Việc xây dựng kế hoạch đàm phán có vai trò và ý nghĩa đặc biệt, vạch ra một sơ đồ có tính khái quát logic áp dụng cho mọi trường hợp, dựa vào đó mà có thể tổ chức và thực hiện các cuộc đàm phán cụ thể nhằm đạt được mục tiêu đã định. Vì vậy khâu lập kế hoạch luôn được công ty quan tâm và thực hiện kỹ càng.
Sau khi tổng hợp được thông tin về sản lượng sản xuất ra và lượng hàng hóa bán ra tại các cửa hàng của doanh nghiệp từ báo cáo nhanh về kết quả hoạt động kinh doanh của phòng kế toán tài chính, công ty xác định lượng hàng cần nhập khẩu trong thời gian tới và bắt đầu xây dựng kế hoạch đàm phán để trình lên Ban giám đốc xét duyệt.
Các bản kế hoạch đàm phán của doanh nghiệp đều đã xác định được các mục tiêu chung của cuộc đàm phán và hoạch định kế hoạch hành động, các mục tiêu đều dễ hiểu và phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp. Đối với đối tác Trung Quốc, thì mục tiêu của cuộc đàm p hán là làm sao thực hiện đàm phán thành công, mang lại lợi ích thống nhất cho cả hai bên để duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài.
Phần kế hoạch hành động chủ yếu là kế hoạch nhân sự, địa điểm, thời gian mà không lập kế hoạch về chiến lược và chương trình đàm phán cụ thể từ khâu chuẩn bị đến khâu tiến hành và cuối cùng là kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện được.
Đỗ Thị Lê_ K42E2 39 Nội dung đàm phán chính là nội dung của hợp đồng nhập khẩu. Công đã xác định các nội dung cụ thể để tiến hành đàm phán. Thông thường các nội dung này là các điều khoản cơ bản của một hợp đồng nhập khẩu như: tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, hình thức giao hàng, lựa chọn tàu, trọng tài, bất khả kháng…Tuy nhiên đối với Trung Quốc là một đối tác truyền thống, do đã quan hệ kinh doanh đã lâu nên các nội dung của cuộc đàm phán ít, chủ yếu tập trung vào các điều khoản như: giá cả, phương thức giao hàng, khối lượng giao hàng, thời gian thanh toán, còn các nội dung còn lại như: trọng tài, trường hợp bất khả kháng, luật áp dụng, khiếu nại… hai bên thường áp dụng như các hợp đồng đã ký từ trước với nhau nên nhiều khi xảy ra tranh chấp mà công ty là người chịu thiệt thòi vì công ty thường sử dụng hợp đồng do khách hàng soạn thảo. Do Trung quốc là đối tác truyền thống nên việc lập kế hoạch được đánh giá là mức điểm 3.4. Tuy nhiên doanh nghiệp chỉ thực hiện một phần nhỏ trong quy trình lập kế hoạch nên việc đánh giá kết quả này vẫn cao hơn thực tế.