6. Kết cấu của luận văn
1.3.6. Mục đích của việc áp dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc của nhân
nhân viên tại tổ chức, doanh nghiệp
Hệ thống KPI là một công cụ hữu hiệu trong hoạt động đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Bởi kết quả đánh giá không chỉ có tác động đến tổ chức, doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến nhân viên. Cả hai kết hợp hài hòa vì mục tiêu chung của tổ chức, doanh nghiệp, giúp tổ chức phát triển bền vững.
Về phía nhân viên, hệ thống KPI thúc đẩy nhân viên hoàn thành chỉ tiêu và vượt chỉ tiêu, giúp khẳng định năng lực, khả năng của nhân viên, do vậy:
- Nhân viên sẽ nhận định được mức độ hoàn thành công việc của họ so với mục tiêu đặt ra cũng như khả năng thực hiện trong tương lai. Điều này khiến cho nhân viên nhận thức được về năng lực của chính mình, những sai lầm cần hoàn chỉnh, từ đó đưa ra các phương hướng, chiến lược cho chính bản thân hoàn thiện hơn, nhằm đáp ứng cao hơn yêu cầu công việc.
- Việc sử dụng hệ thống KPI cũng góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, công bằng và hiệu quả hơn... Đánh giá đúng mức độ thực hiện công việc của nhân viên là căn cứ, cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thăng chức cho nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức…Nó còn tạo ra môi trường làm việc mà người nhân viên thấy mình được coi trọng. Đây là một cơ chế đãi ngộ nhằm giữ chân nhân tài.
- Hệ thống KPI đảm bảo nhân viên thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể, rõ ràng giúp nhân viên hiểu được mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ, từ đó có kế hoạch sắp xếp và thực hiện hợp lý. Ngoài ra, họ thấy được mong muốn của nhà quản lý đối với bản thân cũng như viễn cảnh tương lai mà tổ chức, doanh nghiệp muốn đạt tới. Sự hiểu biết này giúp cho các kế hoạch, chiến lược tổ chức tiết kiệm được thời gian phổ biến và thực hiện nhằm đạt kết quả cao nhất.
Đối với tổ chức và doanh nghiệp, đánh giá thực hiện công việc qua hệ thống KPI tác động đến rất nhiều yếu tố:
- Cơ sở để khen thưởng, trả lương: KPI là các mục tiêu công việc mà tổ chức, bộ phận, nhóm hoặc cá nhân phải đạt được để đáp ứng các yêu cầu chung. Trên cơ sở đạt được KPI, các tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của các bộ phận, nhân viên và đưa ra các biên pháp khuyến khích phù hợp cho từng bộ phận và từng nhân viên. Một yếu tố khác gắn bó nhân viên với tổ chức và doanh nghiệp chính là tiền lương. Tiền lương quá thấp so với năng lực và những cống hiến mà nhân viên bỏ ra, họ sẽ rời xa tổ chức, doanh nghiệp mau chóng. Ngược lại, tiền lương cao so với khả năng đáp ứng công việc còn thấp, tổ chức, doanh nghiệp sẽ đi tới làm việc mất hiệu quả, suy yếu và sụp đổ, thậm chí, không sớm thì muộn, nhân viên cũng sẽ ra đi. Thông qua hệ thống đánh giá KPI, nhà quản lý sẽ đưa ra mức lương hợp lý với năng lực mỗi người.
- Các tiêu chuẩn đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.
- Hoạt động đánh giá thực hiện công việc còn chứa đựng yếu tố kĩ thuật. Bởi, các kết quả đánh giá sẽ được sử dụng để thiết kế các chương trình đào tạo dựa trên những kiến thức còn thiếu hụt của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc được giao. Nhân viên còn có thể nhìn nhận được các phẩm chất có liên quan cần thiết đến công việc. Không chỉ tác động vào nhân viên, kết quả đánh giá còn ảnh hưởng đến nhà quản lý, các cán bộ đánh giá khi điều chỉnh lại các sai sót trong việc thực hiện công việc của nhân viên.
- Hệ thống KPI gắn liền với mục tiêu chiến lược của tổ chức. Vì vậy, kết quả của quá trình đánh giá còn tạo điều kiện để tổ chức, doanh nghiệp đưa ra các chính sách, xác định các định hướng trong quản lý nguồn nhân lực, các chiến lược là hết sức cần thiết trong sự nghiệp phát triển của tổ chức, doanh nghiệp.
