+ Thông tin chiều ngang: Là thông tin giữa các chức năng quản trị của một cấp. quản trị của một cấp.
+ Thông tin chiều dọc: Là thông tin giữa các chức năng ở các cấp khác nhau trong cơ cấu quản trị. các cấp khác nhau trong cơ cấu quản trị.
2. Khỏi ni m truy n thụngệ ề
Cho dự hỡnh th c t ch c là gỡ đi chăng n a thỡ truy n thụng v n là y u t thenứ ổ ứ ữ ề ẫ ế ố ch t. Truy n thụng đ i v i t ch c nh là huy t m ch đ i v i con ngố ề ố ớ ổ ứ ư ế ạ ố ớ ười. V y truy nậ ề thụng là gỡ?
Truy n thụng là vi c chuy n đ i thụng tin và nh n th c đề ệ ể ổ ậ ứ ược ý nghĩa c a nh ngủ ữ bi u tể ượng được truy n t ngề ừ ười này sang người khỏc. Đú là ti n trỡnh g i, nh n vàế ở ậ chia s cỏc ý tẻ ưởng, quan đi m, ý ki n và cỏc s ki n.ể ế ự ệ
Truy n thụng c n đ n ngề ầ ế ười g i (ngở ười b t đ u ti n trỡnh) và ngắ ầ ế ười nh nậ (người cu i cựng trong vi c truy n thụng). Khi ngố ệ ề ười nh n ph n h i thụng tin đó nh nậ ả ồ ậ nh mong đ i thỡ chu trỡnh truy n thụng hoàn t t.ư ợ ề ấ
Trong cỏc t ch c, cỏc nhà qu n tr s d ng ti n trỡnh truy n thụng đ th c hi nổ ứ ả ị ử ụ ế ề ể ự ệ cỏc ch c năng c a h .ứ ủ ọ
3. Nh ng thành t c b n c a ti n trỡnh truy n thụngữ ố ơ ả ủ ế ề
a) Ngườ ởi g i
Ngườ ởi g i là người kh i xở ướng ti n trỡnh truy n thụng. ế ề
Người g i ở mó hoỏ thụng đi p, t c là chuy n d ch t duy ho c c m giỏc sangệ ứ ể ị ư ặ ả phương ti n - đệ ược vi t, đế ược nhỡn th y ho c đấ ặ ược núi nh m chuy n t i ý nghĩa đ nhằ ể ả ị hướng.
Nh m mó hoỏ chớnh xỏc, nờn ỏp d ng 5 nguyờn t c truy n thụng:ằ ụ ắ ề
- M t là - S thớch đỏng:ộ ự T o cho thụng đi p cú ý nghĩa, l a ch n c n th n t ng ,ạ ệ ự ọ ẩ ậ ừ ữ bi u tể ượng ho c c ch s d ng.ặ ử ỉ ử ụ
- Hai là - D dàng, gi n d :ễ ả ị S d ng nh ng thu c ng đ n gi n nh t trong thụngử ụ ữ ộ ữ ơ ả ấ đi p, gi n lệ ả ượ ố ược s l ng t .ừ
- Ba là - C c u:ơ ấ S p x p, b trớ thụng đi p theo m t trỡnh t nh m t o đi u ki nắ ế ố ệ ộ ự ằ ạ ề ệ cho vi c hi u thụng đi p d dàng.ệ ể ệ ễ
- B n là - L p l i:ố ặ ạ Trỡnh bày l i nh ng đi m chớnh ớt nh t hai l n. L p l i là đ cạ ữ ể ấ ầ ặ ạ ặ bi t quan tr ng trong truy n thụng núi b i vỡ cỏc t ng cú th khụng đệ ọ ề ở ừ ữ ể ược nghe rừ ho c hi u đ y đ vào th i đi m đ u tiờn.ặ ể ầ ủ ờ ể ầ
- Năm là - Tr ng tõm: ọ T p trung vào nh ng khớa c nh n n t ng ho c cỏc đi mậ ữ ạ ề ả ặ ể chớnh c a thụng đi p. Trong truy n thụng núi c n nh n m nh nh ng đi m quanủ ệ ề ầ ấ ạ ữ ể tr ng b ng cỏch thay đ i gi ng núi. Trong truy n thụng vi t thỡ in nghiờng ho cọ ằ ổ ọ ề ế ặ g ch dạ ưới nh ng cõu, c m t ho c t chớnh.ữ ụ ừ ặ ừ
