● Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nghĩa vụ sau đây:
23
o Thông qua định hướng phát triển của công ty; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị.
o Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất
của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác.
o Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; Thông qua báo cáo tài chính hằng năm; Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty.
● Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có các quyền và nghĩa vụ sau đây:
o Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch
kinh doanh hằng năm của công ty.
o Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; Quyết định bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác.
o Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của pháp luật; Quyết định giải pháp phát triển
thị trường, tiếp thị và công nghệ.
o Thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc giá trị khác. o Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định, tiền lương và quyền lợi khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ở công ty khác, quyết định mức thù lao và quyền lợi khác của những người đó.
o Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty.
o Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc
góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
o Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ
đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định.
o Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông.
o Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh
doanh.
● Giám đốc
Giám đốc hiện tại của công ty là ông Nguyễn Văn Cường, người trực tiếp quản lý, điều hành và ra quyết định chính của Công ty, cụ thể:
o Trực tiếp báo cáo về hoạt động kinh doanh của công ty với Hội đồng quản trị hàng Quý.
o Nghiên cứu và đề xuất các chiến lược kinh doanh hay mở rộng thị trường, tìm kiếm các thị trường du lịch tiềm năng mới trong ngắn hạn và dài hạn.
o Kiểm soát công việc của các bộ phận nghiệp vụ phía dưới thông qua sự phân công và uỷ quyền đối với các trưởng phòng ban; Kiểm soát
tình hình tài chính của công ty.
o Gặp gỡ, duy trì và mở rộng mối quan hệ bền vững với các bên thứ
ba như: Đại Sứ Quán của các nước tại Việt Nam hay các cơ sở kinh doanh ăn uống và lưu trú chiến lược tại nước ngoài…
o Thông qua báo cáo của từng bộ phận, theo dõi, giám sát
quá trình thực hiện sản phẩm chương trình tour, phối hợp với các trưởng bộ phận giải quyết những vấn đề phát sinh xảy ra trong quá trình.
● Phó Giám Đốc
Trần Thu Ngân là người ra các quyết định thay giám đốc trong các trường hợp khẩn cấp nhưng giám đốc vắng mặt, người nhận chỉ thị từ giám đốc và chịu trách nhiệm trước các quyết định của mình trước giám đốc và Hội Đồng quản trị. Phân tích các chỉ số kinh doanh, kết quả kinh doanh của công ty, báo cáo giám đốc, bên cạnh đó, thiết lập các mục tiêu và chính sách cho việc quản lý các bộ phận 2.1.3.2. Phòng Điều Hành - Hướng dẫn Phòng điều hành - hướng dẫn là cơ quan đầu não, cơ quan quan trọng nhất của mọi doanh nghiệp kinh doanh Lữ hành.
Tổng số lượng nhân viên của Phòng Điều hành – Hướng dẫn là 10 người. Ngoài ra, công ty có có thêm đội ngữ cộng tác viên là Hướng dẫn viên (khoảng 40 người). Công việc chính của phòng Điều hành này bao gồm:
o Xây dựng, thiết kế chương trình tour: Sau khi tiếp nhận thông tin từ bộ phận Sale & Marketing, khi đã có đầy đủ thông tin và nhu cầu của khách hàng, phòng sẽ lên kế hoạch thiết kế và tổ chức tour theo yêu cầu của khác. Điều hành sẽ chọn ra những điểm đến, dịch vụ đi kèm phù hợp và thời gian xuất phát, lấy báo giá, tính chi phí để đưa ra bản báo giá cho khách hàng. Sau đó, phòng sẽ liên hệ để xác nhận với du khách để điều chỉnh nếu cần thiết đảm bảo du khách hoàn toàn hài lòng với chương trình tour. Tiếp theo, điều hành liên hệ và đàm phán với các nhà cung cấp dịch vụ lưu trú, ăn uống, vận chuyển… và xác nhận lại giá với khách hàng.
o Lập kế hoạch triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như chuẩn bị Visa, chứng minh tài chính và
nhân thân (với các nước nhập cảnh yêu cầu cao như Đức), phương tiện vận chuyển, đưa đón… đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng dịch vụ.
o Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch, phối hợp với các hướng dẫn viên để giải quyết các vấn đề phát sinh, hoặc phối hợp
với bên bộ phận kế toán để thực hiện các hoạt động thanh toán với các nhà cung cấp dịch vụ.
Nhận xét
• Ưu điểm:
Bộ phận điều hành đảm bảo hoàn thành các tour đúng thời hạn, thương lượng với nhà cung cấp với giá cả phải chăng, và chăm sóc họ để tạo mối quan hệ thân thiết đôi bên cùng có lợi về lâu dài.
