7. Cấu trúc của luận văn
2.2. Nguyên nhân dẫn đến thành công khi áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu
bằng công cụ OKRs tại một số công ty công nghệ điển hình
Nguyên nhân khiến cho phương pháp quản trị mục tiêu bằng công cụ OKRs thành công tại nhiều công ty công nghệ điển hình trên thế giới trong đó có Intel, Google, Adobe System, Persol Process & Technology là:
• OKRs truyền cảm hứng làm việc hiệu quả từ các mục tiêu của công ty tới nhân viên
Một mục tiêu lớn phải bắt nguồn từ tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp và được chia ra thành các mục tiêu nhỏ hơn để thực hiện từng quý. Việc truyền thông tới nhân viên mục tiêu lớn của doanh nghiệp sẽ gắn kết nhân viên và nhận lại được những ý tưởng sáng tạo của họ và tạo nên một tinh thần chung là mục tiêu lớn của doanh nghiệp là công sức đóng góp của toàn thể nhân viên. Cả tiến trình này giúp san bằng và liên kết các các nhân, các đơn vị phòng ban với nhau và với doanh nghiệp.
• OKRs phát huy tính sáng tạo của cá nhân để kiến tạo nên tổ chức
Với một doanh nghiệp đang ở quy mô nhỏ, sẽ chẳng có gì bất lợi khi ứng dụng OKRs, đó còn là một sự thuận lợi cho việc điều chỉnh lại tư duy của những người cùng địa vị trong cả đội ngũ dưới 100 nhân sự. Điều này sẽ giúp tận dụng được khả năng sáng tạo của cá nhân để xây dựng tổ chức đồng thời san sẻ công việc mà không
chỉ phụ thuộc vào một vài người lãnh đạo.
Với một doanh nghiệp có quy mô lớn từ trên 1000 người, việc ứng dụng OKRs có sẽ mất khá nhiều thời gian và công sức để có thể rút ra được định hướng hoạt động cho OKRs hiệu quả, đặc biệt sẽ phải thực hiện nhiều cuộc họp để có thể trao đổi với nhau, nhằm thống nhất ý kiến để cùng bắt tay làm việc thật thoải mái và hiệu quả. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp đã quen với việc tạo lập mục tiêu, xác định các kết quả then chốt cần đạt để hướng tới mục tiêu chung thì điều đó lại rất thuận lợi để chỉnh sửa và linh hoạt trong quá trình tương thích với mục tiêu lớn được đặt ra. Google và Intel chính là ví dụ điển hình triển khai OKRs trên quy mô lớn.
• Việc tiến hành thường xuyên theo định kỳ hoạt động kiểm tra, xem xét lại và thay đổi tiến trình công việc cho phù hợp giúp doanh nghiệp dễ dàng thay đổi để phát triển
Với các doanh nghiệp nhỏ, sự thuận lợi của doanh nghiệp chính là tính linh hoạt, và mọi thứ diễn ra nhanh chóng, trong những trường hợp cần cấp bách có thể đáp ứng ngay lập tức. Quy mô nhỏ cũng cho phép thực hiện dễ dàng các tiến trình kiểm tra, xem xét, phản hồi lại những gì đã làm. Điều này khá tốt để doanh nghiệp có thể thay đổi, điều chỉnh và thử nghiệm các phương thức hoạt động mới, cải thiện tiến trình và cơ cấu làm việc cốt yếu, nâng cao được hiệu suất làm việc của toàn thể nhân viên. Với OKRs, mục tiêu của doanh nghiệp và kết quả cốt lõi sẽ luôn hiện hữu rõ ràng để doanh nghiệp có thể theo dõi, áp dụng các hoạt động phù hợp sức của công ty, nếu không, các phương pháp doanh nghiệp thực hiện sẽ không mang lại hiệu quả tốt.
• OKRs giúp tập trung tạo ra sức mạnh
Khi doanh nghiệp mới khởi đầu, sẽ có rất nhiều thay đổi trong tiến trình công việc vì doanh nghiệp cần phải bắt kịp với thị trường. Nhưng đôi khi những sự thay đổi này sẽ làm cho doanh nghiệp gặp những trường hợp khó khăn, không hoàn thành được những mục tiêu cơ bản ban đầu, và tệ hơn, chúng sẽ tạo ra những thói quen làm việc sai lầm, hướng doanh nghiệp đi sai đường. Chính vì vậy, sự thay đổi có thể sẽ rất nguy hiểm cho công ty trên bước đường phát triển. Một doanh nghiệp với mức quy mô nhỏ không thể chia lực lượng lao động trong đội ngũ của mình để tập trung vào các mục tiêu khác nhau, mà các mục tiêu nhỏ này nhằm không tạo được lợi ích
chung hay mang tính phục vụ sứ mệnh hoàn thành mục tiêu lớn của cả công ty. Với OKRs, tất cả các nhân viên của doanh nghiệp sẽ nhìn nhận tốt và cảm thấy được minh bạch rõ ràng về những gì nên, không nên tập trung và làm thế nào để có thể hoàn thành được nó.