b) Người nh nậ
Người nh n là ngậ ườ ếi ti p nh n và gi i mó (ho c biờn d ch) thụng đi p c a ngậ ả ặ ị ệ ủ ười g i. Gi i mó là chuy n d ch thụng đi p sang m t hỡnh th c cú ý nghĩa.ở ả ể ị ệ ộ ứ
M t trong s cỏc yờu c u chớnh c a ngộ ố ầ ủ ười nh n là kh năng l ng nghe. L ngậ ả ắ ắ nghe liờn quan đ n vi c chỳ tõm vào thụng đi p, khụng ch đ n thu n là nghe. Kho ngế ệ ệ ỉ ơ ầ ả h n 75% th i gian nhà qu n tr dành cho truy n thụng và m t n a trong s đú dựng đơ ờ ả ị ề ộ ử ố ể l ng nghe ngắ ười khỏc. Tr thành ngở ười nghe t t là cỏch th c quan tr ng đ c i thi n kĩố ứ ọ ể ả ệ năng truy n thụng.ề
Mườ ưới h ng d n l ng nghe hi u qu :ẫ ắ ệ ả
1 Nờn nh r ng l ng nghe khụng ch là nh n thụng tin – cỏch th c l ng nghe nh thớ ằ ắ ỉ ậ ứ ắ ư ế nào cũng g i thụng đi p đ n ngở ệ ế ườ ởi g i.
2 D ng núi. B n khụng th l ng nghe n u b n đang núi.ừ ạ ể ắ ế ạ
3 Th hi n cho ngể ệ ười núi r ng b n mu n nghe. Di n gi i nh ng đi u đằ ạ ố ễ ả ữ ề ược núi để ch ng t r ng b n hi u.ứ ỏ ằ ạ ể
4 Lo i b cỏc b i r i.ạ ỏ ố ố
5 Trỏnh đỏnh giỏ trước nh ng đi u m t ngữ ề ộ ười nghĩ ho c đỏnh giỏ. L ng nghe trặ ắ ước sau đú đỏnh giỏ sau.
6 C g ng nhỡn nh n, nh n ra quan đi m c a ngố ắ ậ ậ ể ủ ười khỏc.
7 L ng nghe nghĩa t ng th . Đi u này bao g m n i dung c a ngụn t và c m giỏcắ ổ ể ề ồ ộ ủ ừ ả ho c hàm ý.ặ
8 Chỳ tõm vào c hàm ý b ng l i ho c phi l i.ả ằ ờ ặ ờ
9 Tranh lu n và ch trớch nh nhàng, trỏnh đ t ngậ ỉ ẹ ặ ười khỏc vào tr ng thỏi b đ ng và cúạ ị ộ th khi n cho h im l ng ho c tr nờn gi n d .ể ế ọ ặ ặ ở ậ ữ
c) Thụng đi pệ
Thụng đi p bao g m nh ng bi u tệ ồ ữ ể ượng b ng l i (núi và vi t) và cỏc hàm ý khụngằ ờ ế b ng l i đ i di n cho thụng tin mà ngằ ờ ạ ệ ườ ởi g i mu n chuy n t i đ n cho ngố ể ả ế ười nh n.ậ
+ Thụng đi p khụng b ng l i: ệ ằ ờ
T t c thụng đi p khụng đấ ả ệ ược núi ho c vi t t o thành nh ng thụng đi p khụngặ ế ạ ữ ệ l i. Cỏc thụng đi p khụng l i liờn quan đ n vi c s d ng nh ng di n t c a khuụn m t,ờ ệ ờ ế ệ ử ụ ữ ễ ả ủ ặ giao ti p b ng m t, c đ ng c th , cỏc c ch và ngụn ng c th đ truy n t i ýế ằ ắ ử ộ ơ ể ử ỉ ữ ơ ể ể ề ả tưởng.
Khi con người giao ti p, kho ng 60% n i dung c a cỏc thụng đi p đế ả ộ ủ ệ ược truy nề t i thụng qua cỏc bi u hi n khuụn m t và cỏc phả ể ệ ở ặ ương phỏp truy n thụng khụng l iề ờ khỏc.