1.3.7. Các yếu tố của tổ chức ảnh hưởng tới việc áp dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại tổ chức, doanh nghiệp
1.3.7.1. Văn hóa tổ chức
Một doanh nghiệp muốn tồn tại cần phải xây dựng cho tổ chức mình tác phong làm việc, xây dựng những giá trị văn hóa riêng tạo ra nét khác biệt với các tổ chức khác, đồng
thời cũng tạo dựng phương hướng phát triển cho doanh nghiệp làm cơ sở cho các nhân viên thực hiện.
Với nhiều cách tiếp cận và góc độ khác nhau, văn hóa tổ chức lại được nhìn nhận và đưa ra những cách hiểu khác nhau.
Văn hóa tổ chức giúp cho nhân viên thấy rõ đươc mục tiêu định hướng và bản chất công việc mình làm.
Văn hóa doanh nghiệp sẽ giúp ta phân biệt được doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, tạo ra những nét riêng khác biệt cho doanh nghiệp mà chỉ doanh nghiệp đó mới có.
Văn hóa doanh nghiệp được cấu thành bởi các yếu tố như hệ thống các giá trị, các niềm tin, quan điểm truyền thống và thói quen, tác phong sinh hoạt, cách ứng xử, nội quy, quy chế, các thủ tục, biểu tượng doanh nghiệp, các giá trị…các giá trị và quan điểm là những yếu tố quan trọng đặc trưng cho doanh nghiệp, giá trị là những niềm tin, chuẩn mực cho doanh nghiệp mà tất cả hoặc hầu hết các thành viên trong doanh nghiệp chấp nhận. Những thói quen, cách ứng xử của mỗi cá nhân cũng tạo ra sự khác biệt.
Như vậy, với mỗi một tổ chức nói chung và mỗi doanh nghiệp nói riêng sẽ có một văn hóa tổ chức của riêng mình, tạo nên nét khác biệt hoàn toàn với những tổ chức khác. Những nét khác biệt đó dễ dàng nhận thấy thông qua các đặc trưng của văn hóa tổ chức. Từ đó tạo nên những môi trường làm việc khác nhau trong tổ chức có sự góp mặt của các nhân viên và người quản lý. Văn hóa của mỗi tổ chức có những ảnh hưởng nhất định tới mỗi cá nhân trong tổ chức đó. Khi ta gắn mình vào một tổ chức thì ta sẽ bị ảnh hưởng bởi hai yếu tố đó là văn hóa tổ chức và công việc cụ thể.
Vì vậy văn hóa là yếu tố không thể thiếu, nó tác động mạnh mẽ vào việc áp dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên trong mỗi tổ chức. Và cũng tùy vào quy mô của tổ chức, thời gian tồn tại nền văn hóa của tổ chức mà có cách đánh giá thực hiện công việc khác nhau. Với những tổ chức có nguồn nhân lực dồi dào, số lượng nhân viên lớn, môi trường làm việc sẽ khác hẳn so với những tổ chức có quy mô nhỏ hơn, số lượng nhân viên ít hơn. Người đánh giá sẽ đưa ra cách đánh giá có thể là theo quý, 6 tháng, hoặc 1 năm đánh giá một lần tùy thuộc vào tổ chức đó.
Việc áp dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại tổ chức, doanh nghiệp có thể được thể hiện dưới dạng văn bản, giống như những quy định bắt
buộc nhân viên thực hiện. Cũng có thể là hình thức đánh giá ngầm từ cấp quản lý, hoặc đánh giá theo kiểu góp ý trực tiếp thông qua các cuộc họp. Cũng tùy vào văn hóa từng tổ chức để lựa chọn cách đánh giá sao cho phù hợp nhất và đảm bảo hiệu quả.
1.3.7.2. Hệ thống tiêu chuẩn KPI được áp dụng tại tổ chức, doanh nghiệp
Tiêu chuẩn là thước đo, là yếu tố cần thiết được tổ chức ban hành, các tiêu chuẩn này là cơ sở đánh giá. Nếu tiêu chuẩn thiếu chính xác và không đầy đủ sẽ dẫn đến đánh giá thực hiện công việc thiếu chính xác.
