toán quản trị chi phắ trong doanh nghiệp
2.1.2.1. Vai trò của tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ trong doanh nghiệp
để xác ựịnh vai trò của tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ, tác giả xuất phát từ nhu cầu thông tin về chi phắ của nhà quản trị. Nhà quản trị cần những thông tin chi phắ gì? Chúng ựược trình bày ở ựâủ Cách thức tạo ra các thông tin ựó như thế nàỏ
Quản trị doanh nghiệp có bốn chức năng cơ bản là: (1) Lập kế hoạch; (2) Tổ chức thực hiện; (3) Kiểm tra ựánh giá và (4) Ra quyết ựịnh. Hệ thống thông tin KTQT chi phắ ra ựời, phát triển nhằm ựáp ứng nhu cầu thông tin ựể nhà quản trị thực hiện toàn diện các chức năng quản trị ựó.
Thứ nhất, với hệ thống dự toán chi phắ SXKD, thông tin KTQT chi phắ giúp các nhà quản trị thiết lập ựược ựịnh hướng hoạt ựộng SXKD của từng bộ phận, của cả doanh nghiệp trong từng thời kỳ ựể khai thác có hiệu quả các nguồn lực kinh tế, kiểm soát và ngừa những mất cân ựối, rủi ro trong tương laị
Thứ hai, với những báo cáo ựo lường kết quả chi phắ thực hiện, thông tin KTQT chi phắ sẽ giúp nhà quản trị hiểu ựược thực trạng hoạt ựộng SXKD của doanh nghệp ựể kịp thời ựiều chỉnh, bổ sung những vấn ựề cần thiết cho hoạt ựộng của doanh nghiệp.
Thứ ba, với những báo cáo biến ựộng giữa chi phắ thực tế so với mục tiêu hay dự toán và những nguyên nhân ảnh hưởng ựến các biến ựộng ựó giúp các nhà quản trị nhận thức ựược tình hình tốt, xấu và những nguyên nhân ảnh hưởng tắch cực hay tiêu cực ựến hoạt ựộng SXKD của doanh nghiệp ựể ựưa ra các phương pháp kiểm soát, các giải pháp ựiều chỉnh và ựánh giá ựúng ựắn trách nhiệm của nhà quản trị các cấp về các nhiệm vụ ựược giaọ
Như vậy, hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ tạo nên một kênh thông tin quản trị hữu ắch ựối với nhà quản trị trong môi trường sản xuất kinh doanh ngày càng biến ựổi nhanh chóng. đó chắnh là một hệ thống thông tin quan hệ vật chất -
trách nhiệm, một hệ thống thông tin minh bạch về trách nhiệm nội bộ của doanh nghiệp trong ựiều hành, quản trị doanh nghiệp.
2.1.2.2. Các nhân tố ảnh hưởng ựến tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ trong doanh nghiệp
Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ trong doanh nghiệp sẽ không ựạt ựược mục tiêu và ựịnh hướng cấu trúc của thông tin nếu các nhà thiết kế không chú ý ựầy ựủ tới các nhân tố bản chất, chi phối sự vận hành của hệ thống. đó là các nhân tố (1) Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp và nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phắ từ phắa nhà quản trị doanh nghiệp; (2) đặc ựiểm tổ chức sản xuất; (3) Trình ựộ trang bị máy móc thiết bị và trình ựộ nhân viên thực hiện công
việc kế toán. Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp và nhu cầu thông tin kế toán quản
trị chi phắ từ phắa nhà quản trị doanh nghiệp
Xây dựng kế hoạch về chi phắ hoạt ựộng của doanh nghiệp ựồng nghĩa với việc xác ựịnh các mục tiêu và xây dựng chiến lược ựể ựạt mục tiêu ựó. đây chắnh là nhân tố mấu chốt mà nhà quản trị cần tắnh tới ựể tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ. Các mục tiêu phải ựược quán triệt ở mọi lĩnh vực chức năng cho tới người có trách nhiệm cao nhất. Các chiến lược xây dựng phải kết hợp ựược các nguồn lực và năng lực của doanh nghiệp. Mục tiêu và chiến lược sẽ áp ựặt việc thắch nghi và xác ựịnh ra cấu trúc của doanh nghiệp ựể ựạt ựược các mục ựắch trong những ựiều kiện tốt nhất.
