- Xác định nhu cầu nhập hàng và đối tác thực hiện mua bán
Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh , ban giám đốc phân bổ chỉ tiêu NK tới phòng kinh doanh. Trên cơ sở chỉ tiêu NK đã được p hân bổ, trưởng p hòng kinh doanh lập dự án kinh doanh cụ thể. Nội dung phương án kinh doanh bao gồm: Nhà cung cấp, nước NK, loại hàng NK chủ yếu, số lượng từng lần nhập, giá trị ước tính.
Nhân viên kinh doanh tính toán so sánh giá chào hàng của các nhà cung cấp , lựa chọn chào hàng thấp nhất cho cùng loại sản phẩm đó. Trưởng phòng kinh doanh làm báo cáo các danh mục NK trong kỳ và gửi lên ban giám đốc phê duyệt.
- Ký kết hợp đồng với nhà XK
Sơ đồ 3.2. Quy trình ký kết hợp đồng với nhà NK (Nguồn: Tài liệu phòng kinh doanh của công ty)
Các bên mua bán thống nhất với nhau về các điều khoản trong hợp đồng thì hai bên sẽ đi tới ký kết hợp đồng. Thông thường hợp đồng được hình thành thông qua ban bản điện tử như bản fax, mail…Trong quá trình đàm phán hai bên, công ty rất chú ý đến hình thúc thanh toán tiền cho nhà XK. Công ty thường lựa chọn phương thức thanh toán tín dụng chứng từ vì lợi ích của phương thức này đối với nhà NK, đảm bảo thanh toán khi nhà XK cung cấp đủ và chính xác bộ chứng từ thanh toán.
- Lựa chọn ngân hàng làm thủ tục mở L/C
Công ty Tây Hồ thường chọn ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam làm ngân hàng đại diện bên mua do công ty là đối tác làm ăn đã lâu và vì ngân hàng có các chính sách ưu đãi và hạn mức tín dụng hấp dẫn. Ngoài ra trong từng giao dịch cụ thể công ty cũng có mối quan hệ với các ngân hàng như: ngân hàng đầu tư và p hát triển Việt Nam, ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn…
- Xác định nguồn ngân quỹ cho việc mở L/C
Dựa trên giá trị của hợp đồng đã ký và tỷ lệ ký quỹ của ngân hàng đ ề ra mà công ty có kế hoạch trước cho khoản tiền ký quỹ cần thiết.
Trong một số hợp đồng do tính an toàn cao mà công ty không phải tiến hành ký quỹ với ngân hàng còn nếu ngân hàng đề nghị công ty p h ải ký quỹ thì cán bộ phụ trách công tác thanh toán quốc tế sẽ kết hợp với cán bộ phòng kinh doanh xem xét tình hình tài chính của công ty để huy động số tiền cần thiết. Nếu tiền gửi ngân hàng đủ để tiến hành ký thì công ty sẽ chuyển số tiền trong tài khoản của công ty sang tài khoản ký quỹ. Nếu không đủ lượng ngoại tệ tiến hành ký qu ỹ thì công ty vay ngoại tệ, khoảng thời gian vay thường là 2-3 tháng.
Kế hoạch NK Ban giám đốc Phòng kinh doanh Nhà cung cấp Ban giám đốc Nhà cung cấp Hỏi giá Chào giá Ký HĐ Báo cáo
- Sửa đổi và bổ sung L/C
Trong trường hợp L/C có sai sót do nhà XK, hay ngân hàng p hát hiện ra thì phải tiến hành sửa hoặc bổ sung L/C. Công ty phải có kế hoạch đối p hó với mọi tình huống có thể xảy ra. tiến hành ra soát ký đơn xin mở L/C trước khi gửi tới ngân hàng. Kiểm tra ký lưỡng L/C tránh sai sót có thể xảy ra.