Hệ thống các tiêu chuẩn KPI đánh giá có ảnh hưởng quan trọng đến kết quả đánh giá. Nếu hệ thống KPI có tính định lượng cao và có thể được thể hiện dưới dạng các chỉ tiêu thống kê thì kết quả đánh giá có thể gây ngạc nhiên cho người (nhóm người) đánh giá bởi sự rõ ràng của các tiêu chí này. Do đó, tâm lý “không phục” sẽ hiếm khi xảy ra. Trong trường hợp tính định tính của tiêu chí đánh giá cao sẽ dẫn đến bất đồng, do ranh giới giữa các mức đánh giá không rõ ràng. Hiệu quả của hoạt động đánh giá không cao. Nếu hệ thống đánh giá KPI chưa chú trọng đến các vấn đề chính, mang tính then chốt mục tiêu của đánh giá sẽ không đạt được như mong muốn. Tiêu chí trọng yếu sẽ phải là tiêu chí có trọng số điểm cao nhất, khi đó các mục tiêu chủ yếu của công việc mới đạt được như mong muốn.
Hệ thống KPI cần phải được xây dựng một cách cụ thể và chi tiết gắn với các mục tiêu của tổ chức và phương pháp đánh giá cụ thể. Các tiêu chí đánh giá chính là định hướng quan trọng để các tổ chức thực hiện đánh giá đạt hiệu quả. Đo lường sự thực hiện công việc của nhân viên dựa theo các tiêu chí được đề cập đến trong tiêu chuẩn. Việc xây dựng các tiêu chuẩn sai lệch hoặc không đạt yêu cầu cũng sẽ dẫn tới những hậu quả nghiệm trọng trong cả quá trình đánh giá.
1.3.7.3. Trình độ, khả năng của người đánh giá
Trong quá trình áp dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại tổ chức, doanh nghiệp, người giữ một vai trò quan trọng, là người cầm cân nảy mực đưa ra những tiêu chí đánh giá sao cho phù hợp và hiệu quả nhất chính là người đánh giá. Người đánh giá ở đây có thể là người quản lý cấp trên, cũng có thể là một chuyên viên có trình độ được tổ chức giao nhiệm vụ, hoặc bộ phận nhân sự của tổ chức đó làm công tác đánh giá cho nhân viên.
Nhưng dù người đánh giá có là ai đi nữa cũng đòi hỏi họ cần phải có những hiểu biết nhất định, có khả năng phân tích tổng hợp đảm bảo cho công tác đánh giá đạt hiệu quả. Người đánh giá chính là người định hướng cho tổ chức, nếu đánh đúng hướng thì vừa đạt hiệu quả mong muốn lại tiết kiệm được chi phí và thời gian. Kết quả đánh giá được sử dụng trong nhiều hoạt động của tổ chức, nó liên quan tới quyền lợi của các cá nhân trong tổ chức đó. Chính vì vậy đánh giá cần tính chính xác.
Người đánh giá cần có những tiêu chuẩn sau:
- Có kinh nghiệm, người có kinh nghiệm là những người đã có quá trình làm việc lâu dài trong tổ chức, có thể hiểu rõ được tổ chức và những con người trong tổ chức đó. Do vậy việc phát hiện những lỗi sai trong đánh giá trở nên dễ dàng hơn, tính chính xác trong đánh giá cũng cao hơn.
- Có năng lực, người có năng lực ở đây không chỉ đơn thuần là có khả năng chuyên môn mà còn phải là người có khả năng nhìn nhận đánh giá con người dựa trên những hành vi của họ. Đây sẽ là điểm giúp người đánh giá nhận định được những cá nhân có ý định che giấu khuyết điểm, những cá nhân thiếu tích cực.
- Người đánh giá phải là những người công tâm, không để yếu tố tình cảm và định kiến chi phối. Những yếu tố chủ quan này chính là nguyên nhân của nhiều lỗi trong đánh giá dẫn tới tình trạng sai lệch trong kết quả đánh giá về tình hình làm việc của người nhân viên, giảm động lực lao động và dẫn tới nhiều vấn đề khác trong quản lý nhân lực.
1.3.7.4. Nhận thức của nhân viên và người quản lý
Nhận thức của mỗi cá nhân trong tổ chức là khâu then chốt hoàn thiện quá trình đánh giá thực hiện công việc. Người quản lý và nhân viên phải cùng nhau có những định hướng cụ thể trong quá trình đánh giá, cùng nhau hướng tới mục tiêu chung thì mới đảm bảo hiệu quả đánh giá.
