SỰ TIN TƯỞNG
TRẮC NGHIỆM TỰ ĐÁNH GIÁ LÒNG TIN
Hướng dẫn: Hãy đọc những câu dưới đây và cho điểm mức độ chính xác khi mô tả về hành vi của bạn theo thang điểm sau:
- Không bao giờ (0 điểm) - Đôi khi (1 điểm)
- Thường xuyên (2 điểm) - Luôn luôn (3 điểm)
Những lợi ích của sự tin tưởng
Sự tin tưởng ảnh hưởng đến nhiều vấn đề cốt lõi của một tổ chức về nhiều mặt. Nếu nhân viên cảm nhận được sự tin tưởng cao, họ sẽ cảm thấy bản thân được tôn trọng và tôn trọng cấp trên cũng như tổ chức, đồng nghĩa với việc họ sẽ nỗ lực hơn nữa để gia tăng năng suất. Mối quan hệ nhân viên-người quản lý với mức độ tin tưởng cao có thể đưa đến nhiều sáng tạo và sáng kiến lớn hơn, vì nhân viên cảm thấy an toàn khi đề xuất sáng kiến và chấp nhận rủi ro. Trong khi những mối quan hệ có sự tin tưởng tạo ra một môi trường thúc đẩy nhân viên cải tiến thì những môi trường không có sự tin tưởng có thể làm giảm sự sáng tạo vì không dám chấp nhận rủi ro để cải tiến. Những nhân viên phải chịu sự quản lý vi mô[18]
thường hiếm khi vượt quá những điều do cấp trên giao phó.
Khi mọi người tin tưởng lẫn nhau, việc chia sẻ thông tin và nguồn lực sẽ được công khai. Trong một công ty không có sự tin tưởng, mọi người thường khư khư giữ các nguồn lực vì sợ bị lợi dụng... Tương tự, nhân viên sẵn sàng chia sẻ ý tưởng và hợp tác khi họ tin tưởng lẫn nhau và tin rằng những ý tưởng của họ sẽ không bị chê bai, bác bỏ hay đánh cắp. Câu hỏi “Có quyền được tự do phát biểu hay không?” thường dùng để hỏi liệu một người có quyền phát biểu thẳng thắn mà không sợ bị phạt hay không. Theo lẽ tự nhiên, sự chia sẻ ý tưởng tự do sẽ gia tăng tính hợp tác và đưa ra những quyết định sáng suốt hơn. Môi trường làm việc có sự tin tưởng cũng cải thiện năng lực, năng suất và hiệu quả làm việc nhóm. Khi mọi người tin tưởng lẫn nhau, họ sẽ không mất thời gian lo lắng và lý thuyết hóa những hành động của người khác sẽ gây tổn hại cho họ như thế nào. Nếu không, họ sẽ luôn nghi ngờ và tự hỏi đi hỏi lại: “Anh ta đang làm gì vậy nhỉ?” Những nghi ngờ này xuất hiện không ít trong tâm trí của họ, mà vốn dĩ họ nên dốc hết tâm trí cho công việc chứ không phải cho những suy nghĩ hoang tưởng đó.
Trong các yếu tố của mô hình RESPECT, không có gì tiết kiệm thời gian hơn sự tin tưởng. Tôi đã thấy có nhiều người quản lý không tin tưởng nhân viên đến mức bỏ ra cả ngày để dòm ngó nhân viên đó. Sự quản lý vi mô này không chỉ gây tốn thời gian của cán bộ quản lý mà còn làm giảm năng suất của nhân viên. Sự tin tưởng sẽ giúp tiết kiệm thời gian bằng cách rút ngắn những cuộc nói chuyện khó khăn, cho phép chúng ta bỏ qua những câu chữ rườm rà để đi thẳng vào vấn đề. Ví dụ, nếu có một mối quan hệ tin tưởng, chúng ta sẽ nói chuyện thẳng thắn và bạn sẽ tin rằng những gì tôi nói là thật và chỉ mang tính đóng góp chứ không có ý định làm tổn thương bạn.
