Kiểm soát n i bộ ộ (KSNB) đối v i kho n mớ ả ục chi phí hoạt động bao gồm toàn bộ các chính sách kiểm soát, bước ki m soát và thể ủ t c ki m soụ ể át được doanh nghi p ệ xây d ng nhự ằm đạt được các mục tiêu KSNB đã đề ra vì đây là khoản mục được các nhà qu n lý rả ất quan tâm đến vì chúng có liên quan m t thiậ ết đến nh ng ch tiêu quan ữ ỉ trọng trong BCTC.
Nội dung công việc KSNB đố ới v i kho n m c chi phí hoả ụ ạt động bao gồm những công việc sau:
- Xây d ng ự và ban hành các quy định về quản lý các công việc liên quan đế CPHĐ n như quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ ủa ngườ c i hay bộ phận có liên quan đến xử lý các công việc xét duyệt và phê chuẩn chi phí, ghi sổ các khoản chi phí phát sinh,…; quy định về trình tự, thủ tục KSNB thông qua trình tự, thủ tục th c hiự ện, x lý công viử ệc.
- Tổ chức tri n khai th c hiể ự ện các quy định v qu n lý và ki m soát nói trên: tề ả ể ổ chức phân công, b trí nhân số ự; phổ ế bi n quán tri t vệ ề chức năng nhiệm vụ; kiểm tra đôn đốc thực giện các quy định,…
- Tổ chức và kiểm soát hệ thống s sách, ch ng t kổ ứ ừ ế toán.
- M t sộ ố thủ ục KSNB thường đượ t c thi t lế ập để kiểm soát CPQLDN có hi u quệ ả như là: thủ t c phê duy t các c p. th tụ ệ ấ ủ ục bất kiêm nhi m, th tệ ủ ục đối chiếu,…
- Lập định m c vứ ề chi phí: định m c cho các kho n chi phí dứ ả ựa trên cơ sở phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu các năm trước,…
- Đơn vị có s phân công quy n h n, trách nhi m rõ ràng gi a các b ph n th c hi n ự ề ạ ệ ữ ộ ậ ự ệ các chức năng liên quan đến CPHĐ như sự tách bi t c a k toán ti n và k toán th ệ ủ ế ề ế ủ quỹ,… song phải có sự đối chiếu, kiểm tra thường xuyên giữa các bộ phận này.
- Ban hành các chính sách, th t c v trách nhi m và quy n h n phê chuủ ụ ề ệ ề ạ ẩn đố ới v i các nghiệp vụ phát sinh chi phí th c t . M i nghi p v phát sinh c n phự ế ọ ệ ụ ầ ải được s phê ự duyệt của quản lý đơn vị và ki m tra viể ệc ghi chép đúng đắn và đúng kỳ.
- Đố ới các chi phí liên quan đếi v n tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý đơn vị ầ c n có những quy chế chặt ch t khâu ti p nh n và qu n lý nhân ẽ ừ ế ậ ả sự, theo dõi và ghi nh n thậ ời gian lao động, tính lương, lập b ng ghi chép. ả
- Đố ới các chi phí liên quan đếi v n nguyên v t li u (NVL), công c d ng c (CCDC) ậ ệ ụ ụ ụ hay khấu hao TSCĐ cần có chính sách, các định m c cứ ụ thể đố ớ ừi v i t ng chỉ tiêu như kế hoạch, quy định v mua s m, ề ắ định mức tiêu hao, phương thức phân b các lo i vổ ạ ật liệu hay những quy định v khung và tiêu th c kh u hao cho các loề ứ ấ ại TSCĐ liên quan. - Các kho n chi phí d ch v mua ngoài, chi phí b ng tiả ị ụ ằ ền khác cũng cần có quy định, định mức, kế hoạch cụ thể nhằm tối thiểu hóa chi phí. Cần lưu ý đến các khoản chi phí dễ xảy ra sai sót như chi phí tiếp khách, h i nghộ ị,… đảm bảo đầy đủ vi c phê chu n, ệ ẩ thực hiện đúng kế hoạch, mục đích cho đến khâu ghi chép vào sổ sách, chứng từ.
