công ty TNHH MTV sửa chữa máy bay VAECO
- Chuẩn bị thông tin đàm phán
Hiện nay, các phần mềm tin học về phân tích và xử lỹ dữ liệu đang ngày càng thông dụng và phổ biến trong kinh doanh, tuy nhiên do có nhiều tính năng mới nên việc sử dụng các phần mềm tại các doanh nghiệp còn nhiều hạn chế. Để tiết kiệm được thời gian và chi phí trong hoạt động, công ty cần tạo điều kiện và bồi dưỡng cho những lớp trẻ kế cận của doanh nghiệp có nhiều tiềm năng để học hỏi các phần mềm này và tích lũy thêm các kĩ năng cần thiết, góp phần giúp doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện và phát triển.
Hơn nữa, việc cập nhật và tìm hiểu các thông tin bên lề là vô cùng cần thiết, công ty cần chủ động hơn trong quá trình tìm hiểu về hoạt động kinh doanh và sản xuất từ phía đối tác trong những năm gần đây, các tập khách hàng chủ yếu của doanh nghiệp cung cấp và mục tiêu, chiến lược phát triển trong thời gian gần để phần nào nắm bắt được định hướng phát triển của phía đối tác, từ đó có những phương án chuẩn bị hợp lý. Các thông tin thu thập được cần được tổng hợp vào hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp và có những phân tích chuyên sâu, giúp dễ dàng hơn trong quá trình tổng hợp dữ liệu
- Chuẩn bị nội dung đàm phàn
Công ty cần đề ra những mục tiêu chính cần đạt được trong quá trình đàm phán để tránh gây nên sai sót hoặc quá tập trung vào một vấn đề trong thương thảo. Ngoài ra, phía VAECO cần xác định được những mục tiêu then chốt và các mục tiêu phụ hướng đến để từ đó rút ngắn được thời gian chuẩn bị và tạo nên sự liền mạch trong quá trình thương thảo, tránh dẫn đến trường hợp cuộc đàm phán không thành công.
Công ty cần tham khảo ý kiến từ một số chuyên gia luật pháp và các đơn vị chức trách về một số mục tiêu đã đặt ra cho cuộc đàm phán để đảm bảo được tính pháp lý trong khi thực hiện, cũng như luôn bắp kịp được những đổi mới trong ngành hàng không và thương mại.
- Chuẩn bị nhân sự đàm phán, đào tạo nhân sự trong công ty
Đối với những thành viên chủ chốt của công ty, thường xuyên tham gia hoạt động đàm phán thương mại Quốc tế, công ty cần có kế hoạch đầu tư và phát triển nguồn lực, tạo điều kiện cho họ tham gia các khóa tập huấn ngắn hạn với các chuyên gia đầu ngành trong lĩnh vực pháp chế, hàng không và thương mại Quốc tế, giúp họ có thêm nhiều kinh nghiệm và trải nghiệm để chuẩn bị tốt cho các hoạt động giao dịch kế tiếp.
Cử một thành viên trong ban pháp chế của doanh nghiệp tham gia quá trình đàm phán để giúp các thành viên trong tổ đàm phán có thêm nhiều lợi thế về mặt luật pháp và tránh phát sinh rủi ro.
Hiện nay, công ty có một nhóm chuyên tham gia và thực hiện và các cuộc đàm phán với số lượng thành viên gần như cố định, chính vì vậy khi có vấn đề phát sinh, những thành viên đươc bổ sung và thay thế sẽ không thể phát huy được hết thế mạnh của mình và mất một thời gian tìm hiểu và nắm bắt với công việc. Để tránh tình trạng này, công ty cần tạo điều kiện cho các nhân sự có tiềm năng trong doanh nghiệp được trực tiếp tham gia, hoặc học hỏi thông qua các tình huống giả định và luân phiên thay đổi thành viên trong nhóm đàm phán để giúp cho tất cả các nhân viên của công ty có cơ hội được học tập và trải nghiệm thực tế, giúp nâng cao chất lượng nhận lực.
