- Ban Giỏm đốc
5.Về yếu tố phỏp lý của cụng trỡnh
Tuy nhiờn trong khi xem xột hồ sơ dự thầu, phũng đấu thầu cần xem xột cỏc yờu cầu về phỏp lý đối với cụng trỡnh đấu thầu, những tài liệu cần xem xột tiếp thị đấu thầu cụ thể:
• Giấy phộp đầu tư
• Giấy phộp sử dụng đất hay thuờ đất
• Giấy phộp xõy dựng
• Bảo lĩnh của ngõn hàng…
Tựy theo cụng trỡnh với độ phức tạp cao thỡ yếu tố phỏp lý cú thể thay đổi, tuy nhiờn để đảm bảo khụng trở ngại khi thi cụng hay những rắc rối sau khi trỳng thầu mà khụng thể triển khai thi cụng được cũng như rủi ro khi bỏ lỡ những cơ hội khỏc, nhất thiết phải yờu cầu bờn A cung cấp về những bằng chứng phự hợp về phỏp lý liờn quan đến cụng trỡnh.
Giỏm đốc Cụng ty trao đổi với phũng đấu thầu về cỏc vấn đề liờn quan đến cụng trỡnh, quyết định cú triển khai làm hồ sơ tham dự đấu thầu hay khụng và lập biờn bản quyết định theo Biểu mẫu HS 07 01 : Đỏnh giỏ sơ bộ hồ sơ mời thầu.
5.4 Triển khai làm hồ sơ dự thầu, khảo sỏt hiện trường
Phũng đấu thầu
và cỏc đơn vị liờn quan
Hồ sơ dự thầu được thực hiện theo yờu cầu của hồ sơ mời thầu, vỡ vậy những chuẩn mực, yờu cầu của bờn mời thầu cần phải xỏc định rừ ràng, những chuẩn mực này được dựng để phờ duyệt hồ sơ dự thầu, những tài liệu cần thiết, những thủ tục, biện phỏp thi cụng, cựng năng lực con người, mỏy múc thiết bị, những kế họach cụ thể triển khai
trong suốt quỏ trỡnh thi cụng.
Những yếu tố này cần được tỏi xỏc nhận theo từng giai đọan thực hiện nhằm khẳng định sự thống nhất về cỏc yếu tố quan trọng trong hồ sơ dự thầu.
Khi Giỏm đốc quyết định triển khai làm hồ sơ dự thầu, cỏc Phũng ban theo chức năng nhiệm vụ, thực hiện cỏc cụng việc :
5.4.1 Phũng đấu thầu(cú thể bao gồm cụng trường)
• Cử cỏn bộ kỹ thuật đi khảo sỏt hiện trường theo hướng dẫn của Chủ đầu tư, lập hồ sơ theo Biểu mẫu HS 07 02 : Bỏo cỏo khảo sỏt hiện trường.
• Kiểm tra tồn bộ khối lượng – xỏc định những điều chưa phự hợp trong bản vẽ thiết kế, chờnh lệch khối lượng.
• Lập biện phỏp thi cụng cho cỏc hạng mục.
• Lập cỏc hồ sơ :
Bản vẽ Mặt bằng tổng thể thi cụng
Thiết kế tổ chức thi cụng cho cỏc hạng mục cụng trỡnh. Tiến độ thi cụng cụng trỡnh.
Biểu đồ nhõn lực, Qui cỏch vật tư chớnh,
Thiết bị xe mỏy phục vụ thi cụng.
•Dự toỏn hồ sơ dự thầu.
•Hồ sơ phỏp lý phục vụ cụng tỏc đấu thầu.
•Thụng tin năng lực nhà thầu.
•Cỏc phụ lục kốm theo ( nếu co )
5.4.2 Phũng Kế toỏn - Tài chớnh:
• Cỏc tài liệu liờn quan về tài chớnh : Năng lực tài chớnh…
• Bảo lĩnh dự thầu của ngõn hàng.