Nhân viên có kinh nghiệm về từng mảng như tuyến điểm, mối quan hệ với nhà cung cấp, kết nối với HDV trong khi chương trình diễn ra luôn trao đổi, chia sẻ những kinh nghiệm và công việc để tất cả nhân viên có thể hỗ trợ công việc lẫn nhau nếu nhân viên kia vắng mặt.
• Nhược điểm
Bộ phận điều hành do phải giám sát và theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch nên cần có nhiều kinh nghiệm và cách ứng xử phù hợp để giải quyết những vấn đề phát sinh tại điểm đến, trong tour một cách phù hợp với từng đối tượng khách, từng nhà cung cấp và các cơ sở cung cấp dịch vụ du lịch. Khối
lượng công việc của bộ phận này vào mùa cao điểm ở mức quá tải, khiến việc theo dõi, giám sát chất lượng các tour có thể giảm bởi vì điều hành phải theo dõi quánhiều tour cùng một lúc gây ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty.
Việc làm việc với nhà cung cấp trước khi chương trình bắt đầu cần thỏa thuận và liên hệ rõ ràng, các tình huống phát sinh tại cơ sở cung cấp dịch vụ cần giải quyết có sự linh hoạt làm hài lòng khách, Điều hành nghe lại phản hồi từ HDV về các dịch vụ cung cấp có thể chưa công bằng. Vì vậy, điều hành viên cần có khảo sát về địa điểm trước khi thiết lập và đưa khách đến.
2.1.3.3. Phòng Sale & Marketing
Bộ phận Sales – Marketing có tổng cộng 21 nhân viên chính thức. Trong đó, số lượng nhân viên Sales là 15 nhân viên, bộ phận Marketing là 6 nhân viên. Đây là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty, có chức năng nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, tư vấn, chăm sóc khách hàng và bán các sản phẩm của công ty. Nhiệm vụ của bộ phận Sales – Marketing
là
o Các nhân viên Sales – Marketing luôn phải nắm rõ thông
tin về sản phẩm của công ty, thông tin về điểm đến để tư vấn, giải đáp thắc mắc của khách hàng kịp thời.
o Bên cạnh các kênh phân phối truyền thống như thông qua các đại lý du lịch thứ cấp, phòng Sale & Marketing cần tận dụng sức mạnh của
Internet, đưa ra những nội dung sáng tạo với hình ảnh đẹp về điểm đến để thu hút sự quan tâm của du khách.
o Phòng có chức năng nghiên cứu thị trường, tìm kiếm mở rộng nguồn khách hàng tiềm năng, chăm sóc các khách hàng cũ vì đây chính là nguồn khách hàng tiềm năng để thuyết phục tiếp tục sử dụng sản phẩm của công ty. Sales – Marketing phải không ngừng cập nhật các điểm đến được yêu thích, các địa điểm mới nổi để đề xuất với giám
đốc về các sản phẩm du lịch mới của công ty.
o Bộ phận Sale & Marketing thực chất giống như cây cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp; là người lắng nghe và đáp ứng các nhu cầu của khách hàng đưa ra các sản phẩm mới; bộ phận này còn chịu trách nhiệm lên kế hoạch và tổ chức các chiến dịch truyền thông để PR, xây dựng và đưa hình ảnh của công ty đến gần hơn với công chúng.
Nhận xét
• Ưu điểm
Bộ phận Sales có kĩ năng Sales, giao tiếp và kĩ năng đám phán thuyết phục tốt, giúp giải quyết được những nhu cầu của khách hàng và thuyết phục họ mua những sản phẩm, chương trình du lịch của công ty.
Bộ phận Sales luôn chủ động tìm kiếm khách hàng dựa trên các hội nhóm trên các trang mạng xã hội, các mối quan hệ thân thiết của nhân viên trong công ty và các khách hàng được giới thiệu từ khách hàng cũ của công ty.
• Nhược điểm
Tệp khách hàng mà Sales tiếp cận cần được mở rộng để thu hút được nhiều khách hàng đến với công ty hơn. Ngoài phạm vi ở miền Bắc và các thị trường thiết lập từ trước, công ty chưa có đủ nguồn vốn và nhân lực để phát triển kinh doanh, mở chi nhánh ở nhiều khu vực trên cả nước.
Quy mô bộ phận Sales trong thời điểm này bị hạn chế, do việc cắt giảm nhân sự, tuy nhiên trong thời gian tới, toàn ngành có sự phục hồi, nhu cầu đi du lịch tăng trở lại, việc bổ sung nhân sự là cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty.