Việc tin tưởng người khác cũng tạo điều kiện tăng năng suất khi làm giảm sức phản kháng đối với thay đổi. Đặc biệt vào những thời điểm quan trọng của tổ chức, chẳng hạn như cắt giảm nhân sự, thay đổi cơ cấu, sự sáp nhập hay những thay đổi chóng mặt trong công nghệ, quy trình, cách làm việc cũng như chính sách, mức độ tin tưởng mà nhân viên dành cho cán bộ quản lý hay các quản lý cấp cao là điều tối quan trọng để thay đổi thành công. Sự tin tưởng giống như một lăng kính có ảnh hưởng lớn đến cách nhân viên nhìn nhận các quyết định quản lý. “Lăng kính tin tưởng” dẫn dắt chúng ta tin vào những gì tốt nhất, trong khi thông qua “lăng kính không tin tưởng”, ta chỉ thấy những gì tệ nhất. Mọi người từ chối thay đổi chủ yếu vì họ sợ những rủi ro tiềm tàng ảnh hưởng xấu đến công việc. Khi chúng ta tin vào việc thực hiện những thay đổi này, chúng ta sẽ ít phản kháng hơn nhiều. Nếu bạn đã trải
qua bất cứ một giai đoạn thay đổi nào trong tổ chức, sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu nhân viên tin tưởng vào các sáng kiến thay đổi của người lãnh đạo.
Câu chuyện tham khảo
Nancy là nhân viên đồ họa đầu tiên của tôi tại Công ty ColorMe. Như bạn có thể tưởng tượng, đó là một vai trò vô cùng quan trọng trong công ty, bởi vì toàn bộ dây chuyền sản xuất đều dựa trên việc ứng dụng số hóa đồ họa cho trẻ em. Mặc dù mọi người trong công ty đều sử dụng máy tính hệ điều hành Microsoft Windows, nhưng cô ấy vẫn nhất định sử dụng chiếc laptop Apple của mình – tôi hoàn toàn thấu hiểu và ủng hộ điều này. Yêu cầu duy nhất của tôi là cô ấy sẽ lưu trữ dữ liệu dự phòng vào hệ thống máy tính của chúng tôi vào mỗi trưa thứ Sáu. (Bạn biết những gì có thể xảy ra mà).
Vào Giáng sinh năm 2005, chúng tôi quyết định đầu tư gần hết thời gian và nguồn lực cho một dự án quảng cáo. Đây là một chiến dịch lớn đối với một công ty nhỏ và tồn tại chủ yếu dựa vào dịp Giáng sinh khi con số doanh thu của những đợt này chiếm đến hơn 50% doanh thu của cả năm. Tuy nhiên, hai ngày trước khi các tác phẩm được đưa đi in, ổ cứng laptop của Nancy bất ngờ bị hỏng. Và thật không thể tin được là cô ấy đã không lưu trữ dữ liệu trong hơn ba tháng trời. Lúc đó, tôi đã không hỏi cô ấy tại sao, vì tôi biết rằng làm vậy giống như đang hỏi một cô bé bốn tuổi vì sao lại đánh đứa em trai ba tuổi của mình – đơn giản chẳng có câu trả lời nào là thỏa đáng cả.
Thật ra, tôi cũng rất tức giận và bực mình đấy chứ. Nhưng khi tôi đã nhanh chóng bình tĩnh, rồi dẹp cảm giác bực tức và thất vọng qua một bên vì tôi biết rằng nếu đuổi việc cô ấy vào thời điểm này thì công ty sẽ gặp nhiều bất lợi. Chúng tôi không thể tìm một nghệ sĩ đồ họa mới ngay lúc đó và cũng không thể nào bắt buộc anh ấy/cô ấy hoàn thành công việc trước khi kỳ Giáng sinh kết thúc trong khi vẫn còn rất nhiều việc phải làm. Vì thế, tôi đành cắn răng chịu đựng và bắt đầu làm những gì có thể để cứu vãn mùa Giáng sinh ấy.
Một vài ngày sau thảm họa đó, khi làm việc một mình tại văn phòng, tôi kiểm tra máy tính của Nancy để xem cô ấy đã làm gì trong vài ngày qua. Tối hôm đó tôi về nhà với một tâm trạng vô cùng khó chịu và phải thừa nhận là tôi không còn tin tưởng cô ấy hay tinh thần làm việc của cô ấy nữa. Mối quan hệ đã chấm dứt. Dù tôi vẫn phải lệ thuộc vào kỹ năng làm việc của Nancy nhưng tôi không thể tiếp tục hợp tác với một người mà tôi không còn tin tưởng nữa. Sáng hôm sau, tôi gặp cô ấy và nói: “Tôi xin lỗi, nhưng chuyện này thật sự không ổn”, rồi tôi đưa cho cô ấy tấm séc cuối cùng. Cô ấy rất bất ngờ: “Anh không muốn nói chuyện về việc này nữa sao?” Tôi chỉ buông một câu ngắn gọn: “Không.” Thật tình là tôi không còn gì để nói với cô ấy cả.