• OKRs hỗ trợ doanh nghiệp nhận ra phương thức thực hiện mục tiêu hiệu quả
Doanh nghiệp sẽ không bao giờ biết được cách nào có thể giúp cả đội ngũ hoàn thành được mục tiêu đã đề ra, nếu như không có được chìa khóa để mở ra cho nhân viên cánh cửa có đường lối hoạt động đúng đắn và đo lường, dự trù được thành công. Khi tất cả đã được rõ ràng, cả doanh nghiệp chỉ cần tập trung làm việc theo chiều hướng đó để hoàn thành được mục tiêu.
• OKRs dễ dàng ghi nhận những phản hồi từ thực tế
Tập trung vào mục tiêu và cách thức để hoàn thành nó là một điều cần làm, nhưng để hiểu một cách chính xác tình hình thực tế mà nó đang diễn ra cũng quan trọng không kém cho các hoạt động của doanh nghiệp. Trong giai đoạn mới đi vào hoạt động, doanh nghiệp thường không có nhiều nguồn tài nguyên và thời gian để lãng phí. Việc nhận thức xa và rộng từ mục tiêu cốt yếu của doanh nghiệp, những gì đang là tiến trình của công ty, chúng có tốt trong quá trình thúc đẩy hiệu quả công việc đạt được mục tiêu hay không, hoặc chúng có giúp doanh nghiệp đạt được hơn mục tiêu ban đầu hay không? Việc sở hữu nguồn dữ liệu để tiến hành phân tích và điều chỉnh hàng tháng hoặc hàng tuần, thực sự sẽ rất có ích, vì nó hỗ trợ doanh nghiệp có được một hiệu suất làm việc tốt nhất, phát triển cả đội ngũ theo định hướng đúng đắn. Chắc chăn rằng, không một doanh nghiệp nào muốn hao tốn từ 3 – 6 tháng mới nhận thức được rằng doanh nghiệp mình đang đi sai hướng, hoặc hiệu suất làm việc của cả đội ngũ không như mong đợi.
• OKRs được xây dựng từ tính kỷ luật
Việc Check-in báo cáo và phản hồi có thể mất từ 5 – 10 phút một tuần, nhưng nếu tính ra trong một khoảng thời gian dài hơn, như hàng tháng, hoặc hàng năm thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian hữu ích. Có những đội ngũ họ bỏ qua một vài phút để bắt kịp nhanh chóng, xem xét hoặc báo cáo các vấn đề với nhau, họ đề cập rất nhiều về nhiệm vụ của mình, hoặc có các thành viên cảm thấy khó chịu
khi chia sẻ công việc của mình cho người khác biết. Tất cả điều đó là một thói quen xấu cho doanh nghiệp.
• Sự minh bạch trong OKRs sẽ giúp nhận ra được vấn đề bị trùng lặp
Sự minh bạch sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rõ ràng trong tiến trình truyền tải, tương tác với nhau, và đặc biệt là không bị trùng lặp trong công việc. Ngoài ra, OKRs còn hỗ trợ lấp đi những lỗ hổng gây cản trở tiến trình truyền tải thông điệp và tương tác giữa các thành viên với nhau trong đội ngũ. Mỗi nhân viên không thể kiểm tra tất cả các đồng nghiệp của mình mỗi ngày để xem họ có hoàn thành đúng mục tiêu không? Họ chỉ cần tìm đến với bảng hoạch định OKRs là có thể kiểm tra toàn diện được mục tiêu có liên quan đến từng thành viên, điều này sẽ giúp tránh khỏi việc trùng lặp khi làm việc.
• OKRs giúp kết nối nhân viên và công nhận sự nỗ lực
Với tiến trình công việc rõ ràng và minh bạch, OKRs sẽ hỗ trợ mỗi người và doanh nghiệp rất nhiều trong việc công nhận năng lực và khen thưởng, chúc mừng lẫn nhau khi hoàn thành được kết quả công việc như mong đợi. Đây thực sự chính là năng lượng tích cực để có thể thúc đẩy cả đội ngũ phát triển. Không chỉ thế, việc này còn giúp công nhận những đóng góp của bản thân đến sự thành công của cả doanh nghiệp. Ngoài ra, nó còn phản ánh tiến trình công việc của mỗi nhân viên và quảng bá thương hiệu cá nhân, điều này cũng khuyến khích nhân viên tự khẳng định mình vì những thành công đã đạt được.