2.1.3.4. Phòng tài chính tổng hợp
Bộ phận tài chính có 2 nhân viên chính thức, trong đó có 1 nhân viên kế toán nội bộ và 1 nhân viên kế toán thuế.
o Chức năng chính của phòng ban này là theo dõi, quản lí các hoạt động thu chi của công ty theo đúng chế độ kế toán của nhà nước.
o Đảm bảo các khoản này được ghi chép và công khai một cách minh bạch; xử lý các vấn đề về thuế, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng quy định của pháp luật.
o Chi trả lương cho nhân viên theo đúng thời hạn, trước khi trả lương cần tổng kết ca thời gian làm việc, nghỉ lễ, những khoản thưởng thêm cho nhân viên nếu có để đảm bảo sự công bằng, minh bạch giữa các nhân viên.
Nhận xét:
• Ưu điểm:
Tốc độ, sự chính xác trong công việc luôn được đảm bảo bởi nhân viên tại bộ phận này có kinh nghiệm và sự cẩn thận với từng khoản chi và thu của công ty. Nhân viên luôn kiểm tra lại nhiều lần và có sự kiểm tra tréo giữa các nhân viên trước khi thanh toán, điều này giúp công ty hoạt động hiệu quả, tránh bị thiệt hại không đáng có.
• Nhược điểm:
Bộ phận kế toán đôi lúc chưa cập nhật kịp thời những phát sinh trong tour dẫn đến việc ảnh hưởng đến doanh thu của công ty, vì vậy để đảm bảo công việc được tiến hành trôi chảy, nhân viên kế toán cần phối hợp với bộ phận sale, điều hành để rà soát chứng từ hợp đồng trước khi thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.
Kế toán cần chú ý đến các khoản có tính thuế VAT trong từng hạng mục ở tour để đảm bảo khi giải trình với nhà nước, trừ đi thuế VAT phần lợi nhuận thu nhận lại không bị khấu trừ vào thuế. Bằng việc xin hóa đơn VAT ngay khi sử dụng dịch vụ, mua, thuê các hạng mục trong công ty.
2.1.3.5. Phòng hành chính - nhân sự
Phòng hành chính - nhân sự có vai trò quản trị nhân lực và các văn phòng
phẩm của công ty. Bộ phận hành chính có 3 nhân viên chính thức, với chức năng tham mưu và hỗ trợ cho Ban giám đốc toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng.
Công việc chính của phòng hành chính nhân sự bắt đầu từ:
o Hoàn thiện bảng tiền lương và đánh giá hiệu quả công việc của nhân
viên trong công ty.
o Lưu trữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ liên quan đến nhân viên; các giấy tờ; chứng từ liên quan đến hành chính (thuế; bảo hiểm lao động; bảo
hiểm xã hội của toàn bộ nhân viên của công ty…)
o Quản lý công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên và
người lao động trong công ty.
o Việc quản lý tài sản, thiết bị trong công ty cũng do bộ phận hành chính nhân sự đảm nhận, các công việc bao gồm: Thực hiện việc theo dõi máy móc, thiết bị liên quan đến tài sản của công ty, cũng như các thông tin liên quan tới vấn đề máy móc của nhân viên khác báo lại như máy hỏng, không hoạt động được hoặc máy quá cũ cần thay mới hoặc bảo trì, hoặc kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng
tháng và thực hiện hoạt động mua cung cấp cho các phòng ban trong tổ chức...
Nhận xét:
• Ưu điểm
Về công tác tuyển dụng nhân sự, nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, bằng cách đăng tin tuyển dụng vào các group tuyển dụng, nhóm việc làm ngành du lịch khách sạn, bình luận vào các bài đăng và seeding bài tuyển dụng để
nhiều người có thể tiếp cận được, bên cạnh đó, bộ phận nhân sự có liên kết, tạo điều kiện với các trường có sinh viên có nhu cầu thực tập tại công ty, từ đó, kết nối việc đào tạo với nhà trường để tạo ra một đội ngũ nhân lực cho tương lai.
Về các thủ tục hành chính, nhân viên hành chính xử lí các thủ tục liên quan đến giấy tờ, đóng dấu hợp pháp theo quy định của nhà nước một cách nhanh chóng, không bị dồn ứ, chậm tiến độ hoàn thành.
• Nhược điểm:
Vào mùa cao điểm việc tuyển dụng khối lượng CTV lớn trong một thời điểm tạo sự khó khăn trong công tác đào tạo, và sắp xếp nhân sự làm việc. Đặc biệt, số lượng CTV là HDV với kinh nghiệm và thái độ làm việc tốt cần thời gian để bồi dưỡng trước khi có thể tác nghiệp trực tiếp, điều này khiến công ty tốn nhiều chi phí