1.1.2 .Cải cách thủ tục hành chính
2.2. Thực trạng cải cách thủ tục hành chính trên địa bàn thị xã Hoài Nhơn
2.2.2. Kết quả cải cách thủ tục hành chính trên một số lĩnh vực
2.2.2.1.Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực Tư pháp - Hộ tịch * Đối với lĩnh vực Hộ tịch
Thẩm quyền của UBND thị xã gồm các thủ tục sau: Nhận lưu giữ di chúc; Cấp bản sao văn bản cơng chứng; Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngồi; Đăng ký kết hơn có yếu tố nước ngồi; Đăng ký khai tử có yếu tố nước ngồi; Đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngồi; Đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngồi; Đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngồi; Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngồi cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân; Đăng ký lại kết hơn có yếu tố nước ngoài; …
Việc đăng ký và quản lý hộ tịch là quyền và nghĩa vụ của mỗi con người được thực hiện theo trình tự, thủ tục do pháp luật về hộ tịch quy định. Những sự kiện hộ tịch được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận và được cơ quan nhà nước ghi nhận nhằm để cá biệt hóa một công dân, đây là những chứng cứ pháp lý trong các trường hợp cần thiết. Mặt khác, việc đăng ký hộ tịch giúp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc quản lý dân số, là sơ sở khoa học để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phịng và trật tự an tồn xã hội.
Những năm trước đây, công tác đăng ký, quản lý hộ tịch cịn lỏng lẻo, chưa tn thủ quy trình, quy định của pháp luật như: việc cấp lại bản chính giấy khai sinh khơng ghi vào sổ; cấp bản sao thì khơng khớp với bản chính; cán bộ hộ tịch kiêm nhiệm; ... Đến thời điểm Chính phủ ban hành Nghị định
số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 thay thế cho Nghị định 83/NĐ- CP thì cơng tác hộ tịch có một số quy định mới rút ngắn thời hạn giải quyết công việc công khai thủ tục, giấy tờ và đặc biệt là phân cấp việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho cơng dân.
Theo báo cáo thực hiện Nghị định số 158/2005/NĐ -CP ngày 27/12/2005 thay thế cho Nghị định 83/NĐ-CP thì cơng tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn thị xã Hồi Nhơn đã có nhiều chuyển biến mạnh mẽ, tạo bước đột phá trong công tác cải cách TTHC với những thủ tục đơn giản, rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân cũng như công chức tư pháp hộ tịch. Tuy nhiên, công tác đăng ký quản lý hộ tịch chủ yếu được thực hiện theo phương thức thủ công, việc ứng dụng công nghệ thơng tin mới chỉ được thực hiện mang tính chất nhỏ lẻ và của từng đơn vị chưa có sự kết nối giữa thị xã với xã, phường.
Đặc biệt, đến khi Luật Hộ tịch ra đời ngày 20/11/2014 và được cụ thể hóa tại Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; Thông tư 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ -CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch thì việc quản lý trong lĩnh vực Tư pháp mới thực sự thống nhất và nghiêm túc.
Bảng 2.1. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch
Năm Số đơn
tiếp nhận
Tổng số đơn Cấp mới lần 1 Cải chính, thay đổi
Nhận Giải Tỷ lệ Nhận Giải Tỷ lệ Nhận Giải Tỷ lệ
quyết % quyết % quyết % 2016 6520 3221 3030 94,07 2896 2789 96,31 325 241 74,15 2017 6570 3308 3147 95,13 2945 2883 97,89 313 239 76,35 2018 7010 3424 3262 95,27 3021 2961 98,01 403 312 77,41 2019 7250 3514 3381 96,22 3097 3062 98,87 417 319 76,50 2020 7500 3623 3527 97,35 3137 3105 98,98 486 422 86,83
(Nguồn: Báo cáo thống kê tại phịng tiếp nhận và hồn trả hồ sơ hành chính từ 01/01/2016 đến 31/12/2020).
