a. Tập hợp chi phí ở các nhà máy, phân xưởng
b.3. Phản ánh trên sổ kế toán chi phí mua ngoài khác
b.3.1. Nội dung chi phí mua ngoài khác tại văn phòng tổng
Khác với các doanh nghiệp sản xuất bình thường, chi phí giá thành cho ngành may mặc còn thêm các chi phí thuê ngoài khác như: chi phí hàng nhập, chi phí thuê gia công sản phẩm hoặc in, thêu wash sau khi gia công.
Do vậy việc tập hợp các chi phí này dựa trên các hóa đơn xuất cho công ty và hạch toán và các tiểu khoản chi tiết cho từng chi phí, đồng thời chỉ trực tiếp các chi phí này cho sản phẩm chịu phí. Cụ thể, sử dụng các tài khoản chi phí sau:
Tài khoản 621013 – chi phí hàng nhập Tài khoản 621016- chi phí gia công ngoài Tài khoản 621017 – chi phí in thêu, wash
b.3.2. Trình tự phản ánh chung
Quy trình:
-Sau khi hàng gửi nhập kho vật tư, hàng gửi gia công ngoài, hàng gửi đi thêu, in, wash…. Kế toán công nợ nhận hóa đơn từ khách hàng hạch hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ vào chương trình chỉ đích danh cho sản phẩm chịu phí.
-Phần mềm ghi nhận và cập nhật thông tin hóa đơn trên 2 bảng chính gồm:
+) Bảng tổng hợp các chứng từ kế toán chi tiết theo từng cặp định khoản.
+) Bảng tổng hợp các chứng từ công nợ theo NCC.
-Từ các bảng tổng hợp chương trình xử lý và tổng hợp nên các sổ và báo cáo như: chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản 331, 621013, 621016, 621017 và các báo cáo công nợ chi tiết, sổ công nợ..
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 50
Sơ đồ 2.11: Sơ đồ tập hợp chi phí mua ngoài khác tại văn phòng Tổng
b.3.3. Phản ánh trên sổ kế toán chi phí hàng nhập
Nội dung chi phí
Chi phí hàng nhập được theo dõi thông qua tài khoản 621013 - Chi phí hàng nhập - May gia công
Chi phí hàng nhập bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí xuất nhập khẩu và phí ngân hàng.
Chi phí vận chuyển phát sinh khi công ty vận chuyển nguyên liệu nhập khẩu trong nước từ các tỉnh thành khác như thành phố Hồ Chí Minh về kho Tổng Công ty hay Cảng Đà Nẵng về kho. Chi phí này được hạch toán vào tài khoản 621013 - Chi phí hàng nhập và tài khoản 331 - chi tiết cho đơn vị vận chuyển.
Đối với chi phí bốc xếp, Tổng công ty sử dụng nhân công trong đơn vị để bốc xếp hàng hóa, nguyên liệu vào kho, do đó hàng tháng khi trích quỹ lương nhân công bốc xếp, kế toán
Chi phí hàng nhập Chi phí gia công ngoài Chi phí in thêu, wash
Hóa đơn mua hàng, hóa đơn dịch vụ
Bảng tổng hợp các chứng từ kế toán chi tiết theo từng cặp định khoản
Bảng tổng hợp các chứng từ công nợ theo NCC
Sổ chi tiết công nợ NCC Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ
Tổng hợp công nợ NCC
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 51 hạch toán chi phí này vào tài khoản 621013 - Chi phí hàng nhập và tài khoản 334 - Phải trả người lao động.
Chi phí xuất nhập khẩu bao gồm các chi phí liên quan đến việc làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng như phí lưu công, phí D/O (phí cung cấp lệnh giao hàng của tàu), handling, bốc xếp hàng lên tàu, phí lao vụ... Đối với các khoản chi bằng tiền mặt, khi nhân viên ứng tiền đi nhập khẩu hàng hóa, nghiệp vụ được hạch toán vào tài khoản 141 - Tạm ứng và tài khoản tiền tương ứng, nghiệp vụ này sẽ được kế toán tiền mặt theo dõi. Sau khi thanh toán tiền phí nhập khẩu, căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan, kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản 621013 - Chi phí hàng nhập và ghi giảm tài khoản 141 - Tạm ứng và in ra phiếu kế toán. Đối với các khoản chi thanh toán qua ngân hàng với doanh nghiệp vận tải, căn cứ vào hóa đơn giá do doanh nghiệp vận tải gửi đến, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm và in ra phiếu kế toán. Phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào bảng kê và sổ chi tiết tài khoản 621013 và các tài khoản liên quan khác. Bộ chứng từ chi phí hàng nhập khẩu được lưu gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng (hoặc hóa đơn), phiếu kế toán, B/L...
