a. Tập hợp chi phí ở các nhà máy, phân xưởng
b.2. Chi phí gia công đơn vi tại văn phòng tổng
b.2.1. Nội dung chi phí gia công đơn vị
Như đã nêu trên, chi phí gia công đơn vị tại văn phòng tổng về bản chất là các chí phí nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp và gia công đơn vị đã được kế toán tại nhà máy tập hợp và tính giá thành phiếu xuất kho nội bộ cho văn phòng tổng hạch toán.
Chi phí gia công đơn vị tại văn phòng tổng sử dụng tài khoản 621015-chi phí gia công đơn vị để hạch toán và theo dõi.
b.2.2. Trình tự phán ánh chi phí gia công đơn vị
VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY CHỨNG TỪ GHI SỔ
36 Ông Ích Đường, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng Tháng 12 Năm 2018 Số chứng từ: 17/12A01
SỐ C/TỪ ĐỊNH KHOẢN VÀ TRÍCH YẾU
KÍ HIỆU TÀI KHOẢN SỐ TIỀN
NỢ CÓ PS NỢ PS CÓ
A B 1 2 3 4
17/12A01 Nguyên liệu, vật liệu 152 100.696.498.173
17/12A01 Phải thu khác 138 152 4.638.213.046 17/12A01 Phải thu nội bộ 136 152 28.946.442 17/12A01 Giá vốn hàng bán 632 152 50.215.146 17/12A01 Chi phí NVL trực tiếp 621 152 95.705.434.267 17/12A01 Phải trả cho người bán 331 152 273.689.272
17/12A01 Tổng cộng 100.696.498.173 100.696.498.173
TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ SỔ CÁI TÀI KHOẢN VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY Tháng 12 năm 2018
36 Ông Ích Đương, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng Tài khoản: 6210122 - chi phí phụ liệu - May FOB
Tên Tài khoản TK đối ứng Phát sinh
Nợ Có
Dư đầu kỳ - -
vật liệu phụ 1522 28.558.952.446 2.193.057.287 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - May FOB 154012 26.365.895.159
Tổng phát sinh 28.558.952.446 28.558.952.446
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 46
Sơ đồ 2.10: Sơ đồ tập hợp chi phí gia công đơn vị tại văn phòng Tổng
Tại Tổng công ty, sản phẩm có mã đơn hàng là 4900056199, style KMEO1 được giao cho Nhà máy may Veston để gia công. Sản phẩm này được xuất kho thành 2 đợt, đợt 1 vào ngày 26/12/2018 số lượng 300 chiếc (phiếu xuất kho nội bộ số X155-20) (Xem phụ lục số 19), đợt 2 vào ngày 30/12/2018 số lượng 5 chiếc (phiếu xuất kho nội bộ số X155-23).
Ngày 26/12/2018, sau khi sản phẩm hoàn thành, kế toán giá thành tại Nhà máy may veston gửi phiếu xuất kho nội bộ lên tổng công ty. Đơn giá xuất kho là đơn giá gia công do Tổng công ty giao xuống, đơn giá này do phòng kinh doanh tính toán.
Phiếu nhập kho
Bảng tổng hợp các chứng từ nhập xuất kho chi tiết cho từng vật tư
Bảng tổng hợp các chứng từ kế toán chi tiết theo từng cặp định khoản
Thẻ kho/ Sổ chi tiết vật tư Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ Bảng kê phiếu nhập kho,
Báo cáo tổng hợp nhập xuất
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 47
Bảng 2.13: Phiếu nhập kho số 621-20VT
TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ PHIẾU NHẬP KHO số: 621-20VT
NHÀ MÁY MAY VESTON HÒA THỌ Nợ 6210152: 1.444.905.744
36 Ông Ích Đường, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng Ngày 26 tháng 12 năm 2018 Có 13613: 1.444.905.744 Đơn vị : NHÀ MÁY MAY VESTON
Nội dung: xuất kho chỉ may dùng cho vest 1 tháng 12/2018
Mã VT Mặt Hàng Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2
… … … … … …
GDV Hàng gia công từ đơn vị đồng 849,00
141.798,36 120.132.108 GDV Hàng gia công từ đơn vị đồng
300,00
122.376,96 36.713.088 GDV Hàng gia công từ đơn vị đồng
300,00
122.376,96 36.713.088 GDV Hàng gia công từ đơn vị đồng 36,00
49.078,25 1.766.817 GDV Hàng gia công từ đơn vị đồng
300,00 115.578,24 34.673.472 … .. … … … … Cộng tiền hàng 1.444.905.744 Thuế GTGT 0 Tổng tiền 1.444.905.744
Cộng thành tiền (bằng chữ): Một tỷ bốn trăm bốn mưới bốn triệu chín trăm lẻ năm ngàn bảy trăm bốn mươi bốn đồng chẵn.
