5. Bốcục của đềtài
2.1.2.2. Hệthống phân phối của chi nhánh
CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh Huếra đời 1997 nênđến thờiđiểm hiện tại danh tiếng, uy tín và hệ thống mạng lưới của họ đãổnđịnh và phát triễn rộng khắp các tỉnh thành, huyện xã và các vùng sâu, vùng xa. Hệthống phân phối chủ yếu là các cửa
hàng bán thuốc và các bệnh viện/phòng mạch phòng khám, các trạm, trung tâm y tế ở tình Thừa Thiên Huế:
+Các bênh viện trungương và địa phương: Bệnh viên trungương Huế, Bệnh viện y dược Huế, bệnh viện quốc tếtrung ương Huế và các Bệnh việnđịa phương và trạm xá : gồm khoản 15 Bệnh viện và khoảng 20 Trung tâm y tế ( trạm xá )..
+Các cửa hàng bán thuốc: gồm 137 cửa hàng khắp tỉnh Thừa Thiên Huế +Các phòng mạch/ phòng khám: hơn 40 phòng mạch khắp cả tỉnh.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh H uế
2.1.3.1. Tầm nhìn, sứ mạng và hệ thống các giá trị cốt lõi
Tầm nhìn: “ Vì 1 cuộc sống tốtđẹp hơn ”
Sứ mạng: “ Dược Hậu Giang luôn luôn cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, thỏa mãnước vọng vì một cuộc sống khỏeđẹp hơn ”
Hệ thống các gia trị cốt lõi:( lấy từ công ty mẹ DHG Pharma )
a.Lấy chất lượng, an toàn, hiệu quả làm cam kết cao nhất -ĐiềuDHG CN Huếquan tâm nhất là:
+ Chất lượng sản phẩm và dịch vụ phảiđượcưu tiên hàng đầu.
+ Hiệu quả kinh doanh của toàn Chi nhánhđạt tốiđa: tối giảm chi phí, tăng lợi nhuận,đầu tư và tái đầu tư.
+ Môi trường làm việc tạiChi nhánh là an toàn và lành mạnh.
+ Công việc của Nhân viênđược thực hiện một cách chuyên nghiệp. + Nhân viên tại Chi nhánh có công việc ổnđịnh vàđược cống hiến lâu dài.
b.Lấy tri thức, sáng tạo làm nền tảng cho sự phát triển
- Con người là nguồn lực quí giá nhất, vì vậyDHG CN Huếluôn quan tâm: + Nhân viên đượcđào tạo chính quy, sẵn sàng chấp nhận những thử thách mới và luôn phấnđấuđể đạtđược những mục tiêuđầy thách thức.
+ Ý tưởng phảiđược tạo ra và chia sẻ ở mọi cấp, mọi nơi trong Chi nhánh.
+ Khuyến khích tinh thần sáng tạo, cải tiến,đổi mới và hoàn thiện trong mỗi Nhân viên.
+Mọi Nhân viên luôn thấu hiểu sự thayđổi không bao giờ kết thúc và phải xem thay đổi là một cơ hội hay ít nhất là một thách thức hoàn toàn có thể vượt qua - nếu như chúng ta làm việc chăm chỉ, thông minh và kết hợp/phối hợp tốt.
c.Lấy trách nhiệm, hợp tác,đãi ngộ làm phương châm hành động
-DHG CN Huếmuốn tìm và giữ những con người phù hợp nhất trong tất cả các lĩnh vực chuyên môn. Chúng ta mong muốn Nhân viên cóđược sự hài lòng về công việc họ đang làm; và vì thế, chi nhánhliên tục phấnđấu tạo nên một môi trường làm việc tốt.
-DHG CN Huếmuốn mỗi Nhân viên hiểu rằng: dù ở vị trí công việc nào, họ đều là một phần không thể thiếu trong chi nhánh.
+ Xác định và mô tả rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân.
+ Ban hành mệnh lệnh và hướng dẫn thi hành các chính sách của chi nhánh, nội qui làm việc, qui tắcđạođức và các hướng dẫn khác rõ ràng, cụ thể, sát thực tế, dễ thực hiện và có kiểm tra nhắc nhở.