Ủy ban nhân dân thị xã có thẩm quyền đăng ký cấp lại bản sao giấy khai sinh, nhận con nuôi, giám hộ, đăng ký việc nhận cha, mẹ, con, … Tuy nhiên việc thi hành Nghị định 158/2005/NĐ-CP trong thời gian qua còn nhiều bất cập, gây tình trạng bức xúc trong Nhân dân, cụ thể:
Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 có nhiều điểm mới, đặc biệt việc phân cấp cho UBND cấp xã thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho cơng dân dưới 14 tuổi. UBND cấp huyện thực hiện việc cấp bản chính giấy khai sinh và thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân từ 14 tuổi trở lên. Đây là việc mới, lần đầu thực hiện lại chưa có hướng dẫn cụ thể nên khi thực hiện còn gặp phải vướng mắc:
Nhiều trường hợp cải chính họ tên, chữ đệm và các nội dung khác trong Giấy khai sinh là để hợp pháp hóa hồ sơ hiện tại do cơng tác đăng ký và quản lý hộ tịch trước đây còn lỏng lẻo, do người dân chưa hiểu biết quy định pháp luật về hộ tịch. Khơng thụ lý giải quyết thì cơng dân rất khó khăn trong việc phải thay đổi tất cả các loại giấy tờ tuỳ thân. Nếu cho phép cải chính thì
khơng đảm bảo ngun tắc của Nghị định 158/ 2005/ NĐ-CP: “Mọi giấy tờ đều phải phù hợp giấy khai sinh”.
Sổ đăng ký hộ tịch hiện đang lưu trữ ghi chép không đầy đủ, hoặc thiếu rõ ràng, thiếu nhiều nội dung như: mục phần khai về cha, mẹ trong sổ đăng ký khai sinh có đơn vị chỉ ghi về cha hoặc mẹ; cấp giấy khai sinh khơng ghi số, quyển số hoặc cấp bản chính nhưng khơng vào sổ hộ tịch; số gốc và bản chính giấy khai sinh khơng trùng nhau; …
Việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hơn nhân cho cơng dân có nhiều nơi tạm trú khác nhau cịn gặp nhiều khó khăn do khơng đủ điều kiện, thời gian để xác minh.
Nghị định 158/2005/NĐ-CP chưa quy định cụ thể như: Được cấp lại mấy lần bản chính Giấy khai sinh, nội dung xác nhận thay đổi, cải chính hộ tịch, …
Về trách nhiệm phối hợp trong việc giải quyết những vấn đề liên quan đến hộ tịch tại khoản 02 Điều 99 chỉ mới quy định Bộ Nội vụ, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Tư pháp mà bỏ sót Bộ Giáo dục - Đào tạo trong khi trên thực tế việc điều chỉnh văn bằng, chứng chỉ cho phù hợp với giấy tờ hộ tịch là rất lớn. Do quy chế quản lý văn bằng chỉ cấp một lần, nên khi có sai sót hoặc cần đính chính thì chưa được thụ lý giải quyết do chưa có văn bản hướng dẫn của Ngành. Khó khăn cho cơng dân trong trường hợp có sai lệch giữa văn bằng, chứng chỉ với giấy tờ hộ tịch.
Việc đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Điều 46 của Nghị định: chỉ giải quyết trong trường hợp sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ bị mất hoặc hư hỏng khơng sử dụng được. Về thủ tục: trong trường hợp xuất trình được bản sao khai sinh hợp lệ thì khơng cần phải có xác nhận của UBND cấp xã nơi đăng ký khai sinh trước đây. Như vậy, nếu công dân xin đăng ký lại tại nơi thường trú hiện tại để đảm bảo đúng nguyên tắc quy định tại Điều 46 Nghị
định thì cán bộ, cơng chức tư pháp phải trực tiếp đi xác minh hoặc gửi cơng văn đề nghị xác minh do đó sẽ khơng đảm bảo về thời gian và kinh phí thực hiện. Bên cạnh những vướng mắc thì cơng tác đăng ký, quản lý hộ tịch công dân gặp phải một số khó khăn:
Khó khăn về con người thực hiện nhiệm vụ: cơng chức tư pháp ngồi nhiệm vụ đăng ký hộ tịch còn phải thực hiện chứng thực theo Nghị định 79/2007/ NĐ-CP trong khi hầu hết chỉ có 01 đến 02 cơng chức tư pháp ở cấp xã và cấp huyện thực hiện nhiệm vụ này.
