(Nguồn: NCS xây dựng)
KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VỚI VIỆC ĐÁNH GIÁ HQHĐ TỔNG THỂ CỦA DN Xác lập hệ thống các chỉ số đánh giá Thu thập dữ liệu phục vụ đánh giá HQHĐ Xử lý dữ liệu, phân tích thông tin về HQHĐ Cung cấp thông tin về HQHĐ tổng thể toàn DN
Các mục từ 1.3.1. đến 1.3.4 dưới đây sẽ lần lượt trình bày các nội dung về thực hiện KTQT để đánh giá HQHĐ của DN.
1.3.1. Xác lập hệ thống các chỉ số đánh giá
Như đã đề cập ở trên, đánh giá HQHĐ cần dựa trên kết quả của các chỉ số tài chính và phi tài chính để so sánh với mục tiêu mà nhà quản lý DN đặt ra, do đó, mục tiêu của nhà quản lý DN chính là cơ sở để xác lập hệ thống các chỉ số cần sử dụng.
Mục đích của việc xây dựng hệ thống các chỉ số đánh giá là nhằm tạo ra được một bức tranh về HQHĐ tổng thể toàn DN, cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý DN và theo yêu cầu của các bên liên quan bên ngoài DN. Để đạt được các mục đích trên, đòi hỏi hệ thống các chỉ số đánh giá phải phản ánh được kết quả của tất cả các hoạt động mà DN đã thực hiện vì nếu thiếu bất kỳ một chỉ số nào cũng không có cơ sở để cung cấp thông tin cho nhà quản lý về việc DN có đạt được mục tiêu cụ thể đã đặt ra hay không.
Hệ thống mục tiêu hoạt động của các DN là khác nhau, tuy nhiên, DN - một tế bào của xã hội, thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tìm kiếm lợi nhuận, do đó chúng sẽ có những mục tiêu tương tự nhau (như tăng doanh thu, tăng dòng tiền từ hoạt động kinh doanh, tăng khả năng sinh lời, tăng sự hài lòng của khách hàng, …) và một số mục tiêu cụ thể khác nhau. Do đó, việc xây dựng hệ thống các chỉ số đánh giá cần dựa trên những chỉ số (phản ánh các mục tiêu cơ bản) đã được nghiên cứu, ứng dụng tại các DN ở các nghiên cứu trước đây và vận dụng, bổ sung thêm các chỉ số phù hợp với mục tiêu hoạt động của từng DN.
Các nhà nghiên cứu cho rằng: Hệ thống chỉ số nên được cân bằng (Garengo và Bititci, 2007). Kaplan và Norton (1992) coi một khung cân bằng là một khung kết hợp các chỉ số tài chính và phi tài chính. Taticchi và Balachandran (2008) cho rằng khung cân bằng là khung kết hợp các chỉ số tài chính và phi tài io chính, các chỉ số bên trong và bên ngoài và xem xét các bên liên quan. Do đó, NCS sẽ tổng hợp các chỉ số đã được sử dụng trong các nghiên cứu trước đây vào Bảng 1.1:
Bảng 1.1: Tổng hợp các chỉ số đánh giá đã được sử dụng trong các nghiên cứu trước đây
Các khía
Tài chính
(08 chỉ số)
Tăng doanh thu
- Tỷ lệ tăng doanh thu; - Tỷ lệ tăng doanh thu của từng sản phẩm/dịch vụ; - Tỷ lệ doanh thu sản phẩm/dịch vụ i trong tổng doanh thu.
Ahmad & Seet (2009), Al- Waweru & Spraakman (2012); Ng và cộng sự, (2013); Hsu và cộng sự (2011); Shirokova và cộng sự (2013) Tăng khả năng sinh lời
- Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận gộp;
- Tỷ lệ tăng trưởng LNST; - Lợi tức đầu tư (ROI); - Lợi tức trên tài sản (ROA);
- Lợi tức trên vốn chủ sở hữu (ROE);
Hegazy & Hegazy (2012); Al-Matari và cộng sự, (2014). Khách hàng (7 chỉ số) Sự hài lòng của khách hàng Mức độ hài lòng của khách hàng;
Số lượng khiếu nại của khách hàng trong mỗi khoảng thời gian nhất định.
Sousa & Aspinwall (2010)
Lòng trung thành của khách hàng
Số lần mua hàng lặp lại của khách hàng trong mỗi khoảng thời gian nhất định.
Azmat & Samaratunge (2013); Laukkanen và cộng sự (2014); Fernández & Prado, (2007)
Duy trì khách hàng
Số lượng khách hàng thường xuyên bị mất trong một khoảng thời gian nhất định.