+ Thụng đi p b ng l i:ệ ằ ờ
Con người giao ti p b ng l i thế ằ ờ ường xuyờn h n so v i b t kỡ cỏch nào khỏc.ơ ớ ấ Truy n thụng núi x y ra m t đ i m t, qua đi n tho i ho c qua thi t b đi n t khỏc. Đaề ả ặ ố ặ ệ ạ ặ ế ị ệ ừ s m i ngố ọ ười thớch giao ti p m t đ i m t h n b i vỡ cỏc thụng đi p khụng b ng l i làế ặ ố ặ ơ ở ệ ằ ờ m t ph n quan tr ng. ộ ầ ọ
Đ giao ti p b ng l i hi u qu đũi h i ngể ế ằ ờ ệ ả ỏ ườ ởi g i ph i:ả
- Mó hoỏ thụng đi p theo ngụn t l a ch n đ chuy n t i m t cỏch chớnh xỏc ýệ ừ ự ọ ể ể ả ộ nghĩa đ n ngế ười nh n.ậ
- Truy n đ t thụng đi p theo phề ạ ệ ương th c t ch c ch t ch .ứ ổ ứ ặ ẽ
- C g ng lo i b s sao nhóng, b i r iố ắ ạ ỏ ự ố ố
+ Thụng đi p vi t:ệ ế
Cỏc t ch c s d ng thụng đi p vi t ph c v cho cụng tỏc l u tr ho c phõn phỏtổ ứ ử ụ ệ ế ụ ụ ư ữ ặ cho nhi u ngề ười.
Nh ng n i dung sau đõy đữ ộ ược trỡnh bày trong thụng đi p vi t:ệ ế - Thụng đi p nờn d hi u.ệ ễ ể
- Suy nghĩ c n th n v n i dung.ẩ ậ ề ộ
- Thụng đi p nờn ng n g n n u cú th , khụng s d ng cỏc thu t ng ho c ýệ ắ ọ ế ể ử ụ ậ ữ ặ tưởng xa l ho c khụng liờn quan đ n v n đ đ c p.ạ ặ ế ấ ề ề ậ
- Thụng đi p nờn đệ ược k t c u, t ch c c n th n.ế ấ ổ ứ ẩ ậ
d) Kờnh truy n thụngề
Kờnh truy n thụng là đề ường truy n t i thụng đi p t ngề ả ệ ừ ườ ở ếi g i đ n người nh n.ậ S phong phỳ thụng tin là kh năng truy n t i thụng tin c a kờnh.ự ả ề ả ủ
Kờnh truy n thụng bao g m:ề ồ
+ Kờnh t trờn xu ng:ừ ố
- Kờnh t trờn hừ ướng xu ng liờn quan đ n t t c cỏch th c g i thụng đi p tố ế ấ ả ứ ở ệ ừ gi i qu n tr xu ng nhõn viờn.ớ ả ị ố
- Cỏc nhà qu n tr thả ị ường s d ng truy n thụng hử ụ ề ướng xu ng m t cỏch hi uố ộ ệ qu nh ng nú cú th là kờnh b l m d ng nhi u nh t, b i vỡ nú ớt t o c h iả ư ể ị ạ ụ ề ấ ở ạ ơ ộ cho nhõn viờn tương tỏc l i.ạ
+ Kờnh t dừ ưới lờn:
- Kờnh hướng lờn trờn là kờnh mà t t c nhõn viờn s d ng đ g i thụng đi pấ ả ử ụ ể ở ệ đ n gi i qu n tr .ế ớ ả ị
- Giao ti p hay truy n thụng hế ề ướng lờn bao g m vi c cung c p thụng tin ph nồ ệ ấ ả h i m c đ am hi u thụng đi p mà nhõn viờn nh n đồ ứ ộ ể ệ ậ ược thụng qua kờnh từ trờn xu ng.ố
+ Kờnh ngang:
- Kờnh ngang là t t c phấ ả ương ti n đệ ược s d ng đ g i và nh n thụng tinử ụ ể ở ậ gi a cỏc phũng ban trong t ch c v i nhà cung c p ho c khỏch hàng.ữ ổ ứ ớ ấ ặ
