II. Thực trạng về hoạt động nhập khẩu máy vi tính và phụ kiện máy vi tính của
5. Giao dịch, thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Hợp đồng là kết quả của các cuộc đàm phán để giành đ-ợc những lợi ích từ các bên. Hoạt động nhập khẩu phải thực hiện những vấn đề sao cho không vi phạm điều khoản nào. Điều này đòi hỏi phải có nghiệp vụ vững chắc của các nhân viên thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu. FPT có đội ngũ cán bộ thực hiện công việc này khá tốt nên hầu hết không có sự việc đáng tiếc xảy ra.
5.1. Những vấn đề liên quan đến hình thành hợp đồng:
Việc lập hợp đồng đ-ợc thảo luận một cách chặt chẽ giữa các bộ phận trong công ty liên quan tới quá trình nhập khẩu hàng hoá đặc biệt giữa phòng Kế hoạch Kinh doanh, phòng Tài vụ với ban Giám đốc để xem xết khả năng tài chính hiện thời và lên ph-ơng án ký kết hợp đồng với các đối tác.
Việc ký kết hợp đồng th-ờng gồm các điều khoản cụ thể nh- tên hàng, số l-ợng, trọng l-ợng, quy cách phẩm chất, đơn giá tổng giá, thanh toán giao hàng, vận chuyển, bảo hiểm, khiếu nại, tranh chấp, trọng tài. Công ty FPT quản lý số l-ợng hợp đồng theo thứ tự trong năm, ví dụ hợp đồng thứ 15 ký với hãng Compaq trong năm 1999 đ-ợc đặt số 9915/FPT-Compaq. Cách đánh số này rất dễ dàng trong việc thanh toán, phân bổ thuế và chi phí, công tác quản lý và thanh tra.
nhiệm cung cấp khi lập hợp đồng. Chất l-ợng đ-ợc quy định theo tiêu chuẩn xuất nhập khẩu của nhà sản xuất. Điều khoản bảo hành luôn cố định là 3 năm miễn phí.
Khi giao hàng nhà sản xuất cung cấp DHL danh sách số mã (sery) của từng chiếc máy để dễ dàng trong việc tra cứu khi bảo hành.
Đơn giá và tổng giá trong các hợp đồng ngoại th-ơng của FPT th-ờng là EXW (giao hàng tại x-ởng ng-ời bán), FOB (giao hàng dọc mạn tàu), kể cả những lô hàng có giá trị nhỏ. Với mỗi lô hàng công ty tự chỉ định ng-ời giao nh ận và theo dõi lịch trình chuẩn bị hàng, xếp hàng cho đến khi hàng về đến điểm đến.
5.2. Những vấn đề liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng:
Thực hiện hợp đồng là một quá trình lâu dài đặc biệt là đối với các hợp đồng thanh toán bằng L/C (th- tín dụng) và/hoặc giao hàng từng phần.
Sau hợp đồng đ-ợc ký kết, th-ờng là qua fax, bên FPT sẽ tiến hành ký quỹ và mở L/C để thanh toán tại ngân hàng Ngoại th-ơng Việt nam (Vietcombank) hoặc ngân hàng Hàng hải Việt nam (Maritime Bank)-chi nhánh Hà nội và fax bản sao của L/C trả chậm 30 đến 60 ngày, Giao hàng từng phần có cho phép, chuyển tải không cho phép. Thời gian xuất hiện chứng từ giao hàng là 21 ngày sau ngày phát hành vận đơn tại n-ớc ng-ời bán.
Các chứng từ yêu cầu xuất trình khi thanh toán th-ờng gồm: 1.Hoá đơn th-ơng mại.
2.Vận đơn đ-ờng biển hoặc vận đơn đ-ờng không. 3.Phiếu đóng gói chi tiết.
4.Giấy chứng nhận xuất xứ. 5.Giấy chứng nhận bảo hiểm.
6.Giấy chứng nhận của nhà sản xuất.