Tại tổng công ty, kế toán kho thành phẩm căn cứ vào phiếu xuất kho nội bộ số X155- 20 để nhập dữ liệu vào phần mềm Bravo, sau đó in ra phiếu nhập kho số 621-20VT. Phiếu xuất kho nội bộ và phiếu nhập kho được kẹp thành bộ và lưu theo quy định. Tương tự với lần 2, căn cứ vào phiếu xuất kho nội bộ số X155-23, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và in ra phiếu nhập kho số 621-23VT.
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 48 Máy tính tự động cập nhật dữ liệu vào sổ chi tiết và bảng kê tài khoản 6210
Bảng 2.14: Bảng kê chứng từ tài khoản 6210152
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ THEO TÀI KHOẢN
Tháng 12 năm 2018
Tài khoản: 6210152 – chi phí gia công đơn vị– FOB
Chứng từ Diễn giải TK
đối ứng Phát sinh
Ngày Nợ Có Nợ Có
Dư đầu kỳ - 6210152
01/12/18 1669-ĐB Chi phí gia công đơn vị tháng 12/2018, HĐ 1669 13608 1.301.480.760 01/12/18 621-01VT Chi phí gia công đơn vị tháng 12/2018 (MOTIVES) 13613 323.443.792
… … … … … … …
22/12/18 621-01VT Chi phí gia công đơn vị tháng 12/2018 (MOTIVES) 13613 1.444.905.744
… … … … … … …
31/12/18 621-01VT Chi phí gia công đơn vị tháng 12/2018 (MOTIVES) 13613 1.495.576.943
31/12/18 10 Kết chuyển cp gia công đơn vị – FOB 6210152 154012 154012 52.000.767.899
Tổng phát sinh - 6210132 52.000.767.899 52.000.767.899
Dư cuối kỳ - 6210132
Đến cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ kết xuất ra chứng từ ghi sổ liên quan (chứng từ ghi sổ số 10/12A01 - có TK 136) (Xem phụ lục số 20) và sổ cái tài khoản 6210151, 6210152 (Xem phụ lục số 21), 13611, 13608.
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 49
b.3. Phản ánh trên sổ kế toán chi phí mua ngoài khácb.3.1. Nội dung chi phí mua ngoài khác tại văn phòng tổng b.3.1. Nội dung chi phí mua ngoài khác tại văn phòng tổng
Khác với các doanh nghiệp sản xuất bình thường, chi phí giá thành cho ngành may mặc còn thêm các chi phí thuê ngoài khác như: chi phí hàng nhập, chi phí thuê gia công sản phẩm hoặc in, thêu wash sau khi gia công.
Do vậy việc tập hợp các chi phí này dựa trên các hóa đơn xuất cho công ty và hạch toán và các tiểu khoản chi tiết cho từng chi phí, đồng thời chỉ trực tiếp các chi phí này cho sản phẩm chịu phí. Cụ thể, sử dụng các tài khoản chi phí sau:
Tài khoản 621013 – chi phí hàng nhập Tài khoản 621016- chi phí gia công ngoài Tài khoản 621017 – chi phí in thêu, wash
b.3.2. Trình tự phản ánh chung
Quy trình:
-Sau khi hàng gửi nhập kho vật tư, hàng gửi gia công ngoài, hàng gửi đi thêu, in, wash…. Kế toán công nợ nhận hóa đơn từ khách hàng hạch hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ vào chương trình chỉ đích danh cho sản phẩm chịu phí.
-Phần mềm ghi nhận và cập nhật thông tin hóa đơn trên 2 bảng chính gồm:
+) Bảng tổng hợp các chứng từ kế toán chi tiết theo từng cặp định khoản.
+) Bảng tổng hợp các chứng từ công nợ theo NCC.
-Từ các bảng tổng hợp chương trình xử lý và tổng hợp nên các sổ và báo cáo như: chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản 331, 621013, 621016, 621017 và các báo cáo công nợ chi tiết, sổ công nợ..
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 50
Sơ đồ 2.11: Sơ đồ tập hợp chi phí mua ngoài khác tại văn phòng Tổng
b.3.3. Phản ánh trên sổ kế toán chi phí hàng nhập
Nội dung chi phí
Chi phí hàng nhập được theo dõi thông qua tài khoản 621013 - Chi phí hàng nhập - May gia công
Chi phí hàng nhập bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí xuất nhập khẩu và phí ngân hàng.