+ Quan tâm rèn luyện, bồi dưỡngđội ngũ kế thừa.
+ Thăng chức, trả công, trả thưởng dựa trên sự đánh giá công bằng năng lực và thành tích công việc của từng Nhân viên, thành tích của tập thể và giá trị của thị trường.
+ Quan tâm và thực hiện trách nhiệm xã hội vớiđội ngũ Nhân viên;đảm bảo sự cân bằng giữa sức khỏe với thành tích công việc vàđời sống giađình, sao cho Nhân viên có thể chu toàn trách nhiệmđối với giađình họ, làm việc và cống hiến lâu dài.
d.Lấy bản sắc Dược Hậu Giang làm niềm tự hào Chi nhánh
- VớiDHG CN Huế, đạođứcđược xem là giá trị tiềm tàng bên trong, là những chỉ dẫn trong xử thế hàng ngày, là yếu tố quan trọng ảnh hưởngđến danh tiếng chi nhánh, là nền tảng cho sự thành công và phát triển bền vững của chi nhánh, thể hiện đặcđiểm riêng có củađội ngũ Nhân viênDHG CN Huế.
- Quan trọng hơn hết, hình ảnhDHG CN Huếphụ thuộc vào cáchđối xử của mỗi người trongchi nhánh– bởi trong hoạtđộng kinh doanh của chi nhánh, mốiđe dọa lớn nhất không phải là sự khủng hoảng về tài chính, màđó là sự khủng hoảng về hìnhảnh Chi nhánh.
-DHG CN Huếxem việc xây dựng, gìn giữ và phát triển những chuẩn mựcđạo đức, các giá trị và quan niệm tốtđẹp trong cách tổ chức và kiểm soát công việc, cách quản lý và ra quyếtđịnh, cách giao tiếp ứng xử và truyền thông như là những yếu tố tạo nên văn hóa doanh nghiệp;
Với mụcđích:
+ Đề cao các giá trị: “Chất lượng – Hiệu quả- Sáng tạo – Trung thành – Kỷ cương – Chuyên nghiệp” trong mọi hoạtđộng của từng cá nhân và tập thể.
+ Mọi Nhân viên tự hào về văn hóa Chi nhánh trên cơ sở hệ thống các chuẩn mựcđạođức và tinh thần dựa vàođặcđiểm riêng của Chi nhánh, nhằm hướng tới những giá trị đẹp nhấtđược mọi người công nhận, xã hộiđồng tình, tạo nét riêngđộc đáo; đồng thời là sức mạnh lâu bền của Chi nhánh trên thương trường.
+ Tạo một ấn tượngđẹp, một nét riêng thuyết phục với xã hội, với mọi người; từ đó vun đắp uy tín nhằm tăng cường sự phát triển của Chi nhánh.
+ Xây dựng một tập thể gắn bó, thương yêu nhau với những thành viên giỏi về công việc, ngày càng hoàn thiện về nhân cách.
+ Xem “Bản sắc Dược Hậu Giang” là sức mạnh nội lực, là một trong những giải pháp quản trị điều hành phối hợp giữa truyền thống và hiệnđại, giữa lịch sử và phát triển; là tài sản vô giáđược truyền từ nhiều thế hệ.
e.Lấy sự thịnh vượng cùngđối tác làm mục tiêu lâu dài
- Trên nguyên tắc hợp tác và cùng có lợi, DHG CN Huếluôn duy trì và phát triển mối quan hệ với cácđối tác trên cơ sở bìnhđẳng, lành mạnh, tuân thủ pháp luật và cùng phát triển.
+ Xem khách hàng là người mang lại nguồn lợi cho Chi nhánh. Vì vậy, mục tiêu lâu dài và trên hết là phải thỏa mãnước vọng của khách hàng, khẳngđịnh vịtrí DHG CN Huế, sản phẩmDHGtrong tâm trí khách hàng.
+ Tuân thủ tất cả các luật lệ và quiđịnh nhằmđảm bảo việc giữ vững niềm tin đối với người tiêu dùng, khách hàng, nhàđầu tư, cổ đông và xã hội.
+ Cải tiến và hoàn thiện các chính sách chăm sóc khách hàng mang nét đặc trưng văn hóaDược Hậu Giang: thân thiện, chuđáo, tận tâm.
