- Để một cuộc đàm phán được diễn ra thành công thì quá trình chuẩn bị thông tin là vô cùng quan trọng, đây là quá trình tiền đề để chuẩn bị và lên kế hoạch cho nội dung đàm phán, không chỉ với đối tác đàm phán nói chung mà còn là đối tác Châu Âu nói riêng, chính vì lẽ đó phía VAECO vẫn luôn có sự tìm hiểu, thu thập thông tin quan trọng và trao đổi kĩ càng với phía đối tác.
- Quá trình chuẩn bị thông tin đàm phán sẽ giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn sơ bộ về phía đối tác cũng như chuẩn bị chi tiết các nội dung đi kèm. Đối với công ty VAECO, quá trình chuẩn bị nguồn thông tin đóng vai trò then chốt dẫn đến sự thành công của cuộc đàm phán. Hiện nay, công ty thường thu thập thông tin thông qua một số nguồn cơ bản từ các tổ chức nhà nước như Tổng cục hàng không, Bộ công thương, Hiệp hội vận tải quốc tế … chính vì vậy nguồn thông tin doanh nghiệp có luôn phong phú và bắt kịp với tình hình thay đổi trên thế giới. Ngoài ra, cán bộ các phòng ban như cung ứng vật tư, phát triển kinh doanh đã trải qua một quá trình đào tạo bài bản và có hệ thống. Thông thường, cán bộ các phòng ban này sẽ cập nhật thông tin từ các bộ phận chuyên trách, từ đó tổng hợp lại theo hệ thống và tham khảo thêm các nguồn thông tin sẵn có trên mạng Internet từ các tổ chức tài chính thương mại quốc tế như IFC, ngân hàng hàng thế giới World Bank… nên các thông tin luôn được tổng hợp và thay đổi kịp thời.
3.3.3.1 . Chuẩn bị thông tin đàm phán
- Thu thập các thông tin chung về thị trường như các thông tin về tình hình kinh tế, chính trị, luật pháp, văn hóa, tập quán kinh doanh, sự phát triển của cơ sở hạ tầng, hệ thống ngân hàng, vận tải …
Mục đích của quá trình này là giúp doanh nghiệp có một cái nhìn sơ bộ về tình hình chung của phía đối tác cũng như tập quán kinh doanh phổ biến, từ đó có sự chuẩn bị hợp lý và chu đáo về nguồn thông tin để những kế hoạch đàm phán cụ thể. Chẳng hạn, công ty Satair là một công ty chuyên cung cấp phụ tùng vật tư máy bay đến từ Thụy Điển, nên phía VAECO sẽ cần tìm hiểu những thông tin chung về đất nước này cũng như một số quy định pháp luật và chất lượng an toàn bay có liên
quan khi Thụy Điển vừa mới thay đổi một số chính sách về nhiên liệu và kinh tế để tổng hợp và điều chỉnh lại theo đúng nhu cầu khách quan
- Thông tin về hàng hóa như cơ cấu chủng loại, thông số kích thước, các phương pháp quy định chất lượng, giá cả, xu hướng biến đổi …
Trong ngành hàng không, một số phụ tùng vật tư máy bay tiêu hao chỉ sản xuất tại một số công ty nhất định, với số lượng hạn chế, bởi vậy việc thu thập các nguồn thông tin về cơ cấu hàng hóa, giá cả, cũng như chứng chỉ chất lượng sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng so sánh với một số nhà cung cấp khác và điều chỉnh tùy thuộc vào yêu cầu kĩ thuật của an toàn bay quốc tế. Đối với công ty Satair, đây là công ty hàng đầu về cung cấp phụ tùng vật tư máy bay Airbus khi không giới hạn về chủng loại nguyên vật liệu, ngoài ra công ty đã có chứng nhận tiêu chuẩn kĩ thuật tại nhiều thị trường như Mỹ, Singapore, Đức, Trung Quốc.
- Một số thông tin về đối tác cũng cần được làm rõ như quá trình hình thành và phát triển, hình thức tổ chức, địa vị pháp lý, các mặt hàng kinh doanh, kinh nghiệm và uy tín, phương hướng phát triển, khả năng tài chính … Trong trường hợp Satair, công ty đạt doanh số trên 2 tỷ đô la Mỹ/năm với hơn 1300 nhân viên và 10 chi nhánh trên toàn cầu cùng 60 năm kinh nghiệm và phát triển trong ngành hàng không.
- Thông tin về đoàn đàm phán của đối tác như thành phần đoàn đàm phán, phong cách đàm phán, mục tiêu cuộc đàm phán, các chiến lược và kĩ thuật mà đối tác thường sử dụng. Thông thường công ty sẽ tìm hiểu về đặc điểm đàm phán quốc tế của quốc gia chủ quản của bên nhà cung cấp dựa trên những tư liệu sẵn có trong nước đến từ các thông tin chính thống của Bộ ngoại giao, Tổng cục hàng không, sau đó dựa vào từng trường hợp công ty cụ thể mà phía VAECO sẽ có điều chỉnh về cách thức đàm và tham khảo nguồn thông tin trên một số các hiệp hội vận tải về đặc điểm và cách thức đàm phán mà phía công ty cung cấp phụ tùng vật tư thường hay sử dụng.
