2.5.2.1 Chứng từ kế toán
Gồm có các chứng từ như sau:
- Bảng chấm công: Đây là cơ sở chứng từ để trả lương cho người lao động dựa trên số ngày làm việc trong tháng. Bảng này được lập hàng tháng theo các phòng, ban.
- Bảng lương: Đây là chứng từ cơ sở căn bản để thanh toán tiền lương, phụ cấp các khoản thưởng cho người lao động, giúp dễ dàng kiểm tra việc thanh toán lương.
- Hợp đồng lao động: Đây là văn bản thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, trong đó có thời gian làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên khi thực hiện công việc đó.
- Bảng trích nộp các khoản theo lương: Đây là chứng từ dùng để xác định các khoản BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ mà đơn vị và người lao động phải nộp trong tháng cho cơ quan BHXH và công đoàn.
Và một số chứng từ liên quan khác như: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng lương, giấy đi đường...
2.5.2.2 Tài khoản sử dụng
Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ta có 02 tài khoản:
Tài khoản 334: “Phải trả người lao động”: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Kế cấu và nội dung phản ánh của TK 334
TK 334
SVTH: Huỳnh Lê Hoàng Quyên Trang 13
- Các khoản tiền, tiền lương , tiền
công , tiền thưởng có tính chất lương, BHXH, và các trả , đã chi, đã khoản đã ứng trước cho người lao động.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương , tiền công của người lao động.
-Dư nợ ( nếu có ) Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động.
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng
có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động.
- Dư có : Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Tài khoản 338 : “Phải trả phải nộp khác” Đây là tài khoản phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan Nhà Nước như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của tòa án...
Kế cấu và nội dung phản ánh của TK 338 TK 338 - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý
- Các khoản đã chi về KPCĐ -Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ
- Các khoản đã trả, nộp khác
- Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo quy định -Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ
- Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ
Dư nợ ( nếu có ) Số trả thừa , nộp thừa Dư có: Số tiền còn phải trả, phải nộp
Tài khoản 338 còn có các tài khoản trích theo lương TK 3382: Kinh phí công đoàn
TK 3383 : Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế
TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp
Sơ đồ hạch toán tiền lương, tiền thưởng và các khoản trích theo lương
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
( Nguồn: Công ty cung cấp )
2.5.3 Một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiền lương
- Tạm ứng lương cho người lao động: Nợ TK 334- Tiền lương tạm ứng
Có TK 111- Số tiền tạm ứng lương bằng tiền mặt Có TK 112- Số tiền tạm ứng bằng tiền gửi ngân hàng
- Khi tính tiền lương, tiền phụ cấp cho người lao động: Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 623 - Chi phí nhân công sử dụng máy thi công
Nợ TK 627 - Chi phí nhân viên phân xưởng Nợ TK 641 - Chi phí nhân viên bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp Có TK 334: Phải trả người lao động
- Khi trích các khoản bảo hiểm trừ vào lương của người lao động: Nợ TK 334 - Tổng số trích trừ vào lương
Có TK 3383 - Lương cơ bản x 8% Có TK 3384 - Lương cơ bản x 1,5% Có TK 3386 - Lương cơ bản x 1%
Có TK 3388 - Phải trả , phải nộp khác ( nếu có) Có TK 3335 Thuế thu nhập cá nhân ( nếu có )
