Quốc tế Bạch Dương Travel
Khi trải nghiệm các công việc thực tế của một nhân viên Sales tour, em cảm thấy bộ phận này cần có các kỹ như kĩ năng bán hàng, giao tiếp và Excel. Bên cạnh đó, các kiến thức chuyên môn em được học ở khoa mang lại cho em cái nhìn tổng quan về ngành, về thái độ làm việc cũng như sự chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng.
Về mặt lý thuyết của công việc điều hành mà em được học ở Khoa bao gồm các như xây dựng chương trình tour, lên giá thành tour, liên hệ đặt dịch vụ với các nhà cung cấp, theo dõi chương trình tour và xử lý các tình huống phát sinh. Những điểm lý thuyết nào khá sát so với nhiệm vụ chính của một điều hành tour khi làm việc thực tế.
Tuy nhiên, em cũng nhận ra một số điểm khác biệt giữa lý thuyết được học và công việc thực tế của một nhân viên bộ phận điều hành tour. Trên thực tế, công việc của một điều hành không chỉ gói gọn ở việc xây dựng chương trình hay xử lý công việc tại văn phòng làm việc. Có rất nhiều trường hợp mà người điều hành tour phải trực tiếp đi theo tour, ví dụ như với những đoàn lần đầu sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp mới, hoặc những đoàn có số lượng tương đối lớn trở lên hay những đoàn khách quan trọng của công ty... để trực tiếp chăm sóc đoàn cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi, tốt đẹp nhất. Bên cạnh đó, khi chuẩn bị đến ngày khởi hành một tour, điều hành sẽ phải họp đoàn trước 3 ngày để thống nhất các công việc với đội hỗ trợ và hướng dẫn viên. Ngoài ra, điều hành cũng phải hỗ trợ hướng dẫn viên trong việc xếp phòng nghỉ cho khách vì đối với một đoàn khách lớn, khách có thể thay đổi bất cứ nhu cầu nào của họ và công ty du lịch, đặc biệt là điều hành tour kết hợp cùng với hướng dẫn viên phải xử lý ổn thỏa các nhu cầu của khách.
Về khối lượng công việc được giao cũng rất vừa phải, những ngày đầu khi tiếp xúc chúng em được giao những công việc đơn giản như tìm kiếm thông tin khách hàng, viết Email chào bán Tour và sản phẩm mới đến khách hàng và đối tác,
đăng bài viết lên Website của công ty, cập nhật lịch khởi hành tour của các bên để
gửi khách lẻ,… sau khi đã quen việc chúng em được giao nhiều việc hơn, phù hợp với kiến thức và năng lực của chúng em hơn, giúp chúng em có cơ hội được tiếp
xúc với nghề nhiều hơn.
35
Trong suốt toàn bộ quá trình thực tập tại Công ty CP thương mại và du lịch quốc tế NCH Travel, em đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ vô cùng tận tình của ban lãnh đạo cùng các anh chị trong công ty. Mọi người luôn sẵn sàng chia sẻ các kinh nghiệm làm việc, tận tâm chỉ dạy cho em những điều mới mẻ kể cả khi em còn bỡ ngỡ, chưa thành thạo, chất lượng công việc chưa thể hoàn thành tốt 100%. Ngoài những kiến thức cơ bản về nghề nghiệp, các anh chị còn chỉ dạy cho em rất nhiều về kiến thức xã hội, về công việc thực tế, cách xử lý những tình huống khó trong công việc mà nếu như chỉ học qua sách vở thì chúng em không thể nào hiểu biết được.
Bên cạnh đó, một lợi thế khác mà em có được đó chính là nền tảng kiến thức mà em đã được trang bị trong suốt ba năm đại học. Để so sánh trên thực tế và lý thuyết, em thấy các môn học đều khá sát với thực tế. Do vậy, trong suốt quá
trình thực tập, các công việc hầu hết đều đã được học nên việc làm quen, tiếp thu và thực hành đối với em đã trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, việc được trang bị một nền tảng kiến thức tốt và kỹ lưỡng được công ty đánh giá cao, thể hiện ở sự tin tưởng khi ban lãnh đạo giao cho chúng em làm các công việc hỗ trợ nhân viên trong công ty. Đây thực sự là điều đáng tự hào không chỉ riêng với bản thân em,mà còn là niềm tự hào của Khoa Du lịch và Khách sạn với những phương pháp giảng dạy sát với thực tế và được nhiều đối tác đánh giá cao.