Sau khi Nancy thu dọn đồ đạc và tạm biệt mọi người, tôi gọi các thành viên trong nhóm lại. Tôi bày tỏ sự hối tiếc vì phải sa thải Nancy và hiểu rằng đây có lẽ là một cú sốc với họ. Chúng tôi chỉ là một nhóm nhỏ và tôi thật sự lo ngại không biết nhóm sẽ phản ứng như thế nào với điều này – tôi không chỉ sa thải Nancy mà đã sa thải nghệ sĩ đồ họa của chúng tôi và đương nhiên thừa nhận rằng ColorMe năm đó sẽ không có Giáng sinh. Lúc đó, tôi cảm thấy vô cùng khó khăn và không thể che giấu cảm xúc của mình. Tôi hỏi xem mọi người có muốn
nói gì không. Những gì xảy ra tiếp theo đã trở thành một trong những kỷ niệm đáng nhớ và có ý nghĩa nhất trong suốt khoảng thời gian làm lãnh đạo của tôi. Có ba người đã phản ứng với thông báo của tôi: Đầu tiên là: “Chúng tôi ngạc nhiên vì anh không sa thải cô ấy sớm hơn”; thứ hai là: “Anh cần chúng tôi làm gì không?”; và thứ ba là: “Chúng ta sẽ vượt qua chuyện này thôi.”
Là một lãnh đạo, tôi đã trưởng thành và học hỏi được rất nhiều điều chỉ trong ngày hôm đó. Đầu tiên, các thành viên trong nhóm đều biết ai là người sẽ bị đuổi trước cả giám đốc công ty. Thứ hai, việc loại bỏ những thành viên yếu sẽ làm cho nhóm mạnh hơn. Thứ ba, những tình huống khủng hoảng thường kéo mọi người lại gần nhau hơn. Thứ tư, nếu nhân viên tôn trọng bạn, họ sẽ tôn trọng và ủng hộ những quyết định của bạn. Và cuối cùng, dù quy mô tổ chức của bạn nhỏ đến mức nào, nhưng nhân viên vẫn cần phải được đào tạo chéo bởi một lý do rất đơn giản là bạn sẽ đưa mình vào thế yếu nếu một vai trò quan trọng của công ty chỉ do một người thực hiện. Và còn một điều thực sự quan trọng nữa mà tôi học được từ tình huống đó là: Đừng bao giờ để hoàn cảnh hay nỗi sợ ngăn cản bạn làm những việc cần làm.
Nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng mối quan hệ tin tưởng.
Như một vũ điệu tango, việc xây dựng mối quan hệ tin tưởng lẫn nhau đòi hỏi sự tác động từ cả hai phía và nếu bạn không thể xác định liệu người kia có theo bạn hay không, thì bạn cần phải là người tiên phong trao đi sự tin tưởng. Khi xây dựng nền tảng cho sự tin tưởng trong bất kỳ mối quan hệ nào, có một số điều quan trọng cần lưu ý. Thứ nhất, nếu không bắt đầu từ vị trí trung lập, bạn nên tìm hiểu lý do và lấy lại vị trí đó ngay lập tức. Ví dụ, nếu bạn sắp vào một tổ chức mới nhưng cách cư xử của bạn vốn dĩ có chút tiêu cực thì nên nói trước vấn đề này với các đồng nghiệp và cộng sự mới. Nếu không thể xóa bỏ hay làm mất đi những định kiến của người khác về mình, bạn sẽ gặp khó khăn khi xây dựng niềm tin. Thứ hai, hãy minh bạch và giao tiếp tích cực – đặc biệt là khi bạn cần đưa ra quyết định gì đó. Thứ ba, bạn sẽ nhận được niềm tin bằng cách trao đi niềm tin. Vì thế, với vai trò là một quản lý mới, việc thể hiện sự tôn trọng và lòng tin với những người đang làm việc tại đó là rất quan trọng. Cách tốt nhất để thể hiện điều đó là để nhân viên có quyền tự chủ và quyết định hơn người tiền nhiệm của bạn. Thứ tư, hãy để các đồng nghiệp mới và các thành viên mới biết rằng bạn đang làm việc trên quan điểm tin tưởng vào họ và những kỹ năng của họ. Hãy cho họ biết rằng bạn sẽ không kiểm tra hay soi mói, nhưng đồng thời, nếu họ cần thì bạn sẽ luôn có mặt. Và cuối cùng, hãy tìm kiếm những cơ hội mà người khác thể hiện lòng tin nơi bạn và củng cố nó. Ví dụ: “Pete, xin cảm ơn anh và tôi rất cảm kích vì anh đã tin tưởng tôi trong vấn đề này.”
Những biện pháp thực hành tốt nhất và các giải pháp có sẵn để xây dựng lòng tin.