- Khi trích các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn trừ vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 623 - Chi phí nhân công sử dụng máy thi công Nợ TK 627 - Chi phí nhân viên phân xưởng Nợ TK 641 - Chi phí nhân viên bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp Có TK 3382 - Kinh phí công đoàn: Lương cơ bản x 2% Có TK 3383 - Bảo hiểm xã hội: Lương cơ bản x 17,5% Có TK 3384 - Bảo hiểm y tế: Lương cơ bản x 3%
Có TK 3386 - Bảo hiểm thất nghiệp: Lương cơ bản x 1% - Khi trả lương cho nhân viên:
Nợ TK 334 - Tổng số tiền thanh toán sau khi trừ đi các khoản giảm trừ Có TK 111 - Thanh toán bằng tiền mặt
Có TK 112 - Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
- Khi nộp tiền bảo hiểm, kinh phí công đoàn cho cơ quan bảo hiểm: Nợ TK 3382 - Số đã trích KPCĐ
Nợ TK 3383 - Số đã trích BHXH Nợ TK 3384 - Số đã trích BHYT Nợ TK 3386 - Số đã trích BHTN
Có TK 111- Số tiền thực nộp bằng tiền mặt
Có TK 112 - Số tiền thực nộp bằng tiền gửi ngân hàng - Nếu phát sinh thuế TNCN phải nộp:
Nợ TK 334 - Tổng số thuế TNCN phải trừ Có TK 335: Thuế TNCN phải nộp - Nộp thuế thu nhập cá nhân:
Nợ TK 3335 - Thuế TNCN phải nộp
SVTH: Huỳnh Lê Hoàng Quyên Trang 16
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Lê Đoàn Minh Đức Có TK 111 - Nộp bằng tiền mặt
Có TK 112 - Nộp bằng tiền gửi ngân hàng
2.6 Kiểm soát nội bộ đối với tiền lương
Tiền lương là một trong những vấn đề quan trọng nhất của doanh nghiệp vì vậy khi người lao động đã bỏ ra sức lao động thì doanh nghiệp phải trả tiền đúng với sức lao động họ đã bỏ ra. Tiền lương còn là vấn đề nhạy cảm đối với người lao động. Kế toán tiền lương trong doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm quản lý, kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương.
Để kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương, kế toán tiền lương phải xác định mức lương phù hợp cho từng nhân viên.
Tiền lương của người lao động phải được tính toán đầy đủ, chính xác và kịp thời.
2.6.1 Các nhóm rủi ro kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương
Rủi ro về xác định mức lương: bao gồm các rủi ro như ghi chép, nhập dữ liệu, phân bổ chi phí tiền lương..
Rủi ro về tính lương: bao gồm rủi ro chấm công không đầy đủ chính xác và kịp thời, rủi ro tính lương như tính không đủ, tính không đúng.
Rủi ro về chi trả lương: Chi trả lương cao hơn mức lương hoặc thấp hơn mức lương. Rủi ro về ghi nhận và báo cáo quy trình nhân sự tiền lương: không đầy đủ số nhân viên trong quá trình tính lương, không cập nhật chính xác về bộ phận làm việc, chức nhân danh viên, không cập nhật nhân sự trong kỳ tính lương như các trường hợp nhân viên đã nghỉ việc, nhân sự mới vào...
2.6.2 Các cơ chế kiểm soát
Đối với các kiểm soát tiền lương, bộ phận Ban Giám Đốc phê duyệt về sự thay đổi mức lương, bậc lương, các khoản thưởng, các quy chế trong các hợp đồng lao động, nên phân chia trách nhiệm giữa các phòng ban liên quan đến quy trình tính lương như phòng kế toán, trưởng phòng các bộ phận.
Về việc phê duyệt mức lương thì Ban Giám Đốc là người trực tiếp phê duyệt để tránh trường hợp lợi dụng sự tín nhiệm làm mức lương khống.
Kế toán lương ghi sổ, hạch toán vào phần mềm kế toán ghi chi tiết về lương, thưởng, các khoản khấu trừ lương,... đầy đủ và chính xác, nếu không sẽ dẫn đến trình bày sai chi phí và sẽ phân bổ chi phí không chính xác.
Rủi ro về tính lương: các bảng chấm công do các bộ phận lập ra trưởng bộ phận phải có trách nhiệm phê duyệt và đồng thời chịu trách nhiệm về bảng chấm công này, người chấm công không kiêm nhiệm người tính lương, người chi trả lương,...