36
PHẦN 3: CÁC ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ VÀ BÀI HỌC 3.1. Các đề xuất, kiến nghị đối với cơ sở thực tập
3.1.1. Các kiến nghị đối vớiCông ty Lữ hành Quốc tế Bạch DươngTravel
● Điểm mạnh:
Công ty Bạch Dương Travel là một công ty có một đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, yêu nghề, có chất riêng, luôn sẵn sàng cháy hết mình với công việc. Hoạt động kinh doanh của công ty có bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, nhất là bộ phận Sales khi khách hàng có nhu cầu nhưng bị kìm hãm bởi các lệnh giãn cách, phân chia vùng nhưng tuy nhiên qua các buổi họp văn phòng, các anh chị vẫn luôn giữ thái độ lạc quan, sự tích cực với nghề. Các anh chị luôn quan tâm, chú trọng vào việc làm công tác tư tưởng, luôn sẵn sàng lắng nghe, giải đáp các thắc mắc của các em để không ai bị bỏ lại phía sau.
Công ty chú trọng phát triển kênh bán hàng qua website, sử dụng hình thức thanh toán bằng công nghệ để tạo điều kiện thuận tiện nhất cho khách hàng. Bên cạnh đó, công ty không ngừng làm mới hình ảnh của mình để tìm kiếm khai thác các thị trường tiềm năng mới; tạo sự ấn tượng cho khách hàng trung thành.
Công ty thường xuyến tổ chức các chương trình khuyến mãi, kích cầu giảm giá cho các khách hàng trung thành, khách hàng đi theo đoàn, kết hợp với các chương trình quà tặng, coupon; quà tặng có in logo công ty,...
Công ty có một hệ thống làm việc, phân chia việc chuyên nghiệp, trong tình hình dịch bệnh, tất cả công việc đều làm qua online, nên việc truyền đạt thông tin rõ ràng là điều cần thiết, điều này Bạch Dương Travel làm rất chuyên nghiệp.
● Điểm yếu
Do sản phẩm đặc thù của ngành du lịch có tính sao chép cao, nên việc nghiên cứu phát triển các sản phẩm, tuyến điểm du lịch mới của công ty chưa được khác biệt so với sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh, việc đưa nhân viên mới cũng như thực tập sinh vào công ty giúp công ty có thể khác phục được điểm yếu, tạo ra những sản phẩm mang tính sáng tạo và có chất riêng của công ty.
Do mạng lưới mối quan hệ còn hạn chế, thị trường công ty hướng tới đang bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh nên ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty. Đây là thời điểm thích hợp để kết nối lại những thị trường cũ mang tới hình ảnh tích của công ty đến với tệp khách hàng cũ để thúc đẩy nhu cầu tiềm ẩn của khách
hàng.
Khả năng phân tích, mở rộng thị trường khách hàng mục tiêu mới còn yếu ví dụ: các thị trường quen thuộc như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản đối với
37
Việt Nam nhưng còn khá mới đối với công ty, doanh nghiệp cần có các biện pháp tiếp cận được với tệp khách hàng này qua truyền thông, ... 3.1.2. Đề xuất, giải pháp dành cho công ty
Qua một số điểm mạnh và điểm yếu của công ty em vừa nêu ra, em xin đưa ra một số giải pháp dành cho công ty như sau:
3.1.2.1 Chú trọng phát triển nghiên cứu thị trường và tìm kiếm tệp khách hàng mới khách hàng mới
Đề xuất mở văn phòng ở một số tỉnh khác nhau tại Việt Nam để có thể thu hút được nhiều thị trường khách hơn, gây sự chú ý hơn về thương hiệu hay tên tuổi của công ty.
Công ty cần nhìn nhận và nắm bắt tốt cơ hội đầu tư, phát triển kinh doanh, nhất là chuẩn bị sẵn sàng về cơ sở vật chất, nâng cao chất lượng dịch vụ, đa dạng hóa sản phẩm du lịch để đón nhận lượng khách quốc tế; đồng thời có kế hoạch khai thác tốt lượng khách nội địa khi mà nước ta chưa mở cửa đón khách quốc tế, mà mấu chốt là biện pháp nhằm nâng cao mức chi tiêu của du khách. 3.1.2.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên
Để tạo ra được sản phẩm có chất lượng cao ngoài việc nâng cao chất lượng các dịch vụ, công ty cần phải quan tâm đến việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ trực tiếp làm công tác kinh doanh du lịch, đặc biệt là đội ngũ hướng dẫn viên người trực tiếp làm việc với khách hàng.