Nâng cao khả năng ngoại ngữ của cán bộ công nhân viên trong công ty. Công ty cần đầu tư cho các cán bộ công nhân viên tham gia các khóa đào tạo Tiếng Anh tại các trung tâm có uy tín để cải thiện chất lượng sử dụng ngoại ngữ tại doanh nghiệp. Kĩ năng sử dụng ngoại ngữ là vô cùng quan trọng trong đàm phán thương mại quốc tế, bởi vậy các nhân viên của công ty nói chung và các thành viên thuộc đàm phán nói riêng cần được trang bị đầy đủ các kiến thức về Tiếng Anh chuyên ngành, Tiếng Anh thương mại và kĩ năng giao tiếp cơ bản của một số thứ tiếng như Pháp, Trung Quốc …
- Chuẩn bị địa điểm đàm phán
Phía công ty cần chuẩn bị địa điểm diễn ra đàm phán tại vị trí thuận lợi cho các bên tham gia đàm phán cũng như sử dụng phòng đàm phán chuyên biệt đối với các sự kiện quan trọng.
Nếu công ty VAECO tổ chức đàm phán tại địa điểm chính thức, công ty cần xây dung và chuẩn bị một phòng họp và tiếp khách riêng biệt theo tiêu chuẩn quốc tế, cung cấp đầy đủ các trang thiết bị điện tử, công nghệ thông tin hiện đại như điều hòa, máy chiếu…
Công ty cần trao đổi trước với phía đối tác để nắm được danh sách các thành viên tham gia đàm phán, từ đó chuẩn bị bảng tên riêng cho họ bằng Tiếng Anh đặt lên trên vị trí bàn đã được định sẵn, và chuẩn bị sẵn tài liệu liên quan đến buổi đàm phán đã được phiên dịch sang Tiếng Anh.
4.2.2. Giải pháp hoàn thiện đối với giai đoạn tiến hành đàm phán của công ty TNHH MTV sửa chữa máy bay VAECO.
- Giai đoạn tiếp cận
Các thành viên tham gia đoàn đàm phán cần tạo không khí cởi mở, thân thiện với phía đối tác để dễ dàng trong quá trình tiếp cận và trao đổi thông tin. Công ty cũng cần chuẩn bị và lường trước nhiều phương án đàm phán để có thể ứng phó và xử lý kịp thời khi có bất kì thay đổi nào xảy ra.
Mở đầu cuộc đàm phán cả hai bên cần giới thiệu sơ qua về họ tên từng thành viên, chức danh và bộ phận công tác, từ đó có một cái nhìn tổng thể về cơ cấu nhân sự mỗi bên.
Khi bắt đầu trò chuyện, các thành viên cần phải tỏ rõ thiện chí hợp tác, sự hiểu biết về nền văn hóa của quốc gia chủ quản công ty đối tác, cũng như luôn dành sự khen ngợi, bày tỏ sự ngưỡng mộ với nền văn hóa và các thành tựu mà họ đã đạt được sẵn sàng lắng nghe và trao đổi thẳng thắn với phía đối tác nhưng luôn phải giữ hòa khí, tạo không khí vui vẻ thoải mái
Cần tránh trao đổi về các mặt trái đang diễn ra không chỉ tại quốc gia của công ty đối tác mà trên toàn thế giới, không bày tỏ quan điểm cá nhân về các vấn đề chính trị, kinh tế, xã hội để tránh gây hiểu lầm cho phía đối tác.
Phía công ty cần chuẩn bị đầy đủ nước uống, hoa quả địa phương và một số đồ ăn nhẹ truyền thống để tạo không khí cởi mở, thoải mái và bày tỏ sự hiếu khách đối với đối tác nước ngoài.
- Giai đoạn trao đổi thông tin
Công ty cần sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục trong đàm phán để tiến hành thương thảo với phía đối tác. Các đầu mục quan trọng, dễ dàng trao đổi với phía nhà cung cấp thì công ty cần trao đổi trước, đề xuất với họ ngay khi bắt đầu tiến hành trao đổi thông tin.
Trong quá trình này công ty cũng trao đổi với phía đối tác về các nội dung chính mà công ty muốn trao đổi, cũng như nghe ý kiến đóng góp từ phía họ.
Hơn nữa, phía VAECO cũng cần lắng nghe mong muốn và đề xuất từ phía khách hàng để đảm bảo quá trình trao đổi thông tin sẽ thật sự bình đẳng và thoải mái, tạo tiền đề cho những lần hợp tác và trao đổi sắp tới.