Bên c nh nh ng th t c trên, tùy thu c vào t ng lo i hình doanh nghi p và quy ạ ữ ủ ụ ộ ừ ạ ệ định mô hình doanh nghiệp thì sẽ thiết lập các thủ tục KSNB khác nhau để phù hợp v i ớ doanh nghiệp đó. Đồng thời, đảm bảo KSNB đố ới v i kho n mả ục CPHĐ được xây d ng ự và th c hi n m t cách khoa h c, h p lý, ch t ch nh t góp phự ệ ộ ọ ợ ặ ẽ ấ ần đảm b o thông tin v ả ề khoản mục cũng như những thông tin tài chính khác có liên quan đáng tin cậy hơn. 1.2. Quy trình kiểm toán đối với khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán
Báo cáo tài chính
1.2.1. Mục tiêu, căn cứkiểm toán kho n m c chi phí hoả ụ ạt động
1.2.1.1. M c tiêu ki m toán ụ ể
Theo VSA s 200: ố “Mục tiêu c a ki m toán BCTC là giúp cho KTV và công ty ể
kiểm toán đưa ra kiến xác nhận r ng BCTC có được lập trên chuẩn mực và chếđộ kế
ánh trung th c và h p lý tình hình tài chính c a doanh nghi p trên các khía c nh tr ng ự ợ ệ ạ ọ
yếu hay không”.
Mục tiêu chung c a ki m toán BCTC là xác nh n v mủ ể ậ ề ức độ tin c y c a các ậ ủ thông tin trình bày trên BCTC được kiểm toán. Đối với khoản mục CPHĐ, mục tiêu chung c a ki m toán kho n m c này là thu thủ ể ả ụ ập đầy đủ các b ng ch ng có liên quan t ằ ứ ừ đó đưa ra kết luận thông tin tài chính liên quan đến CPBH và CPQLDN trong BCTC có được phản ánh một cách trung thực, hợp lý trên mọi khía cạnh trọng yếu hay không. Đồng th i cung cấp những thông tin, tài liờ ệu có liên quan làm cơ sở tham chiếu khi kiểm toán nh ng kho n mữ ả ục khác.
Mục tiêu đặc thù khi kiểm toán khoản mục CPHĐ được được xác định trên cơ sở mục tiêu chung và đặc điểm, b n ch t cả ấ ủa t ng kho n mừ ả ục hay t ng ph n hành c ừ ầ ụ thể cùng vi c ph n ánh và theo dõi chúng trong hệ ả ệ thống k toán, hế ệ thống KSNB. Mục tiêu cụ thể ủ c a ki m toán ể CPHĐ là thu thập đầy đủ ằ b ng ch ng và thích hứ ợp để đáp ứng 6 cơ sở dẫn liệu (CSDL) cũng như mục tiêu kiểm toán BCTC bao gồm: - Tính hi n h u: khệ ữ ẳng định t t c các nghi p vấ ả ệ ụ có liên quan đế CPHĐ n được ghi nhận trong kỳ đều thực sự phát sinh và có liên quan đến đơn vị.
- Tính đầy đủ: khẳng định tất cả các nghi p vụ ệ có liên quan đến CPHĐ đã được phát sinh trong kỳ đều được ghi nh n, không b sót mậ ỏ ột nghiệp v nào. ụ
- Tính chính xác: đảm b o các kho n ả ả CPHĐ phát sinh trong kỳ đã được ghi s theo ổ đúng số đã phát sinh theo chứng từ, hóa đơn gốc, tất cả các CPHĐ đã được ghi nhận phải được cộng s , chuy n s chính xác. ổ ể ổ
- Tính đúng kỳ: toàn b các nghi p vộ ệ ụ, các chi phí được ghi nh n ph i th c s phát ậ ả ự ự sinh trong kỳ hoặc phát sinh từ kỳ trước nhưng theo quy định phải ghi nhận trong kỳ kế toán hiện tại.
- Quy n và ngề hĩa vụ: xem xét vi c tuân thệ ủ các quy định, chế độ ủ c a pháp luật cũng như của doanh nghiệp vì vậy KTV cần thu thập bằng chứng để chứng minh việc hạch toán CPHĐ c a doanh nghi p có tuân theo nhủ ệ ững quy định trên hay không.
- Trình bày và thuyết minh: hướng t i vi c khớ ệ ẳng định toàn b các kho n ộ ả CPHĐ được ghi s phổ ải được phân loại chính xác và được hạch toán vào tài khoản phù hợp.
1.2.1.2. Căn cứ kiểm toán
Các căn cứ kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động rất phong phú và đa dạng về cả hình th c, ngu n gứ ồ ốc và nội dung bao gồm:
- BCTC ch yủ ếu liên quan đến kho n m c chi phí hoả ụ ạt động như: BCĐKT, BCKQHĐKD, Thuyết minh BCTC.
- Các chính sách, các quy chế hay quy định v KSNB cề ủa BCTC nói chung và đố ới i v khoản mục CPHĐ nói riêng.