Phí ngân hàng phát sinh gồm các khoản phí chuyển tiền khi Tổng công ty thanh toán qua ngân hàng cho đối tác. Chi phí này được kế toán cập nhật vào tài khoản 621013 và tài khoản 112 - Chi tiết theo từng ngân hàng dựa trên giấy báo có từ ngân hàng.
Do lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều và liên tục nên để giảm bớt khối lượng công việc chi phí hàng nhập được tập hợp chung, cuối kỳ phân bổ cho từng sản phẩm theo giá gia công.
Trình tự phản ánh thực tế
Ví dụ về chi phí bill nhập thực tế phát sinh tại Tổng công ty tháng 12/2018 như sau: Ngày 17/12/2018, sau khi phát sinh chi phí nhập khẩu, đơn vị vận tải (Chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hóa Thời Đại tại Đà Nẵng) gửi hóa đơn số 0001226 (Xem phụ lục số 22) đến phòng Tài chính - Kế toán tại Tổng công ty.
Ngày 22/12/2018, căn cứ vào hóa đơn số 0001226 do đơn vị vận chuyển gửi tới, kế toán nợ phải trả nhập số liệu vào phần mềm Bravo và in ra phiếu kế toán số 331-65. Phiếu kế toán này được chuyển cho kế toán trưởng ký sau đó được đóng tập lưu theo quy định kèm với hóa đơn và B/L.
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 52
Bảng 2.15: Phiếu kế toán số 331-65
TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ Số 331-65
VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY PHIẾU KẾ TOÁN 36 Ông Ích Đường, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng Ngày 22 tháng 12 năm 2018
Đơn vị: CN CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN HÀNG HÓA THỜI ĐẠI TẠI ĐN
Địa chỉ: Đà Nẵng
CHỨNG TỪ Nội dung Tài khoản Tiền
Ngày Số Nợ có
22/12/18 331-65 Chi phí bill nhập NPL bill 14120176 HD 1226
1331 33101
387.930 22/12/18 331-65 Chi phí bill nhập NPL bill
14120176 HD 1226
6210132 33101 3.879.300
Tổng cộng
4.267.230 Cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn triệu hai trăm sáu mươi bảy ngàn hai trăm ba mươi đồng chẵn.
Máy tính sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào bảng kê tài khoản (Xem phụ lục số 23) và sổ chi tiết tài khoản 621013, 331, 141, 112.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp kết xuất chứng từ ghi sổ (Xem phụ lục số 24) và sổ cái tài khoản và lưu theo quy định.
Bảng 2.16: Sổ cái tài khoản 6210132
TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ SỔ CÁI TÀI KHOẢN VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY Tháng 12 năm 2018
36 Ông Ích Đương, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng Tài khoản: 6210132 - chi phí hàng nhập - May FOB
Tên Tài khoản TK đối ứng Phát sinh
Nợ Có
Dư đầu kỳ - -
Tiền gửi VNĐ – Ngân hàng Công thương Đà Nẵng 11210101 140.043.632
… … … …
Tạm ứng – văn phòng công ty 14101 84.765.147
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - may FOB 154012 1.420.174.104 Phải trả cho người bán – Văn phòng công ty 33101 912.204.686
Phải trả công nhân viên 3341 39.118.000
Tổng phát sinh 1.420.174.104 1.420.174.104
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 53
b.3.4. Chi phí gia công ngoài
Nội dung chi phí
Chi phí gia công ngoài được theo dõi thông qua tài khoản 621016, trong đó: TK 6210161 - Chi phí gia công ngoài - May gia công
TK 6210162 - Chi phí gia công ngoài - May FOB
Trình tự phản ánh thực tế
Ví dụ minh họa: Tại Tổng công ty, sản phầm Quần 41114529498 được giao cho Công ty cổ phần may Hòa Thọ Phú Ninh để gia công theo Hợp đồng nguyên tắc gia công số 01GC/HT-PN2018 lập ngày 30/06/2018. Theo đó, số lượng quần cần gia công là 8439 chiếc, đơn giá là 39.915 VNĐ/chiếc, thời gian đồng bộ vào ngày 03/11/2018 và thời gian giao hàng vào ngày 15/12/2018.