3.3.3.2. Chuẩn bị nội dung đàm phán
- Các nội dung chính trong đàm phán sẽ được phân công đến những thành viên phụ trách có liên quan, chẳng hạn với các nội dung về điều khoản thanh toán, các quy định pháp lý sẽ do Ông Trường – Thành viên phòng cung ứng vật tư chuẩn bị. Ngoài ra ông Trường sẽ cùng với phòng pháp chế của công ty rà soát lại các quy
định có liên quan cũng như tham khảo một số thông tư mới về kinh tế để đảm bảo các điều kiện đề nghị yêu cầu trong đàm phán không bị vướng mắc về pháp lý. Đối với quy cách bảo quản, số lượng, chất lượng của mặt hàng sẽ do Ông Hà – Phó phòng cung ứng vật tư phụ trách và bàn bạc với ông Toại – Trưởng phòng cung ứng vật tư để thống nhất các đề xuất đưa ra.
- Trong quá trình đàm phán, có một số nội dung liên quan đến thời hạn thanh toán và phương thức giao hàng sẽ cần phải được đàm phán kĩ lưỡng, chẳng hạn như đối với một số trường hợp đặt hàng gấp sẽ vận chuyển bằng đường biển hay đường hàng không. Ngoài ra, trong quá trình thương thảo hợp đồng thì điều kiện Inconterm nào nên được áp dụng để có lợi cho hai bên, nhất là khi hàng hóa vận chuyển xảy ra hỏng hóc thiệt hại. Việc lựa chọn phương án đề xuất đàm phán là vô cùng quan trọng, chính vì vậy nhiệm vụ này sẽ do Ông Toại – Trưởng phòng cung ứng vật tư và Ông Thế Anh – Giám đốc trung tâm cung ứng vật tư bàn bạc và xem xét trước khi trình lên ban giám đốc phê duyệt. Ví dụ như công ty VAECO nhập khẩu chốt khóa cửa an toàn máy bay từ phía công ty Satair, thông thường sản phẩm này sẽ được vận chuyển bằng đường biển để giảm chi phí cho doanh nghiệp, tuy nhiên với số lượng nhập khẩu nhỏ và thời gian cần thay thế sản phẩm trong giai đoạn nước rút, công ty VAECO muốn đề xuất thay đổi phương thức vận chuyển sang đường hàng không để kịp với tiến bộ bảo dưỡng và sửa chữa máy bay.
- Sau khi các nội dung đàm phán đã được trình lên ban giám đốc phê chuẩn, phòng cung ứng vật tư sẽ chỉnh sửa và sắp xếp lại bố cục nội dung để chuẩn bị cho quá trình đàm phán sẽ được diễn ra thuận lợi.
3.3.3.3. Chuẩn bị nhân sự đàm phán
Thông thường, nhân sự tham gia quá trình đàm phán được công ty sắp xếp như sau:
1. Ông Phạm Đăng Thanh – Tổng giám đốc công ty
2. Ông Nguyễn Thế Anh – Giám đốc trung tâm cung ứng vật tư 3. Ông Hà Tiến Dũng – Trưởng ban đảm bảo chất lượng
- Đoàn đàm phán công ty gồm ba người, trong đó người có trách nhiệm đưa ra quyết định cao nhất là ông Thanh – Tổng giám đốc công ty. Tuy nhiên trong một số trường hợp, số lượng và cơ cấu nhân sự có thể thay đổi phụ thuộc vào sự sắp xếp từ phía đối tác, thuận lợi cho quá trình diễn ra thương thảo. Những thành viên đại diện công ty tham gia đàm phán là những cán bộ đại diện cho các phòng ban có liên
hệ trực tiếp đến phụ tùng vật tư nhập khẩu, vì vậy cần phải có nền tảng kiến thức chuyên môn vững vàng cũng như sự khéo léo và tinh tế trong quá trình đàm phán để đem lại hiệu quả cao nhất trong lần gặp mặt. Vì toàn bộ các sản phẩm nhập khẩu là phụ tùng vật tư máy bay nên người đưa ra các đánh giá và thẩm định chất lượng sản phẩm cũng như rà soát các chứng chỉ chất lượng quốc tế sẽ do ông Dũng phụ trách. Đối với các nội dung đàm phán liên quan đến giá thành sản phẩm, phương thức thanh toán và vận chuyển sẽ do ông Thế Anh và ông Thanh trực tiếp thương thảo và trao đổi với phía đối tác.
3.3.3.4. Chuẩn bị địa điểm diễn ra đàm phán
- Tùy vào tính chất của mỗi cuộc đàm phán mà địa điểm diễn ra sẽ được sắp xếp phù hợp, trong một số trường hợp, đoàn đàm phán của công ty VAECO sẽ bay sang nước ngoài để gặp trực tiếp phía đối tác, tuy nhiên nếu buổi đàm phán diễn ra tại Việt Nam thì thông thường sẽ được tổ chức tại trụ sở chính của công ty ở sân bay Nội Bài, Huyện Sóc Sơn, Thành phố Hà Nội. Địa điểm tổ chức phải đảm bảo có đủ các trang thiết bị máy móc phục vụ như máy chiếu, điều hòa, máy tính … cũng như đáp ứng được các yêu cầu về không gian và diện tích. Trước mỗi buổi đàm phán, công ty sẽ chủ động liên hệ với đối tác để sắp xếp thời gian làm việc hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho cả đôi bên. Dưới sự tự chủ về tổ chức của công ty và sự hỗ trợ từ Tổng công ty hàng không, quá trình chuẩn bị đàm phán của VAECO luôn được đánh giá cao về sự chuyên nghiệp và tính hiệu quả.