Chi phí vận chuyển phát sinh khi công ty vận chuyển nguyên liệu nhập khẩu trong nước từ các tỉnh thành khác như thành phố Hồ Chí Minh về kho Tổng Công ty hay Cảng Đà Nẵng về kho. Chi phí này được hạch toán vào tài khoản 621013 - Chi phí hàng nhập và tài khoản 331 - chi tiết cho đơn vị vận chuyển.
Đối với chi phí bốc xếp, Tổng công ty sử dụng nhân công trong đơn vị để bốc xếp hàng hóa, nguyên liệu vào kho, do đó hàng tháng khi trích quỹ lương nhân công bốc xếp, kế toán
Chi phí hàng nhập Chi phí gia công ngoài Chi phí in thêu, wash
Hóa đơn mua hàng, hóa đơn dịch vụ
Bảng tổng hợp các chứng từ kế toán chi tiết theo từng cặp định khoản
Bảng tổng hợp các chứng từ công nợ theo NCC
Sổ chi tiết công nợ NCC Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ
Tổng hợp công nợ NCC
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 51 hạch toán chi phí này vào tài khoản 621013 - Chi phí hàng nhập và tài khoản 334 - Phải trả người lao động.
Chi phí xuất nhập khẩu bao gồm các chi phí liên quan đến việc làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng như phí lưu công, phí D/O (phí cung cấp lệnh giao hàng của tàu), handling, bốc xếp hàng lên tàu, phí lao vụ... Đối với các khoản chi bằng tiền mặt, khi nhân viên ứng tiền đi nhập khẩu hàng hóa, nghiệp vụ được hạch toán vào tài khoản 141 - Tạm ứng và tài khoản tiền tương ứng, nghiệp vụ này sẽ được kế toán tiền mặt theo dõi. Sau khi thanh toán tiền phí nhập khẩu, căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan, kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản 621013 - Chi phí hàng nhập và ghi giảm tài khoản 141 - Tạm ứng và in ra phiếu kế toán. Đối với các khoản chi thanh toán qua ngân hàng với doanh nghiệp vận tải, căn cứ vào hóa đơn giá do doanh nghiệp vận tải gửi đến, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm và in ra phiếu kế toán. Phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào bảng kê và sổ chi tiết tài khoản 621013 và các tài khoản liên quan khác. Bộ chứng từ chi phí hàng nhập khẩu được lưu gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng (hoặc hóa đơn), phiếu kế toán, B/L...
Phí ngân hàng phát sinh gồm các khoản phí chuyển tiền khi Tổng công ty thanh toán qua ngân hàng cho đối tác. Chi phí này được kế toán cập nhật vào tài khoản 621013 và tài khoản 112 - Chi tiết theo từng ngân hàng dựa trên giấy báo có từ ngân hàng.
Do lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều và liên tục nên để giảm bớt khối lượng công việc chi phí hàng nhập được tập hợp chung, cuối kỳ phân bổ cho từng sản phẩm theo giá gia công.
Trình tự phản ánh thực tế
Ví dụ về chi phí bill nhập thực tế phát sinh tại Tổng công ty tháng 12/2018 như sau: Ngày 17/12/2018, sau khi phát sinh chi phí nhập khẩu, đơn vị vận tải (Chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hóa Thời Đại tại Đà Nẵng) gửi hóa đơn số 0001226 (Xem phụ lục số 22) đến phòng Tài chính - Kế toán tại Tổng công ty.
Ngày 22/12/2018, căn cứ vào hóa đơn số 0001226 do đơn vị vận chuyển gửi tới, kế toán nợ phải trả nhập số liệu vào phần mềm Bravo và in ra phiếu kế toán số 331-65. Phiếu kế toán này được chuyển cho kế toán trưởng ký sau đó được đóng tập lưu theo quy định kèm với hóa đơn và B/L.
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 52
Bảng 2.15: Phiếu kế toán số 331-65
TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ Số 331-65
VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY PHIẾU KẾ TOÁN 36 Ông Ích Đường, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng Ngày 22 tháng 12 năm 2018
Đơn vị: CN CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN HÀNG HÓA THỜI ĐẠI TẠI ĐN
Địa chỉ: Đà Nẵng
CHỨNG TỪ Nội dung Tài khoản Tiền
Ngày Số Nợ có
22/12/18 331-65 Chi phí bill nhập NPL bill 14120176 HD 1226
1331 33101
387.930 22/12/18 331-65 Chi phí bill nhập NPL bill
14120176 HD 1226
6210132 33101 3.879.300
Tổng cộng
4.267.230 Cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn triệu hai trăm sáu mươi bảy ngàn hai trăm ba mươi đồng chẵn.
Máy tính sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào bảng kê tài khoản (Xem phụ lục số 23) và sổ chi tiết tài khoản 621013, 331, 141, 112.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp kết xuất chứng từ ghi sổ (Xem phụ lục số 24) và sổ cái tài khoản và lưu theo quy định.