+ Thực thi hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ nhằm ngăn ngừa việc vi phạm pháp luật vàđạođức trong kinh doanh.
+ Duy trì mối quan hệ công bằng và minh bạch với các nhà cung cấp; mang lại cổ tức thíchđáng cho các cổ đông thông qua tăng trưởng lợi nhuận dựa trên những hoạtđộng phù hợp với pháp luật vàđạođức kinh doanh.
f.Lấy sự khác biệt vượt trội làm lợi thế trong cạnh tranh
- Tất cả các hoạtđộng của Chi nhánhđều hướngđến mục tiêu luôn luôn dẫnđầu trong các quá trìnhđòi hỏi công nghệ cao (Marketing, quản lý).
- Tạo ra những sản phẩm và dịch vụ với các thuộc tính khác biệt, vượt trội, mang lại giá trị mới tăng thêm cho người tiêu dùng; góp phầnđịnh hướng tiêu dùng của thị trường.
- Phát triển và cung cấp sản phẩmđạt chất lượng cao, chú trọngđến sức khỏe và an toàn cho khách hàng và người tiêu dùng.
- Áp dụng công nghệ mới nhất và tiên tiến nhất trong khả năng có thể, trên tất cả toàn bộ chu trình của một sản phẩm, bao gồm: nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tồn trữ và phân phối.
- Mở rộng nguồn tuyển dụng,đào tạo, phát triển nhân lực trẻ, phù hợp; thu hút và phát triển các tài năng.
g. Lấy lợi ích cộngđồng làm khởi sự cho mọi hoạtđộng.
-DHG CN Huếlà thành viên trong cộngđồng nơi làm việcDHG PHARMA
luôn luôn sánh vai với cộngđồngđể cùng phát triển. Hoạtđộng cộngđồng củaDHG CN Huếcàng hiệu quả khi gắn liền với sự cống hiến những sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao của mìnhđể xây dựng nền tảng cho xã hội.
+ Ban hành và tuân thủ các biện pháp tích cực liên quanđến môi trường, an toàn và sức khỏe, và xúc tiến các hoạtđộng liên quanđến trách nhiệm nhằm tăng cường các biện pháp này.
+ Tổ chức các hoạtđộngđể tăng cường sự phát triển của các thế hệ tương lai nhằmđóng góp cho sự thịnh vượng của xã hội.
+ Giành được thiện chí và niềm tin thông qua việcđóng góp cho cộngđồngđịa phương với trách nhiệm là những thành viên trong xã hội ; làm tăng sự hiểu biết về
Chi nhánhtrong cộngđồng.
+ Nét đặc trưng củaDHG CN Huếlà độ dày lịch sử, vì vậy việc xử sự, sống phải có nghĩa tình với những ngườiđã có công góp phần xây dựng và phát triển Chi nhánh luôn là tâm niệm của mỗi người. Ngoài ra nhân viên Chi nhánh cần tích cực hưởng ứng các phong trào, cácđợt vậnđộng công tác xã hội chung khi có thiên tai, lũ lụt…
+ Chăm sóc, dạy dỗ con em Nhân viên, tạo cho các cháu có lòng tự hào vềChi nhánh. Quan tâm ươm mầm tương lai.
2.1.3.2. Loại hình tổ chức của chi nhánh
CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh Huếcó cơ cấu tổ chức khá ngọn nhẹ, tinh giản, chỉ thị, mệnh lệnh của giámđốc sẽ được chuyển tiếp một cách trực tiếp cho cấp dưới ( thường là nhân viên kinh doanh) , làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí quản lý doang nghiệp thấp . Mặt khác theo cơ cấu này những người chịu sự lãnhđạo rấtđễthực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra. Đây sơ đồ tổ chứcđặc trưng thường thấy của các doanh nghiệp thương mại hiện này,đảm bảo thông tin xuyên suốt, minh bạch và thời thực hiện mệnh lệnh, chiến thuật và chiến lượt một cách nhanh nhất. Ngoài ra, mối quan hệ giữa giámđốc và nhân viên kinh doanh luôn gần gũi, thân mật và luồng thông tin thị trường phản ảnh qua lại giữa giámđốc & nhân viên kinh doanh ( người tiếp xúc trực tiếp với người tiêu dùng,đại lý và thị trường ) dễ dàng, chân thật vàđộ chính xác cao.