Rủi ro về chi trả lương: phê duyệt trước khi chi lương, ký nhận lương khi nhận tiền mặt, chi trả lương qua thẻ ngân hàng.
Rủi ro về về ghi nhận và báo cáo quy trình nhân sự tiền lương: hàng tháng phải lập báo cáo biến động nhân sự, công việc làm thêm giờ, phân tích tỷ lệ biến động nhân viên,...
Kết luận chương 2 :Trong chương hai em đã nêu ra trình bày những lý thuyết để làm tiền để đáp ứng những mục tiêu để có thể áp dụng vào thực tiễn của doanh nghiệp.
SVTH: Huỳnh Lê Hoàng Quyên Trang 17
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐT TM THÉP
THẢO CHÚC
Từ những khái niệm đã nêu về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở chương 2, em xin giới thiệu quy trình tính lương và các nghiệp vụ định khoản của công ty nhằm mục đích đối chiếu lý luận và thực tiễn, từ đó rút ra nhận xét và những kiến nghị phù hợp
3.1 Thực trạng công tác tổ chức kế toán tiền lương và cách khoản trích theo lương tại Công Ty TNHH ĐT TM Thép Thảo Chúc
3.1.1 Các hình thức trả lương tại Công ty
Dựa trên đặc điểm của loại hình sản xuất kinh doanh, công ty đã chọn loại hình trả lương theo thời gian.
Áp dụng cho tất cả bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp, chứng từ để căn cứ tính lương cho người lao động là “bảng chấm công” hằng ngày các phòng ban, cán bộ phụ trách có nhiệm vụ ghi chép và theo dõi người lao động có làm việc, vắng mặt, nghỉ phép vào bảng chấm công. Cuối tháng dựa vào bảng chấm công kế toán tiền lương sẽ tập hợp, kiểm tra và làm căn cứ để tính lương cho người lao động.
Công ty quy định tính lương như sau: Số ngày làm việc: 312 ngày
Số ngày trong năm: 360 ngày
Các ngày nghỉ hưởng nguyên lương theo quy định của Luật Lao Động.
Đối với khoản tiền tăng ca, làm thêm giờ công ty áp dụng theo Luật Lao Động ( trả 300% lương cơ bản khi người lao động đi làm vào các ngày được nghỉ theo Nhà Nước hay lễ tết, trả 150% lương cơ bản khi người lao động làm thêm giờ vào ngày thường ) Ngoài ra công ty còn các khoản phụ cấp ăn trưa.
3.1.2 Kế toán tiền lương tại công ty
Kế toán tiền lương là người đảm bảo về các quyền lợi về tiền và chế độ cho người lao động dựa trên Luật lao động. Có sự trung thực trong việc tính lương, tính đúng, tính đủ các phụ cấp, tiền thưởng cho người lao động. Giúp người lao động yên tâm làm việc, hạn chế những mâu thuẫn xảy ra do tranh chấp liên quan đến tiền, làm cho quản lý lao động hiệu quả. Tăng năng suất lao động, giúp doanh nghiệp nâng cao sản xuất.
3.1.3 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương là người trực tiếp ghi chép, tổng hợp nắm bắt số lượng lao động của toàn công ty theo dõi quản lý tại các phòng ban, quản lý số liệu chính xác về người lao động, báo cáo kịp thời cho Ban giám đốc về tình hình sử dụng lao động tại phòng ban, phân xưởng .
Kế toán tiền lương tại Công ty có nhiệm vụ chấm công, làm bảng thanh toán tiền lương, giải đáp thắc mắc về tiền lương của người lao động, làm việc với cơ quan bảo hiểm.
Tính toán chính xác chi phí tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, cho doanh nghiệp và người lao động.