Về thời hạn giải quyết: Việc cấp bản sao hộ tịch quy định phải thực hiện trong ngày nhưng trên thực tế không đáp ứng được do điều kiện công tác của lãnh đạo địa phương. Mặt khác, việc cấp bản chính giấy khai sinh từ Sổ lưu đăng ký hộ tịch cịn khó khăn do nhận chuyển giao Sổ lưu hộ tịch từ Sở Tư pháp chỉ có từ năm 1995 đến nay, vì vậy đối với nhu cầu cấp lại bản chính Giấy khai sinh từ năm 1995 trở về trước thì phải mất nhiều thời gian xác minh, yêu cầu UBND cấp xã cung cấp thông tin và xác nhận mới cấp được bản chính. Sổ lưu đăng ký hộ tịch ở một số đơn vị từ năm 1965 đến 1980 do lưu trữ không cẩn thận, bảo quản không tốt nên hiện nay nhiều sổ rách nát, nhiều trang không sử dụng được nên nhiều trường hợp chưa đáp ứng được yêu cầu cấp giấy tờ hộ tịch cho cơng dân.
Về kinh phí phục vụ cho cơng tác đăng ký quản lý hộ tịch: Do chưa có quy định về đầu tư kinh phí cho cơng tác này nên cơng chức thực hiện cịn lúng túng. Các địa phương chưa cấp kinh phí ban đầu cho việc mua sổ, biểu mẫu hộ tịch, nên còn luẩn quẩn trong việc nhận và thanh toán biều mẫu (Sở nợ nhà xuất bản, Phòng nợ Sở và UBND cấp xã nợ phòng). Nhận trước và thanh tốn sau để kịp thời phục vụ, khi có tiền thu lệ phí biểu mẫu thì mới thanh tốn do vậy cơng chức tư pháp phải mở sổ theo dõi việc nhận và thanh toán biều mẫu, mất nhiều thời gian trong khi cả cơng chức phịng và cơng
chức tư pháp cơ sở khơng có nghiệp vụ kế toán, …
Với tinh thần cải cách TTHC mạnh mẽ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho Nhân dân thực hiện quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch, đồng thời nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hộ tịch đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước trong giai đoạn hiện nay, ngày 15/11/2015 Chính phủ ban hành Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch. Sau khi tổ chức thi hành Nghị định 123/2015/NĐ-CP, những cố gắng của tồn bộ bộ máy hành chính cấp thị xã, xã, phường việc quản lý đăng ký hộ tịch đã tạo nên bước chuyển biến tích cực.
Từ các thực trạng trên, có thể thấy Luật Hộ tịch và Nghị định hướng dẫn ra đời đã quán triệt được tinh thần cải cách TTHC; cụ thể:
Công tác đăng ký quản lý hộ tịch tại UBND thị xã Hoài Nhơn đã đạt được một số kết quả bước đầu, từng bước ổn định và đi vào nề nếp. Cơ sở vật chất bước đầu được cải thiện. Người dân đã nhận thức được tầm quan trọng của giấy tờ hộ tịch, nên không tùy tiện sửa chữa, thêm, bớt. Tự giác thực hiện đi đăng ký các sự kiện hộ tịch. Khơng cịn tình trạng “sinh khơng khai, mất khơng báo” như trước đây.
Luật có sự phân định rõ thẩm quyền đăng ký các sự kiện hộ tịch được thực hiện ở 02 cấp (cấp huyện và cấp xã).