Sau đây là một số phương thức và chiến lược để giúp bạn xây dựng niềm tin với các thành viên trong nhóm. Khi đọc danh sách này, bạn hãy xem lại bản thân một cách nghiêm túc và tìm cơ hội cải thiện dù cho tình hình của bạn như thế nào đi nữa.
- Giữ lời hứa. Thực hiện những lời hứa và cam kết của bạn, bao gồm cả những việc nhỏ như gọi điện lại cho một người nào đó. Hằng ngày, sự đáng tin cậy của bạn sẽ được đánh giá dựa trên mức độ giữ lời hứa của bạn.
- Thừa nhận sai lầm. Khi bạn nhận ra mình đã sai, hãy nhận lỗi và nhận trách nhiệm ngay lập tức. Có thể người ta nghĩ bạn không quen điều đó, nhưng họ sẽ đánh giá bạn là người đáng tin tưởng.
- Khen ngợi. Hãy chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm được khen ngợi thỏa đáng theo đúng những đóng góp của họ. Nếu bạn muốn bỏ qua không khen ngợi một người nào đó, hãy bỏ qua chính mình.
- Đứng mũi chịu sào. Khi sự việc chuyển biến xấu, hãy đứng ra nhận lỗi. Hãy bảo vệ nhân viên của bạn trước khó khăn, họ sẽ vô cùng cảm kích và sẽ đáp lại bằng cách trao niềm tin cho bạn. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là nhân viên không phải nhận trách nhiệm vì đã không đáp ứng được mong đợi của người quản lý. Bạn hoàn toàn có thể bảo vệ nhân viên trước đám đông, rồi sau đó gặp riêng nhân viên đó và nói đại loại như “tôi bối rối và lo ngại”.
- Nói chuyện thẳng thắn. Khi có tin xấu cần thông báo, hãy thông báo một cách nhanh chóng bằng thái độ chân thành và thẳng thắn. Nếu nhân viên của bạn nghe tin này từ những người khác thay vì từ bạn, sự tin tưởng sẽ bị sụt giảm đáng kể.
- Sự minh bạch. Bạn và tổ chức của bạn càng công khai và minh bạch khi đưa ra quyết định thì sự tin tưởng và tôn trọng mà nhân viên dành cho bạn và tổ chức càng cao. Những người lãnh đạo giấu giếm thông tin và che đậy các quy trình sẽ được xem là không đáng tin và làm mất niềm tin của nhân viên. Tôi không nghĩ có bất kỳ thông tin kinh doanh nào lại không thể chia sẻ được với nhân viên.
- Giao tiếp. Đây là một trong những cách tốt nhất để xây dựng niềm tin, đặc biệt là trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế. Trên thực tế, hãy giao tiếp thật nhiều và luôn chủ động: gửi thư, họp riêng và họp nhóm, công bố biên bản họp và cập nhật thông tin hằng tuần. Nhân viên càng cảm thấy mình được cập nhật thông tin thì họ càng cảm thấy được tin tưởng và tôn trọng.
- Sự bảo mật. Hãy để nhân viên biết họ có thể tâm sự “những điều thầm kín” và bạn sẽ giữ bí mật cho họ. Nếu bạn cho rằng một đồng nghiệp đang tâm sự với bạn những thông tin mà có thể bạn buộc phải tiết lộ thì hãy cho họ biết trước.
- Thời gian linh hoạt. Thời gian làm việc linh hoạt, như đã nói trong chương trước, không chỉ cho thấy sự chu đáo của bạn trong việc cho phép nhân viên làm việc tại nhà hoặc đến văn phòng ngoài giờ làm việc, mà còn giúp bạn ghi điểm khi tạo dựng niềm tin với nhân viên. Nếu bạn muốn nhân viên gắn kết với công việc hơn, hãy đề nghị họ làm việc theo những khung giờ linh hoạt.
- Tiền của công ty. Không gì thể hiện niềm tin tốt hơn là cho phép nhân viên sử dụng tiền của công ty mà không cần duyệt trước. Tùy theo các chính sách của công ty, hãy tạo ra một quy luật ngầm rằng bất kỳ thành viên nào cũng có thể được sử dụng X đô-la mà không cần phê chuẩn. Tôi cũng từng nói với một trong các thành viên của nhóm tôi rằng: “Nếu tôi không tin tưởng và cho phép bạn sử dụng 50 đô-la thì bây giờ bạn đã không còn làm việc ở đây nữa.”
- Kiểm tra chính sách. Hãy thực hiện một quy trình kiểm tra chính sách, trong đó yêu cầu nhân viên nhận định những chính sách và quy trình hiện tại có điểm nào không cần thiết