• Khen thưởng: Tùy thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty và thành tích lao động của mỗi nhân viên, Công ty không cam kết một khoản thưởng cố định cho nhân viên, mỗi thời điểm sẽ có thông báo cụ thể:
Các ngày lễ, Tết, ngày nghỉ theo luật định: Công ty không cam kết số tiền thưởng, tiền thưởng nếu có sẽ được thông báo cụ thể.
Các khoản thưởng sẽ tùy thuộc vào thành tích của cá nhân, mỗi cá nhân sẽ có mức thưởng khác nhau.
Hàng năm quỹ công ty dành ra 3.000.000đ (Ba triệu đồng)/nhân viên để đi du lịch do Công ty tổ chức. Nếu nhân viên không tham gia du lịch cùng công ty sẽ được nhận tiền mặt 500.000đ (Năm trăm nghìn đồng) và sẽ trực công ty.
Sinh nhật được quỹ công ty tặng 200.000đ (Hai Trăm nghìn đồng)/nhân
viên.
• Kỷ luật
22
Đối với các lỗi vi phạm ở mức độ nhẹ như: đi muộn, vắng mặt không lý do… sẽ bị khiển trách, nhắc nhở. Nếu vi phạm nhiều lần trong một tháng sẽ bị trừ vào tiền lương.
Đối với các trường hợp tự ý cung cấp thông tin, tiết lộ bí mật kinh doanh của Công ty ra ngoài, sử dụng sản phẩm tương tự của Công ty cho bất kỳ tổ chức cá nhân nào nhằm phục vụ công việc riêng của mình mà chưa được sự đồng ý bằng văn bản từ phía Công ty. cá nhân đó sẽ bị khởi tố.
Trường hợp sử dụng thương hiệu Công ty để giao dịch hay thực hiện bất cứ hành vi, hoạt động nào liên quan đến uy tín của Công ty khi chưa được sự đồng ý của Ban giám đốc bằng văn bản, cá nhân đó sẽ bị khởi tố.
Ngoài ra còn có thể phạt trực tiếp hoặc trừ vào tiền lương của nhân viên nếu nhân viên đó vi phạm trong quá trình làm việc, mức tiền phạt tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của vấn đề.
• Nhận xét về phân công bố trí ca làm việc
Ca làm việc tại công ty được sắp xếp 8 tiếng theo đúng quy định của nhà nước, thời gian bắt đầu làm việc từ 8 giờ sáng khá lí tưởng với nhân viên, phù hợp để nhân viên có thể có thời gian chuẩn bị trước khi bắt đầu vào một ngày làm việc đạt năng suất.
Thời gian nghỉ trong ngày được bố trí khá hợp lí, giúp nhân viên có đủ thời gian ăn uống và nghỉ ngơi để thời gian còn lại trong ngày có thể làm việc với hiệusuất cao.
Thời gian nghỉ cuối tuần có thể linh hoạt nếu cuối tuần có tour, nhân việc phải đi tác nghiệp thì có thể linh hoạt cho nhân viên nghỉ 1 buổi/ngày trong tuần. Điều đó giúp nhân viên lấy lại tinh thân và thái độ để tiến hành làm công việc khác.
Trong thời gian Hà Nội vẫn còn bị ảnh hưởng bởi các lệnh giãn cách và số ca mắc Covid-19 vẫn còn tăng, công ty đã bố trí cho nhân viên và thực tập sinh được đến công ty ít nhất 2-3 buổi trên tuần để làm việc trực tiếp cũng như hướng dẫn các công việc cần làm trong tuần giúp thực tập sinh vẫn đảm bảo an toàn về sức khỏe và đạt hiệu quả khi làm việc ở nhà. 2.1.3 Phân công công việc theo cơ cấu tổ chức
2.1.3.1 Giám đốc, phó giám đốc● Đại hội đồng cổ đông ● Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nghĩa vụ sau đây:
23
o Thông qua định hướng phát triển của công ty; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị.
o Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất
của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác.
o Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; Thông qua báo cáo tài chính hằng năm; Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty.
● Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có các quyền và nghĩa vụ sau đây:
o Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch
kinh doanh hằng năm của công ty.
o Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; Quyết định bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác.
o Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của pháp luật; Quyết định giải pháp phát triển
thị trường, tiếp thị và công nghệ.
o Thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc giá trị khác. o Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định, tiền lương và quyền lợi khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ở công ty khác, quyết định mức thù lao và quyền lợi khác của những người đó.
o Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty.
o Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc
góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
o Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ
đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định.
o Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông.
o Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh
doanh.