Ngày 25/12/2018, sau khi sản phẩm được giao đến Tổng công ty, kế toán tại Công ty cổ phần may Hòa Thọ Phú Ninh lập hóa đơn giá trị gia tăng số 0000180 (Xem phụ lục số 25) và gửi hóa đơn này đến Tổng công ty. Kế toán kho thành phẩm tại Tổng công ty căn cứ vào hóa đơn này để nhập dữ liệu vào phần mềm Bravo, in ra phiếu nhập kho số 0180-PN (Xem phụ lục số 26) và chuyển cho kế toán trưởng ký. Phiếu nhập kho số 0180-PN cùng với hóa đơn giá trị gia tăng số 0000180 và hợp đồng/phụ lục của hợp đồng có thể hiện tên hàng, số lượng, giá gia công được kẹp thành một bộ và lưu theo quy định của Tổng công ty.
Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào bảng kê tài khoản (Xem phụ lục số 27) và sổ chi tiết tài khoản 6210161, 6210162, 331 – chi tiết cho từng khách hàng.
Đến cuối kỳ, kế toán tổng hợp kết xuất ra chứng từ ghi sổ liên quan (Chứng từ ghi sổ số 26/12A01 – Có TK 331) và sổ cái tài khoản 331, 6210161, 6210162 để lưu theo quy định.
Bảng 2.17: Sổ cái tài khoản 6210162
TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ SỔ CÁI TÀI KHOẢN VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY Tháng 12 năm 2018
36 Ông Ích Đương, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng Tài khoản: 6210162 - chi phí gia công ngoài - May FOB
Tên Tài khoản TK
đối ứng
Phát sinh
Nợ Có
Dư đầu kỳ - -
Phải trả cho người bán 33101 11.706.725.177
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - May FOB 154012 11.706.725.177
Tổng phát sinh 11.706.725.177 11.706.725.177
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 54
b.3.5. Chi phí in thêu, wash
Nội dung chi phí
Chi phí in thêu, wash được theo dõi thông qua tài khoản 621017, trong đó: TK 6210171 - Chi phí in thêu, wash - May gia công
TK 6210172 - Chi phí in thêu, wash - May FOB
Tùy vào yêu cầu và đơn giá trong hợp đồng gia công ký kết với khách hàng mà giá thành sản phẩm có chi phí thêu in, wash hay không.
Trình tự phản ánh thực tế
Ví dụ minh họa: Theo hợp đồng ký với đối tác, sản phầm thuộc đơn hàng mã 9003746, style 3215 DBTL2 được yêu cầu wash. Do đó, Tổng công ty đã ký hợp đồng số 10/2018 ngày 11/12/2018 với Công ty TNHH Thời trang Nguồn Lực để gia công wash lô sản phầm này. Hợp đồng quy định đầy đủ số lượng, đơn giá gia công wash, quy cách chất lượng sản phẩm, địa điểm vận chuyển và tiến độ giao hàng cũng như phương thức thanh toán.
Ngày 29/12/2018, sau khi sản phẩm được gia công wash xong và giao cho Tổng công ty, kế toán tại Công ty TNHH Thời trang Nguồn Lực lập biên bản thanh lý hợp đồng và hóa đơn giá trị gia tăng số 0000831(Xem phụ lục số 28) và gửi đến Tổng công ty.
Ngày 31/12/2018, kế toán kho thành phẩm tại Tổng công ty nhận được hóa đơn. Căn cứ vào hóa đơn, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm Bravo, in ra phiếu kế toán số 331-211 và chuyển cho kế toán trưởng ký. Phiếu kế toán số 331-211 được kẹp với hóa đơn giá trị gia tăng số 0000831, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh ký hợp đồng và bảng kê chi tiết hàng wash thành một bộ và lưu theo quy định của công ty.
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 55
Bảng 2.18: Phiếu kế toán số 331-211
TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ Số 331-211
VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY PHIẾU KẾ TOÁN 36 Ông Ích Đường, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng Ngày 31 tháng 12 năm 2018
Đơn vị:CÔNG TY TNHH THỜI TRANG NGUỒN LỰC
Địa chỉ: Lô 7 KCN Điện Nam – Điện Ngọc, Quảng Nam
CHỨNG TỪ Nội dung Tài khoản Tiền
Ngày Số Nợ có
31/12/18 331-65 Chi phí gia công wash hàng Hultafors #3215, PO9003745- 4487psc
1331 33101 3.893.998
31/12/18 331-65 Chi phí gia công wash hàng Hultafors #3215, PO9003745- 4487psc
6210172 33101 38.939.976
Tổng cộng 42.833.974
Cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn mươi hai triệu tám trăm ba mươi ba ngàn chín trăm bảy mươi bốn đồng chẵn.
Phần mềm tự động cập nhật dữ liệu vào bảng kê tài khoản(Xem phụ lục số 29) và sổ chi tiết tài khoản 6210171, 6210172 và các tài khoản liên quan khác.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ kết xuất ra chứng từ ghi sổ tài khoản 331, sổ cái tài khoản 6210171, 6210172 và sổ cái các tài khoản liên quan khác.
