5. Bốcục của đềtài
2.1.3.2. Loại hình tổchức của chi nhánh
CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh Huếcó cơ cấu tổ chức khá ngọn nhẹ, tinh giản, chỉ thị, mệnh lệnh của giámđốc sẽ được chuyển tiếp một cách trực tiếp cho cấp dưới ( thường là nhân viên kinh doanh) , làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí quản lý doang nghiệp thấp . Mặt khác theo cơ cấu này những người chịu sự lãnhđạo rấtđễthực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra. Đây sơ đồ tổ chứcđặc trưng thường thấy của các doanh nghiệp thương mại hiện này,đảm bảo thông tin xuyên suốt, minh bạch và thời thực hiện mệnh lệnh, chiến thuật và chiến lượt một cách nhanh nhất. Ngoài ra, mối quan hệ giữa giámđốc và nhân viên kinh doanh luôn gần gũi, thân mật và luồng thông tin thị trường phản ảnh qua lại giữa giámđốc & nhân viên kinh doanh ( người tiếp xúc trực tiếp với người tiêu dùng,đại lý và thị trường ) dễ dàng, chân thật vàđộ chính xác cao.
TỔNG GIÁM ĐỐC
-KẾTOÁN TRƯỞNG
-KẾTOÁN
PHÒNG KẾTOÁN
-HỔTRỢKINH DOANH
-NHÂN VIÊN KINH DOANH ( SALES ) PHÒNG KINH DOANH TỔNG HỢP
-THỦ KHO
-GIAO HÀNG
BỘPHẬN KHO VẬN
Sơ đồ2: Cơ cấu tổ chức bộmáy chi nhánh
( Nguồn CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh Huế) 2.1.3.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng của từng bộ phận:
a) Giám đốc ( Trưởng chi nhánh ):
- Là người quản lýđiều hành toàn bộ hoạtđộng và chịu trách nhiệm trước pháp luật, cơ quan chủ quản.
- Là ngườiđại diện cho chi nhánh, có quyền hạn cao nhất, trực tiếpđiều hành các bộ phận kinh doanh, kế toán và kho vận, vì vậy Giámđốc là người phải am hiểu tất cả các bộ phận. Là ngườiđưa ra và quyếtđịnh chiến lược phân phối sản phẩm như thế nào? Đối phó vớiđối thủ cạnh tranh ra sao? Giá cả sản phẩm và mức chiếc khấu phù hợp với thị trường, khách hàng riêng, chính sách hành chính và chính sách quản trịhay chương trình hậu mãi, hoa hồng chođại lý ...
- Trực tiếp chỉ đạođiều hành công tác tài chính kế toán, bảo toàn và phát triễn nguồn vốn, quyếtđịnh các phương thức phân phối tiền lương, tiền thưởng , các khoản chi phí của chi nhánh.
b) Bộphận kế toán: Kếtoántrưởng, Kế toán
- Thực hiện công tác hoạch toán kế toán, theo dõi phản ánh tình hình hoạtđộng các nguồn vốn, tài sản, hàng hóa do Chi nhánh quản lý vàđiều hành các mặt công tác nghiệp vụ kế toán tài chính. Tổng hợp nhu cầu, chủ động ký hoặc trình Giámđốc ký các hợpđộng phân phối, vận chuyển,đảm bảo nguồn hàng cho việc kinh doanh từ chính, kho chi nhánhđến các cửa hàng bán buôn, bán lẻ và bệnh viện trênđịa bàn tỉnh.
- Huy động,điều hành sử dụng hiệu quả các nguồn vốn trong kinh doanh và xây dựng cơ bản. Quản lý, bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh, ..
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính dài hạn, ngắn hạn. xây dựng các định mức chi phí, xácđịnh giá thànhđảm bảo kinh doanh có hiệu quả. phù hợp với kế hoạch, mục tiêu kinh doanh.
- Lập và phân tích các báo cáo tài chính. Lưu trữ hóađơn, chứng từ theođúng chế độ quyđịnh của Nhà nước và của ngành ban hành. Cung cấp thông tin cần thiết về tài chính nhằm tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh kịp thời chỉ đạo vàđiều hành mọi hoạtđộng kinh doanh của Chi nhánh.
-Định kỳ lập báo cáo theo quyđịnh lập kế hoạch thu chi ngân sách nhằmđáp ứng tốt nhu cầu của Chi nhánh. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, tổ chức kế hoạch tài chính và quyếtđịnh niênđộ kế toán hàng năm.