Công ty VAECO không nên đề cập đến vấn đề giá cả trong quá trình đầu trao đổi thông tin, điều này sẽ tạo nên không khí gượng ép, lấy vấn đề giá cả làm trọng tâm của doanh nghiệp, khiến cho các mục tiêu đàm phán sau trở nên khó khăn hơn.
- Giai đoạn thuyết phục và nhượng bộ thỏa thuận
Các thành viên trong đoàn đàm phán cần sử dụng linh hoạt các kĩ thuật đàm phán trong mọi tình huống để quá trình đàm phán diễn ra thuận lợi và suôn sẻ. Trong quá trình đàm phán với các đối tác Châu Âu thì yếu tố đến từ phong thái chuyên nghiệp và sự chuẩn bị thông tin chắc chắn, cẩn thận là yếu tố được họ đánh giá cao.
Phía VAECO cần nâng cao tên tuổi và vị thế doanh nghiệp của mình trên bàn đàm phán bằng việc chỉ ra những thành tựu họ đã trải qua cũng như những khó khăn mà phía công ty gặp phải để tạo niềm tin với phía đối tác.
Cần dung hòa được các yếu tố nhượng bộ và cứng rắn trong đàm phán thì mới có thể giúp quá trình đàm phán diễn ra thuận lợi và thành công. Khi phía đối tác có phản hồi ngược lại với đề xuất và mong muốn của VAECO thì phía công ty trước hết cần cân nhắc và xem xét lại xem những trao đổi này có hợp lý hay không, sau đó từ từ thuyết phục đối tác bằng thái độ mềm mỏng, tôn trọng lập trường của họ. Nếu phản hồi từ phía họ có phần không hợp lý, công ty cần giữ thái độ cứng rắn và nêu ra lí lẽ thuyết phục của mình để trao đổi và bàn bạc.
Đối với các các ý kiến không đồng thuận với mong muốn của doanh nghiệp, phía công ty cần mềm mỏng và nêu ra một số giải pháp công ty có thể thực hiện được để giải quyết khúc mắc của đối tác cũng như thể hiện thái độ tin cậy và uy tín của doanh nghiệp.
Sau khi đã bàn bạc và đi đến đồng thuận chung, các bên cần tiến hành rà soát lại một lần nữa và đưa ra những kết luận cuối cùng làm định hướng và tiền đề trong quá trình đàm phán.
Nếu kết quả cuộc đàm phán diễn ra không như mong đợi, phía VAECO cần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với phía đối tác và luôn bày tỏ sự thân thiện để hướng đến những hợp đồng sau sẽ đạt được thỏa thuận của cả hai bên.
4.2.3. Giải pháp hoàn thiện đối với quy trình kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm sau khi đàm phán
Đây là giai đoạn cần được thực hiện một cách nghiêm túc và trung thực, góp phần giúp công ty nhìn nhận ra những ưu, nhược điểm trong toàn bộ quá trình, tìm ra những nguyên nhân tác động đến và rút ra những bài học kinh nghiệm cho công ty.
- Công ty cũng cần có chế độ khen thưởng, xử phạt công minh góp phần tuyên dương và khen thưởng những cá nhân đã có những đóng góp nổi bật, nhưng cũng công bằng đánh giá các sai sót của các cá nhân khác, không bao che nhượng bộ vì mục đích cá nhân. Tại VAECO, quy trình này đều được triển khai và thực hiện cụ thể khi mỗi cá nhân tiến hành lập báo cáo chi tiết, chỉ ra những đóng góp và hoạt động đã thực hiện, đánh giá hoạt động của các thành viên cùng tham gia, để tiếp tục phát huy những lợi thế của mình nhưng cũng tránh lặp lại những sai sót trước đó.
- Các bộ phận có liên quan cần có cuộc họp nội bộ với các thành viên để đánh giá lại quá trình chuẩn bị cho cuộc đàm phán vừa rồi, nêu ra các mặt tích cực, tiêu cực trong quá trình chuẩn bị, đánh giá quá trình thực hiện nhiệm vụ và triển khai công việc của từng thành viên trong phòng ban, từ đó tìm ra nguyên nhân của các mặt còn tồn tại và đưa ra các biện pháp khắc phục. Ban lãnh đạo của phía phòng ban cần lắng nghe ý kiến của các thành viên về những khó khăn mà họ gặp phải cũng như đưa ra được những đề xuất và phương án giải quyết đối với những trường hợp này và tổng hợp lại ý kiến gửi tới ban lãnh đạo doanh nghiệp.