Mặt khác, hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ trong các doanh nghiệp ựược thiết lập và tồn tại hay không phụ thuộc vào nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phắ từ phắa nhà quản trị của doanh nghiệp. Mọi hệ thống ựều có mục tiêụ Tắnh mục tiêu của toàn bộ việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ ựược thể hiện thông qua việc xác ựịnh nhu cầu thông tin quản trị. Nó làm nổi bật vai trò của thông tin là một phương tiện quản lý, một sự trợ giúp cho việc ra quyết ựịnh. Trong xây dựng và thực hiện các chiến lược ngắn hạn, dài hạn, nguồn thông tin do hệ thống kế toán cung cấp ựặc biệt là các thông tin chi phắ ựóng vai trò hết sức quan
trọng. điển hình là các quyết ựịnh về kiểm soát chi phắ thực hiện tại các quy trình công nghệ; quyết ựịnh về lựa chọn cơ cấu tổ chức sản xuất phù hợp; quyết ựịnh nên tổ chức sản xuất khép kắn các công ựoạn hay mua nguyên liệu từ bên ngoài; quyết ựịnh chấp nhận ựơn ựặt hàng hay không?...
Tuy nhiên hiện nay, nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phắ từ phắa nhà quản trị doanh nghiệp chưa thực sự rõ ràng. điều này là do sự giới hạn về quy mô sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất ở Việt nam chưa ựem lại tắnh hữu ắch của hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hầu hết các nhà quản trị ra quyết ựịnh ựều dựa trên kinh nghiệm và thói quen quản lý nên khó có thể kiểm soát ựược chi phắ và kết quả kinh doanh. đây là một bằng chứng cụ thể chỉ rõ nguyên nhân dẫn ựến việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ trong các doanh nghiệp còn gặp nhiều hạn chế.
đặc ựiểm tổ chức sản xuất
Tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp là sự kết hợp chặt chẽ giữa sức lao ựộng và tư liệu sản xuất cho phù hợp với nhiệm vụ, quy mô và công nghệ sản xuất. Tổ chức sản xuất nhằm trả lời câu hỏi thứ hai của nền kinh tế ựó là sản xuất như thế nàỏ Tổ chức sản xuất cho thấy rõ hình thức tổ chức của quá trình sản xuất, tắnh chất phân công lao ựộng giữa các bộ phận sản xuất và phục vụ sản xuất, ựặc ựiểm của sự kết hợp lao ựộng với tư liệu lao ựộng và ựối tượng lao ựộng trong quá trình sản xuất. Bên cạnh ựó, tổ chức sản xuất còn là việc chỉ ra cách thức bố trắ các bộ phận sản xuất: có thể tổ chức theo hình thức công nghệ, mỗi phân xưởng chỉ thực hiện một loại công nghệ nhất ựịnh chẳng hạn như phân xưởng dệt, phân xưởng may, phân xưởng ựóng gói; cũng có thể tổ chức sản xuất theo ựối tượng, mỗi phân xưởng chỉ thực hiện chế tạo một loại sản phẩm hay một loại chi tiết nhất ựịnh vắ dụ như phân xưởng cắt, phân xưởng in phun, phân xưởng may thời trang, phân xưởng gia công,Ầ; hoặc tổ chức theo hình thức kết hợp cả hai cách trên.
Tác giả cho rằng, ựặc ựiểm tổ chức sản xuất là nhân tố ảnh hưởng quan trọng ựến công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ bởi vì ựặc ựiểm tổ chức sản xuất sẽ quyết ựịnh mô hình kế toán chi phắ (theo chi phắ thực tế, chi phắ ước tắnh, chi phắ ựịnh mức); phương pháp quản lý chi phắ (theo quá trình, theo công
việc, theo dòng sản phẩm); ựối tượng tập hợp chi phắ; phương pháp và tiêu thức phân bổ chi phắ chung. Trong quá trình xử lý thông tin của kế toán quản trị chi phắ, mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và các bộ phận quản lý, bộ phận sản xuất kinh doanh khác là rất cần thiết, ựặc biệt là trong việc thiết lập những thông tin phi tài chắnh và các thông tin hướng về tương laị
Trình ựộ trang bị máy móc thiết bị và trình ựộ nhân viên thực hiện công việc kế toán.