Bảng 2.16: Sổ cái tài khoản 6210132
TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ SỔ CÁI TÀI KHOẢN VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY Tháng 12 năm 2018
36 Ông Ích Đương, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng Tài khoản: 6210132 - chi phí hàng nhập - May FOB
Tên Tài khoản TK đối ứng Phát sinh
Nợ Có
Dư đầu kỳ - -
Tiền gửi VNĐ – Ngân hàng Công thương Đà Nẵng 11210101 140.043.632
… … … …
Tạm ứng – văn phòng công ty 14101 84.765.147
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - may FOB 154012 1.420.174.104 Phải trả cho người bán – Văn phòng công ty 33101 912.204.686
Phải trả công nhân viên 3341 39.118.000
Tổng phát sinh 1.420.174.104 1.420.174.104
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 53
b.3.4. Chi phí gia công ngoài
Nội dung chi phí
Chi phí gia công ngoài được theo dõi thông qua tài khoản 621016, trong đó: TK 6210161 - Chi phí gia công ngoài - May gia công
TK 6210162 - Chi phí gia công ngoài - May FOB
Trình tự phản ánh thực tế
Ví dụ minh họa: Tại Tổng công ty, sản phầm Quần 41114529498 được giao cho Công ty cổ phần may Hòa Thọ Phú Ninh để gia công theo Hợp đồng nguyên tắc gia công số 01GC/HT-PN2018 lập ngày 30/06/2018. Theo đó, số lượng quần cần gia công là 8439 chiếc, đơn giá là 39.915 VNĐ/chiếc, thời gian đồng bộ vào ngày 03/11/2018 và thời gian giao hàng vào ngày 15/12/2018.
Ngày 25/12/2018, sau khi sản phẩm được giao đến Tổng công ty, kế toán tại Công ty cổ phần may Hòa Thọ Phú Ninh lập hóa đơn giá trị gia tăng số 0000180 (Xem phụ lục số 25) và gửi hóa đơn này đến Tổng công ty. Kế toán kho thành phẩm tại Tổng công ty căn cứ vào hóa đơn này để nhập dữ liệu vào phần mềm Bravo, in ra phiếu nhập kho số 0180-PN (Xem phụ lục số 26) và chuyển cho kế toán trưởng ký. Phiếu nhập kho số 0180-PN cùng với hóa đơn giá trị gia tăng số 0000180 và hợp đồng/phụ lục của hợp đồng có thể hiện tên hàng, số lượng, giá gia công được kẹp thành một bộ và lưu theo quy định của Tổng công ty.
Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào bảng kê tài khoản (Xem phụ lục số 27) và sổ chi tiết tài khoản 6210161, 6210162, 331 – chi tiết cho từng khách hàng.
Đến cuối kỳ, kế toán tổng hợp kết xuất ra chứng từ ghi sổ liên quan (Chứng từ ghi sổ số 26/12A01 – Có TK 331) và sổ cái tài khoản 331, 6210161, 6210162 để lưu theo quy định.
Bảng 2.17: Sổ cái tài khoản 6210162
TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ SỔ CÁI TÀI KHOẢN VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY Tháng 12 năm 2018
36 Ông Ích Đương, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng Tài khoản: 6210162 - chi phí gia công ngoài - May FOB
Tên Tài khoản TK
đối ứng
Phát sinh
Nợ Có
Dư đầu kỳ - -
Phải trả cho người bán 33101 11.706.725.177
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - May FOB 154012 11.706.725.177
Tổng phát sinh 11.706.725.177 11.706.725.177
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 54
b.3.5. Chi phí in thêu, wash
Nội dung chi phí
Chi phí in thêu, wash được theo dõi thông qua tài khoản 621017, trong đó: TK 6210171 - Chi phí in thêu, wash - May gia công
TK 6210172 - Chi phí in thêu, wash - May FOB
Tùy vào yêu cầu và đơn giá trong hợp đồng gia công ký kết với khách hàng mà giá thành sản phẩm có chi phí thêu in, wash hay không.
Trình tự phản ánh thực tế
Ví dụ minh họa: Theo hợp đồng ký với đối tác, sản phầm thuộc đơn hàng mã 9003746, style 3215 DBTL2 được yêu cầu wash. Do đó, Tổng công ty đã ký hợp đồng số 10/2018 ngày 11/12/2018 với Công ty TNHH Thời trang Nguồn Lực để gia công wash lô sản phầm này. Hợp đồng quy định đầy đủ số lượng, đơn giá gia công wash, quy cách chất lượng sản phẩm, địa điểm vận chuyển và tiến độ giao hàng cũng như phương thức thanh toán.