- Phía VAECO cần có thêm các cuộc đối thoại và trao đổi với các bộ phận chủ chốt của công ty để nắm bắt được những vấn đề còn tồn tại cũng như kịp thời động viên và khen thưởng đối với các phòng ban đã có đóng góp nhiều cho quá trình đàm phán.
- Các ý kiến đóng góp và hạn chế còn tồn tại trong quá trình đàm phán cần được phía công ty tổng hợp vào dữ liệu thông tin nội bộ để kịp thời khắc phục và sửa chữa, rút kinh nghiệm cho những lần hợp tác kinh doanh với các đối tác khác trong thời gian sắp tới.
- Các quá trình kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm này cần có sự tham gia của ban kiểm tra doanh nghiệp để mọi ý kiến đóng góp được ghi nhận khách quan, cũng như tránh xảy ra hiện tượng bao che cấp cơ sở, gây mất đoàn kết nội bộ
4.3. Kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền
Ngành hàng không hiện nay là ngành phát triển và được đầu tư mũi nhọn tại Việt Nam, ngoài những nguyên nhân xuất phát từ phía doanh nghiệp thì hiện tại vẫn còn nhiều bất cập đến từ các cơ quan quản lý, gây trở ngại trong hoạt động đàm phán và kinh doanh:
- Các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền như Cục hàng không Việt Nam, Bộ giao thông vận tải … cần tạo ra hành lang pháp lý thông thoáng, giúp tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hàng không trong nước có cơ hội phát triển, bắt kịp với xu hướng Quốc tế. Theo báo Nhân dân, tại dự thảo gói hỗ trợ lần hai cho các đối tượng gặp khó khăn do đại dịch Covid-19, Bộ KH và ĐT hướng trọng tâm, trọng điểm vào các giải pháp, chính sách đặc thù để tháo gỡ khó khăn cho các DN hàng không. Cụ thể là đề xuất Chính phủ bảo lãnh các khoản vay cho các DN hàng không; nghiên cứu cơ chế cho Tổng công ty Kinh doanh và Đầu tư vốn nhà nước (SCIC) được phép đầu tư vào các DN hàng không theo hướng cho phép thực hiện quy chế đặc thù để bảo đảm tách bạch kết quả hoạt động đầu tư này với kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh chung của DN.
- Có chính sách và định hướng cụ thể để giảm bớt các thủ tục hành chính không cần thiết, đưa công nghệ vào quy trình quản lý như các hoạt động kê khai, báo cáo, có thể được thực hiện qua cổng thông tin điện tử, tạo thuận lợi và giảm bớt áp lực thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Hiện nay theo khảo sát của Tổng cục hải quan Việt Nam được công bố trên website chính thức thì báo cáo đánh giá mức độ hài lòng của doanh nghiệp và thời gian thực hiện thủ tục hành chính qua Cơ chế Một cửa quốc gia do Tổng cục Hải quan phối hợp với Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam và Dự án Tạo thuận lợi Thương mại của Cơ quan Phát triển Quốc
tế Hoa Kỳ phối hợp thực hiện, với mục tiêu thúc đẩy tạo thuận lợi thương mại cho doanh nghiệp thông qua việc xác định các vấn đề cụ thể trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính xuất nhập khẩu.
Báo cáo tổng hợp và phản ánh ý kiến của gần 3.100 doanh nghiệp về 12 thủ tục hành chính (TTHC) - dịch vụ công có tần suất thực hiện nhiều nhất trên Cổng thông tin một cửa quốc gia (NSW), thuộc phạm vi quản lý nhà nước của 5 Bộ, ngành, bao gồm Bộ Công thương, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Khoa học và Công nghệ và Bộ Y tế. Kết quả khảo sát doanh nghiệp cho thấy đa số các chức năng cơ bản trên NSW hiện hoạt động tốt. Tỷ lệ doanh nghiệp đánh giá dễ/tương đối dễ thực hiện đối với các tính năng cơ bản như “tạo tài khoản và đăng nhập”, “xem và in hồ sơ” lần lượt là 95% và 93%. Tuy