần khắc phục để nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất khẩu trong thời gian tới.