● Giám đốc
Giám đốc hiện tại của công ty là ông Nguyễn Văn Cường, người trực tiếp quản lý, điều hành và ra quyết định chính của Công ty, cụ thể:
o Trực tiếp báo cáo về hoạt động kinh doanh của công ty với Hội đồng quản trị hàng Quý.
o Nghiên cứu và đề xuất các chiến lược kinh doanh hay mở rộng thị trường, tìm kiếm các thị trường du lịch tiềm năng mới trong ngắn hạn và dài hạn.
o Kiểm soát công việc của các bộ phận nghiệp vụ phía dưới thông qua sự phân công và uỷ quyền đối với các trưởng phòng ban; Kiểm soát
tình hình tài chính của công ty.
o Gặp gỡ, duy trì và mở rộng mối quan hệ bền vững với các bên thứ
ba như: Đại Sứ Quán của các nước tại Việt Nam hay các cơ sở kinh doanh ăn uống và lưu trú chiến lược tại nước ngoài…
o Thông qua báo cáo của từng bộ phận, theo dõi, giám sát
quá trình thực hiện sản phẩm chương trình tour, phối hợp với các trưởng bộ phận giải quyết những vấn đề phát sinh xảy ra trong quá trình.
● Phó Giám Đốc
Trần Thu Ngân là người ra các quyết định thay giám đốc trong các trường hợp khẩn cấp nhưng giám đốc vắng mặt, người nhận chỉ thị từ giám đốc và chịu trách nhiệm trước các quyết định của mình trước giám đốc và Hội Đồng quản trị. Phân tích các chỉ số kinh doanh, kết quả kinh doanh của công ty, báo cáo giám đốc, bên cạnh đó, thiết lập các mục tiêu và chính sách cho việc quản lý các bộ phận 2.1.3.2. Phòng Điều Hành - Hướng dẫn Phòng điều hành - hướng dẫn là cơ quan đầu não, cơ quan quan trọng nhất của mọi doanh nghiệp kinh doanh Lữ hành.
Tổng số lượng nhân viên của Phòng Điều hành – Hướng dẫn là 10 người. Ngoài ra, công ty có có thêm đội ngữ cộng tác viên là Hướng dẫn viên (khoảng 40 người). Công việc chính của phòng Điều hành này bao gồm:
o Xây dựng, thiết kế chương trình tour: Sau khi tiếp nhận thông tin từ bộ phận Sale & Marketing, khi đã có đầy đủ thông tin và nhu cầu của khách hàng, phòng sẽ lên kế hoạch thiết kế và tổ chức tour theo yêu cầu của khác. Điều hành sẽ chọn ra những điểm đến, dịch vụ đi kèm phù hợp và thời gian xuất phát, lấy báo giá, tính chi phí để đưa ra bản báo giá cho khách hàng. Sau đó, phòng sẽ liên hệ để xác nhận với du khách để điều chỉnh nếu cần thiết đảm bảo du khách hoàn toàn hài lòng với chương trình tour. Tiếp theo, điều hành liên hệ và đàm phán với các nhà cung cấp dịch vụ lưu trú, ăn uống, vận chuyển… và xác nhận lại giá với khách hàng.
o Lập kế hoạch triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như chuẩn bị Visa, chứng minh tài chính và
nhân thân (với các nước nhập cảnh yêu cầu cao như Đức), phương tiện vận chuyển, đưa đón… đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng dịch vụ.
o Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch, phối hợp với các hướng dẫn viên để giải quyết các vấn đề phát sinh, hoặc phối hợp
với bên bộ phận kế toán để thực hiện các hoạt động thanh toán với các nhà cung cấp dịch vụ.
Nhận xét
• Ưu điểm:
Bộ phận điều hành đảm bảo hoàn thành các tour đúng thời hạn, thương lượng với nhà cung cấp với giá cả phải chăng, và chăm sóc họ để tạo mối quan hệ thân thiết đôi bên cùng có lợi về lâu dài.
Nhân viên có kinh nghiệm về từng mảng như tuyến điểm, mối quan hệ với nhà cung cấp, kết nối với HDV trong khi chương trình diễn ra luôn trao đổi, chia sẻ những kinh nghiệm và công việc để tất cả nhân viên có thể hỗ trợ công việc lẫn nhau nếu nhân viên kia vắng mặt.
• Nhược điểm
Bộ phận điều hành do phải giám sát và theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch nên cần có nhiều kinh nghiệm và cách ứng xử phù hợp để giải quyết những vấn đề phát sinh tại điểm đến, trong tour một cách phù hợp với từng đối tượng khách, từng nhà cung cấp và các cơ sở cung cấp dịch vụ du lịch. Khối
lượng công việc của bộ phận này vào mùa cao điểm ở mức quá tải, khiến việc theo dõi, giám sát chất lượng các tour có thể giảm bởi vì điều hành phải theo dõi quánhiều tour cùng một lúc gây ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty.