- Kiểm tra, kiểm soát việc thu chi, thanh toán các khoản nợ, theo dõi tình hình công nợ của khách hàng, ghi và nhận hóađơn giá trị gia tăng, tính và trảlương cho cán bộ công nhân viên , tổng kết và kê khai thuế, tình hình nộp ngân sách Nhà nước.
c) Bộ phận kinh doanh ( Gồm người hỗ trợ nhân viên kinh doanh và chăm sóc khách hàng qua điện thoại;nhân viên thị trường làm tại các khu vựcđược bàn giao )
-Điều tra nghiên cứu thị trường, tình hình nhu cầu sử dụng thuốc trên thị trường, trên cơ sở đó nghiên cứu xây dựng chiến lược, sách lược, mục tiêu kế hoạch kinh
doanh, chính sách mặt hàng, giá cả. tiếp thị, quảng cáo, xúc tiến bán hàng,.. trong từng thời kỳ trình giám đốc duyệt nhằmđạt kết quả cao.
- Theo dõi khối lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho ở các cửa hàng và kho bãi. Phối hợp với các bộ phận thường xuyên kiểm tra chất lượng, số lượng, giá bán hàng hóa của các cửa hàng,đại lý và bệnh viện mà Chi nhánh phân phối.
- Kiểm tra hướng dẫn việc lập hóađơn, biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa, kê sao nộp chứng từ, lập báo cáo nhanh, báo cáođịnh kỳ.đối chiếu, quyết toán hao hụt sản phẩm theođịnh mức và thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quyđịnh của Chi nhánh.
- Nhân viên hỗ trợ kinh doanh rất quan trọngđối với nhân viên kinh doanh ngoài thị trường, giúp nhân viên kinh doanh có thể biết tình hình công nợ của mình ( số khách hàng công nợ, số tiền công nợ, ngày công nợ quá hạn,.)
- Là người giúp nhân viên kinh doanh đặt hàng, làm bảng báo giá, hỗ trợ thu công nợ giúp NVKD trong những trường hợp nợ khóđòi, người mua khó tính,.. hoặc kiểm tra các mã hàng nào còn hàng hay không?
N hân viên kinh doanh (Sales) là người quan trọng nhất ở doanh nghiệp thương mại,đem nguồn tiền ( thu nợ ) về cho Chi nhánh, nuôi sống các bộ phận khác khi bán được hàng. Là người nắm bắt tình hình cửa từng cửa hàng, từngđại lý và từng bệnh viện ( nguồn tài chính, mối quan hệ, tính cách, tác phong làm việc, …). Củng là người đem thông tin ngược lại cho Chi nhánh, báo cáo cho Giám đốcđể có thể đưa ra chiến lược kịp thời, nhanh chóng và linh hoạt trong môi trường cạnh tranh phức tạp như hiện nay.
d) Bộphận Kho bãi( gồm thủ kho; nhân viên xếp hàng– giao nhận)
- Quản lý chất lượng hàng hóa,đảm bảo hàng hóađạt chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 do tổ chức quốc tế Anh BVQI chứng nhận.Đảm bảo hàng hóađúng phẩm chất, chất lượng, bao bì không bị hư hỏng, ẩm mốc, … Thường xuyên kiểm tra hàng hóaở tất cả các khâu vận chuyển, nhập xuất, tồn trữ, bảo quản của Chi nhánh.
- Lập kế hoạch kiểm tra kho bãi, hàng hóađịnh kỳ, báo cáo hàng tồnđịnh mức cho Giám đốc. Sắp xếp hàng hóa theođúng từng loại thuốc, từng mã hàng củng như nhóm thuốc khác nhau tùy công dụng, chức năng và giá thành …
- Giao nhận hàng hóa cho cửa hàng,đại lý và bệnh viện khi nhân viên kinh doanh có đơn hàng vềChi nhánh. Thu hồi hàng hóa khi lô hàng có vấnđề về chất lượng hoặc không đảm bảo tiêu chuẩn nồngđộ an toàn sử dụng, thuốc quá hạn sữ dụng … 2.2.Tình hình lao động của Chi nhánh giai đoạn 2015 – 2017
Lao độnglà nhân tốcơ bản nhất, quyết định của lực lượng sản xuất. Quản lý lao động là đảm báo bốtrí, sắp xếp và sửdụng lực lượng lao động hợp lý, khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tăng cường mối quan hệhợp tác giữa những người lao động với nhau nhằm góp phần tăng hiệu quảhoạt động sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.
Bảng 2: Tình hình LĐcủa CTCP DHG Chi nhánh Huếqua 3 năm2015-2017
(ĐVT: Người)
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 2016/2015 2017/2016
SL % SL % SL % +/ - % +/ - %
Tổng số 19 100 21 100 21 100 2 10,52 0 0
PHÂN THEO GIỚI TÍNH
Nam 13 68,42 14 66,671571,42 1 7,69 0 0 Nữ6 31,58 7 33,33628,58 1 16,67 1 14,28 PHÂN THEO TRÌNHĐỘ ĐH-Trên ĐH 7 36,84 8 38,10733,33 1 14,28 -1 12,50 CĐ-TC 7 36,84 7 33,33838,10 0 0 1 14,28 THPT - THCS 5 26,32 6 28,57628,57 1 16,67 0 0
PHÂN THEO TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC
LĐ Trực Tiếp 14 73,68 15 71,42 15 71,42 1 7,14 0 0
LĐ Gián Tiếp 5 26,32 6 28,58 6 28,58 1 20,00 0 0
Qua sốliệu trên ta thấy, tình hình laođộng của Chi nhánh qua 3 năm ít có sựbiến động.
•Xét theo giới tính:
Lao động nam luôn chiếm tỉtrọng cao (khoảng 70%) trong tổng sốlao động các năm qua, cụthể: Năm 2016 so với năm 2015 tăng 1 người tươngứng tăng 7,69%, còn năm 2017 so với năm 2016 không có sựthay đổi nào. Trong khi đó, lao động nữchỉchiếm xấp xỉ30% tổng sốlao động toàn chi nhánh và biến động hàng năm khôngđáng kể. Điều này giải thích là do tính chất và đặc điểm của ngành, công việc khá vất vả, nắng non và cần sựnhanh nhẹn, lanh lợi đểthíchứng với thịtrường. Cần một sốlượng lớn lao động nam vì chỉcó lao động nam mới có thể đápứng được sựnhanh nhẹn, độdẻo dai vàứng xửtốt trong các cuộc gặp gỡ, giao tiếp cho công việc.
•Xét theo trìnhđộ:
Do tính chất của ngành nghềkinh doanh thương mại nên lực lượng lao động có tri thức luôn chiếm tỷtrọng cao (khoảng 74%) trong tổng sốlao động. Đây là lực lượng đem lại nhiều giá trịnhất và quyết định sựthành bại của doanh nghiệp có bán được hàng hay không. Mặc dù chỉchiếm khoảng 26% trong tổng sốlao động nhưng trong những năm qua, Chi nhánh đã tập trung chú trọng đào tạo lao độngởtrìnhđộTHPT – THCS ngày càng đạt năng suất cao và chuyên nghiệp hơn, thành thạo nghiệp vụhơn, giúp chi nhánh đạt được những mục tiêu kinh doanh và mục tiêu đào tạo nhân sự.
•Xét theo tính chất công viêc:
Cơ cấu lao động theo tính chất công việc qua 3 năm ít có sựbiến động. Do tính chất hoạt động kinh doanh của Chi nhánh nên nhu cầu vềlực lượng lao động trực tiếp là rất lớn trong tổng lao động. Năm 2017 so với 2016 không có sựbiến động kểcảlao động trực tiếp và lao động gián tiếp.Đối với lao động gián tiếp, năm 2016 so với 2015 tăng 1 người, tươngứng tăng 20,00%, lao động trực tiếp tăng 1 người tươngứng tăng 7,14%.
2.3.Tình hình tài sản và nguồn vốn của chi nhánh giai đoạn 2015 – 2017
2.3.1. Tình hình tài sản của chi nhánh giaiđoạn 2015 -2017
Tài sảnlà một yếu tốcần thiết đểhoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Theo thống kê từbảng 3, ta thấy:
- Năm 2015, tổng tài sản của Chi nhánh là 80,137 triệu đồng. Năm 2016, giá trị đó là 85,903 triệu đồng, tăng 5,766 triệu đồng (7,20%) so với năm 2015. Năm 2017, giá trịtổng tài sản là 98,984 triệu đồng, tăng 13,081 triệu đồng (15,23%) so với năm 2016 và tăng 18,847 triệu đồng (23,52%) so với năm 2015. Tài sản tăng nhờChi nhánhđầu tư thêm xe vận chuyển. Qua 3 năm, giá trịtổng tài sản năm sau cao hơn năm trước. Trong cơ cấu tổng tài sản, giá trịTSCĐ & ĐTDH chiếm tỷlệcao hơn.
- Năm 2016 so với năm 2015, giá trịTSNH & ĐTNH và giá trịTSCĐ & ĐTDH đều biến động tăng nhưng mức tăng vềTSNH & ĐTNH là cao hơnứng với 18,625 triệu đồng, còn mức tăng của TSNH & ĐTNH chỉcó 2,20 triệu đồng. Năm 2017 so với năm 2016 thì giá trịTSNH & ĐTNH và giá trịTSCĐ & ĐTDH đều tăng. Xu hướng biến động vềgiá trịtừng loại tài sản của năm 2017 so với năm 2015 cũng giống như năm 2016 so với 2015. Mức độbiến động được thểhiện cụthểqua bảng sau.
Biến động vềtài sản của doanh nghiệp chứng tỏdoanh nghiệp đã có sựthay đổi trong mức độ đầu tư vào từng loại tài sản cho phù hợp với điều kiện thực tế.
Bảng 3: Tình hình tài sản của doanh nghiệp qua 3 năm 2015 – 2017
(ĐVT: Triệu đồng) Chỉ tiêu Năm So Sánh 2015 2016 2017 2016/2015 2017/2016 2017/2015 Giá trị% Giá trị% G iá trị% +/- % +/- % +/- % A. TSLĐ & ĐTNH 70.137 87,52 75.803 88,24 88.764 89,68 5.666 8,08 12.961 17,10 18.627 26,56 1. Vốn bằng tiền 24.300 30,32 29.775 34,66 35.444 35,81 5.475 22,53 5.669 19,04 11.144 45,86 2. Khoản phải thu 30.398 37,93 32.240 37,53 35.670 36,04 1.842 6,06 3.430 10,64 5.272 17,34 3. Hàng tồn kho 15.439 19,27 13.788 16,05 17.650 17,83 -1.651 -10,69 3.862 28,01 2.211 14,32
B. TSCĐ & ĐTDH 10.000 12,48 10.100 11,76 10.220 10,32 100 1,00 120 1,19 220 2,20
1. TSCĐ7.000 8,74 7.100 8,27 7.220 7,29 100 1,43 120 1,69 220 3,14 2. Đầu tư dài hạn 3.000 3,74 3.000 3,49 3.000 3,03 0 0,00 0 0,00 0 0,00
Tổng tài sản 80.137 100,00 85.903 100,00 98.984 100,00 5.766 7,20 13.081 15,23 18.847 23,52
( Nguồn CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh Huế)
Qua 3 năm, tỷlệnguồn vốn chủsởhữu của CTCP DHG Chi nhánh Huếthấp hơn nợphải trả, chiếm từ51% đến trên 56%. Nhìn chung vềnợphải trả, các khoản nợdài hạn chiếm tỷlệcao hơn nợngắn hạn, tiếp đến là nợkhác. Tổng nguồn vốn của năm 2017 là cao nhất trong 3 năm. So với năm 2015, tổng nguồn vốn năm 2016 tăng ưg5,766 triệu đồng, trong đó nguồn vốn chủsởhữu tăng 2,988 triệu đồng (7,20%) còn nợphải trảtăng 2,778 triệu đồng (6,37%). Điều này cũng phản ánh tình hình kinh doanh của Chi nhánhđang phát triễn và cần nhiều vốn hơn. Năm 2017, tình hình nguồn vốn có những biến động khác so với năm 2016. Nợphải trảtăng lên 9,362 triệu đồng, tức 20,19 %. Nguồn vốn chủsởhữu tăng 3,719 triệu đồng (9,40%). Tổng cộng, nguồn vốn tăng 13,081 triệu đồng. Nếu so với sựbiến động của nguồn vốn năm 2016 so với năm 2015 thì mức biến động của năm 2017 so với năm 2016 là rất nhiều. So sánh giữa năm 2017 và năm 2015, tổng nguồn vốn tăng 18,847 triệu đồng (23,52 %). Trong đó có sựtăng lên của cảnợphải trảvà nguồn vốn chủsỡhữu. Tỷlệbiến động năm 2017 so với năm 2015 của nguồn vốn chủsởlà 18,35% còn của nợphải trảlà 27,87%.
Bảng 4 : Tình hình nguồn vốn của Chi nhánh qua 3 năm 2015 – 2017
(ĐVT: triệuđồng)
( Nguồn CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh Huế)
2.4. Kết quảsản xuất kinh doanh của Chi nhánh trong 3 năm (2015-2017)
Chỉ tiêu Năm So Sánh 2015 2016 2017 2016/2015 2017/2016 2017/2015 Giá trị % Giá trị% Giá trị % + /- % + /- % +/- % A. NỢ PHẢI TRẢ43.582 54,38 46.360 53,97 55.722 56,29 2.778 6,37 9.362 20,19 12.140 27,86 1. Nợ ngắn hạn 14.510 18,11 17.420 20,28 19.099 19,30 2.910 20,06 1.679 9,64 4.589 31,63 2. Nợ dài hạn 25.784 32,17 25.006 29,11 33.222 33,56 -778 -3,02 8.216 32,86 7.438 28,85 3. Nợ khác 3.288 4,10 3.934 4,58 3.401 3,44 646 19,65 -533 -13,55 113 3,44 B. NGUỒN VỐN CSH 36.555 45,62 39.543 46,03 43.262 43,71 2.988 8,17 3.719 9,40 6.707 18,35 Tổng nguồn vốn 80.137 100,00 85.903 100,00 98.984 100,00 5.766 7,20 13.081 15,23 18.847 23,52
Bảng 5: Kết quảSXKD của CTCP DHG CN Huếcác năm (2015 - 2017)
(ĐVT: triệuđồng)
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017Giá trịGiá trịGiá trị +/- Năm 2016/2015 Năm 2017/2016
%
+/- %
1. Tổng doanh thu 70.793,85 80.492,60 91.520,10 9.698,75 13,70 11.027,50 13,70
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 2.223,22 2.433,87 2.533,65 210,65 9,47 99,78 4,10
2. Doanh thu thuần 68.570,63 78.058,73 88.986,45 9.488,10 13,84 10.927,72 14,00
3. Giá vốn hàng bán 51.427,97 58.544,05 66.739,84 7.116,08 13,84 8.195,79 14,00
4. Lợi nhuận gộp 17.142,66 19.514,68 22.246,61 2.372,03 13,84 2.731,93 14,00
5. Doanh thu từ hoạt động tài chính 10,10 20,11 10,01 99,11 -20,11 -100,00 6. Chi phí tài chính 3.224,00 3.421,00 3.555,00 197,00 6,11 134,00 3,92 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 503,33 578,44 530,66 75,11 14,92 -47,78 -8,26 8. Chi phí bán hàng 7.739,45 8.202,99 10.332,22 463,54 5,99 2.129,23 25,96
9. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 5.685,98 7.332,36 7.828,73 1.646,39 28,96 496,37 6,77
10. Thu nhập khác 4,22 90,00 16,78 85,78 2.032,70 -73,22 -81,36 11. Chi phí khác 1,22 0,00 2,11 -1,22 -100,00 2,11
12. Lợi nhuận khác 80,00 20,00 80,00 -60,00 -75,00
13. Lợi nhuận trước thuế5.688,98 7.502,36 7.863,40 1.813,39 31,88 361,04 4,81
14. Lợi nhuận sau thuế4.266,73 5.626,77 5.897,55 1.360,04 31,88 270,78 4,81
( Nguồn CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh Huế)
Kết quảsản xuất kinh doanh của Chi nhánh được thểhiện qua Bảng 5 sau đây:
Chúng ta thấy doanh sốtiêu thụcủa Chi nhánh tăng đều trong các năm và mức tăng trưởng rất tốt. Điều này cho thấy thịtrường của chi nhánh kháổn định và mở rộng. Doanh sốtiêu thụnăm 2015 là 70.793 triệuđồng, nhưng doanh sốtiêu thụnăm 2016 là 80.492 triệuđồng, như vây năm 2016 doanh sốtiêu thụtăng 9.698 triệuđồng, tương đương với mức tăng 13,69% so với năm 2015. Doanh sốnăm 2017 là 91.520 triệuđồng, tăng so với năm 2016 là 11.027 triệuđồng tương đương 13,70%. Như vậy, qua 2 năm 2016, 2017 có tốc độtăng trưởng gần bằng nhau, cho thấy nhu cầu của 2 năm này vềmức tiêu thụthuốc không có biến động lớn và tình hìnhđẩy mạnh tiêu
thụcủa chi nhánh không được thịtrường hấp thụ.
Tốcđộ phát triễn bình của CTCP DHG Chi nhánh Huế qua các năm tăng bình quân 13.7% . Tốcđộ phát triển tính trên là tương đối tốt, tuy nhiênđối với cả thị trường thuốc ở Việt Nam là chưa cao. Trong những năm qua chúng ta thấy hiệu thuốc mọc lên khắp nơi, các dịch vụ y tế phát triển mạnh mẽ,đời sống người dân ngày càng được cải thiện và nâng cao, nhu cầu chăm sóc sức khỏe tăng nhanh. Nếu như năm 2015 là năm mà cả đất nước vượt quađợt suy thoái kinh tế và thường dùng thuốc nội hoặc 1 số loại thuốc của các nước trên thế giới ( các nướcĐông Âu ) giá không cao, thì những năm sau đó, tình hình kinh tế bằngđầu chu kỳ phát triễn mạnh, một số