Đội ngũ HDV của công ty Bạch Dương Travel hiện nay chủ yếu phần lớn là cộng tác viên và làm thời vụ. Vì vậy, để có một đội ngũ hướng dẫn viên làm việc nhiệt tình, chuyên nghiệp theo đúng văn hóa của công ty trong thời gian tới, công ty từng bước xây dựng cho mình đội ngũ chuyên nghiệp, đặc biệt là hướng dẫn viên có trình độ nghiệp vụ cao, thông thạo tiếng nước ngoài để có thể phục vụ cho hành khách trong lẫn ngoài nước, họ phải am hiểu về du lịch, qua các trường lớp đào tạo chính quy và qua các lớp cấp thẻ hướng dẫn viên.
Đào tạo để nâng cấp trình độ cho đội ngũ nhân viên, tạo sân chơi lành mạnh cho nhân viên để có thể phát triển hơn về tư duy, tạo môi trường tương tác học hỏi qua lại để tất cả nhân viên trau dồi kiến thức cùng nhau phát triển hơn nữa.
Có một số chính sách khen thưởng độc đáo cho những nhân viên hoàn thành tốt công việc trong tháng, quý hoặc năm. Chạy thưởng doanh số hay chỉ tiêu mà công ty đề ra.
Do tính chất dễ sao chép của sản phẩm du lịch, công ty cần sáng tạo hơn nữa trong quá trình tạo ra một số sản phẩm địa điểm du lịch, tạo ra những chương
38
trình du lịch phong phú và mới lạ hơn để thu hút khách hàng, biến đổi từ cái cũ kỹ trở nên mới mẻ.
3.1.2.3. Đẩy mạnh chính sách xúc tiến quảng cáo để xây dựng hình ảnh công ty trên thị trường và thu hút khách phù hợp với xu thế du lịch không chạm ngày nay trên thị trường và thu hút khách phù hợp với xu thế du lịch không chạm ngày nay Trong xu thế phát triển của các kênh truyền thông qua mạng xã hội như Facebook, Instargram, Tiktok với số lượng người dùng và thời gian sử dụng rất lớn, đây là một kênh tiếp cận đưa nội dung, sản phẩm tour của Bạch Dương travel đến với khách hàng.
Công ty nên tập trung, chú trọng vào phát triển các kênh bán hàng, và các kênh truyền thông phù hợp với xu thế và đặc điểm tiêu dùng hiện nay. Bên cạch đó, kênh bán hành trực tiếp trên website của công ty phải cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm, giá cả, các hoạt động ưu đãi, giảm giá, khuyến mãi có thẩm mỹ cao để đảm bảo khách hàng nắm được thông tin chính xác, vừa tạo thiện cảm với khách khi khách tham khảo dịch vụ của công ty.
Có sự kết hợp giữa thông tin và quảng cáo, thực hiện tốt công tác quảng cáo sẽ làm cho lượng khách của công ty tăng nhanh và tăng doanh thu, lợi nhuận . Đây là điều kiện thúc đẩy thị trường kinh doanh ngày một phát triển hơn.
3.1.2.4. Hoàn thiện chính sách phân phối
Hiện nay công ty đang sử dụng cả hai kênh phân phối trực tiếp và gián tiếp nhưng hiệu quả từ kênh phân phối gián tiếp là chưa cao. Khi thiết lập kênh phân phối gián tiếp cần phải tránh rủi ro vì nếu xảy ra rủi ro sẽ làm mất uy tín và vị thế của công ty trên thị trường.
