3.3.2.1. Giai đoạn tiếp cận
- Đây là thời điểm mở đầu cho mỗi cuộc đàm phán, là thời điểm hai bên bắt đầu gặp gỡ và gây ấn tượng và thiện cảm với đối tác. Ở giai đoạn này, cả hai bên sẽ bắt đầu các phương thức chào hỏi làm quen, giới thiệu chức danh để tạo không khí thoải mái, gần gũi trong cuộc gặp mặt.
- Đối với người Châu Âu, họ có thói quen đến đúng giờ trong tất cả các buổi gặp mặt và luôn có sự chuẩn bị cẩn thận, chu đáo. Chính vì vậy phía công ty VAECO cũng có những sự sắp xếp hợp lý và luôn hoàn thiện các công đoạn chuẩn bị trước ngày diễn ra thương thảo một ngày. Phía công ty thường trao đổi trước qua Email với phía đối tác để nắm bắt được thành phần đoàn đàm phán, từ đó có sự bố trí và phân công nhân sự hợp lý. Sau khi đã nắm được sơ bộ thông tin nhân sự từ
phía đoàn đàm phán đối tác, công ty VAECO sẽ phân công nhân sự phù hợp, rà soát lại nội dung cần thảo luận và chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị cho địa điểm đàm phán để buổi gặp mặt diễn ra trọn vẹn nhất.
- Đặc điểm của người Châu Âu đa phần là cởi mở và dễ gần, tuy nhiên khi bắt đầu quá trình đàm phán, phía công ty VAECO cần gọi theo các chức danh và thêm “Mr” hoặc “Ms” để tăng phần trang trọng. Sau đó, tùy từng mối quan hệ xây dựng hợp tác mà có thể gọi tắt bằng tên riêng để tạo sự cởi mở, gần gũi. Ngoài ra, để tạo sự chuyên nghiệp cho đoàn làm việc, các thành viên của công ty VAECO cũng sẽ đeo thẻ cán bộ bằng Tiếng Anh, ăn mặc trang trọng để phù hợp với tính chất làm việc của buổi đàm phán.
- Trong hoạt động nhập khẩu, cung ứng phụ tùng vật tư của công ty thì nhà cung cấp Airbus là đối tác chính, đã có thời gian làm việc lâu dài, tạo nên sự tin tưởng và gần gũi trong quá trình làm việc. Bởi vậy, nếu những mặt hàng phụ tùng nhập khẩu đã được thực hiện thường xuyên thì hai bên đối tác có thể tiến hành làm việc thông qua gọi điện và email trực tiếp mà không phải tổ chức gặp mặt. Tuy nhiên, nếu phía đối tác là một đơn vị mới lần đầu làm việc thì buổi đàm phán sẽ cần phải được chuẩn bị chi tiết. Trong trường hợp ở đây là công ty Satair, vì vậy phía VAECO đã chuẩn bị kĩ càng và cẩn thận để tạo ấn tượng đầu với phía đối tác, tạo tiền đề cho quá trình trao đổi.
3.3.2.2. Giai đoạn trao đổi thông tin.
- Trong giai đoạn này, phía hai công ty sẽ tiến hành trao đổi thông tin, đưa ra những khúc mắc cần được bàn luận và đề xuất những giải pháp giải quyết vấn đề. Công ty sẽ sắp xếp thứ tự ưu tiên các đề xuất để thuận lợi cho quá trình đàm phán, tránh tạo áp lực ngay trong giai đoạn đầu của quá trình trao đổi thông tin.