Thủ tục đăng ký hộ tịch đơn giản, cắt giảm tối đa các giấy tờ không cần thiết và tạo điều kiện thuận lợi cho người có quyền lựa chọn nơi đăng ký và phương thức đăng ký các sự kiện hộ tịch:
Theo đó, Luật quy định chỉ cấp 02 loại bản chính Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận kết hơn, cịn các sự kiện hộ tịch khác sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký người yêu cầu đăng ký hộ tịch được cấp Trích lục hộ tịch tương ứng với từng sự kiện hộ tịch đã đăng ký. Bản chính trích lục hộ tịch được chứng thực bản sao.
Cá nhân có quyền lựa chọn cơ quan đăng ký hộ tịch cho mình mà khơng phải phụ thuộc vào nơi cư trú như trước đây. Theo quy định của Luật, cá nhân có thể được đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống và có quyền lựa chọn phương thức đăng ký như nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính hoặc thơng qua hệ thống đăng ký trực tuyến trong điều kiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cho phép.
Quy định việc cấp Số định danh cá nhân khi đăng ký khai sinh: Số định danh cá nhân là số được cấp cho mỗi công dân Việt Nam khi đăng ký khai sinh không lặp lại ở người khác và đây cũng là một trong những nội dung cơ bản trong Giấy khai sinh, Sổ đăng ký khai sinh, cơ sở dữ liệu điện tử hộ tịch và cơ sở dữ liệu về dân cư. Số này cũng chính là số thẻ căn cước cơng dân được cấp khi đủ 14 tuổi.
Luật Hộ tịch 2014 đã phân định rõ ràng về các trường hợp xác nhận vào Sổ hộ tịch và trường hợp ghi vào Sổ hộ tịch. Theo đó:
Xác nhận vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch: Khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thơng tin hộ tịch; khai tử.
- Ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền:
+ Thay đổi quốc tịch, xác định cha, mẹ, con; xác định lại giới tính; ni con ni, chấm dứt việc ni con nuôi;
+ Ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn; + Công nhận giám hộ; tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.
- Ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có
thẩm quyền của nước ngồi.
- Xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo quy định của pháp luật.
Xác định rõ việc miễn phí đăng ký hộ tịch cho người: thuộc gia đình có cơng với cách mạng, hộ nghèo, khuyết tật; đăng ký khai sinh, khai tử đúng hạn, giám hộ, kết hôn của công dân Việt Nam cư trú trong nước.
Thực hiện các quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch và cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử: đây là một bước đột phá của Luật Hộ tịch để hướng đến Chính phủ điện tử. Theo đó, Cơ sở dữ liệu hộ tịch là tài sản quốc gia, lưu giữ tồn bộ thơng tin hộ tịch của mọi cá nhân đã đăng ký, làm cơ sở để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, phục vụ yêu cầu tra cứu thông tin, quản lý, hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Cơ sở dữ liệu hộ tịch bao gồm Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là căn cứ để cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Có thể nói rằng, Luật Hộ tịch ra đời đã tạo bước đột phá về thể chế của công tác hộ tịch. Giúp việc quản lý hộ tịch tại UBND thị xã Hồi Nhơn có cơ sở pháp lý thống nhất, đồng bộ tiến tới xây dựng hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại.
Tuy nhiên kể từ khi Luật Hộ tịch có hiệu lực thi hành, thì trong việc đăng ký, giải quyết các vấn đề về hộ tịch cho tới nay thực tế tại UBND thị xã Hoài Nhơn vẫn nảy sinh những bất cập cần phải được khắc phục. Cụ thể:
- Đối với thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch: Hồ sơ yêu cầu cần Giấy chứng nhận kết hôn của vợ hoặc chồng để chứng minh quan hệ hôn nhân. Tuy nhiên, một số trường hợp cơng dân đã nhiều tuổi khơng cịn Giấy chứng nhận kết hôn và sổ lưu cũng đã thất lạc. Vì vậy, phải đi đăng ký kết hơn lại, do