Hoá đơn của hãng DHL cho biết một bộ chứng từ gốc hoặc sao đã đ-ợc gửi cho ng-ời mua. Đồng thời căn cứ vào điều kiện giao hàng sẽ thông báo cho bên chuyên chở để bố trí lịch tàu và ngày đến kho ng-ời giao hàng để nhận hàng. FPT đôn đốc ng-ời bán chuẩn bị và giao hàng cho ng-ời chuyên chở đúng hạn, nếu họ lỡ tiến độ sản xuất và bị chậm giao hàng, FPT sẽ sửa L/C tạo điều kiện thuận lợi cho
đối tác. Chi phí L/C và điện phí sẽ do bên đề nghị sửa chịu. Yêu cầu ng-ời bán bộ sao chứng từ xuất hàng để phía FPT chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu; liên lạc với đại lý hãng tàu trong n-ớc để lấy giấy báo nhận hàng sớm nhất và tiến hành mua bảo hiểm nếu lô hàng cần thiết phải bảo hiểm.
Đối với lô hàng thanh toán bằng L/C, trên vận đơn gốc sẽ ghi “theo lệnh của ngân hàng mở” ở mục người nhận hàng, do đó phía FPT sẽ yêu cầu bên đối tác n-ớc ngoài gửi một bộ hồ sơ gốc theo đ-ờng DHL và đơn xin ký hậu B/L (vận đơn) gốc gửi tới ngân hàng mở L/C để ký hậu. Trong tr-ờng hợp vận đơn gốc gửi qua DHL bị v-ớng mắc hoặc chậm so với ngày tàu cập cảng hoặc sân bay Nội bài, FPT tiến hành làm công văn xin Ngân hàng mở L/C đứng ra bảo lãnh với đại lý hãng tàu cho phép nhận hàng với vận đơn gốc. Nếu đ-ợc ngân hàng mở L/C đồng ý, ngân hàng sẽ gửi công văn đến đại lý hãng tàu bảo lãnh cho FPT nhận hàng và đề nghị đại lý hãng tàu giao giấy uỷ quyền ngân hàng và/hoặc lệnh giao hàng cho FPT.
Đối với lô hàng có giá trị nhỏ, thanh toán bằng điện chuyển tiền thì trên vận đơn gốc ghi đích danh ng-ời nhận hàng là FPT. Khi nhận đ-ợc vận đơn gốc từ ng-ời bán qua DHL, FPT chỉ việc liên hệ với đại lý hãng tàu để lấy giấy uỷ quyền và/hoặc lệnh giao hàng.
*Nhận hàng tại cảng:
Khi hàng về đến cảng Việt nam, FPT liên hệ với hãng tàu để lấy giấy báo hàng đến (notice of arival) và chuẩn bị bộ chứng từ hồ sơ nhận hàng gồm:
1.Hợp đồng 2.Bản sao L/C 3.B/L
4.Hoá đơn th-ơng mại 5.Giấy chứng nhận xuất xứ 6.Bảng kê chi tiết hàng hoá
Với bộ hồ sơ đầy đủ nh- trên, cán bộ phụ trách nhập khẩu tiến hành tiếp nhận tại Hải quan trong tr-ờng hợp kiểm hoá tại cửa khẩu tức cảng Hải phòng hoặc Sài Gòn. Nh-ng do tính chất hàng máy tính là hàng điện tử có giá trị cao, cần tránh va
đập để hạn chế v-ớng mắc có thể phát sinh nên FPT th-ờng làm chuyển tiếp nhận hàng và kiểm hoá ngoài cửa khẩu.
