4.2. ỉ. Căn cứ xây dựng biện pháp
- Căn cứ vào những định hướng của Công ty mẹ và bối cảnh tình hình quốc tế và những chính sách đầu tư của Chính phủ Việt Nam
- Căn cứ nhu cầu nhập khẩu sản phẩm điện tử của các đối tác truyền thống và đối tác mới của công ty mẹ ở nhiều quốc gia.
- Căn cứ vào chiến lược phát triển Công ty TNHH LIAN TECH đến năm 2030 và thực tiễn sản xuất mấy năm gần đây tại Việt Nam.
4.2.2. Các biện pháp
4.2.2.1. Thực hiện tốt kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Trong những năm gần đây, với sự phát triển ổn định của nền kinh tế, Thị trường tiêu thụ được mở rộng, quy mô và ngành nghề sản xuất cũng tăng lên, cùng với nó là sự gia tăng của lực lượng lao động. Mặc dù số lượng lao động của công ty
có xu hướng tăng lên trong những năm gần đây nhưng sự gia tăng đó không theo kế hoạch, hay nói cách khác là công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực tại công ty chưa được làm tốt và để công tác này được nâng cao, có chất lượng, công ty cần thực hiện những biện pháp sau:
- Lập kế hoạch nguồn nhân lực: Ban lãnh đạo công ty phải cùng với bộ phận
quản lý nhân lực thực hiện việc lập kế hoạch nguồn nhân lực. Việc đó cần có một quy trinh rõ ràng với ban đầu là việc phân tích môi trường xác định mục tiêu chiến lược của công ty. Trên cơ sở đó, công ty phải xác định được mục tiêu chiến lược nguồn nhân lực. Mục tiêu này nhằm trả lời câu hỏi: công ty sẽ huy động nguồn nhân lực như thế nào đế đạt được mục tiêu chiến lược của mình. Tiếp theo, bộ phận quản lý nhân lực phải phân tích được hiện trạng nguồn nhân lực về số lượng, chất lượng, cơ cấu tuổi, giới tính, để có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất, phẩm chất cá nhân, mức độ nhiệt tình trong công việc...Hầu như công ty, đon vị thành viên của
công ty chưa có hoạt động phân tích hiện trạng nguôn nhân lực một cách đây đủ mà chỉ mới nêu ra về mặt số lượng nguồn nhân lực.
- Công tác dự báo cầu nhân lực: Dựa vào việc phân tích hiện trạng và dự định các công việc, các đề tài, dự án cần triển khai thực hiện trong năm tiếp theo để có thể đưa ra dự kiến cầu nhân lực.
- Công tác dự báo cung: Đối với công việc dự báo cung nguồn nhân lực phải dự đoán được cung từ bên trong và cung từ bên ngoài đó chính là những số người sẽ chuyển đi trong năm, số người nghỉ chế độ, số người nghỉ hưu ở các đơn vị thành viên đế từ đó có kế hoạch trình lên công ty trước khi có quyết định bổ sung chỉ tiêu biên chế.
- Điêu tiêt cung câu nhân lực: Sau khi có chỉ tiêu biên chê, công ty cân thực hiện các yêu cầu về cân đối giữa cung và cầu nguồn nhân lực. Khi cần tinh giảm biên chế cần có hình thức như cho nghỉ hưu sớm đối với những cán bộ có trình độ thấp kém, nghỉ không lương... hoặc có kế hoạch nhàm thuyên chuyển, đề bạt cán bộ một cách hợp lý hoặc có kế hoạch tuyển dụng từ bên ngoài.
Ngoài ra, một bước rất cần thiết cho công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực mà công ty cần thực hiện được là bước kiếm tra và đánh giá chương trình. Mục đích của kiểm tra và đánh giá là hướng dẫn các hoạt động hoạch định nguồn nhân lực, xác định các sai lệch giữa thực hiện và kế hoạch, các nguyên nhân dẫn đến các sai
lệch đó và có tính khách quan hơn biện pháp khắc phục nó.
X X
Tóm lại, Công ty cân thực hiện kê hoạch hoá nguôn nhân lực theo một chương trình với các công việc cụ thê:
___ X X X
Bước 1: Dự báo câu nhân lực: Việc đê ra và dự báo nhu câu phải trên cơ sở• • • • X
r
phân tích hiện trạng nhân lực của công ty và các kê hoạch công tác của công ty trong năm tới.
Bước 2: Dự báo cung nhân lực: cần phải dự báo cung bên trong và bên ngoài của công ty.
Bước 3: Điều tiết cung cầu trên cơ sở 2 bước chọn và thực hiện các biện pháp. Bước 4: Kiểm tra và đánh giá chương trình
Tuy nhiên, đê công tác kê hoạch hoá nguôn nhân lực được thực hiện tôt việc lập kế hoạch nguồn nhân lực phải được thực hiện một cách nghiêm túc ở tất cả các đơn vị thành viên của công ty và phải có được hệ thống thông tin thông suốt trong nội bộ công ty, các đơn vị sản xuất kinh doanh phải có báo cáo về tình hình nguồn nhân lực của đơn vị mình thường xuyên cho bộ phận quản lý nhân lực chung trong toàn công ty. Có như vậy kế hoạch hoá nguồn nhân lực mới thực sự đem lại hiệu quả.