Ngoài ra công ty nên đẩy mạnh chính sách phân phối trực tiếp để tối đa hoá lợi nhuận, vì thực tế hiện nay mức tiếp cận của khách hàng đến công ty còn ít. Thiết kế thêm nhiều sản phẩm mới phù hợp với người tiêu dùng có nhu cầu du lịch năng động. Thiết kế lại logo của từng sản phẩm nhằm tạo sự thu hút đối với khách hàng cũng như tạo dấu ấn đặc trưng cho từng sản phẩm của công ty. Mở rộng quảng bá gói sản phẩm mới ra, tất cả những doanh nghiệp có nhu cầu kết hợp giữa hai hình thức Hội nghị và Du lịch.
3.2. Những lợi ích thu được sau khi hoàn thành thực tập tổng hợpTrải qua 4 tuần thực tập đầu tiên tại công ty Bạch Dương Travel, em Trải qua 4 tuần thực tập đầu tiên tại công ty Bạch Dương Travel, em đã học hỏi được nhiều bài học quý báu và những kinh nghiệm thực tế khi tác nghiệp tại văn phòng. Kỳ thực tập đã cải thiện cho em rất nhiều nhiều kĩ năng cần thiết phục vụ cho công việc sau này.
Khi làm việc tại bộ phận Sales của công ty Bạch Dương Travel giúp em đã hình dung được một cách rõ ràng nhất về cơ chế hoạt động của bộ phận sale. Sau
39
2 tuần đầu em đã có thể phụ giúp các anh chị trong việc trực tiếp liên hệ với bên Resort để đặt đặt dịch vụ. Đây là điều mà em mới chỉ được tiếp xúc qua việc học lý thuyết và đây là cơ hội em được trải nghiệm thực tế, làm công việc đó.
Bên cạnh đó, em được thiết kế tour, lên báo giá chi tiết các chương trình du lịch để gửi cho khách làm. Thời gian đầu, do việc tính giá cho một chương trình du lịch ở môn quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành thì khác so với tính giá thành của công ty cho nên em mất khá nhiều thời gian để hoàn thành 1 chương trình trọn gói. Tuy nhiên, sau 4 tuần, khả năng và kĩ năng thiết kế tour tính báo giá của em đã được cả thiện.
Bên cạnh đó, em được phát triển kĩ năng giao tiếp bằng cách tư vấn tour cho khách và hỏi báo giá sao cho cuộc nói chuyện có thể lấy được nhiều thông tin nhất từ phía khách hàng. Em nhận thấy đây là kĩ năng quan trọng để có thể truyền đạt thông tin một cách chính xác, ngắn gọn, xúc tích nhưng vẫn phải đầy đủ thông tin cho khách hàng, đối tác và đồng nghiệp. Kĩ năng giao tiếp còn giúp cho em có thể dễ dàng làm quen, hòa nhập với với môi trường của công ty, từ đó phục vụ cho công việc của em thuận tiện hơn. Hơn thế, để có thể có vị trí cao trong công ty, việc nói trước đám đông một cách xúc tích là rất quan trọng,
Trong quá trình đào tạo, các anh chị nhân viên luôn dành ra 30 phút mỗi buổi để đào tạo nghiệp vụ Sale cho thực tập, một kĩ năng quan trọng mà em được học hỏi từ các anh chị là kĩ năng lắng nghe. Khi bắt đầu một công việc mới thì sếp sẽ training cho cả nhóm và trong những buổi làm việc sếp cũng trao đổi, trò chuyện với cả nhóm để tháo gỡ những vướng mắc các bạn có thể nắm bắt công việc một cách tốt nhất. Nhờ kĩ năng lắng nghe em có thể tiếp nhận những thông tin cần thiết cho bản thân và qua những lần trao đổi với sếp em đã lắng nghe những góp ý để từ đó rút kinh nghiệm, cũng như học hỏi được nhiều điều mới phục vụ cho công việc của mình. Không chỉ vậy em còn phải lắng nghe khách hàng để có thể hiểu họ muốn gì, họ cần gì? Từ nó nắm bắt được nhu cầu cũng như mong muốn của khách để có thể đáp ứng một cách tốt nhất.
Bên cạnh đó, em cũng đã cải thiện hơn về kĩ năng sử dụng công nghệ, các phần mềm office. Em nhận thấy rằng, thời đại 4.0 ngày nay kĩ năng sử dụng công nghệ cơ bản rất quan trọng. Do đã được học môn tin học văn phòng em nên có sử dụng kĩ năng này để viết content cho các trang mạng xã hội và thiết kế các banner, brochure và ảnh tour cho bài quảng cáo trên các