- Các s kổ ế toán liên quan đến kho n mả ục CPHĐ bao g m s k toán t ng h p; s chi ồ ổ ế ổ ợ ổ tiết TK 641, TK 642 và các sổchi tiết các tài khoản liên quan như TK 111, 112, 152,… - Các ch ng t g c kứ ừ ố ế toán có liên quan đến ghi nh n nghi p vậ ệ ụ liên quan đế CPHĐ n phát sinh và là căn cứ để ghi nhận vào sổ kế toán. Ví dụ như:
+ Ch ng t vứ ừ ề tiền: Phi u thu, gi y báo N , gi y báo Có, biên b n xác nh n, các quyế ấ ợ ấ ả ậ ết định kèm theo,…
+ Ch ng t phân b chi phí trứ ừ ổ ả trước: Chính sách phân b chi phí, b ng tính vi c phân ổ ả ệ bổ, các ch ng tứ ừ khác liên quan đến vi c hình tệ hành chi phí,…
+ Ch ng t v hàng t n kho: Các phi u xuứ ừ ề ồ ế ất – nh p hàng hóa, bậ ảng kê mua hàng,… + Ch ng t vứ ừ ề TSCĐ: Chứng t và quyừ ết định mua sắm liên quan đến vi c hình thành ệ TSCĐ, bảng tính phân bổ khấu hao, biên bản bàn giao, biên bản thanh lý TSCĐ,…
+ Ch ng t vứ ừ ề lương nhân viên: Bảng ch m công, b ng thanh toán tiấ ả ền lương và các khoản trích theo lương, hợp đồng lao động,…
- Các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan đến kho n mả ục CPHĐ như kế ho ch bán hàng, ạ chiến lược kinh doanh,…
1.2.2. N i dung ki m toán kho n m c chi phí hoộ ể ả ụ ạt động trong ki m toán Báo cáo ể
tài chính
1.2.2.1. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Theo VSA s 300, KTV và công ty ki m toán ph i l p k ho ch kiố ể ả ậ ế ạ ểm toán để đảm bảo cu c kiộ ểm toán được ti n hành m t cách có hi u quế ộ ệ ả: “Kế hoạch ki m toán phể ải
được lập một cách thích hợp nh m đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu c a cuộc ki m toán; phát hi n gian l n, r i ro và nh ng vể ệ ậ ữ ấn đ tim ẩn và đảm b o cho ả
cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng thời h n. Kạ ế hoạch ki m toán tr giúp KTV ể ợ
phân công công vi c cho tr lý ki m toán và ph i h p v i KTV và chuyên gia khác v ệ ợ ể ố ợ ớ
công vi c kiệ ểm toán”. Vi c l p k ho ch kiệ ậ ế ạ ểm toán thường được th c hi n qua các ự ệ công việc như sau:
* Xem xét ch p nh n khách hàng và r i ro hấ ậ ủ ợp đồng
Đây là bước đầu tiên nhằm mục đích đánh giá tổng quan về khách hàng để từ đó đưa ra kết lu n ch p nh n yêu c u ki m toán hay không. N u không ch p nh n yêu c u kiậ ấ ậ ầ ể ế ấ ậ ầ ểm toán của khách hàng thì đây là bước quan trong để ậ l p kế hoạch t ng quát cho cuổ ộc kiểm toán.
Trong giai đoạn này, tùy thuộc vào đây là khách hàng mới hay là khách hàng hiện tại để tiến hành xem xét các vấn đề.
- ối với khách hàng mới:
+ Tìm hi u các thông tin vể ề khách hàng như: loại hình doanh nghi p; ngành ngh , quy ệ ề mô kinh doanh; hội đồng cổ đông; Ban Giám đố (BGĐ); sơ đồ ổ chức; đơn vị trực c t thuộc; thông tin v hoề ạt động kinh doanh; thông tin v hề ệ thống k toán và KSNB; các ế
thông tin v vi c kiề ệ ểm toán trước đây của khách hàng; các công ty con và các công ty liên kết, các bên liên quan;…
+ Tìm hi u các thông tin b t l i lể ấ ợ iên quan đến khách hàng và ban lãnh đạo thông qua các phương tiện thông tin đại chúng.
+ Các yêu c u c a khách hàng (d ch v yêu c u, thầ ủ ị ụ ầ ời hạn phát hành báo cáo,…). - Tìm hi u các vể ấn đề liên quan đến khách hàng, bao gồm các thông tin liên quan như: môi tr ng hoườ ạt động kinh doanh c a khách hàng, quy n s h u và qu n lý, các vủ ề ở ữ ả ấn đề của khách hàng liên quan đến pháp luật và các quy định, điều kiện tài chính, các vấn đề về hệ thống k toán c a khách hàng và báo cáo ki m toán (BCKT) ế ủ ể năm trước của khách hàng.