4.2.2.2. Hoàn thiện hệ thống bản phân tích công việc
* Phân tích và mô tả công việc
Phân tích công việc là nhiệm vụ đầu tiên cần làm của mọi nhà quản lý nhân sự. Phân tích công việc là mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân sự, cũng là cơ sở cho việc sắp xếp vị trí nhân viên phù hợp. Nếu không biết phân tích công việc nhà quản lý không thể tuyển chọn đúng nhân viên vào đúng vị trí công việc.
Mục đích chính của phân tích công việc là giải thích, chỉ dẫn cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và hình thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người ứng tuyển như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
- Xác định thông tin đế thực hiện phân tích công việc + Thồng tin về tình hình thực hiện công việc
Các thông tin được phân tích trên cơ sở của việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, thời gian hao phí khi thực hiện công việc, các yếu tố của tính chất công việc.
+ Thông tin về yêu cầu nhân sự:
Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc cùng các kiến thức và mức độ hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các ưu nhược điếm cá nhân, thông tin về các yêu cầu đặc điểm.
4- Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc
Bao gồm các tiêu chuẩn, thời gian định mức, số lượng, chất lượng công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở cơ bản để đánh giá việc triển khai thực hiện công
• A
việc của nhân viên.
+ Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc
Bao gồm các thông tin về các vấn đề điều kiện làm việc nhu sự cải thiện về thể lục, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, chế độ lương bổng, đầu tóc, đồng phục...
* Trình tự thực hiện phân tích công việc
Bước 1: Xác định tác dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các phương thức thu thập thông tin phân tích phù hợp nhất.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản trên sơ đồ cơ sở của tố chức, mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của từng phòng ban và bảng mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm mấu chốt để thực hiện phân tích công việc mục đích làm tiết kiệm thời gian hơn trong phân tích công việc, nhất là khi phân tích các công việc có tích chất tương tự như nhau.
Bước 4: Áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để thu thập, phân tích thông tin công việc. Tùy theo yêu cầu mức độ chính xác, chi tiết mà thông tin cần thu thập. Tùy theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thế sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại độ chuẩn xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 trên cần phải kiểm tra lại về mức độ chính xác, sự thật đầy đủ bằng chính các cán bộ nhân viên thực hiện công việc và các nhà quản lý trực tiếp xử lý, thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Một bản mô tả công việc đầy đủ là văn bản nêu ra tất cả các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc đã giao và những điều kiện, yêu cầu đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản mô tả công việc phải viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao việc cũng như người nhận.
Mục đích cơ bản của bản mô tả công việc là đê mọi người biêt họ nên làm gì, định ra đích đến và tiêu chuấn cho người làm nhiệm vụ đó, công việc không bị lặp lại do một người khác làm, tránh được các tình huống va chạm không cần thiết, mọi người biết phải làm nhiệm vụ gì.
Mỗi người đều phải có một bản mô tả công việc theo tuần, tháng theo tính chất công việc của từng bộ phận. Do tính chất công việc có quá nhiều và khác nhau nên sẽ không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc. Tuy nhiên một bản mô tả công việc hoàn chỉnh đều gồm các thông tin sau:
- Tên công việc, vị trí trong sơ đồ tố chức, nơi làm việc: Phòng ban.v.v.
- Công việc cần thực hiện. Có bản mô tả công việc chi tiết chỉ ra ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành công việc đó như thế nào và tại sao lại làm công việc đó. Xác định yêu cầu và mục đích công việc. Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thế, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic.
- Hầu hết những bản mô tả công việc đều đã triển khai rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng lại không yêu cầu cần phải hoàn thành công việc đó ở mức nào. Những tiêu chuẩn với việc thực hiện công việc được đưa ra đế loại bở được yếu tố khồng rõ ràng này.
4.2.2.3. Đôi mới công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc
Đê thực hiện tôt công tác đánh giá kêt quả thực hiện công việc, chúng ta cân phải thực hiện nghiêm túc các nội dung sau:
- Áp dụng căn cứ chính xác: Điều quan trọng nhất trong việc công tác đánh giá là đưa ra được những tiêu chí căn cứ cho việc đánh giá. Những tiêu chí này cần chính xác, phù hợp đối với mỗi loại vị trí, đối tượng khác nhau. Việc đánh giá cần công bằng, khách quan và công khai nên các căn cứ đưa ra phải có tác dụng vận động tạo tình thần tích cực giúp người lao động phấn đấu hoàn thiện mình, mặt khác giúp đơn vị đánh giá được hiệu suất hoàn thành công việc của người lao động, đánh giá được mức độ đóng góp của người lao động đối với thành quả chung.