TỔNG GIÁM ĐỐC
-KẾTOÁN TRƯỞNG
-KẾTOÁN
PHÒNG KẾTOÁN
-HỔTRỢKINH DOANH
-NHÂN VIÊN KINH DOANH ( SALES ) PHÒNG KINH DOANH TỔNG HỢP
-THỦ KHO
-GIAO HÀNG
BỘPHẬN KHO VẬN
Sơ đồ2: Cơ cấu tổ chức bộmáy chi nhánh
( Nguồn CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh Huế) 2.1.3.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng của từng bộ phận:
a) Giám đốc ( Trưởng chi nhánh ):
- Là người quản lýđiều hành toàn bộ hoạtđộng và chịu trách nhiệm trước pháp luật, cơ quan chủ quản.
- Là ngườiđại diện cho chi nhánh, có quyền hạn cao nhất, trực tiếpđiều hành các bộ phận kinh doanh, kế toán và kho vận, vì vậy Giámđốc là người phải am hiểu tất cả các bộ phận. Là ngườiđưa ra và quyếtđịnh chiến lược phân phối sản phẩm như thế nào? Đối phó vớiđối thủ cạnh tranh ra sao? Giá cả sản phẩm và mức chiếc khấu phù hợp với thị trường, khách hàng riêng, chính sách hành chính và chính sách quản trịhay chương trình hậu mãi, hoa hồng chođại lý ...
- Trực tiếp chỉ đạođiều hành công tác tài chính kế toán, bảo toàn và phát triễn nguồn vốn, quyếtđịnh các phương thức phân phối tiền lương, tiền thưởng , các khoản chi phí của chi nhánh.
b) Bộphận kế toán: Kếtoántrưởng, Kế toán
- Thực hiện công tác hoạch toán kế toán, theo dõi phản ánh tình hình hoạtđộng các nguồn vốn, tài sản, hàng hóa do Chi nhánh quản lý vàđiều hành các mặt công tác nghiệp vụ kế toán tài chính. Tổng hợp nhu cầu, chủ động ký hoặc trình Giámđốc ký các hợpđộng phân phối, vận chuyển,đảm bảo nguồn hàng cho việc kinh doanh từ chính, kho chi nhánhđến các cửa hàng bán buôn, bán lẻ và bệnh viện trênđịa bàn tỉnh.
- Huy động,điều hành sử dụng hiệu quả các nguồn vốn trong kinh doanh và xây dựng cơ bản. Quản lý, bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh, ..
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính dài hạn, ngắn hạn. xây dựng các định mức chi phí, xácđịnh giá thànhđảm bảo kinh doanh có hiệu quả. phù hợp với kế hoạch, mục tiêu kinh doanh.
- Lập và phân tích các báo cáo tài chính. Lưu trữ hóađơn, chứng từ theođúng chế độ quyđịnh của Nhà nước và của ngành ban hành. Cung cấp thông tin cần thiết về tài chính nhằm tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh kịp thời chỉ đạo vàđiều hành mọi hoạtđộng kinh doanh của Chi nhánh.
-Định kỳ lập báo cáo theo quyđịnh lập kế hoạch thu chi ngân sách nhằmđáp ứng tốt nhu cầu của Chi nhánh. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, tổ chức kế hoạch tài chính và quyếtđịnh niênđộ kế toán hàng năm.
- Kiểm tra, kiểm soát việc thu chi, thanh toán các khoản nợ, theo dõi tình hình công nợ của khách hàng, ghi và nhận hóađơn giá trị gia tăng, tính và trảlương cho cán bộ công nhân viên , tổng kết và kê khai thuế, tình hình nộp ngân sách Nhà nước.
c) Bộ phận kinh doanh ( Gồm người hỗ trợ nhân viên kinh doanh và chăm sóc khách hàng qua điện thoại;nhân viên thị trường làm tại các khu vựcđược bàn giao )
-Điều tra nghiên cứu thị trường, tình hình nhu cầu sử dụng thuốc trên thị trường, trên cơ sở đó nghiên cứu xây dựng chiến lược, sách lược, mục tiêu kế hoạch kinh
doanh, chính sách mặt hàng, giá cả. tiếp thị, quảng cáo, xúc tiến bán hàng,.. trong từng thời kỳ trình giám đốc duyệt nhằmđạt kết quả cao.