Cỏc cụng việc trờn phải được hồn thành đỳng thời gian quy định.
Tham khảo phụ lục 1
5.4.3 Phũng Kế hoạch:
• Nghiờn cứu cỏc điều khỏan của hợp đồng mẫu trong hồ sơ mời thầu để đề nghị bổ sung hay điều chỉnh Hợp đồng cho phự hợp với Cụng ty, thụng lệ quốc tế và phỏp luật hiện hành của Việt Nam, trỡnh Ban Giỏm đốc phờ duyệt, chuyển Phũng Đấu thầu đớnh kốm với Hồ sơ dự thầu.
• Nếu khụng cú hợp đồng mẫu trong hồ sơ mời thầu, Phũng Kế hoạch cú thể sẽ trỡnh Ban Giỏm đốc phờ duyệt Đề nghị phương thức thanh toỏn cho cụng trỡnh dự thầu và chuyển Phũng Đấu thầu đớnh kốm hồ sơ dự thầu.
5.5 Hồ sơ dự đấu thầu
Phũng
đấu thầu Phũng đấu thầu cú trỏch nhiệm tổng hợp, hồn thiện bộ hồ
sơ dự thầu theo mẫu phụ lục 1.
5.6 Phờ duyệt hồ sơ dự thầu
- BanGiỏm đốc Giỏm đốc Cụng ty, Trưởng phũng đấu thầu
Trưởng phũng đấu thầu soỏt xột Hồ sơ dự thầu trước khi trỡnh Ban Giỏm đốc phờ duyệt.
Khi Ban Giỏm đốc xem xột phờ duyệt, nếu cú vấn đề nào cần sửa đổi, hiệu chỉnh thỡ cần hồn chỉnh kịp thời để trỡnh Giỏm đốc ký.
Sau khi được Giỏm đốc phờ duyệt, Phũng đấu thầu đúng gúi Hồ sơ dự thầu theo quy định trong Hồ sơ mời thầu.
5.7 Nộp hồ sơ dự thầu
Phũng đấu thầu
Trưởng phũng đấu thầu cử nhõn viờn nộp Hồ sơ dự thầu đỳng theo quy định của Hồ sơ mời thầu.
5.8 Cử đại diện dự mở thầu ( nếu cú )
Người đại diện
Giỏm đốc Cụng ty tham dự mở thầu, hoặc ủy quyền, cử đại diện tham gia mở thầu.
5.9 Nhận kết quả trỳng thầu hay khụng trỳng thầu
Phũng đấu thầu
Phũng đấu thầu theo dừi, nhận kết quả đấu thầu :
• Bờn mời thầu thụng bỏo kết quả đơn vị trỳng thầu.
• Quyết định giao thầu của cơ quan cú thẩm quyền cho đơn vị trỳng thầu.
Phũng cú thể nhận kết quả từ bờn chủ thầu qua đường bưu điện.
• Thụng bỏo cho ban giỏm đốc biết kết quả về đấu thầu cụng trỡnh đĩ tham dự.
• Trường hợp khụng trỳng thầu: tồn bộ hồ sơ dự thầu sẽ được đúng lại và lưu giữ khu vực riờng.
• Trường hợp trỳng thầu: Phũng Đấu thầu sẽ chuyển giao tồn bộ thụng tin tài liệu liờn quan đến việc lập hợp đồng cho Phũng Kế hoạch tiến hành thương thảo ký kết hợp đồng với Khỏch hàng như: Thụng bỏo trỳng thầu (bản chớnh), hồ sơ mời thầu (bản chớnh), hồ
sơ dự thầu (dự toỏn, tiến độ, cash flow, cỏc nhà thầu phụ, cỏc văn bản trao đổi hay thỏa thuận, cam kết với khỏch hàng …
5.10 Hồ sơ cụng trỡnh trỳng thầu
Phũng
Đấu thầu • Phũng đấu thầu : Trưởng phũng phõn cụng người tiếp nhận, quản lý hồ sơ trỳng thầu gồm :