- Cỏc thụng đi p đệ ược truy n thụng theo chi u ngang thề ề ường liờn quan đ nế ph i h p cỏc ho t đ ng, chia s thụng tin và gi i quy t v n đ .ố ợ ạ ộ ẽ ả ế ấ ề
- Cỏc kờnh ngang là c c kỡ quan tr ng trong t ch c trờn n n t ng nhúm hi nự ọ ổ ứ ề ả ệ nay, n i mà nhõn viờn ph i thơ ả ường xuyờn giao ti p đ gi i quy t v n đ c aế ể ả ế ấ ề ủ khỏch hàng ho c cỏc v n đ v quy trỡnh s n xu t.ặ ấ ề ề ả ấ
e) Thụng tin ph n h iả ồ
Ph n h i là s ph n ng c a ngả ồ ự ả ứ ủ ười nh n đ i v i thụng đi p c a ngậ ố ớ ệ ủ ườ ởi g i. Đõy là cỏch t t nh t đ th hi n r ng thụng đi p đó đố ấ ể ể ệ ằ ệ ược ti p nh n và nú cũng ch ra m cế ậ ỉ ứ đ th u hi u c a thụng đi p.ộ ấ ể ủ ệ
Ph n ng c a ngả ứ ủ ười nh n cũng bỏo hi u cho ngậ ệ ườ ởi g i bi t m c đ đ t đế ứ ộ ạ ược m c tiờu ho c hoàn thành cụng vi c.ụ ặ ệ
Thụng tin ph n h i cú nh ng đ c tớnh sau:ả ồ ữ ặ - Thụng tin ph n h i ph i h u ớch.ả ồ ả ữ
- Thụng đi p nờn mang tớnh mụ t h n là đỏnh giỏ.ệ ả ơ - Ph n h i nờn c th h n là t ng quỏt.ả ồ ụ ể ơ ổ
- Ph n h i nờn đỳng lỳc, k p th i.ả ồ ị ờ
- Khụng nờn ph n h i d n d p, quỏ nhi u.ả ồ ồ ậ ề
f) Nh n th cậ ứ
Nh n th c là ý nghĩa mà thụng đi p mu n truy n t i b i ngậ ứ ệ ố ề ả ở ườ ởi g i hay người nh n. Kh năng nh n th c c a m i con ngậ ả ậ ứ ủ ỗ ười là khỏc nhau.
Trong truy n thụng cú th phõn thành hai v n đ nh n th c:ề ể ấ ề ậ ứ
- Nh n th c ch n l c là ti n trỡnh rà soỏt thụng tin mà m t ngậ ứ ọ ọ ế ộ ười mu n ho c c nố ặ ầ trỏnh.
- Nh n th c r p khuụn là quỏ trỡnh đ t ra cỏc gi đ nh v cỏc cỏ nhõn ch d a trờnậ ứ ậ ặ ả ị ề ỉ ự c s v gi i tớnh, đ tu i, ch ng t c và lo i khỏc. S r p khuụn búp mộo s th tơ ở ề ớ ộ ổ ủ ộ ạ ự ậ ự ậ do g i ý r ng t t c m i ngợ ằ ấ ả ọ ười trong m t lo i cú đ c đi m gi ng nhau nh ngộ ạ ặ ể ố ư th c t khụng ph i nh v y.ự ế ả ư ậ
Hỡnh 8.1: Ti n trỡnh truy n thụngế ề
4. Tỏc đ ng c a cụng ngh thụng tin đ n truy n thụngộ ủ ệ ế ề
a) Th đi n tư ệ ử
Th đi n t là hỡnh th c s d ng mỏy đi n toỏn đ so n th o văn b n và hi uư ệ ử ứ ử ụ ệ ể ạ ả ả ệ đớnh nú đ g i và nh n thụng tin m t cỏch ể ở ậ ộ nhanh chúng, ớt t n kộmố và hi u qu .ệ ả
Th đi n t tr nờn ph bi n cho cỏc nhà qu n tr b i nhi u lý do sau:ư ệ ử ở ổ ế ả ị ở ề
