a. Giao dịch và đàm phán
31
ngoài qua email, fax hay qua đường bưu điện. Nội dung thường gồm các điều khoản về hàng hóa, thanh toán, giá cả, thời gian vận chuyển, phương thức thanh toán.
Sau đó Công ty sẽ nghiên cứu các điều khoản trong thư chào hàng, Công ty sẽ tiến hành trao đổi đàm phán những điều khoản mà Công ty cho là không hợp lý, cho đến khi cả hai bên đi đến thống nhất.
Ngoài ra dựa vào nhu cầu trong nước mà Công ty đã xác định, khi cần thiết Công ty còn chủ động hỏi hàng, tức là yêu cầu đối tác nước ngoài cung cấp các thông tin về hàng hóa nhằm mục đích nhận được báo giá với thông tin đầy đủ nhất.
Thông thường việc đàm phán được thực hiện qua mạng Internet, gửi thư điện tử, qua fax, điện thoại, qua hội chợ triển lãm…để có thể tiết kiệm được chi phí.
b.Ký kết hợp đồng
Sau khi việc đàm phán giữa Công ty và đối tác nước ngoài đã đi đến thống nhất tất cả các điều khoản trong hợp đồng thì hai bên sẽ tiến hành kí kết hợp đồng nhập khẩu. Việc ký kết hợp đồng nhập khẩu là thủ tục pháp lý quan trọng giữa Công ty và nhà cung cấp.
Bản ký kết hợp đồng thông thường đã được bên cung ứng soạn thảo sẵn với cac điều khoản liên quan đến hàng hóa và cả các vấn đề liên quan đến khiếu nại, khiếu kiện. Sau khi xem xét bản hợp đồng đã phù hợp với yêu cầu, các bên ký kết vào bản hợp đồng, khi đó quan hệ pháp ly được xác lập và các bên phải có nghĩa vụ thực hiện đúng như các yêu cẩu trong hợp đồng đã ký.
2.2.3 Thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng sau khi được ký kết có giá trị pháp lý,lúc này các bên tham gia ký kết phải có nghĩa vụ thực hiện theo hợp đồng. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty VILEXIM như sau:
32
a. Xin giấy phép nhập khẩu ( nếu có)
Hiện nay mọi Công ty có đăng kí kinh doanh hợp pháp đều có quyển thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu. Ngoài ra những mặt hàng mà Công ty nhập khẩu không phải là những mặt hàng bị cấm hoặc hạn chế nhập khẩu, do đó Công ty thường chỉ cần làm đơn đề nghị Bộ Công Thương xác nhận đăng ký nhập khẩu theo chế độ cấp phép tự động quy định tại Thông tư số 17/2008/TT-BCT.
b.Mở L/C
Đây thực chất là một khâu của quá trình thanh toán, nếu như Công ty ký hợp động với phương thức thanh toán bằng thư tín dụng thì Công ty sẽ p hải tiến hành nghiệp vụ này.
Vì phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty là phương thức thanh toán băng thư tín dụng nên để thanh toán tiền hàng Công ty p hải tiến hành nghiệp vụ mở L/C. Nội dung của mục này tương tự như đối với quá tình nhập khẩu ủy thác, chỉ khác ở chỗ tiền đặt cọc mở L/C và phí mở L/C trong quá trình nhập khẩu ủy thác được lấy ra từ khoản tiền bên ủy thác gửi sang bằng 10% giá trị lô hàng nhập khẩu còn đối với nhập khẩu trực tiếp là do chính Công ty phải chi trả.
c. Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm
Công ty thường ký hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện CIF, do đó nghĩa vụ thuê tàu mà mua bảo hiểm thuộc về đối tác nước ngoài. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp Công ty nhập khẩu theo điều kiện FOB do nếu nhập khẩu theo điều kiện CIF sẽ cao hơn rất nhiều. Khi đó Công ty p hải có nghĩa vụ thuê tàu và mua bảo hiểm.
Công ty VILEXIM thường mua bảo hiểm tại Công ty cổ p hần bảo hiểm Petrolimex ( PJICO) và Công ty bảo hiểm Việt Nam- Bảo Việt và một số Công ty bảo hiểm khác. Khi đó Công ty gửi giấy yêu cầu bảo hiểm đến Công ty bảo hiểm để yêu cầu bảo hiểm cho máy móc, thiết bị mà Công ty nhập
33
khẩu trong chuyến hàng đó. Sau đó Công ty bảo hiểm sẽ cấp cho Công ty một đơn bảo hiểm dựa trên giấy yêu cầu bảo hiểm mà Công ty gửi đến.
d.Làm thủ tục nhập khẩu và nhận hàng.
Tương tự như trong quy trình nhập khẩu ủy thác, tuy nhiên mọi chi p hí như bốc dỡ hàng từ phương tiện vận chuyển, lưu kho, lưu bãi...đều do Công ty phải chịu.
3.Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa.