2.2.1. Công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại Công ty.
2.2.1.1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý và phân loại chi phí sản xuất ở Công ty.
Là một doanh nghiệp sản xuất nên cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác, chi phí sản xuất của Công ty là những chi phí doanh nghiệp bỏ ra trong quá trình sản xuất sản phẩm. Do đó, đặc điểm, yêu cầu quản lý chi phí sản xuất tại mỗi doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của quá trình sản xuất ra sản phẩm của doanh nghiệp đó. Tại Công ty TNHH Thiết bị phụ tùng Hoà Phát tổ chức sản xuất rất nhiều sản phẩm, mỗi sản phẩm lại có một quy trình
sản xuất riêng biệt, do vậy Công ty tổ chức sản xuất các sản phẩm tại các phân xưởng sản xuất khác nhau. Vì vậy, chi phí sản xuất của Công ty phát sinh tại các phân xưởng khác nhau đòi hỏi Công ty phải tổ chức tập hợp chi phí tại từng phân xưởng. Mặt khác, do đặc điểm sản phẩm của Công ty là mỗi loại sản phẩm có nhiều kích cỡ khác nhau với cùng một loại nguyên vật liệu, do đó để quản lý chính xác đối tượng chịu chi phí còn phải phân bổ từng loại chi phí sản xuất cho các đối tượng đó. Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác, chi phí sản xuất của Công ty cũng bao gồm 3 khoản mục chi phí, đó là: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Công ty dựa vào các khoản mục chi phí này để tập hợp chi phí sản xuất. Ngoài ra để phục vụ cho việc lập báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh, Công ty còn phân loại chi phí sản xuất kinh doanh thành các loại sau đây căn cứ vào nội dung, tính chất kinh te ácủa chi phí (hay còn gọi là phân loại chi phí theo yếu tố), gồm các yếu tố chi phí sau: Chi phí nguyên liệu và vật liệu, chi phí nhân công, chi phí khấu hao máy móc thiết bị, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền.
2.2.1.2. Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại Công ty.
Xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là khâu đầu tiên quan trọng, chi phối toàn bộ công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất phải phù hợp với đặc điểm riêng của từng ngành, đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm sản phẩm, yêu cầu quản lý của từng đơn vị.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc điểm sản phẩm và yêu cầu quản lý của Công ty TNHH Thiết bị phụ tùng Hoà Phát, đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất được xác định là từng phân xưởng sản xuất. Mỗi phân xưởng sản xuất đều được mở sổ chi tiết theo dõi riêng và tập hợp chi phí theo từng khoản mục: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất Công ty hiện đang vận dụng là phương pháp trực tiếp theo từng phân xưởng sản xuất. Chi phí sản xuất phát sinh sử dụng cho phân xưởng nào được hạch toán trực tiếp cho phân xưởng đó.
2.2.1.4. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở Công ty Thiết bị phụ tùng Hoà Phát là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành sản phẩm của Công ty. Do vậy việc hạch toán chính xác chi phí vật liệu có ý nghĩa quan trọng đặc biệt để xác định lượng tiêu hao vật chất trong sản xuất cũng như tính chính xác và hợp lý của giá thành sản phẩm của Công ty.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở Công ty là toàn bộ trị giá nguyên liệu vật liệu sử dụng trực tiếp cho việc sản xuất sản phẩm của Công ty, bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu chính: sắt, thép các loại, tôn các loại, que hàn, …
- Chi phí bán thành phẩm mua ngoài : động cơ, vòng bi, tâm hàn, dây dùi…
- Chi phí nguyên vật liệu phụ : dung môi, sơn đầu nối, sơn chống gỉ… - Nhiên liệu : Xăng dầu, than rèn,... cung cấp nhiệt cho quá trình sản xuất tại các phân xưởng.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh được phản ánh trên TK 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. TK này đã được mã hoá cho từng phân xưởng, sản phẩm của phân xưởng:
+ TK 62101: Phân xưởng Giàn giáo
+ TK 6210102: Sản phẩm Giàn giáo khung 1,2m ….
+ TK 62102: Phân xưởng Côppha …..
Do đặc điểm của sản phẩm vật liệu xây dựng, mỗi loại sản phẩm lại có nhiều kích cỡ khác nhau nhưng dùng sản cùng một loại nguyên vật liệu. Do vậy, để thuận tiện cho việc quá trình sản xuất, Công ty tổ chức sản xuất theo từng phân xưởng, và mỗi phân xưởng sản xuất một loại sản phẩm với các kích cỡ khác nhau. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu do Công ty tự tìm kiếm. Khi nguyên vật liệu nhập kho căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho của người bán và các chứng từ hợp lệ khác, căn cứ vào số lượng thực tế nhập, thủ kho ghi vào thẻ kho ( thủ kho theo dõi số lượng ).
Trên cơ sở giá mua, số lượng, chi phí mua, các loại thuế ( nếu có ), các khoản chiết khấu giảm giá kế toán sẽ lập phiếu nhập kho.
Công ty TBPT Hoà phát Kho thép Hoà Phát
PHIẾU NHẬP KHO Số 34 Ngày 04 tháng 02 năm 2007 Họ và tên người nhập: CTY TBPT HOÀ PHÁT HN
Nội dung: Nhập hàng theo hoá đơn số 95791 ngày 04/02/2007 của Công ty ống thép Hoà Phát
Nhập tại kho: Kho thép Hoà Phát ( KTHP )
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép Phi 42*2 Tấn 10,0 10,0 7.550.085 75.500.850 Thuế nhập khẩu Thuế GTGT 7.550.085 Tổng Cộng 83.050.935
Tổng số tiền bằng chữ: Tám mươi ba triệu không trăm năm mươi nghìn, chín trăm ba mươi lăm đồng.
Kế toán Thủ kho Người giao
Sau đó căn cứ vào giấy yêu cầu cấp vật tư của các phân xưởng sản xuất, thủ kho lập Phiếu xuất kho, ghi vào thẻ kho và xuất cho các phân xưởng sản xuất. Phiếu xuất kho được viết thành ba liên: chứng từ gốc liên 1 gửi về phòng kế toán, liên 2 thủ kho giữ, liên 3 giao cho người nhận vật tư.
Công ty TBPT Hoà Phát Kho
PHIẾU XUẤT KHO Số 338 Ngày 15 tháng 02 năm 2007
Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Dũng
Lý do xuất kho: Sản xuất Giàn giáo. Địa chỉ ( bộ phân ): PX Giàn giáo Xuất tại kho: Kho giàn giáo
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo YC Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Thép Phi 42*2 Kg 139.401 139.401
Tổng Cộng 139.401 139.401
Kế toán Người nhận Thủ kho
Đơn giá nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cố định một lần vào cuối tháng. Theo phương pháp này, căn cứ vào trị giá vật tư tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, và lượng tồn đầu kỳ, lượng nhập trong kỳ để tính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho theo công thức sau:
Đơn giá bình quân xuất kho =
cuối tháng
Trị giá NVL tồn kho
đầu tháng +
Tổng trị giá nhập kho trong tháng Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trongtháng Như vậy, trị giá vốn của vật tư xuất kho sử dụng phải đến cuối mỗi tháng mới xác định được.
Định kỳ 10 ngày, nhân viên kinh tế ở các phân xưỏng tiến hành thanh toán các chứng từ lên phòng kế toán Công ty. Các chứng từ gồm: Phiếu xuất
kho, Phiếu nhập kho, Bảng kê khối lượng vật tư xuất dùng và các chứng từ khác như Hoá đơn GTGT, các chứng từ thanh toán tạm ứng,…Căn cứ vào các chứng từ do nhân viên kinh tế gửi lên, kế toán Công ty tiến hành xử lý, phân loại chứng từ, định khoản kế toán và nhập dữ liệu vào máy, nhờ chương trình phần mềm kế toán BRAVO 5.0 các số liệu sẽ được tự động cập nhật vào các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Cuối mỗi tháng các phiếu xuất kho của từng loại vật liệu được tập hợp hợp trên Bảng kê khối lượng xuất kho sử dụng từng loại vật liệu trong tháng.
Trong tháng 02/2007 tổng lượng thép Phi 42*2 xuất sử dụng là: 458,565 kg với đơn giá thép Phi 42*2 bình quân xuất kho cuối tháng do máy tự động tính là 8000 đ/ kg.
Bảng kê khối lượng thép Phi 42*2 xuất sử dụng trong tháng 02/2007 Chứng từ Bộ phận Số lượng ( Kg ) Số hiệu Ngày PXK33 8
15/02 Phân xưởng giàn giáo 139.401 PXK34
4
24/02 Phân xưởng côppha 10.000
… …
Tổng cộng 458,565
Căn cứ vào chứng từ: Phiếu xuất kho số 338 ngày 15/02/2006, kế toán nhập số liệu trên chứng từ này vào chứng từ “phiếu xuất” trên máy theo bút toán sau với đơn giá bình quân xuất kho cuối tháng là 8000 đ/ kg:
Nợ TK 62101 : 1.115.208.000
Có TK 152 : 1.115.208.000
Với việc ứng dụng phần mềm kế toán BRAVO 5.0 vào công tác kế toán, quy trình thực hiện công việc kế toán về tổng thể cũng như mỗi phần hành được miêu tả như sau:
Khai báo hệ thống ban đầuNhập dữ liệu Xử lý tự độngHệ thống các báo cáo kế toán: + BCTC
+ BC Quản trị
Trong BRAVO 5.0 thì tất cả các chứng từ đều được cập nhật chung tại một màn hình, căn cứ vào mã chứng từ để phân biệt các loại chứng từ khác nhau. Các chứng từ này được cập nhật tại Menu chứng từ. Sau khi chọn chức năng cập nhật chứng từ thì chương trình sã hiện ra màn hình danh sách các chứng từ mới được cập nhật trong thời gian gần đây nhất. Sau khi chọn mã chứng từ thì màn hình tương ứng với chứng từ sẽ được hiện ra. Khi nhập chứng từ cần chọn ngày, tháng, năm phát sinh, diễn giải nội dung của chứng từ trong các ô tháng, ngày chứng từ, ngày ghi sổ, có thể thay đổi ngày chứng từ và ngày ghi sổ theo thực tế của doanh nghiệp.
Phần nhập chứng từ được chia làm các loại sau để nhập các chứng từ khác nhau:
- Phiếu thu tiền mặt ( PT ) - Phiếu chi tiền mặt ( PC )
- Báo có tiền gửi Ngân hàng ( BC ) - Báo nợ tiền gửi Ngân hàng ( BN ) - Phiếu khác ( PK )
- Bù trừ công nợ của khách hàng ( BT )
- Phiếu chi phí mua hàng và thuế nhập khẩu ( CP ) - Phiếu nhập kho ( PN )
- Phiếu xuất lắp ráp, chuyển thẻ ( LR ) - Phiếu xuất kho ( PX)
- Hoá đơn bán hàng ( HD ) - Hoá đơn dịch vụ ( DV )
- Hàng bán bị trả lại ( TL ) .
Để thuận tiện cho việc nhập chứng từ, kế toán Công ty phải phân loại chứng từ trước khi nhập sau đó chọn ô chứng từ thích hợp.
Chương trình cho phép xem báo cáo bất cứ thời điểm nào mà không cần các bước tổng hợp số liệu trung gian. Ngoài ra người sử dụng còn có thể tự thiết kế các báo cáo theo yêu cầu thực tế.
Ứng dụng và cách nhập chứng từ phiếu xuất kho số 56 ngày 10/03/07, bạn chọn Menu Chứng từ và chọn tiếp loại chứng từ Phiếu xuất ( PX ).
- Tại giao diện mở đầu của BRAVO 5.0, chọn phần “Nhập chứng từ”.
- Tại giao diện của BRAVO 5.0 để nhập chứng từ kế toán, chọn loại chứng từ “Phiếu xuất ” ( Mã chứng rừ: PX). Việc ghi chứng từ như sau:
+ Ô ngày CT: Nhập “15/02/2007” + Ô Số : Nhập “338”
+ Ô Đối tượng: KGG (Kho giàn giáo) + Ô Mã tiền tệ: Nhập: VND
+ Ô Ông bà: Kho giàn giáo
+ Ô Diễn giải: Nhập “ Xuất vật tư sản xuất” + Ô TK Nợ: Nhập “621”
+ Ô Khoản mục chi phí: Nhập “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”
- Nhập Mã vật tư, tên vật tư, Đvt, TK Có (TK152), sản phẩm sản xuất, Kho, Nhập số lượng xuất:139.401. Chương trình sẽ tự đông tính giá xuất kho theo phương pháp đã chọn trong phần thông số hệ thống với công thức đã được cài đặt sẵn. Cột thành tiền sẽ được tự động tính toán theo VNĐ là: 1.115.208.000 VNĐ. Sau đó ghi lại dòng phát sinh của chứng từ bằng cách nhấn “*”
- Bấm nút ghi chứng từ, chương trình sẽ kiểm tra tính cân đối Nợ – Có của chứng từ, nếu chứng từ hợp lệ thì được cập nhật vào hệ thống. Nếu không sẽ thông báo để kiẻm tra lại chứng từ. Nếu muốn sửa chứng từ, ta nhấn nút Sửa ( hoặc phím nóng F3) để thay đổi tài khoản và số phát sinh.
- Sau khi nhập chứng từ hoặc xoá chứng từ, có thể tiếp tục nhập chứng từ khác như bình thường bằng cách nhân nút Thêm ( hoặc F2)
- Để in chứng từ hiện tại trên màn hình ta chon nút In ( F 7)
Cuối tháng, sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu về nguyên vật liệu nhập xuất trong tháng, kế toán tiến hành bút toán cuối kỳ đó là: phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo tiêu thức đã cho sẵn trong chương trình, kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sang TK 154 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”
Nợ TK 154 ( Chi tiết cho từng PX sản xuất ) Có TK 621 ( Chi tiết cho từng PX sản xuất )
Máy tự động phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của từng loại vật tư cho từng kích cỡ sản phẩm của từng phân xưởng sản xuất theo tiêu thức là CPNVL định mức với công thức sau:
Mức phân bổ chi phí NVL cho từng đối tượng = Tổng CPNVLTT thực tế xuất sử dụng x Trị giá NVLTT của từng đối tượng được xác định theo định mức Tổng giá trị NVLTT của các
đối tượng được xác định theo định mức
Ví dụ: Cuối kỳ dựa vào số lượng thành phẩm nhập kho trong tháng và định mức về NVL Thép Phi 42*2/ khung của phân xưởng Giàn giáo, được tổng hợp trong bảng sau:
Bảng chi phí định mức về NVL thép φ 42 * 2 trong tháng 02/2007
Phân xưởng Giàn giáo
Mã SP Tên SP ĐM NVL/ Khung SLHT NVL Định mức GG120 Khung 1.2 m 6,99 kg 305 2.131,95 GG153 Khung1.53 m 8,5084 kg 150 1.276,26 GG170 Khung 1.73 m liền 9,1282 kg 1069 9.758,040 GG173 Khung 1.73 m rời 9,1828 kg 749 6.877,910 GGDR173 Khung 1.73 m rời* 2.4 ly 11,04 kg 10.802 119.254,08 Tổng cộng 139.298,253
Chi phí về NVLTT thép Phi 42*2 được phân bổ cho các kích cỡ sản phẩm như sau:
* Giàn giáo Khung 1,2 m:
Mức phân bổ chi phí 139.401
thép 42*2 cho khung = x 2.131,95 = 2.133,523 (kg)
1.2 m 139.298,253
Thành tiền: 2.133,523 x 8.000 = 17.608.180,285 đ
* Giàn giáo khung 1,53 m rời:
Mức phân bổ chi phí thép 42*2 cho khung = 1.53 rời 139.401 x 1.276,26= 1.277,201 (kg) 139.298,253 Thành tiền : 1.277,201 x 8000 = 10.217.611 đ * Giàn giáo khung 1,73 m liền:
Mức phân bổ chi phí thép 42*2 cho khung =
1.73 m liền 139.298,253
Thành tiền: 9.765,243x 8000 = 78.121.947,018 đ
* Giàn giáo khung 1,73 m rời:
Mức phân bổ chi phí thép 42*2 cho khung = 1.73 m rời 139.401 x 6.877,910 = 6.882,9904 (kg) 139.289,253 Thành tiền: 6.882,9904 x 8000 = 55.063.923,200 * Giàn giáo khung 1,73 m rời * 2,4 ly:
Mức phân bổ chi phí thép 42*2 cho khung = 1.73 m rời *2.4 ly 139.401 x 119.254,08 = 119.342,0423(kg) 139.298,253 Thành tiền : 119.342,0423 * 8000 = 954.736.338,400 đ
Ta sẽ có Bảng phân bổ chi phí NVLC Thép Phi 42*2 cho các loại khung giàn giáo như sau:
Bảng phân bổ NVLC - Thép φ 42 *2 Phân xưởng Giàn giáo
Tháng 02/2007 Số lượng thực tế xuất dùng: 139.401 kg ĐGBQ : 8.000 đ/kg Mã SP Tên SP ĐMNVL/Khung (Kg) SL SPHT (Cái) NVL Định mức (Kg) Mức phân bổ NVL (Kg) Thành tiền (Đồng) GG120 Khung 1,2 m 6,99 305 2.131,950 2.133,523 17.068.180,285 GG153 Khung1,53m rời 8,5084 150 1.276,260 1.277,201 10.217.611 GG170 Khung1,73mliề n 9,1282 1.069 9.758,046 9.765,243 78.121.947,018 GG173 Khung1,73m rời 9,1828 749 6.877,917 6.882,9904 55.063.923,200 GGDR173 Khung1,73m rời * 2,4 ly 11,04 10.802 119.254,080 119.342,0423 954.736.338,400 TC 139.298,253 139.401,000 1.115.208.000
Đối với các loại nguyên vật liệu khác ( kể cả nguyên vật liệu phụ ) máy cũng tiến hành phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tương tự như trên.
Cuối tháng máy tự tổng hợp Bảng tổng hợp phân bổ chi phí NVLTT cho các sản phẩm trong các phân xưởng.