- Theo dõi khối lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho ở các cửa hàng và kho bãi. Phối hợp với các bộ phận thường xuyên kiểm tra chất lượng, số lượng, giá bán hàng hóa của các cửa hàng,đại lý và bệnh viện mà Chi nhánh phân phối.
- Kiểm tra hướng dẫn việc lập hóađơn, biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa, kê sao nộp chứng từ, lập báo cáo nhanh, báo cáođịnh kỳ.đối chiếu, quyết toán hao hụt sản phẩm theođịnh mức và thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quyđịnh của Chi nhánh.
- Nhân viên hỗ trợ kinh doanh rất quan trọngđối với nhân viên kinh doanh ngoài thị trường, giúp nhân viên kinh doanh có thể biết tình hình công nợ của mình ( số khách hàng công nợ, số tiền công nợ, ngày công nợ quá hạn,.)
- Là người giúp nhân viên kinh doanh đặt hàng, làm bảng báo giá, hỗ trợ thu công nợ giúp NVKD trong những trường hợp nợ khóđòi, người mua khó tính,.. hoặc kiểm tra các mã hàng nào còn hàng hay không?
N hân viên kinh doanh (Sales) là người quan trọng nhất ở doanh nghiệp thương mại,đem nguồn tiền ( thu nợ ) về cho Chi nhánh, nuôi sống các bộ phận khác khi bán được hàng. Là người nắm bắt tình hình cửa từng cửa hàng, từngđại lý và từng bệnh viện ( nguồn tài chính, mối quan hệ, tính cách, tác phong làm việc, …). Củng là người đem thông tin ngược lại cho Chi nhánh, báo cáo cho Giám đốcđể có thể đưa ra chiến lược kịp thời, nhanh chóng và linh hoạt trong môi trường cạnh tranh phức tạp như hiện nay.
d) Bộphận Kho bãi( gồm thủ kho; nhân viên xếp hàng– giao nhận)
- Quản lý chất lượng hàng hóa,đảm bảo hàng hóađạt chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 do tổ chức quốc tế Anh BVQI chứng nhận.Đảm bảo hàng hóađúng phẩm chất, chất lượng, bao bì không bị hư hỏng, ẩm mốc, … Thường xuyên kiểm tra hàng hóaở tất cả các khâu vận chuyển, nhập xuất, tồn trữ, bảo quản của Chi nhánh.
- Lập kế hoạch kiểm tra kho bãi, hàng hóađịnh kỳ, báo cáo hàng tồnđịnh mức cho Giám đốc. Sắp xếp hàng hóa theođúng từng loại thuốc, từng mã hàng củng như nhóm thuốc khác nhau tùy công dụng, chức năng và giá thành …
- Giao nhận hàng hóa cho cửa hàng,đại lý và bệnh viện khi nhân viên kinh doanh có đơn hàng vềChi nhánh. Thu hồi hàng hóa khi lô hàng có vấnđề về chất lượng hoặc không đảm bảo tiêu chuẩn nồngđộ an toàn sử dụng, thuốc quá hạn sữ dụng … 2.2.Tình hình lao động của Chi nhánh giai đoạn 2015 – 2017
Lao độnglà nhân tốcơ bản nhất, quyết định của lực lượng sản xuất. Quản lý lao động là đảm báo bốtrí, sắp xếp và sửdụng lực lượng lao động hợp lý, khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tăng cường mối quan hệhợp tác giữa những người lao động với nhau nhằm góp phần tăng hiệu quảhoạt động sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.
Bảng 2: Tình hình LĐcủa CTCP DHG Chi nhánh Huếqua 3 năm2015-2017
(ĐVT: Người)
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 2016/2015 2017/2016
SL % SL % SL % +/ - % +/ - %
Tổng số 19 100 21 100 21 100 2 10,52 0 0
PHÂN THEO GIỚI TÍNH
Nam 13 68,42 14 66,671571,42 1 7,69 0 0