Ahmad & Seet (2009); Azmat & Samaratunge (2013); Laukkanen và cộng sự. (2014); FernándezGonzález & Prado (2007)
Thị phần
Tăng doanh thu trên mỗi sản phẩm trong một thời kỳ nhất định;
Số lượng khách hàng mới trong mỗi khoảng thời gian nhất định.
Waweru & Spraakman (2012); Hegazy & Hegazy (2012); Yu (2011); Ramukumba (2014) Uy tín trên thị trường của doanh nghiệp Số lượng khách hàng mới do được khách hàng khác giới thiệu đến DN tại bất kỳ thời điểm nào
Ahmad và cộng sự, (2011); Yu (2011) Quan hệ khách hàng lâu dài Số năm một khách hàng đã mua hàng của DN
Azmat & Samaratunge (2013); Laukkanen và cộng sự, (2014) Đổi mới quy trình kinh doanh nội bộ (4 chỉ số) Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ độc đáo mới
Số sản phẩm mới được đưa vào thị trường trong một thời kỳ nhất định;
Số lượng sản phẩm được cung cấp trong bao bì mới của DN được thiết kế riêng; Phần trăm doanh thu từ các sản phẩm được giới thiệu trong một khoảng thời gian nhất định. Baregheh và cộng sự (2012); Hristov & Reynolds, (2015); Saunila và cộng sự, (2014); Löfsten (2014); McAdam và cộng sự, (2010); Abraham, (2013); Baregheh và cộng sự (2009) Những cách làm mới Số cách hoạt động mới trong một khoảng thời gian nhất định.
Johannessen, (2013); Hristov & Reynolds, (2015); Saunila và cộng sự. (2014); Csath (2012); Baregheh và cộng sự, (2012); McAdam và cộng sự. (2010); Baregheh và cộng sự. (2009)
Học hỏi và phát triển (2 chỉ số) Nâng cao trình độ cho nhân viên Số khóa học ngắn hạn cho nhân viên Jayawarna và cộng sự (2007); Nghiên cứu và phát triển
Tỷ lệ chi phí cho nghiên cứu và phát triển trên tổng chi phí quản lý
Laforet, (2011); Shirokova và cộng sự. (2013); Löfsten (2014); Loewe & Chen (2007)
Trách nhiệm của DN với cộng đồng, địa phương (5 chỉ số) Tuân thủ thuế
Số lần công ty bị cơ quan thuế phạt; Số lần công ty nộp thuế đến hạn. Isaac Mabhungu (2017) Tuân thủ luật lệ của hội đồng thành phố Số lần công ty bị phạt bởi chính quyền; Số lần công ty thanh toán lệ phí môn bài đến hạn. Tuân thủ các cơ quan giám sát như chính phủ, cơ quan quản lý chất lượng ISSO, luật quản lý môi trường. Số lần công ty bị phạt bởi một ban giám sát. Tuân thủ các hiệp hội ngành hàng
Số lượng hiệp hội ngành mà doanh nghiệp là thành viên.
Đóng góp cho xã hội
Số việc làm cho dân tộc thiểu số; Số dự án văn hóa xã hội
Selvam M. (2016)
Trên đây là Bảng tổng hợp các chỉ số đánh giá đã được sử dụng trong các loại hình DN khác nhau, với quy mô khác nhau, các DN Việt nam có thể căn cứ vào hệ thống các chỉ số này để điều chỉnh (bỏ bớt và bổ sung) cho phù hợp với mục tiêu hoạt động của DN.