Cơ sở vật chất cũng là một nhân tố ảnh hưởng ựến thực tiễn tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ trong các doanh nghiệp. Như ựã phân tắch ở trên, khối lượng thông tin mà kế toán quản trị chi phắ phải xử lý và chuyển thành các thông tin có ắch là rất lớn. Quá trình xử lý thông tin cần có sự kết hợp nhiều phương pháp kỹ thuật phức tạp. Do ựó, cơ sở vật chất với hệ thống máy vi tắnh và các phần mềm xử lý thông tin là rất cần thiết trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán. Bên cạnh ựó, trình ựộ kiến thức và kỹ năng làm việc của nhân viên kế toán quản trị cũng có tác ựộng không nhỏ ựến chất lượng của hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ. Yêu cầu của ựội ngũ này phải am hiểu sâu sắc về quá trình tổ chức hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có khả năng sáng tạo, linh hoạt, có khả năng làm việc nhóm và phối hợp với các nhân viên ở các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp.
Thực tế cho thấy, ựể có một phần mềm quản trị, các doanh nghiệp phải bỏ một số tiền ựầu tư lớn và cần một lực lượng nhân sự có kiến thức và trình ựộ ựể vận hành. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các nguồn lực về cơ sở vật chất, nhân sự cũng rất hạn chế. đây cũng chắnh là nguyên nhân dẫn ựến việc hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ trong các doanh nghiệp khó có ựiều kiện tổ chức và phát triển
2.1.2.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ
Xây dựng một hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ là vấn ựề khó khăn vì phải kết hợp nhiều nhân tố khác nhau trong nội bộ bên trong cũng như bên ngoài tổ chức. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ không thể tách khỏi nền
tảng của cơ sở dữ liệu trên các mặt hoạt ựộng của doanh nghiệp như quản trị chiến lược, quản trị sản xuất, quản trị bán hàng, quản trị nhân sự, quản trị marketing,... đó là các cơ sở dữ liệu về mục tiêu chiếm lĩnh thị phần, mục tiêu về doanh số, thông tin về người mua, thông tin về ựối thủ cạnh tranh, tình hình lao ựộng và năng suất lao ựộng, bố trắ mặt bằng, công nghệ sản xuất, tình hình chất lượng sản phẩm, gắa cả, chi phắ cho hoạt ựộng marketing,... để thu nhận ựược các cơ sở dữ liệu này, cần xác ựịnh chế ựộ trách nhiệm và mối liên hệ giữa các ựối tượng truyền tin như phân xưởng, các phòng ban chức năng và phòng kế toán.
Trước hết, ở bộ phận sản xuất, thực hiện các công việc ghi chép, chỉnh lý và tổng hợp các số liệu về thông tin ban ựầu như khối lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành, sản phẩm dở dang, tình hình sử dụng máy móc thiết bị như số giờ máy làm việc,...
Các phòng chức năng ựi sâu nghiên cứu ựề xuất tham mưu cho giám ựốc doanh nghiệp về các lĩnh vực nghiệp vụ ựược giao như quản lý vật tư, quản lý mua bán hàng, nghiên cứu thị trường,...
Phòng kế toán có trách nhiệm làm trung tâm nhận tin, xử lý và truyền tin ựối với mảng hệ thống thông tin kế toán. Tất cả các thông tin báo cáo về hạch toán thống kê ựều ựược thu vào trung tâm này, ựược xử lý và thông tin tới các ựối tượng theo ựúng nhu cầu trong từng thời kỳ. Luận án minh họa cụ thể mối quan hệ này tại
Phụ lục 03