Đối với nhân viên, việc áp dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại tổ chức, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là trách nhiệm mà còn là quyền lợi của họ. Họ phải nhận thức được ý nghĩa của việc đánh giá này. Với những cá nhân có thành tích tốt có thể được khen thưởng, tăng lương, đề bạt. Cũng là cơ hội để nhân viên được nói lên tâm tư nguyện vọng của mình muốn đề đạt lên cấp trên, cơ hội để họ được đào tạo thêm các kĩ năng nghiệp vụ và chuyên môn. Vì vậy các nhân viên phải nhận thức
được đây là quyền lợi của mình mà thực hiện đánh giá mà không phải là đánh giá cho có lệ, hoặc làm qua loa cho xong việc.
Đối với người quản lý, việc áp dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại tổ chức, doanh nghiệp là hoạt động diễn ra thường xuyên, là công việc của người quản lý, là cơ sở để người quản lý đưa ra những quyết định có liên quan đến cấp dưới, đến tổ chức mình. Do đó, người quản lý cũng cần nhận thức được vai trò, vị trí của mình để luôn có cách đánh giá sao cho phù hợp và công bằng nhất đối với từng nhân viên. Người quản lý không nên dùng tư tưởng “cào bằng” hoặc đánh giá nhân viên dựa theo “Cảm tính” mà cần dựa vào những cơ sở nhất định để đánh giá. Có như thế thì những quyết định mới được đưa ra dễ dàng hơn và đúng đắn hơn.
CHƢƠNG 2 – THỰC TRẠNG ÁP DỤNG KPI TẠI VIETTEL QUẢNG NINH 2.1. Tổng quan về Viettel Quảng Ninh
2.1.1 Giới thiệu về Viettel Quảng Ninh – Chi nhánh Tập đoàn công nghiệp – viễn thông Quân đội viễn thông Quân đội
- Tên công ty: Viettel Quảng Ninh – Chi nhánh Tập đoàn công nghiệp – viễn thông Quân đội.
- Tên gọi tắt: Viettel Quảng Ninh.
- Tên giao dịch tiếng Việt: Viettel Quảng Ninh – Chi nhánh Tập đoàn công nghiệp – viễn thông Quân đội.
- Tên giao dịch quốc tế: Viettel Quang Ninh Branch of Viettel Group.
- Trụ sở văn phòng chính: Số 70 Nguyễn Văn Cừ, phường Hồng Hải, Thành phố Hạ Long, Quảng Ninh.
- Điện thoại: 02033 - 6.250.137 - Fax: 02033 – 6.252.178
- Website: http://www.viettel-internet.com/viettel-quang-ninh
- Facebook: https://www.facebook.com/viettelquangninh/
Viettel Quảng Ninh trực thuộc Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội (Viettel), là một tập đoàn Viễn thông và Công nghệ Việt Nam hiện đang là nhà mạng giữ thị phần lớn nhất trên thị trường dịch vụ viễn thông Việt Nam.
Các ngành nghề chính của tập đoàn bao gồm: ngành dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin chiếm vai trò chủ đạo, ngành nghiên cứu sản xuất thiết bị điện tử viễn thông, ngành công nghiệp quốc phòng, ngành công nghiệp an ninh mạng và ngành cung cấp dịch vụ số.
* Về quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Tập đoàn Viettel được thành lập vào ngày 01 tháng 06 năm 1989.
Viettel Quảng Ninh được thành lập vào ngày 19 tháng 03 năm 2002, với tiền thân là đại lý Viettel tại Quảng Ninh.
Ngày 17 tháng 4 năm 2006, Viettel Quảng Ninh chính thức được thành lập với tên gọi là Viettel Quảng Ninh – Chi nhánh Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội, mã
số thuế 0100109106-031, hoạt động và hạch toán phụ thuộc theo định hướng và chiến lược phát triển Tập đoàn mẹ.
Trong gần 20 năm hình thành và phát triển, với những đột phá về trình độ công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm, Viettel Quảng Ninh đã và đang trở thành đơn vị kinh doanh dịch vụ viễn thông uy tín hàng đầu Quảng Ninh. Đảng ủy, ban giám đốc Viettel Quảng Ninh đã quán triệt, cụ thể hóa Nghị quyết lãnh đạo, chiến lược sản xuất kinh doanh của Tập đoàn,