+ Xem xét đến các vấn đềliên quan đến tính độc lập và khả năng cung cấp dịch vụ của công ty kiểm toán đố ới khách hàng.i v
+ Xem xét các ý kiến tư vấn và liên h ệ KTV năm trước (nếu c n). ầ
+ Xem xét tính độc lập và biện pháp đảm bảo tính độc lập của công ty và thành viên ch chủ ốt nhóm ki m toán. ể
- ối với khách hàng cũ:
+ Tìm hiểu các thay đổ ủi c a khách hàng so với năm trước như vấn đề ề ổ đông, hội v c đồng quản tr , kế ị toán,…
+ Các vấn đề lưu ý từcuộc kiểm toán trước.
+ Tìm hi u các thông tin b t l i liên qể ấ ợ uan đến khách hàng và ban lãnh đạo thông qua các phương tiện đại chúng.
+ Các yêu c u c a khách hàng (d ch v yêu c u, thầ ủ ị ụ ầ ời hạn phát hành báo cáo,…). + Đánh giá các vấn đề liên quan đến khách hàng, bao gồm các thông tin liên quan: quyền sở h u và qu n lý, các vữ ả ấn đề ủa khách hàng liên quan đế c n pháp lu t và các ậ
quy định, điều kiện tài chính, các vấn đề về hệ thống kế toán của khách hàng và BCKT năm trước của khách hàng.
+ Xem xét năng lực chuyên môn, khả năng thực hiện hợp đồng, tính chính trực của khách hàng và các vấn đềtrọng y u khác. ế
+ Xem xét tính độc lập và biện pháp đảm bảo tính độc lập của công ty và thành viên ch chủ ốt nhóm ki m toán. ể
* L p hậ ợp đồng ki m toán và l a ch n nhóm ki m toán ể ự ọ ể
Sau khi th c hiự ện các bước đánh giá và chấp nh n khách hàng, Công ty sậ ẽ đánh giá mức độ rủi ro của hợp đồng để từ đó đưa ra kết luận chấp nhận khách hàng hay không. KTV sẽ đi đến quyết định ký k t hế ợp đồng kiểm toán. Để thực hi n ký k t hệ ế ợp đồng kiểm toán, KTV ph i so n dả ạ ự thảo hợp đồng và cùng trao đổi gi a hai bên. Khi có sữ ự thống nhất giữa hai bên, hợp đồng kiểm toán phải được trình cho Giám độc hoặc Phó Giám đốc ký kết. Tiếp đó, Công ty tiến hành thiết lập nhóm kiểm toán thích h p cho ợ hợp đồng kiểm toán có đủ năng lực chuyên môn, tính độc lập và chính trực; đảm bảo hiệu qu cho cu c ki m toán và tuân th theo các chu n mả ộ ể ủ ẩ ực chung được th a nh n. ừ ậ Tuy nhiên, BGĐ ẫn là người chị v u trách nhiệm đối với toàn b ộcuộc ki m toán. ể
* Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạ ột đ ng
- Thu thập thông tin ban đầu c a khách hàng liên qủ uan đến kho n mả ục CPBH và CPQLDN. Ví dụ như: ngành nghề kinh doanh, lo i hình doanh nghiạ ệp,…
- Tìm hi u v hể ề ệ thống kế toán:
+ Hoạt động k toán c a doanh nghi p cế ủ ệ ủa đơn vị đượ ổ chức như thếc t nào, hình thức sổ k toán, s phát tri n h ế ự ể ệthống k toán qu n ế ả trị như thế nào, ch ế độ k toán áp d ng. ế ụ + Những quy định c a doanh nghi p v h ch toán ủ ệ ề ạ CPHĐ: quy định hạch toán lương, thưởng cho bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Các quy định về công tác phí, hoa h ng, ti p thồ ế ị, các định mức về chi phí b o hành, ả điện, nước, điện thoại.
+ Quy định về phê duyệt chứng từ, luân chuyển chứng từ. Việc hạch toán CPHĐ đi từ chứng t g c vào các s ừ ố ổ nào,…
* Tìm hi u chính sách k toán và chu trình kinh doanh ể ế
- Tìm hi u hể ệ thống báo cáo theo yêu c u mà doanh nghi p ph i l p, các chính sách k ầ ệ ả ậ ế toán áp dụng đố ới v i các giao d ch quan tr ng, các loị ọ ại ước tính kế toán, đồng ti n ghi ề