Trong truờng hợp nhận hàng tại cửa khẩu, cán bộ của FPT sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ tại Hải quan thành phố Hải phòng. Sau khi kiểm hoá, kẹp chì tại cửa khẩu, bộ hồ sơ giao nhận hàng sẽ đ-ợc hoàn tất, thuê xe nhận hàng chuyên chở về Hà nội nhập kho. Quá trình nhận hàng tại cửa khẩu đơn giản hơn quá trình chuyển tiếp nếu hồ sơ thông suốt. Nh-ng nếu có sự sai lệch hay v-ớng mắc trong hồ sơ nhận hàng, ng-ời cán bộ đi nhận hàng rất khó xử lý, phải quay về Hà nội để giải quyết và xuống Hải phòng lần thứ hai và nhận tiếp lô hàng đó.
*Nhận hàng chuyển tiếp:
Cách thức nhận hàng chuyển tiếp đ-ợc tiến hành nh- sau:
1.Xin quyết định kiểm hoá ngoài cửa khẩu của cục Hải quan Hà nội và đăng ký kiểm hoá tại kho của công ty FPT. Th-ờng thì quyết định này có hiệu lực trong 1 năm, sau đó làm công văn xin lại.
2.Tiếp nhận hồ sơ tại Hải quan thành phố Hà nội, vào số tờ khai Hải quan và tính thuế.
3.Mang bộ hồ sơ trong niêm phong xuống Hải quan cảng Hải phòng, phòng chuyển tiếp để tái tiếp nhận đồng thời xin lệnh giao hàng từ đầu hãng tàu, kiểm tra số kẹp chì, số container và kẹp chì Hải quan.
4.Thuê xe nhận hàng tại cửa khẩu và vận chuyển nội địa về Hà nội, đúng địa điểm đăng ký kiểm hoá.
5.Tiến hành kiểm hoá và nhập kho, hoàn tất hồ sơ nhập khẩu.
Các b-ớc trên đ-ợc làm trình tự, thời gian từ 2 đến 3 ngày. Công việc này có điểm lợi là hàng hoá trong suốt quá trình vận chuyển đ-ợc nguyên container, chỉ tiến hành bốc vác một lần tại kho FPT nên tính an toàn cao. Các vấn đề về bộ hồ sơ hàng hoá, giấy tờ, tính thuế,...nếu có khúc mắc đ-ợc giải quyết ngay từ khâu tiếp nhận tại Hà nội, tránh đ-ợc tình trạng có khi phải từ Hải phòng trở về Hà nội khi gặp khó khăn về các khâu giấy tờ nói trên.
Hàng nhận đ-ờng hàng không khi về đến sân bay Nội bài sẽ có giấy báo hàng đến của đại lý hãng vận chuyển, cán bộ nhập khẩu FPT chuẩn bị hồ sơ và tiếp nhận tại Hải quan Hà Nội t-ơng tự đối với hàng chuyển tiếp đã đề cập ở trên. Đồng thời, liên hệ với hãng vận chuyển xin giấy uỷ quyền nhận hàng trong tr-ờng hợp không vận đơn theo lệnh. Sau khi tiếp nhận và tính thuế xong, bộ hồ sơ sẽ đ-ợc Hải quan chuyển sang Trạm hàng hoá Gia lâm hoặc niêm phong giao cho FPT.
Cán bộ đi nhận hàng của FPT sẽ đem theo hồ sơ niêm phong cùng giấy uỷ quyền nhận hàng đến Vietnam airlines để nhận lệnh giao hàng, tái tiếp nhận hồ sơ tại Hải quan Gia lâm. Nếu hồ sơ ch-a thông suốt, không có sự sai sót, hàng sẽ đ-ợc kiểm hoá, nhận hàng đồng thời hoàn tất thủ tục Hải quan.