- Người Châu Âu có đặc điểm đàm phán là luôn đòi hỏi và tìm ra những điểm có lợi ích cho bên họ. Vì vậy phía VAECO thường tránh đồng ý ngay với đề xuất đầu tiên của phía đối tác, dễ tạo thành tiền đề cơ hội cho phía nhà cung cấp. Tuy nhiên họ luôn sẵn sàng thỏa hiệp và chờ đợi sự nhượng bộ từ phía đối tác để đi đến thỏa thuận chung, nên phía công ty cần chuẩn bị kĩ lưỡng để tránh tạo ra sơ hở, gây bất lợi cho doanh nghiệp. Mặt khác, nội dung đàm phán cũng không nên chỉ gói gọn trong một vấn đề và quá coi trọng vấn đề giá cả, dễ gây mất thiện cảm đối với đối tác. Ngoài ra, phía công ty VAECO và các doanh nghiệp đối tác cần tìm ra mối
quan tâm và tiếng nói chung để dễ dàng trao đổi, không nên đặt nặng vấn đề giá cả làm ưu tiên hàng đầu. Ví dụ như khi phí VAECO nhập khẩu chốt cửa máy bay từ Satair với số lượng là bốn chiếc, đơn giá 558,72 $/chiếc nhưng do mức giá cả này đã có phần chênh lệch so với mức giá trước đây là 550,72 $/chiếc nên phía VAECO đề xuất được nhập khẩu với mức giá như cũ trong quá trình trao đổi thông tin.
3.3.2.3 . Giai đoạn thuyết phục và nhượng bộ thỏa thuận
- Khi kết thúc quá trình trao đổi thông tin cơ bản cần thiết, hai bên bắt đầu tiến hành thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng như hình thức giao hàng, giá cả, phương thức thanh toán,…Trong quá trình này, người ra quyết định và đứng ra thỏa thuận sẽ giữ vai trò điều phối trong cuộc họp, hai bên sẽ cần đưa ra những quan điểm của mình và thuyết phục đối tác đồng ý với những yêu cầu đặt ra.
- Hiện nay đa phần hình thức vận chuyển đối với hàng nhập khẩu phụ tùng vật tư máy bay của công ty VAECO là FOB, tức là bên bán sẽ chịu trách nhiệm cho đến khi hàng hóa được sắp xếp lên tàu, sau đó trách nhiệm sẽ được chuyển giao cho bên mua. Bởi vậy phía VAECO sẽ phải thỏa thuận nhượng bộ với bên bán để điều chỉnh lại giá cả, phù hợp với chi phí mà hai bên phải bỏ ra. Đối với trường hợp đã đề cập ở trên là phía VAECO nhập khẩu then cài cửa máy bay từ công ty Satair, vì hai bên đã có mối quan hệ hợp tác lâu dài trước đó và đối với một số nhà cung cấp ở các nước như Pháp, Đức, Hongkong đã có đầy đủ bộ giấy tờ chứng nhận xuất xứ và chất lượng hàng hóa nên những trường hợp này hoàn toàn được hưởng mức thuế suất nhập khẩu ưu đãi theo khoản 113 Mục II Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 184/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính quy định mức thuế suất của Biểu thuế xuất khẩu, Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi theo danh mục mặt hàng chịu thuế qui định. Hơn nữa tần suất đặt hàng từ phía nhà cung cấp diễn ra thường xuyên, chính vì vậy đây có thể được xem như lý lẽ thuyết phục phía nhà cung cấp đồng ý với thỏa thuận. Công ty VAECO cũng có lợi thế trong đàm phán khi đây là lần đàm phán và hợp tác đầu tiên của họ với tư cách là đối tác kinh doanh, vì vậy để có quan hệ phát triển lâu dài, phía VAECO đề xuất bên Satair sẽ tạo điều kiện và có những chính sách ưu đãi hợp lý với phía công ty.
- Trong cuộc đàm phán, công ty VAECO ở phía khách hàng với mong muốn đề xuất ra các kiến nghị để phù hợp với mục tiêu của cả hai bên, tuy nhiên để duy trì được mối quan hệ hợp tác lâu dài, công ty cũng cần có những phương án nhượng bộ và luôn sẵn sang thỏa hiệp để cân bằng mặt lợi ích từ hai phía.