Bảng 2.19: Sổ cái tài khoản 6210172
TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ SỔ CÁI TÀI KHOẢN VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY Tháng 12 năm 2018
36 Ông Ích Đương, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng Tài khoản: 6210172 - chi phí in thêu, wash - May FOB
Tên Tài khoản TK đối
ứng
Phát sinh
Nợ Có
Dư đầu kỳ - -
Phải trả cho người bán – Văn phòng tổng công ty 33101 3.369.517.970
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - May FOB 154012 3.369.517.970
Tổng phát sinh 3.369.517.970 3.369.517.970
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 56
2.2.2.3. Tổng hợp hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm
Cuối kỳ (cuối tháng), kế toán giá thành tổng hợp dữ liệu từ các kế toán trên để thực hiện tính giá thành và lập bảng tính giá thành sản phẩm.
Tất cả các chi phí phát sinh được kết chuyển sang tài khoản 15401 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - Văn phòng công ty, trong đó:
TK 154011 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - May gia công TK 154012 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - May FOB Giá thành sản phẩm được xác định theo phương pháp định mức:
Giá thành sản phẩm = Chi phí nguyên liệu chính + Chi phí phụ liệu + Chi phí hàng nhập + Chi phí gia công + Chi phí in thêu, wash (nếu có).
Trong đó:
Chi phí nguyên phụ liệu được tính dựa trên cơ sở định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng mã hàng ứng với từng đơn vị sản xuất nhân với đơn giá xuất kho của từng loại nguyên vật liệu.
Ví dụ: Định mức tiêu hao vải chính 54P 44W (mã vật tư là 1-39-01-0006) để sản xuất
sản phẩm VEFMOAVKMEO156199 được tính là:
Định mức tiêu hao = Định mức kỹ thuật * (1 + phần trăm hao hụt) = 1,62 * (1 + 5%) = 1,7031 (mét)
Đơn giá gia công sản phẩm VEFMOAVKMEO156199 là 122.377 đồng/sản phẩm.
Chi phí gia công sản phẩm VEFMOAVKMEO156199 = Số lượng * Đơn giá gia công = 305 * 122.377 = 37.324.973 đồng.
Chi phí hàng nhập được tập hợp chung, cuối kỳ phân bổ cho từng mã sản phẩm dựa trên giá gia công.
Ví dụ: Chi phí hàng nhập của sản phẩm VEFMOAVKMEO156199
**
= Tổng chi phí hàng nhập * Chi phí gia công sản phẩm
VEFMOAVKMEO156199 Tổng chi phí gia công sản phẩm
= 1.420.174.104 * 37.324.973 = 832.052 (đồng) 63.707.508.770
SVTH: Phan Thị Quỳnh Trang 57
Chi phí in thêu, wash (nếu có) được tập hợp chi tiết theo từng mã hàng ứng với từng đơn vị sản xuất. Sản phẩm VEFMOAVKMEO156199 không phát sinh chi phí in thêu, wash.
Sau khi tính giá thành xong, kế toán giá thành in bảng tính giá thành sản phẩm, chuyển cho kế toán trưởng ký nhận, sau đó lưu theo quy định của Tổng công ty.
Bảng 2.20: Bảng tính giá thành
BẢNG TÍNH GIÁ THÀNH (PP ĐỊNH MỨC)
Tháng 12 năm 2018
Tài khoản: 154012 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - FOB
Sản phẩm Đvt Định mức Thực tế Định mức / 1sp Tiêu hao định mức Tiêu hao
thực tế Đơn giá Thành tiền
ZZZ VEFMOAVKMEO156199 – Aó vest # KMEO1 (49- 56199)
305,00 435.352 132.782.243
1-39-01-0006 Vải chính 54P 44W MET 1,7031 519,45 521,15 134.678 70.187.433
1-39-01-0005 Vải lót HSL5450 – 100 POLY MET 0,9322 284,32 285,24 14.022 3.999.738
1-39-01-0003 Vải nỉ PCUC-001C 100 POLY MET 0,0515 15,71 15,76 24.304 383.038
… … … … 2-39-05-0010 Dựng A3325(63W-2.5CM) mét 0,9270 282,74 284,00 705 200.327 2-39-09-0002 Nhãn dệt Psc 1,0000 305,00 306,00 393 120.312 2-39-10-0002 Nút 24L Psc 1,0200 311,10 312,00 363 113.238 … … … … ZCPHN Chi phí hàng nhập đồng 832.052
ZGDV Gia công từ đơn vị đồng 305,00 122.377 37.324.973