Các b-ớc tiến hành nhận hàng đều theo trình tự chặt chẽ, yêu cầu cán bộ nhận hàng của FPT phải có sự phối hợp với cán bộ Hải quan. Qua mỗi b-ớc đều có đóng dấu và chữ ký xác nhận của cán bộ thực thi gồm dấu tiếp nhận hồ sơ, dấu tính thuế, dấu kiểm hoá, dấu chứng nhận kiểm hoá và dấu đã hoàn thành thủ tục Hải quan. Hải quan các khâu sau không có quyền sửa chữa các khâu tr-ớc, nếu phát hiện sai sót thì cán bộ Hải quan khâu phải cùng giải quyết sửa đổi kịp thời. Mục đích nhằm phân rõ trách nhiệm của các phòng, ban Hải quan và khách đi nhận hàng, tránh đ-ợc nhiều phiền nhiễu và nhầm lẫn từ phía Hải quan hoặc hành động thông đồng giữa Hải quan và phía khách đi nhận hàng.
Đối với tr-ờng hợp hồ sơ nhận hàng có sai sót hoặc khi kiểm hoá thấy có sai sót so với hợp đồng đã ký kết hoặc bộ chứng từ đã thực hiện giữa hai bên bán và bên mua về mặt hàng hoặc số l-ợng, cán bộ Hải quan sẽ tuỳ từng tr-ờng hợp cụ thể giải quyết từ phạt hành chính đến tịch thu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Tr-ờng hợp nghiêm trọng sẽ truy cứu trách nhiệm hình sự.
5.3. Những nghiệp vụ liên quan đến quá trình thanh toán:
*Thanh toán bằng điện chuyển tiền: Đây là ph-ơng thức thanh toán rất phổ biến đ-ợc Công ty FPT áp dụng cho các hợp đồng có giá trị nhỏ, chỉ khoảng vài nghìn USD trở xuống.
linh kiện lẻ hoặc các ch-ơng trình phần mềm đặc biệt của các hãng có quan hệ. Do đặc điểm kinh doanh trong lĩnh vực CNTT là một thị tr-ờng khá cạnh tranh, sản phẩm biến đổi rất nhanh, hàm l-ợng chất xám trong các n-ớc sản phẩm lớn nên vấn đề uy tín vô cùng quan trọng, vấn đề rủi ro chỉ là hạn hữu.
*Chuyển tiền ngay sau khi nhận đ-ợc hàng: Đây là biện pháp đ-ợc sử dụng chủ yếu ở FPT. Ph-ơng thức này đ-ợc áp dụng chủ yếu ở FPT. Ph-ơng thức này đ-ợc áp dụng chủ yếu đối với các đối tác n-ớc ngoài truyền thống, tạo điều kiện thuận lợi cho FPT vì đôi khi có thể chiếm dụng vốn trong thời gian dài. Tuy nhiên, hợp đồng thanh toán theo ph-ơng thức này thì có giá trị không lớn nên không là mối bận tâm đối với các bên.
Khi chuyển tiền thanh toán, Ngân hàng Việt nam nh- Vietnambank hoặc Maritimebank th-ờng tính phí thanh toán là 0,2% trị giá hối phiếu và mức thu tối thiểu là 10 USD với điện phí thanh toán từ 20-30 USD cho một lần chuyển.
*Thanh toán bằng L/C:
FPT th-ờng đàm phán để đối tác n-ớc ngoài đồng ý cho thanh toán lô hàng bằng hình thức L/C trả chậm 30 ngày hoăc 60 ngày tính từ ngày của vận đơn đ-ờng biển hoặc không vận. Điều này rất có lợi cho FPT trong vấn đề tín dụng vốn, bán hàng xong mới trả tiền.
Khi mở L/C Công ty mở L/C không huỷ ngang th-ờng cho phép xuất trình chứng từ trong vòng 21 ngày kể từ ngày giao hàng cuối cùng tại ngân hàng của n-ớc ng-ời bán tức ngân hàng thông báo. FPT th-ờng mở L/C tại Vietcombank với tiền kí quỹ là 30% và Maritime Bank linh động ở mức 10% trị giá L/C.