Bên cạnh đó, khi xây dựng hệ thống chỉ số đánh giá, DN cần chú ý đến “tính hệ thống”, tức các chỉ số ở mỗi khía cạnh phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, bổ sung cho nhau theo nguyên lý nhân quả, kết quả của khía cạnh này là nguyên nhân của khía cạnh khác. Mối quan hệ giữa các chỉ số đánh giá trong hệ thống cần xuất phát từ mối quan hệ về bản chất của các khía cạnh, cụ thể: Muốn đạt được kết quả tài chính mong muốn, các nhà quản lý cần đưa ra các biện pháp để đáp ứng được nhu cầu khách hàng, tăng sự hài lòng và thu hút lượng khách hàng lớn. Sự thành công của khía cạnh khách hàng sẽ mang lại kết quả tài chính tốt cho DN. Tuy nhiên, để khách hàng trung thành với sản phẩm của DN, thì DN phải không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm của mình. Khi khía cạnh quy trình kinh doanh nội bộ tạo ra yếu tố để phát triển giá trị tăng thêm cho khách hàng, tất yếu sẽ làm cho khía cạnh khách hàng của DN thành công. Để khía cạnh khách hàng và quy trình nội bộ thành công thì DN phải không ngừng đào tạo, cải tiến kỹ thuật, có nghĩa là khía cạnh học hỏi & phát triển cần được quan tâm. Sự thành công của khía cạnh học hỏi và phát triển, cải tiến năng lực hiện tại sẽ đảm bảo sự thành công trong ngắn và dài hạn của khía cạnh khách hàng và quy trình nội bộ. Thêm vào đó, việc hoàn thành tốt nghĩa vụ của DN với cộng đồng địa phương sẽ duy trì trạng thái hoạt động trôi chảy, tạo tiền đề cho DN phát triển vững mạnh. Ngược lại, từ việc thành công của khía cạnh tài chính sẽ dẫn đến việc hỗ trợ cho các khía cạnh học hỏi và phát triển, quy trình nội bộ thành công hơn, tiếp tục ảnh hưởng đến sự thành công của khía cạnh khách hàng và trách nhiệm của DN với cộng đồng địa phương. Sự thành công của mỗi khía cạnh được thể hiện qua kết quả của các chỉ số đánh giá. Các chỉ số thuộc khía cạnh tài chính cho biết “sức khỏe” tài chính của DN, tuy nhiên, các chỉ số tài chính chỉ cho cái nhìn về tình hình hoạt động kinh doanh trong quá khứ và hiện tại, chưa dự báo được hiệu quả tài chính trong tương lai. Do đó, các chỉ số phi tài chính thuộc các khía cạnh còn lại cần được bổ sung vào hệ thống nhằm phản ánh được bức tranh đa chiều về HQHĐ của DN.
1.3.2. Thu thập dữ liệu phục vụ đánh giá hiệu quả hoạt động
1.3.2.1. Chủ thể thu thập dữ liệu
Việc thu thập thông tin phục vụ cho KTQT đánh giá HQHĐ được thực hiện bởi Kế toán trưởng hoặc Kế toán tổng hợp hoặc người làm kế toán chuyên trách và
các nhân viên thuộc các bộ phận khác có liên quan như bộ phận kinh doanh, bộ phận marketing, …nhằm đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin phục vụ cho đánh giá HQHĐ của DN một cách đầy đủ, toàn diện.
Chủ thể thu thập dữ liệu phục vụ đánh giá HQHĐ của DN cũng phụ thuộc vào quy mô DN và tổ chức bộ máy kế toán của DN. Đối với các DNNVV, với số lượng nhân viên ít, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, KTQT kết hợp với KTTC thì chủ thể thu thập dữ liệu phục vụ đánh giá HQHĐ là Kế toán trưởng/kế toán tổng hợp của DN; Vì trong hầu hết các DNNVV, mỗi nhân viên sẽ thực hiện chức năng của một vài mảng kế toán, chỉ có Kế toán tổng hợp/Kế toán trưởng là phụ trách chung về kế toán của đơn vị mới nắm bắt toàn bộ thông tin KTTC của DN, và thực hiện được chức năng tham mưu cho nhà quản lý. Ngược lại, đối với các DN quy mô lớn, bộ phận KTQT độc lập với KTTC thì chủ thể thu thập dữ liệu để đánh giá HQHĐ sẽ là nhân viên KTQT chuyên trách; Vì trong các DN quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế diễn ra nhiều, số lượng nhân viên kế toán nhiều, mỗi nhân viên KTTC thường chỉ phụ trách một mảng kế toán nhất định như kế toán hàng tồn kho, kế toán tài sản cố định, kế toán bán hàng, kế toán thanh toán,…Và có riêng bộ phận gồm một nhóm nhân viên chuyên thực hiện KTQT, mỗi nhân viên KTQT cũng đảm nhiệm một chức năng riêng biệt như KTQT thực hiện lập dự toán, KTQT thực hiện đánh giá HQHĐ,…Bên cạnh đó, các nhân viên thuộc phòng ban chức năng khác trong DN sẽ thực hiện thu thập dữ liệu để phục vụ tính toán các chỉ số phi tài chính.