Việc làm việc với nhà cung cấp trước khi chương trình bắt đầu cần thỏa thuận và liên hệ rõ ràng, các tình huống phát sinh tại cơ sở cung cấp dịch vụ cần giải quyết có sự linh hoạt làm hài lòng khách, Điều hành nghe lại phản hồi từ HDV về các dịch vụ cung cấp có thể chưa công bằng. Vì vậy, điều hành viên cần có khảo sát về địa điểm trước khi thiết lập và đưa khách đến.
2.1.3.3. Phòng Sale & Marketing
Bộ phận Sales – Marketing có tổng cộng 21 nhân viên chính thức. Trong đó, số lượng nhân viên Sales là 15 nhân viên, bộ phận Marketing là 6 nhân viên. Đây là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty, có chức năng nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, tư vấn, chăm sóc khách hàng và bán các sản phẩm của công ty. Nhiệm vụ của bộ phận Sales – Marketing
là
o Các nhân viên Sales – Marketing luôn phải nắm rõ thông
tin về sản phẩm của công ty, thông tin về điểm đến để tư vấn, giải đáp thắc mắc của khách hàng kịp thời.
o Bên cạnh các kênh phân phối truyền thống như thông qua các đại lý du lịch thứ cấp, phòng Sale & Marketing cần tận dụng sức mạnh của
Internet, đưa ra những nội dung sáng tạo với hình ảnh đẹp về điểm đến để thu hút sự quan tâm của du khách.
o Phòng có chức năng nghiên cứu thị trường, tìm kiếm mở rộng nguồn khách hàng tiềm năng, chăm sóc các khách hàng cũ vì đây chính là nguồn khách hàng tiềm năng để thuyết phục tiếp tục sử dụng sản phẩm của công ty. Sales – Marketing phải không ngừng cập nhật các điểm đến được yêu thích, các địa điểm mới nổi để đề xuất với giám
đốc về các sản phẩm du lịch mới của công ty.
o Bộ phận Sale & Marketing thực chất giống như cây cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp; là người lắng nghe và đáp ứng các nhu cầu của khách hàng đưa ra các sản phẩm mới; bộ phận này còn chịu trách nhiệm lên kế hoạch và tổ chức các chiến dịch truyền thông để PR, xây dựng và đưa hình ảnh của công ty đến gần hơn với công chúng.
Nhận xét
• Ưu điểm
Bộ phận Sales có kĩ năng Sales, giao tiếp và kĩ năng đám phán thuyết phục tốt, giúp giải quyết được những nhu cầu của khách hàng và thuyết phục họ mua những sản phẩm, chương trình du lịch của công ty.
Bộ phận Sales luôn chủ động tìm kiếm khách hàng dựa trên các hội nhóm trên các trang mạng xã hội, các mối quan hệ thân thiết của nhân viên trong công ty và các khách hàng được giới thiệu từ khách hàng cũ của công ty.
• Nhược điểm
Tệp khách hàng mà Sales tiếp cận cần được mở rộng để thu hút được nhiều khách hàng đến với công ty hơn. Ngoài phạm vi ở miền Bắc và các thị trường thiết lập từ trước, công ty chưa có đủ nguồn vốn và nhân lực để phát triển kinh doanh, mở chi nhánh ở nhiều khu vực trên cả nước.
Quy mô bộ phận Sales trong thời điểm này bị hạn chế, do việc cắt giảm nhân sự, tuy nhiên trong thời gian tới, toàn ngành có sự phục hồi, nhu cầu đi du lịch tăng trở lại, việc bổ sung nhân sự là cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty.
2.1.3.4. Phòng tài chính tổng hợp
Bộ phận tài chính có 2 nhân viên chính thức, trong đó có 1 nhân viên kế toán nội bộ và 1 nhân viên kế toán thuế.
o Chức năng chính của phòng ban này là theo dõi, quản lí các hoạt động thu chi của công ty theo đúng chế độ kế toán của nhà nước.
o Đảm bảo các khoản này được ghi chép và công khai một cách minh bạch; xử lý các vấn đề về thuế, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng quy định của pháp luật.
o Chi trả lương cho nhân viên theo đúng thời hạn, trước khi trả lương cần tổng kết ca thời gian làm việc, nghỉ lễ, những khoản thưởng thêm cho nhân viên nếu có để đảm bảo sự công bằng, minh bạch giữa các nhân viên.
Nhận xét:
• Ưu điểm:
Tốc độ, sự chính xác trong công việc luôn được đảm bảo bởi nhân viên tại bộ phận này có kinh nghiệm và sự cẩn thận với từng khoản chi và thu của công ty. Nhân viên luôn kiểm tra lại nhiều lần và có sự kiểm tra tréo giữa các nhân viên trước khi thanh toán, điều này giúp công ty hoạt động hiệu quả, tránh bị thiệt hại không đáng có.
• Nhược điểm:
Bộ phận kế toán đôi lúc chưa cập nhật kịp thời những phát sinh trong tour dẫn đến việc ảnh hưởng đến doanh thu của công ty, vì vậy để