Bộ chứng từ gửi hàng FPT yêu cầu xuất trình gồm:
1.Một bộ 2/3 vận đơn đ-ờng biển gốc, xếp hàng lên tàu sạch đ-ợc làm theo lệnh của ngân hàng mở và thông báo cho FPT và một bộ không vận đơn gốc, giao hàng sạch đ-ợc làm theo lệnh của ngân hàng mở, ghi rõ số chuyến bay và ngày bay, thông báo cho FPT
2.Hoá đơn th-ơng mại có chữ ký của ng-ời có thẩm quyền 3.Hai phiếu đóng gói có chữ ký của ng-ời có thẩm quyền
4.Giấy chứng nhận xuất xứ của Phòng Th-ơng mại và Công nghiệp n-ớc xuất 5.Một hoá đơn của hãng DHL ghi rõ một bộ hồ sơ gốc gồm B/L, giấy chứng nhận bảo hiểm, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, đ-ợc gửi thẳng cho FPT
Sau khi bộ chứng từ gửi về đến ngân hàng sẽ đ-ợc ngân hàng mở kiểm tra. Nếu không có sai sót ngân hàng sẽ đề nghị FPT ký chấp nhận thanh toán thì mọi tiến trình diễn ra bình th-ờng . Nếu FPT không đồng ý thì ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán và điện sang ngân hàng thông báo đề nghị ng-ời bán làm lại bộ chứng từ gửi hàng.
Thủ tục phí khi thanh toán L/C trả chậm là 0,2% trị giá hối phiếu, tối thiểu là 10 USD và điện phí thanh toán là 30 USD.
5.4. Những nghiệp vụ liên quan đến vận tải:
Thông th-ờng trong giao dịch quốc tế, FPT quy định điều kiện cơ sở giao hàng là EXW thì toàn bộ quá trình sẽ đ-ợc gồm 3 giai đoạn: Vận chuyển nội địa tại n-ớc ng-ời bán, vận chuyển nội địa tại n-ớc ng-ời mua và quá trình giao nhận.
*Vận chuyển nội địa tại n-ớc ng-ời bán:
Trong điều kiện EXW do vận chuyển nội địa tại n-ớc ng-ời bán nên xuất hiện thêm hệ thống ng-ời giao nhận và hệ thống đại lý của họ cùng tham gia vào quá trình vận chuyển. Do đó nhiệm vụ tàu có phức tạp hơn:
1.Công ty FPT với t- cách là ng-ời nhận hàng sẽ chỉ định ng-ời giao nhận chuyên chở lô hàng của mình với các chi tiết nh- tên ng-ời xếp hàng, địa chỉ và ng-ời liên lạc, c-ớc chuyên chở, cảng đi, cảng đến, thời hạn giao hàng. Đồng thời ký kết hợp đồng thuê tàu với c-ớc trả sau tại Hà nội. ở đây, FPT có thể chỉ đạo ng-ời giao nhận trong n-ớc hoặc ng-ời giao nhận tại n-ớc ng-ời bán, tuy nhiên chỉ định ng-ời giao nhận tại n-ớc ng-ời bán có nhiều bất lợi cho ng-ời ng-ời nhập khẩu do khoảng cách, thông tin không đ-ợc đầy đủ.
2.Ng-ời giao nhận trong n-ớc thông báo cho đại lý của mình ở n-ớc ng-ời bán thông qua hệ thống ng-ời giao nhận. Nếu trong b-ớc 1 ở trên FPT chỉ định thẳng ng-ời giao nhận ở n-ớc ng-ời bán thì có thể bỏ qua b-ớc 2. Cần chú ý rằng hệ thống ng-ời giao nhận độc lập với ng-ời chuyên chở là ng-ời có tàu, tuy nhiên
ranh giới phân định chỉ là tuơng đối.
3.Ng-ời giao nhận ở n-ớc ng-ời bán liên lạc với ng-ời xếp hàng để chuẩn bị thủ tục nhận hàng.
4.Ng-ời giao nhận tại n-ớc ng-ời bán l-u c-ớc tàu với ngày dự tính khởi hành và c-ớc phí phù hợp, nhận vỏ container đến k hi ng-ời chuyên chở nhận và