1.3.2.2. Thời điểm thu thập dữ liệu
Tùy từng loại chỉ số đánh giá và yêu cầu thông tin của nhà quản lý mà thời điểm thu thập dữ liệu để tính toán các chỉ số, phục vụ cho việc đánh giá HQHĐ tổng thể toàn DN là khác nhau:
Đối với nhóm chỉ số phản ánh HQHĐ tài chính, nhà quản lý thường yêu cầu thông tin vào cuối mỗi tháng, quý, năm do đó thời điểm thu thập dữ liệu là kết thúc một kỳ kinh doanh (tháng, quý, năm), sau khi đã khóa sổ kế toán (xác định được tổng doanh thu, chi phí phát sinh, lợi nhuận gộp) và lập Báo cáo tài chính (BCTC) quý, năm. Những thông tin này làm cơ sở cho việc tính toán các chỉ số tài chính như Tỷ lệ Doanh thu sản phẩm, dịch vụ i/Tổng doanh thu, Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, Tỷ lệ tăng doanh thu của từng sản phẩm, dịch vụ, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận gộp, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế,…làm cơ sở đánh giá HQHĐ tài chính của DN. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng có thể yêu cầu thông tin về Sức sản xuất kinh doanh (H = Doanh thu/Chi phí) của những đơn đặt hàng đặc biệt ngay khi hoàn thành, khi đó kế
toán cần thu thập dữ liệu để tính toán chỉ số này, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý, chứ không phải đợi đến cuối tháng.
Đối với nhóm chỉ số phản ánh HQHĐ khía cạnh khách hàng, thời điểm thu thập dữ liệu có thể là ngay sau mỗi vụ việc/đơn đặt hàng hoặc cuối mỗi kỳ vì nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như tính chất sản phẩm/dịch vụ (sản phẩm/dịch vụ mới hay sản phẩm/dịch vụ đã kinh doanh nhiều kỳ, sản phẩm/dịch vụ mang tính thời vụ,…), đặc điểm hoạt động kinh doanh của từng DN. Chẳng hạn, đối với DN kinh doanh dịch vụ lữ hành, sản phẩm mang tính thời vụ, có sự tham gia của nhiều bên/nhiều nhà cung cấp trong việc thực hiện cung cấp dịch vụ: Nhà quản lý thường yêu cầu thông tin về thành quả thực hiện ngay sau mỗi chương trình tour du lịch để nắm được mức độ hài lòng và dự định có hay không tiếp tục mua/giới thiệu bạn bè mua tour của khách hàng. Vì những thông tin này sẽ là cơ sở để nhà quản lý ra các quyết định điều hành liên quan đến các nhà cung cấp dịch vụ trong chuỗi sản phẩm (nhà cung cấp phương tiện vận chuyển, nhà hàng, khách sạn, điểm đến, …), hướng dẫn viên du lịch nhằm cải thiện chất lượng phục vụ trong các chuyến/tour tiếp theo. Bên cạnh đó, những thông tin về dự định có hay không tiếp tục mua/giới thiệu bạn bè mua tour của khách hàng còn là cơ sở để nhà quản lý ra các quyết định mua các dịch vụ của các nhà cung cấp trong chuỗi, bố trí nhân sự liên quan đến việc thực hiện các tour đó trong các kỳ tiếp theo. Trong trường hợp này, thông tin chủ yếu do bộ phận kinh doanh thực hiện, KTQT chỉ đóng vai trò thu nhận để phục vụ làm báo cáo cuối kỳ cho nhà quản lý. Bên cạnh đó, KTQT còn có nhiệm vụ thu thập thông tin về số lượng khách phục vụ ngay sau mỗi tour để phục vụ làm báo cáo hàng tháng gửi lên Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Sở Du lịch tỉnh/thành phố theo quy định.
Đối với nhóm chỉ số phản ánh HQHĐ khía cạnh quy trình kinh doanh nội bộ; học hỏi và phát triển; trách nhiệm của DN với cộng đồng địa phương: Dữ liệu thường được thu thập vào thời điểm cuối năm để phục vụ cho tính toán, phân tích và đánh giá HQHĐ của DN trên các khía cạnh này sau một năm hoạt động.
1.3.2.3. Các cơ sở dữ liệu, thông tin thu thập
Kết quả của các chỉ số đánh giá là cơ sở để đánh giá HQHĐ tổng thể toàn DN, do đó, kế toán cần thu thập các dữ liệu, minh chứng để phục vụ cho tính toán, tổng hợp kết quả của các chỉ số này. Hệ thống các chỉ số đánh giá bao gồm cả các chỉ số tài chính và phi tài chính, nên các cơ sở dữ liệu cần được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, ở các bộ phận phòng ban khác nhau trong DN mới đáp ứng được yêu cầu thông tin của nhà quản lý theo từng thời điểm.
Bảng 1.2: Cơ sở dữ liệu, thông tin thu thập
Khía cạnh Các chỉ số đánh giá Cơ sở dữ liệu, thông tin
Tài chính
Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận gộp, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế, ROI, ROE, ROA
Báo cáo kết quả kinh doanh,
Bảng cân đối kế toán Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Tỷ lệ Doanh thu sản phẩm, dịch vụ
i/Tổng doanh thu, Tỷ lệ tăng doanh thu của từng sản phẩm, dịch vụ, …