- Nhà qu n tr khụng ph i ch đ i quỏ lõu cho vi c ph n ng l i vỡ thụng tin cú thả ị ả ờ ợ ệ ả ứ ạ ể luụn được g i, nh n và ph n h i trong giõy lỏt.ở ậ ả ồ
- Th đi n t là ớt t n kộm, nú cú th chuy n qua mỏy tớnh, đi n tho i ho c cỏcư ệ ử ố ể ể ệ ạ ặ thi t b khỏc mà cụng ty đang s d ng.ế ị ử ụ
- Năng su t gia tăng qua vi c lo i b yờu c u th t c x lý theo ki u văn th .ấ ệ ạ ỏ ầ ủ ụ ử ể ư M t u đi m n i b t c a th đi n t độ ư ể ổ ậ ủ ư ệ ử ược quan sỏt cỏc t ch c mà nú đở ổ ứ ược s d ng r ng kh p là nh ng nhõn viờn cú th khụng bao gi đử ụ ộ ắ ữ ể ờ ương đ u v i đ ngầ ớ ồ nghi p m t đ i m t. Và s ớt do d h n khi bày t chớnh ki n c a mỡnh thụng qua thệ ặ ố ặ ẽ ự ơ ỏ ế ủ ư đi n t .ệ ử
Th đi n t đó thay đ i đỏng k cỏch làm vi c c a con ngư ệ ử ổ ể ệ ủ ười.
S n xu t cỏc s n ph m và d ch v tiờn ti n m c giỏ c nh tranh đũi h i m iả ấ ả ẩ ị ụ ế ở ứ ạ ỏ ọ người trong t ch c ph i truy c p thụng tin toàn c u đ cú th c i thi n hi u qu làmổ ứ ả ậ ầ ể ể ả ệ ệ ả vi c.ệ
b) Internet
Internet do B qu c phũng M sỏng t o vào năm 1969. Internet m r ng ph m viộ ố ỹ ạ ở ộ ạ ho t đ ng c a t ch c và cỏ nhõn.ạ ộ ủ ổ ứ
Hàng nghỡn trang Web c a cỏc t ch c kinh doanh, trủ ổ ứ ường h c và cỏc t ch cọ ổ ứ khỏc đang phỏt tri n nhanh chúng.ể
c) H i ngh truy n hỡnhộ ị ềNgười Người g i cú ý ở tưởng Ngườ ởi g i mó hoỏ ý tưởng vào thụng đi p ệ Thụng đi p qua ệ m t ho c nhi u ộ ặ ề kờnh Người nh n ậ ph n ng ả ứ b ng l i và c ằ ờ ử ch cho ngỉ ười g iử Ph n ng c a ngả ứ ủ ười g i v ph n h i cú th ở ề ả ồ ể gõy nờn ph n h i thờm ả ồ cho người nh nậ Người nh n ậ nh n và mó hoỏ ậ thụng đi pệ
Cụng ngh h i ngh qua truy n hỡnh là s k t h p c a cụng ngh truy n hỡnh vàệ ộ ị ề ự ế ợ ủ ệ ề đi n tho i, là m t cụng c truy n thụng cú đ trung th c cao mà cỏc t ch c s d ngệ ạ ộ ụ ề ộ ự ổ ứ ử ụ nh m t o đi u ki n cho vi c th o lu n gi a nh ng ngằ ạ ề ệ ệ ả ậ ữ ữ ườ ởi cỏc kho ng cỏch đ a lớ khỏcả ị nhau trờn kh p th gi i. ắ ế ớ
Khụng gi ng nh h i ngh truy n th ng g i qua đi n tho i, h i ngh qua truy nố ư ộ ị ề ố ọ ệ ạ ộ ị ề hỡnh cho phộp người tham gia xem được cỏc c ch c th , đi u b và tham gia xem xộtử ỉ ơ ể ệ ộ cỏc t li u h tr nh b n in, s đ , mụ hỡnh th m chớ m u s n ph m.ư ệ ỗ ợ ư ả ơ ồ ậ ẫ ả ẩ
II. NH NG TR NG I, LO I B CÁC TR NG I VÀ THÚC Đ YỮ Ở Ạ Ạ Ỏ Ở Ạ ẨTRUY N THễNG H U HI UỀ Ữ Ệ