Tổ chức bộ máy tại Ngân hàng thực phẩm Việt Nam tuân theo nguyên tắc tổ chức và hoạt động của Mạng lưới Ngân hàng thực phẩm Toàn cầu theo nguyên tắc tập trung, thống nhất.
Tại thời điểm tháng 01/2018, Ngân hàng thực phẩm Việt Nam được chia thành 3 bộ phận bao gồm: bộ phận kiển tra, giám sát hàng hóa; bộ phận phát triển nguồn lực, bộ phận tài chính, hành chính với sơ đồ tổ chức đơn giản như (Phụ lục 13)
Năm 2021 là năm đánh dấu sự chuyển đổi mô hình Ngân hàng thực phẩm Việt Nam theo định hướng doanh nghiệp xã hội với những gia tăng nhân sự và phát triển các phòng ban để phù hợp với các hệ thống kho vận được mở rộng. Với sự vận hành
mới đã góp phần giúp Ngân hàng thực phẩm đạt hơn 300% theo kế hoạch đề ra và tăng hơn 200% so với cùng kỳ năm 2020. Trong quá trình hoạt động, Ngân hàng thực phẩm đã hỗ trợ dẫn dắt nhiều tổ chức xã hội . Đồng thời, đẩy mạnh cải cách bộ máy, ứng dụng các kinh nghiệm từ các quốc gia khác, triển khai tốt công tác tuyên truyền, hỗ trợ cung cấp thực phẩm cho hơn 2 triệu người. Đặc biệt, quan tâm phối hợp mở rộng kết nối kịp thời các doanh nghiệp đối tác
Với tiêu chí coi người thụ hưởng là khách hàng, với mục tiêu đảm bảo thực phẩm hỗ trợ kịp thời nhanh nhất, hợp lý, trong thời gian qua Ngân hàng thực phẩm Việt Nam đã được cộng đồng và các doanh nghiệp đối tác đánh giá cao về tinh thần phục vụ và chất lượng dịch vụ trong phân phối và hỗ trợ. Năm 2021, FBVN đã vận hành với cơ cấu tổ chức rõ ràng với các phòng chuyên môn để có thể đáp ứng với yêu cầu mở rộng và phát triển mô hình Ngân hàng thực phẩm một cách hiệu quả nhất với cơ cầu tổ chức như Sơ đồ 2.2 sau:
Chủ tịch HĐQT: Chủ tịch điều hành, chỉ định và đưa ra các đường hướng chiến lược của FoodBank, tất cả các cuộc họp và dự án và phải chịu trách nhiệm tiến hành các cuộc họp này một cách thích hợp.
Giám đốc vận hành: có trách nhiệm điều hành công việc của FoodBank, do Ban điều hành và Hội đồng cố vấn thông qua, đồng thời chịu trách nhiệm trước các quyền và nghĩa vụ được giao. Quyết định các vấn đề liên quan trực tiếp tới mô hình hoạt động, chiến lược của công ty, thực hiện các quyết định của Ban điều hành, tổ chức lên kế hoạch chiến lược kinh doanh phát triển của đơn vị.
Giám đốc quản lý hệ thống kho vận- Phòng kho vận & Logistic: là người đứng đầu của nghiệp vụ kho vận- một trong những phần rất quan trọng của FoodBankchịu trách nhiệm trực tiếp với Ngân hàng Thực phẩm FoodBank Việt Nam quản lý giám sát các bộ phận phòng ban kho vận, tiếp nhận nguyên vật liệu và vật tư vào công ty, vận hành kho vận, vận hành logistic, xe cộ. Đồng thời giám sát các bộ phận kho và lưu kho, các hoạt động vận chuyển. Hơn thế nữa cần phải theo dõi hàng tồn kho hiện tại của doanh nghiệp, dự đoán nhu cầu trong tương lai của tổ chức, dựa trên dữ liệu được thống kê để điều chỉnh lượng hàng hóa với các đối tác FoodBank.
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức Ngân hàng thực phẩm FoodBank Việt Nam 2021
(Nguồn: FBVN, 2021)
Giám đốc Phòng Phát triển dịch vụ đại lý – Phòng ban Dịch vụ đại lý: là nơi đưa ra chính sách marketing, chính sách phí, chính sách làm việc với đối tác thụ hưởng, và triển khai dịch vụ Ngân hàng Thực phẩm FoodBank tới các đơn vị thụ hưởng, tổ chức xã hội, tiếp cận đào tạo, hỗ trợ và phụ trách quản lý tiêu chuẩn đầu ra
đầu vào các đơn vị.
Giám đốc phát triển nguồn lực- Phòng Food Sourcing: Tìm kiếm và phát triển thêm nhiều nguồn cung thực phẩm, nguồn nhân lực, huy động vốn cho FoodBank.
Liên hệ, đàm phán và trao đổi với các nhà đối tác cung ứng để tìm ra nguồn hàng phù hợp với mức giá tốt nhất. Giám sát chặt chẽ quy trình và chi phí, chất lượng. Lên kế hoạch thu mua và điều chỉnh các yêu cầu cho phù hợp.
Giám đốc Tài chính, hành chính- Phòng Tài chính & hành chính: Tiến hành phân tích tình hình tài chính của FoodBank nhằm có kế hoạch vận động vốn và quản lý tài chính hiệu quả. Hoạch định chiến lược tài chính các nguồn từ đối tác và các hợp đồng cam kết. Đánh giá các chương trình hoạt động của Doanh nghiệp trên phương diện tài chính.
Giám đốc Đối ngoại và Truyền thông- Phòng Truyền thông & đối ngoại: Xây dựng kế hoạch, ngân sách cho hoạt động truyền thông và đối ngoại nhằm tiếp cận các đơn vị thụ hưởng và các đối tác tiềm năng, truyền thông và giữ mối quan hệ với các tỉnh thành phố để phát triển các hoạt động FoodBank và xây dựng mạng lưới truyền thông phát triển nâng cao nhận thức về chống lãng phí thực phẩm
Hội đồng cố vấn:
Hội đồng cố vấn giữ vai trò quan trọng và hỗ trợ các bộ phận liên quan. Hội đồng cố vấn Ngân hàng thực phẩm Việt Nam quy tụ nhiều cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước tham gia hỗ trợ một cách phi tài chính để đóng góp cho sự phát triển của Food Bank (Chi tiết ở Phụ lục 14)