3.1.4 Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng bao gồm : - Bảng chấm công
SVTH: Huỳnh Lê Hoàng Quyên Trang 18
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Lê Đoàn Minh Đức - Phiếu lương
- Bảng lương
- Phiếu chi
3.1.5 Tài khoản sử dụng
Các tài khoản như: 642,641,112,111
Tài khoản 334 phải người lao động và các tài khoản đối ứng như :
Tài khoản 338: Phải trả phải nộp khác tài khoản này được mở chi tiết các cấp 2 như: TK 3383 Bảo hiểm xã hội, TK 3384 Bảo hiểm y tế, TK 3386 Bảo hiểm thất nghiệp
TK 3335 Thuế thu nhập cá nhân (nếu có).
Công ty không trích nộp KPCĐ 3.1.6 Sổ sách sử dụng Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 334, TK338 Sổ chi tiết TK 334,TK 338 Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, TK 338 Tài khoản 338 theo dõi chi tiết:
3382 : Kinh phí công đoàn 3383 : Bảo hiểm xã hội 3384 : Bảo hiểm y tế
3386 : Bảo hiểm thất nghiệp
3.1.7 Trình tự lưu chuyển chứng từ tiền lương
Kế toán tiền lương nhận bảng chấm công từ trưởng các bộ phận.
Sau khi kế toán tiền lương đã hoàn thành xong bảng chấm công hoàn thiện thì tiếp tục dựa vào bảng chấm công để lập ra bảng tính lương người lao động.
Khi đã tính ra được bảng lương thực nhận của người lao động sau khi trừ các khoản khấu trừ vào lương, phụ cấp ăn trưa, kế toán tiền lương sẽ chuyển bảng chấm công, bảng lương cho kế toán trưởng, kiểm tra đối chiếu một lần nữa sau đó sẽ trình bảng lương lên cho ban giám đốc.
Sau khi ban giám đốc ký duyệt lương, kế toán tổng hợp sẽ lập ra phiếu chi lương cho thủ quỹ, đồng thời kế toán tiền lương sẽ lập ra phiếu lương cho từng người lao động.
Đến ngày chi lương, thủ quỹ nhận phiếu chi từ kế toán trưởng, sau đó tiến hành trả lương.
Sau khi hoàn tất việc trả tiền lương thủ quỹ đưa các chứng từ chi trả lương cho kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ và hạch toán vào sổ sách kế toán đồng thời lưu trữ chứng từ.
3.2 Quy trình tính lương, chi trả lương và quy trình ghi sổ kế toán tiền lương tại công ty công ty
3.2.1 Quy trình tính lương và chi trả lương cho người lao động
Ví dụ: trong tháng 03/2021 kế toán tính lương cho tất cả người lao động trong công ty
SVTH: Huỳnh Lê Hoàng Quyên Trang 19
Bước 1 : Nhận bảng chấm công và kiểm tra đối chiếu
Kế toán tiền lương nhận bảng chấm công của tất cả phòng ban để tính ra được số ngày làm việc thực tế, ngày nghỉ thực tế của từng người, bảng chấm công do các trưởng các phòng ban trong công ty thực hiện. Cuối tháng kế toán lương tổng hợp lại để tính toán thời gian lao động và tính lương.
Hình 3.1 : Bảng chấm công
Hình 3.1 : Bảng chấm công
(Nguồn: Công ty cung cấp ) Bước 2: Lập bảng thanh toán lương
Sau khi đã có căn cứ từ “Bảng chấm công”, kế toán tiền lương sẽ lập “ Bảng lương” cho từng phòng ban, trong bảng thanh toán tiền lương cần ghi rõ số tiền lương căn bản, phụ cấp ăn trưa, các khoản được khấu trừ vào lương, cuối cùng là tiền lương thực lãnh. Bảng thanh toán lương sẽ được kế toán lương tổng hợp từ bảng chấm công sau đó kế toán trưởng kiểm tra đối chiếu , cuối cùng ban lãnh đão ký duyệt và thanh toán vào ngày cuối tháng.Thủ quỹ là người trực tiếp chi tiền lương cho người công nhân viên công ty.
SVTH: Huỳnh Lê Hoàng Quyên Trang 20