- Cách thức thực hiện có hiệu quả: Thực hiện châm điêm theo nội dung công việc, thời gian làm việc, vị trí công việc đảm nhận. Dựa vào hệ thống chỉ tiêu chất lượng công tác đã được ban hành, từng phòng chức năng, bộ phận sẽ theo dõi và chấm điếm cho từng cán bộ nhân viên.
- Tiến hành cung cấp phản hồi thông tin nhanh chóng cho nhân viên và nhận thông tin phản hồi từ phía nhân viên đề xem xét giải quyết: thực chất đây là một cuộc thảo luận với nhân viên về quá trình và kết quả thực hiện công việc của họ. Thông qua đó nhân viên biết minh được quan tâm, đánh giá như thế nào và họ cần phải thay đổi, bổ sung những gì để thực hiện công việc tốt hơn. Chắc chắn sẽ có những phản ứng đa dạng từ phía nhân viên. Do vậy cần khuyển khích, vận động tất cả nhân viên có tinh thần chủ động, tích cực tham gia vào quá trình đánh giá. Đe khắc phục tình trạng này, Công ty đà trang bị cho mình một hòm thư góp ý đề nhận ý kiến phản hồi khi nhân viên không muốn phản hồi trực tiếp.
4.2.2A. Hoàn thiện công tác sắp xếp và sử dụng nhãn lực
Mục tiêu:
sắp xếp bố trí đúng người, đúng việc, tạo môi trường làm việc tốt nhất cán bộ, giảng viên phát huy tối đa năng lực của minh.
Nội dung
Thực hiện phân tích công việc, xây dựng hoàn chỉnh hệ thống: Bản mô tả công việc, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc: Việc xây dựng hệ thống này có vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất lao động, đặc biệt nó có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản trị nhân
lực cũng như đối với quy trình tuyển dụng.
Hệ thống này sẽ giúp sắp xếp, bố trí lại bộ máy tổ chức, công việc để giảm bớt những chức danh chưa hợp lý, tìm ra những chức danh, vị trí còn thiếu hoặc không cần thiết để bộ máy tố chức gọn nhẹ giúp hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, giảm bớt những chi phí không cần thiết về nhân sự, hiệu quả công việc được nâng cao.
Trong thời gian tới công ty cần nhanh chóng xây dựng và hoàn thiện hệ thống bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc, bản tiêu
chuân thực hiện công việc.
Xây dựng văn hoá tồ chức, môi trường đào tạo phù hợp giúp mỗi cá nhân trong tố chức cảm thấy thoải mái khi đến làm việc, đồng thời tạo được sự phấn khởi và cảm hứng làm việc, học tập là môi trường có thế tạo cơ hội cho mỗi cá nhân phát triển, có sự giao tiếp cởi mở mọi nỗ lực và đóng góp của từng cán bộ, công nhân viên công ty.
Các phong trào phải được tổ chức thường xuyên và tích cực để thu hút được sự tham gia của nhân viên trong công ty.
Áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào quản trị nhân lực nói chung và hoạt động nâng cao chất lượng NNL nói riêng:Với sự hỗ trợ của khoa học công nghệ thi chất lượng, hiệu quả công việc sẽ cao hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí và cồng sức. Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản trị nhân lực không còn xa lạ gì với nhiều tổ chức thông qua hệ thống các phần mềm quản lý như: MISA HRM, SSP
HRM ... Nhờ có sự hỗ trợ này mà các hoạt động quản trị nhân lực được thực hiện• • •/ • • 1 • • • • •
một cách dễ dàng và có hệ thống.
Điều kiện thực hiện• • •
Phòng Tổ chức - Hành chính, phải làm tốt công tác rà soát năng lực làm việc đội ngũ nhân viên, Lập bảngmô tả công việc cụ thể của từng vị trí việc làm tránh bố trí nhân lực không đúng người, đúng việc.
Phải tuyển dụng nhân viên đúng chuẩn theo qui định, bố trí sử dụng nguồn nhân lực đúng chuyên môn đào tạo và phù họp với từng vị trí tuyển dụng, tạo môi trường làm việc tốt nhất cho án bộ, giảng viên phát huy tối đa năng lực của mình.
4.2.2.5. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao chất lượng và phát triển nhản lực
Hoạt động sản xuất của công ty và các hoạt động phục vụ xuất khấu phải được tăng cường công tác giám sát chặt chẽ, đánh giá thường xuyên. Công ty phải tổ chức đánh giá ngay trong quá trình sản xuất và các hoạt động hỗ trợ sản xuất xuất khẩu bằng các mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo.
Vì vậy để đảm bảo các hoạt động sản xuất, xuất khẩu và các hoạt động hỗ trợ, công ty phải thường xuyên đào tạo và bồi dường đội ngũ nhân viên làm công tác
quản lý và nhân viên sản xuât đê đáp ứng yêu câu của đôi mới công nghệ trong sản