3.3.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Công ty tiến hành xin giấy phép nhập khẩu của Bộ ngoại thương cấp, đơn xin phép xuất nhập khẩu 6 tháng đầu năm gửi trước ngày 5 tháng 12 năm trước, đơn xin phép xuất nhập khẩu 6 tháng cuối năm gửi trước ngày 5 tháng 6 năm thực hiện. Trên cơ sở, giấy phép 6 tháng Bộ Ngoại thương cấp, đối với từng chuyến hàng nhập khẩu, công ty làm thủ tục xin cấp giấy phép nhập khẩu từng chuyến với tổ cấp giấy phép xuất nhập khẩu do Bộ Ngoại thương thành lập ở cửa khẩu Hữu Nghị - Lạng Sơn. Công ty làm tờ khai hàng nhập khẩu với cơ quan hải quan cửa khẩu và xuất trình giấy phép do tổ cấp giấy phép cấp.
Bộ hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu bao gồm: Đơn xin giấy phép nhập khẩu, bản sao hợp đồng, các giấy tờ liên quan( Tờ khai xanh, tờ khai nhập khẩu, phụ lục tờ khai xanh).
3.3.2 Đơn đặt hàng nhập khẩu
Công ty hoạt động dưới hình thức là công ty TNHH, song là công ty con, với 100% số vốn nước ngoài từ công ty mẹ là tập đoàn Faw Trung Quốc. Phòng kinh doanh của công ty có một bộ phận chuyên về mảng thị trường, đi khai thác thị trường, tìm kiếm các đơn hàng từ các công trình đang thi công và các công ty đang hoạt động trong lĩnh vực xây dựng. Phòng kinh doanh lập bản báo cáo chi tiết về thị trường và đưa ra lượng cầu cần thiết để ra quyết định lượng cung cụ thế. Tiếp theo, công ty sẽ gửi fax cho bên bán – chính là công ty mẹ là tập đoàn Faw Trung Quốc nội dung của đơn đặt hàng bao gồm: Tên, địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng giao dịch của công ty, số ngày tháng lập đơn hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, thời hạn và địa điểm hàng tới Việt Nam.
3.3.3 Thuê phương tiện vận tải
Công ty là bên A ký hợp đồng vận chuyển với bên B là công ty cổ phần thương mại và dịch vụ vận tải Trường Sơn Việt ở địa chỉ số 812 Trần Nhân Tông, Nam Sơn, Kiến An, Hải Phòng. Đối với tất cả các lô hàng nhập của công ty đều do Trường Sơn Việt phụ trách vận chuyển tới kho hàng. Là đơn vị duy nhất giúp công
ty vận chuyển hàng hóa, làm việc cùng nhau đã lâu năm. Tất cả các hợp đồng được thông qua rất nhanh do có sự uy tín và tin tường lẫn nhau.
Tất cả các hợp đồng được ký kết trong đó, bên A đưa ra địa điểm, thời gian giao và nhận hàng cho bên B. Bên A có trách nhiệm giao nhận xe tại địa điểm quy đinh cho bên B, làm đăng ký biển tạm cho xe, giao chứng từ đầy đủ và hợp lệ để bên B tiến hành các thủ tục vận chuyển xe và thanh toán chi phí cho bên B đúng thời gian quy định.
Bên B có trách nhiệm làm các thủ tục xin cấp phép để vận chuyển xe theo quy định (trừ đăng ký tạm thời), mua bảo hiểm cho xe, chi trả toàn bộ các chi phí trong quá trình điều xe như phí xăng dầu, phí cầu đường…. và các chi phí phát sinh khác, nhận và giao xe cho bên A theo đúng thời gian quy định trong hợp đồng. Trong quá trình bên B vận chuyển xe cho bên A nếu xảy ra hỏng hóc do lỗi kỹ thuật xe của bên A gây ra hoặc các trường hợp bất khả kháng như thiên tai, lũ lụt, chiến tranh… thì bên B phải thông báo ngay cho bên A trong vòng 1 tiếng đồng hồ khi sự cố phát sinh để hai bên cùng nhau giải quyết. Nếu bên B không thông báo cho bên A kịp thời thì bên B sẽ phải đền bù toàn bộ tổn thất. Bên B có trách nhiệm bảo quản hàng hóa cho bên A trong suốt quá trình vận chuyển, nếu để xảy ra hư hỏng, thất thoát thì phải bồi thường cho bên A theo đúng giá trị xe.
Do có sự tin tưởng và uy tín trong công việc, hoạt động thuê phương tiện vận tải của công ty không hề gặp khó khăn nào. Việc có một đối tác lâu dài giúp công ty tiết kiệm khá nhiều chi phí bên cạnh đó còn đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh của mình.
3.3.4 Làm thủ tục hải quan