Tài liƯu cơng b chính sách cht lỵng và mơ tả hƯ cht lỵng cđa mt tỉ chc Sỉ cht lỵng c thĨ liên quan đn tồn b hoỈc ch mt phần cđa các hoạt đng cđa
Sỉ tay cht l ỵng ít nht phải bao gm đn : • Chính sách cht lỵng
• Trách nhiƯm quyỊn hạn và các mi quan hƯ cđa cán b quản lý, thc hiƯn thm tra xác định hoỈc xem xét các cơng viƯc c tác đng đn cht lỵng
• Thđ tơc và các ch dn cđa hƯ cht lỵng
• Qui định viƯc xem xét, bỉ xung và quản lý sỉ cht lỵng. Sỉ tay cht l ỵng c 4 chc năng :
• Là mt tài liƯu hớng dn cho các nhân viên cđa đơn vị vỊ hƯ cht l- ỵng .
• Là mt tài liƯu hớng dn cho viƯc tp hun / đào tạo các nhân viên mới.
• C thĨ đỵc bên th hai hoỈc bên th ba sư dơng nh mt tài liƯu thm định
• C thĨ đỵc sư dơng làm mt tài liƯu tip thị. Sỉ tay cht lỵng c cu trĩc gm những phần sau :
• Mơc lơc cđa sỉ tay cht lỵng.
• Chính sách cht lỵng
• Mt sơ đ tỉ chc
• Mt bản tm tắt trách nhiƯm cđa tt cả những ngi nêu trong sơ đ
• Mt mơc lơc qui trình cht lỵng.
Khi đã đỵc hồn tt, Sỉ tay cht lỵng cần đỵc phân phát cho tt cả các nhân viên
Quá trình phê duyƯt, ban hành và kiĨm sốt sỉ tay cht lỵng
• Xem xét và thơng qua lần cui
Trớc khi ban hành, sỉ tay cht lỵng phải đỵc cá nhân c trách nhiƯm xem xét lại lần cui đĨ bảo đảm sỉ tay sáng sđa, chun xác, thích hỵp và kt cu đĩng. Những ngi sư dơng d kin cịng phải c cơ hi đánh giá và gp ý vỊ khả năng sư dơng tài liƯu này. Sau đ cp lãnh đạo chịu trách nhiƯm thc hiƯn tồn b sỉ tay cht lỵng mới hay các phần cđa n ra quyt định phát hành và thĨ hiƯn viƯc đ trong tt cả các bản in.
Qui định vỊ phơng pháp phân phi ni b sỉ tay, d tồn b hay tng phần, phải bảo đảm rằng mi ngi sư dơng đỊu c tài liƯu thích hỵp. C thĨ bảo đảm s phân phi và kiĨm sốt đĩng đắn bằng cách chia thành nhiỊu tp ph hỵp với ngịi nhn. Lãnh đạo phải bảo đảm đĨ cá nhân đỵc làm quen với phần ni dung cđa sỉ tay thích hỵp với mỗi ngi sư dơng trong tỉ chc. • Sưa đỉi
Cần phải c phơng pháp cho phép xây dng, kiĨm sốt và sưa đỉi sỉ tay. NhiƯm vơ này phải đỵc giao cho mt b phn chc năng kiĨm sốt tài liƯu. Cần áp dơng quá trình xem xét lại và phê duyƯt ging nh khi xây dng sỉ tay gc cho quá trình sưa đỉi.
• KiĨm sốt viƯc ban hành và sưa đỉi.
ViƯc kiĨm sốt s ban hành và sưa đỉi ct yu là đĨ bảo đảm mt cách đĩng đắn ni dung cđa sỉ tay đang c hiƯu lc. Các bên tip cn tạo điỊu kiƯn thun lỵi cho viƯc thay đỉi vỊ phơng diƯn vt cht cịng phải đỵc xem xét. Ni dung sỉ tay đang c hiƯu lc phải đỵc nhn bit. ĐĨ k tha hiƯu lc hiƯn hành cđa sỉ tay, phải c phơng pháp đĨ ngi giữ sỉ tay nhn và đa những thay đỉi vào trong sỉ tay. C thĨ sư dơng mơc lơc hay mt trang tách riêng đĨ bảo đảm với ngi sư dơng vỊ ni dung cđa sỉ tay đang c hiƯu lc.
• Các bản khơng đỵc kiĨm sốt
Tt cả các sỉ tay đỵc phân phi với mơc đích quảng cáo cho khách hàng sư dơng ngồi cơng ty và các phân phi khác khơng cần c s kiĨm sốt sau này đỊu phải đỵc ký hiƯu r là khơng đỵc kiĨm sốt.