* Chuẩn bị thông tin đàm phán:
Trong quá trình đàm phán, thông tin được coi là vũ khí quan trọng để dành thắng lợi. Đặc biệt đối với thời đại công nghệ cao ngày nay thì thông tin ngày càng trở nên quan trọng. Do đó chuẩn bị thông tin trước khi đàm phán là một khâu mà Vietrust JSC luôn thực hiện khi tiến hành đàm p hán với đối tác Trung Quốc cho dù đó là khách hàng quen biết lâu năm. Đối với đối tác này thì công ty chỉ tìm hiểu thông tin về tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán, đồng tiền thanh toán…. Các thông tin này do phòng Xuất nhập khẩu tổng hợp thu thập và xử lý thông qua báo cáo tổng hợp, các bài báo, tạp chí, thông tin trên mạng Internet, từ bộ tài chính, từ vụ chính sách thị trường. Thông tin về đối tác bạn hang tình hình biến động giá cả trên thị trường được lấy từ việc tham
Đỗ Thị Lê_ K42E2 40 gia các hội thảo, triển lãm chuyên ngành như: hội thảo về sử dụng an toàn các loại hóa chất, hội thảo triển lãm các mặt hàng mới do đối tác mở ra… ngoài ra thông tin này cũng được tham khảo từ bộ công thương. Công ty thu thập được rất nhiều thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nhưng những thông tin này rất chung chung. Các thông tin quan trọng như giá cả thị trường thì được công ty chú trọng và cập nhật thường xuyên bởi những thông tin này có ý nghĩa rất lớn.
Việc chuẩn bị thông tin đàm phán chỉ được đánh giá ở mức 3.3 bởi Các thông tin thu thập được không được lưu trữ một cách hệ thống nên nhiều khi bị thất lạc gây khó khăn cho việc tham khảo của nhân viên đàm phán.
* Chuẩn bị nội dung đàm phán:
Đối với đối tác Trung Quốc là đối tác lâu năm nên nội dung đàm phán không có gì thay đổi nhiều ngoài phương thức thanh toán, giá thanh toán, thời gian và số lượng hàng hóa, còn các nội dung khác thì như các hợp đồng trước đã ký.
Theo kết quả điều tra phỏng vấn thì các chuyên gia đánh giá việc chuẩn bị nội dung đàm phán ở mức 3.3 điểm bởi Trung Quốc là một đối tác quen biết đã tiến hành kinh doanh với công ty trong thời gian dài nên quá trình đàm phán chỉ làm với mức độ trung bình.
* Chuẩn bị nhân sự đàm phán:
Các cuộc đàm phán của công ty với đối tác Trung Quốc được diễn ra tại công ty. Cuộc đàm phán giữa hai bên do phòng Kế hoạch – vật tư – xuất nhập khẩu bố trí và bàn bạc. Đoàn đàm phán thường chỉ gồm từ hai đến ba người. Đoàn đàm phán thường bao gồm Giám đốc điều hành trưởng đoàn, trưởng phòng Kế hoạch – vật tư – xuất nhập khẩu và trưởng phòng tài chính kế toán. Hiện nay công ty không có phiên dịch viên mà sử dụng phiên dịch của đối tác cũng như chuyên gia pháp lý.
Đỗ Thị Lê_ K42E2 41 Quá trình chuẩn bị nhân sự đàm phán được đánh giá đạt kết quả khá là 3.4 điểm. Theo công ty thì chuẩn bị nhân sự đàm p hán chỉ đạt mức điểm như vậy bởi vì nguồn nhân lực tham gia bàn đàm phán còn hạn chế, nhân viên chưa có đủ khả năng và kinh nghiệm nên dẫn tới hiệu quả chưa cao. Với thực tế đoàn đàm phán của công ty như hiện nay chỉ đạt mức độ trung bình vì vừa thiếu số lượng vừa yếu về chất lượng.
* Chuẩn bị địa điểm, thời gian làm việc:
Do đàm phán tại Việt Nam nên công ty chủ động lựa chọn địa điểm cũng như thời điểm cho cuộc đàm phán. Thời gian đàm p hán được chính thức diễn ra trong giờ hành chính, chủ yếu tại phòng họp của công ty. Công ty chủ động lên lịch sau đó bàn bạc với đối tác để xác định thời gian hợp lý. Do việc chuẩn bị địa điểm và thời điểm còn một số hạn chế như phòng họp chưa được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho việc đàm p hán, p hòng họp có diện tích hạn chế,…nên việc chuẩn bị địa điểm và thời điểm đàm phán của công ty dược đánh giá ở 3,2 điểm.
* Chuẩn bị chương trình làm việc:
Chương trình đàm phán được công ty thực hiện tùy theo các buổi đàm phán. Với những hợp đồng lớn thì chương trình đàm phán thì có thể kéo dài 1 hoặc 2 ngày